The Right and Wrong Ways to End a Professional Email in English

Hi I'm Anne Marie with Speak Confident English and welcome to your Confident

Salut, je suis Anne Marie avec Speak Confident English et bienvenue dans votre

English Wednesday lesson. Now most weeks we do focus on skills that are essential

leçon Confident English Wednesday. Maintenant, la plupart des semaines, nous nous concentrons sur les compétences essentielles

for speaking English with confidence and fluency but this week we're going to

pour parler anglais avec confiance et aisance, mais cette semaine, nous allons

shift our focus a little bit and work on writing, specifically writing emails and

changer un peu notre concentration et travailler sur l' écriture, en particulier la rédaction d'e-mails et la

how to close or finish an email. Now just a quick note: if emailing is something

façon de fermer ou de terminer un e-mail. Maintenant, juste une note rapide : si l'envoi d'e-mails est quelque chose de

very useful to you in your English skills - maybe you email often in English

très utile pour vos compétences en anglais, peut-être que vous envoyez souvent des e-mails en anglais

at work. I do have several other lessons on the topic of emails such as Seven

au travail. J'ai plusieurs autres leçons sur le sujet des e-mails telles que Sept

Rules for Professional Emails and How to Avoid Other Common Mistakes and you can

règles pour les e-mails professionnels et Comment éviter d'autres erreurs courantes et vous pouvez

find all of those lessons also include links to those other lessons below this

trouver que toutes ces leçons incluent également des liens vers ces autres leçons sous cette

video. But let's focus today on the right and wrong way to close an email. This is

vidéo. Mais concentrons-nous aujourd'hui sur la bonne et la mauvaise façon de fermer un e-mail. C'est

the final impression someone will have of you and there are definitely right

la dernière impression que quelqu'un aura de vous et il y a certainement de bonnes

and wrong ways to do it. And we'll look at two situations: situations that are

et de mauvaises façons de le faire. Et nous examinerons deux situations : des situations

more business professional or formal and some more casual, very friendly ways to

plus professionnelles ou formelles et des façons plus décontractées et très conviviales de

end an email. Now two quick rules about emails: 1. always use a closing. Always.

terminer un e-mail. Maintenant, deux règles rapides sur les e-mails : 1. utilisez toujours une fermeture. Toujours.

It is considered unprofessional, maybe even rude, if you don't include a closing.

Il est considéré comme non professionnel, voire impoli, si vous n'incluez pas de conclusion.

If it's your mom, if it's your best friend who is an English speaker or

Si c'est votre mère, si c'est votre meilleur ami qui parle anglais ou

someone that you email multiple times a day, then maybe you could avoid using a

quelqu'un à qui vous envoyez plusieurs fois par jour des e-mails , vous pourriez peut-être éviter d'utiliser une

closing. But in every other email you want to look professional

conclusion. Mais dans tous les autres e-mails, vous voulez avoir l'air professionnel,

you want to look friendly, so use a closing. And the second rule is your

vous voulez avoir l'air amical, alors utilisez une fermeture. Et la deuxième règle est que votre

closing should match the formality of the email. If you're writing a business

clôture doit correspondre à la formalité de l'e-mail. Si vous écrivez un

email to a new client you should use a closing that is appropriate for a

e-mail professionnel à un nouveau client, vous devez utiliser une fermeture appropriée pour

business email and if you're writing to your new English-speaking neighbor then

un e-mail professionnel et si vous écrivez à votre nouveau voisin anglophone,

you can use a more casual closing. Let's imagine a

vous pouvez utiliser une fermeture plus décontractée. Imaginons d'abord une

more formal situation first: perhaps you are sending an email to arrange a date

situation plus formelle : vous envoyez peut-être un e-mail pour convenir d'une date

and a time for a job interview or you are going to meet a brand-new client. It

et d'une heure pour un entretien d'embauche ou vous allez rencontrer un tout nouveau client. Il

is a business professional email. Here are a few great ways to end that email:

s'agit d'un e-mail professionnel. Voici quelques bonnes façons de mettre fin à cet e-mail

kind regards. Always professional, very friendly. Regards. Short, direct, but still

