How to Make a Complaint in English | 6 Simple Steps

Most of us tend to have a negative view of complaints or making

私たちのほとんどは 、苦情や苦情を申し立てることに対して否定的な見方をする傾向があり

complaints,

but then the juicer you bought stops working after just

ますが、購入したジューサーが3回 使用しただけで機能しなくなっ

three uses or the flowers you ordered to celebrate a friend's

たり 、友人の誕生日を祝うために注文した花

birthday, never got delivered, or the hotel you booked for your vacation.

が届かなかったり、 休暇のために予約したホテルが届かなかったりします. .

Didn't tell you that they're under construction right now.

彼らが現在建設中であることをあなたに伝えませんでした 。

When you're disappointed in a product service or outcome,

製品のサービスや結果にがっかりしたときは、英語で

let's talk about how to complain in English and get results.

文句を言って結果を出す方法について話しましょう 。

If you don't already know, I'm Annemarie with Speak Confident English,

まだご存じない方もいらっしゃると思いますが、私は Speak Confident English の Annemarie

everything I do here is designed to help you get the confidence you want for

です。ここで行うことはすべて、英語での生活と仕事に 必要な自信を得るのに役立つように設計されています

your life and work in English.

。

One way I do that is by sharing my weekly Confident English lessons,

その方法の 1 つは、 毎週の Confident English レッスンを共有することです。

where I highlight my confidence and fluency building strategies,

ここでは、自信 と流暢さを高める戦略、的を

targeted grammar lessons,

絞った文法レッスン、

and in depth communication training,

および詳細なコミュニケーション トレーニングを強調しています。今日の

just like in this lesson today, while you're here,

このレッスンと同様に、 ここに

make sure that you subscribe to my Speak Confident English channel.

いる間に、 Speak Confident English チャンネルを購読します。

So you never miss one of these lessons.

したがって、これらのレッスンを見逃すことはありません。

Now let's get back to the art of making complaints in English and getting the

それでは 、英語で苦情を申し立てて、

results that you want. In other words,

望む結果を得る技術に戻りましょう。 言い換えれば

how do you set aside those negative feelings about making a complaint

、苦情を申し立てることに対する否定的な感情を脇に置き

and instead learn how to complain in a way that leads to a positive

、代わりに、全員にとって前向きな結果につながる方法で苦情を言う方法を学ぶにはどうすればよいでしょうか

outcome for everyone.

。

The truth is most companies and service providers want you to be happy

実際のところ、ほとんどの企業や サービス プロバイダー

with their service or product. And if you complain effectively,

は、自社のサービスや製品に満足してもらいたいと考えています。 また、効果的に文句を言うと

it helps them to improve their customer service. Going forward.

、カスタマー サービスの改善に役立ちます 。 今後。

In this lesson today,

今日のこのレッスンで

we're going to walk through six steps that allow you to make

は

a complaint in English effectively.

、英語で効果的に苦情を申し立てるための 6 つのステップについて説明します。

And along the way I'll share with you key phrases and vocabulary

その 過程で、それを行うのに役立つキー フレーズと語彙を紹介します

you can use to help you do that. Step. Number one,

。 ステップ。 第一に、

get your emotions out before you complain.

文句を言う前に感情を吐き出してください。

The most successful complaints are communicated in a confident

最も効果的な苦情 は、自信を持っ

and calm manner. This is true.

て落ち着いた方法で伝えられます。 これは本当です。 これを効果的に行うため

Whether you're writing the complaint in an email or you're making the complaint

に 、メールで苦情を書いている場合でも

on the phone or face to face to do this effectively,

、電話や面と向かって苦情を申し立てている場合でも

it's important to vent all your negative emotions in advance

、前もってすべての否定的な感情を発散させ、強い感情

to vent means to give free expression to strong emotions.

を自由に表現する手段を提供することが重要 です。

And you can do this by writing out all those angry,

そして 、実際に不平を言う前に、怒り、

frustrated,

欲求不満、

irritated feelings that you have before you actually make the complaint,

イライラした感情を

get all those negative feelings out on paper