: cordialement. Toujours professionnel, très sympathique. Salutations. Court, direct, mais toujours

appropriate. Warm regards. Again very friendly but honestly this one is maybe

approprié. Meilleurs voeux. Encore une fois très sympathique mais honnêtement, celui-ci est peut-être

best used when you already know the person. It's still a formal email, it's a

mieux utilisé lorsque vous connaissez déjà la personne. C'est toujours un e-mail formel, c'est un

formal business contact but you've already met them before.

contact professionnel formel, mais vous les avez déjà rencontrés auparavant.

And finally sincerely. This one sometimes for people feels a little bit too formal

Et enfin sincèrement. Celui-ci est parfois un peu trop formel pour les gens, c'est

its more common in a business letter but if you're writing to a total stranger

plus courant dans une lettre commerciale, mais si vous écrivez à un parfait inconnu,

for example, you're writing about a job interview, it's okay to be really formal

par exemple, vous écrivez à propos d'un entretien d'embauche, vous pouvez être vraiment formel

even in an email and sincerely could be appropriate. Now if you're sending an

même dans un e-mail et sincèrement pourrait être approprié. Maintenant, si vous envoyez un

email to someone for work who you know well, you've met them several times but

e-mail à quelqu'un pour le travail que vous connaissez bien, vous l'avez rencontré plusieurs fois mais

it's still a work email, we don't need to be so formal. We can be a little bit more

c'est toujours un e-mail professionnel, nous n'avons pas besoin d' être aussi formels. Nous pouvons être un peu plus

casual but we still want to be professional as well so here are a few

décontractés, mais nous voulons tout de même être professionnels, alors voici quelques

examples: best or best regards. Again we could use warm regards. This is for someone

exemples : meilleures salutations. Encore une fois, nous pourrions utiliser des salutations chaleureuses. C'est pour quelqu'un que

you already know. Or even cheers. Now this one is interesting because it's more

vous connaissez déjà. Ou même des acclamations. Maintenant, celui- ci est intéressant car il est plus

common among British English speakers or Australian English speakers. To be honest

courant chez les anglophones britanniques ou les anglophones australiens. Pour être honnête,

I never use this closing. It's not natural to me but it is to many English

je n'utilise jamais cette fermeture. Ce n'est pas naturel pour moi mais pour beaucoup d'

speakers so if it feels natural to you then feel free to use it.

anglophones, donc si cela vous semble naturel, n'hésitez pas à l'utiliser.

And finally, if it's Friday and you're writing to the people you know in your

Et enfin, si c'est vendredi et que vous écrivez aux personnes que vous connaissez dans votre

office end your email with have a weekend. Everyone loves to be reminded

bureau, terminez votre e-mail par un week-end. Tout le monde aime qu'on lui rappelle

that the weekend is almost here so you could use that as well. Those are all

que le week-end est presque arrivé, vous pouvez donc l'utiliser également. Ce sont toutes

fantastic ways to end an email that sounds professional and friendly but now

des façons fantastiques de terminer un e-mail qui semble professionnel et amical, mais

let's look at some examples that are not correct. These are examples that you

examinons maintenant quelques exemples qui ne sont pas corrects. Ce sont des exemples que vous

should avoid using in your emails. To be really honest, they're just not

devriez éviter d'utiliser dans vos e-mails. Pour être vraiment honnête, ils ne sont tout simplement pas

appropriate for professional situations. Yours truly or yours faithfully. This

adaptés aux situations professionnelles. Bien à vous ou fidèlement.

just feels too personal or too intimate. Have a blessed day. With this word

Cela semble trop personnel ou trop intime. Passez une journée bénie. Avec ce mot

'blessed' it has a little bit of a religious feeling to it and

« béni », il y a un peu un sentiment religieux et la

religion is not appropriate for a business professional situation, so it is

religion n'est pas appropriée pour une situation professionnelle, il est donc

best to avoid this closing. Thanks or regards when you spell it as an

préférable d'éviter cette fermeture. Merci ou respect quand vous l'épelez comme une

abbreviation, as I have here, not appropriate. We don't abbreviate closings

abréviation, comme je l'ai ici, pas approprié. Nous n'abrégeons pas les clôtures

in professional emails. So you might be wondering: do I really need to use a

dans les e-mails professionnels. Alors vous vous demandez peut-être : ai-je vraiment besoin d'utiliser une

closing every time I send an email? Most of the time, yes. But there's one

fermeture à chaque fois que j'envoie un e-mail ? La plupart du temps, oui. Mais il y a une

exception. Imagine that you're at work and you send an email to the same person

exception. Imaginez que vous êtes au travail et que vous envoyez un e-mail à la même personne

every day and maybe you've sent them an email and now it is a chain email. A

tous les jours et que vous lui avez peut-être envoyé un e-mail et qu'il s'agit maintenant d'une chaîne d'e-mails. Un

chain email is when there are many different responses on the same email.

e-mail en chaîne, c'est quand il y a plusieurs réponses différentes sur le même e-mail.

Maybe you ask a question, someone responded, then you gave your response,

Peut-être que vous posez une question, quelqu'un a répondu, puis vous avez donné votre réponse,

they asked another question and it just continued. And now there are 20 emails

ils ont posé une autre question et cela a continué. Et maintenant, il y a 20 e-mails

inside this one email. That's a chain email. Okay, after the first few emails

dans cet e-mail. C'est une chaîne d' e-mails. D'accord, après les premiers e-mails,

you can start to stop using a closing. Honestly, that's okay. It gets a little

vous pouvez commencer à arrêter d'utiliser une clôture. Honnêtement, ça va. C'est un

bit too much to be honest but that's really the only

peu trop pour être honnête, mais c'est vraiment la seule

exception. Again the goal is to look professional all the time and a closing

exception. Encore une fois, l'objectif est d'avoir l'air professionnel tout le temps et une fermeture

in your email will help you do that. And that is it! You now have all the examples

dans votre e-mail vous aidera à le faire. Et c'est tout ! Vous avez maintenant tous les exemples

that you need for professional, friendly closings in an email and some examples

dont vous avez besoin pour des fermetures professionnelles et amicales dans un e-mail et quelques exemples

that you should avoid. So now I'd like to hear from you: if you email in English

que vous devriez éviter. Alors maintenant, j'aimerais avoir de vos nouvelles : si vous envoyez régulièrement des e-mails en anglais

regularly - either just for fun with your personal contacts or professionally - what

- que ce soit simplement pour vous amuser avec vos contacts personnels ou professionnellement - qu'est-ce qui

continues to be the most challenging for you? I know that it can be stressful,

continue d'être le plus difficile pour vous ? Je sais que cela peut être stressant,

frustrating, it takes time to think about the right things to say, so what is the

frustrant, il faut du temps pour réfléchir aux bonnes choses à dire, alors qu'est-ce qui est le

most challenging for you? I'd love to hear your thoughts and your comments. And,

plus difficile pour vous ? J'aimerais entendre vos pensées et vos commentaires. Et,

as always, you can share with me in the comment section just below this video. I

comme toujours, vous pouvez partager avec moi dans la section des commentaires juste en dessous de cette vidéo.

do read and respond to every comment so feel free to let me know what is

Je lis et réponds à chaque commentaire, alors n'hésitez pas à me faire savoir ce qui est

challenging or frustrating for you when it comes to emails in English. And with

difficile ou frustrant pour vous en ce qui concerne les e-mails en anglais. Et sur

that, have a fantastic week. Enjoy your Wednesday and I will see you next week

ce, passez une semaine fantastique. Profitez de votre mercredi et je vous verrai la semaine prochaine

for your Confident English lesson.

pour votre cours d'anglais confiant.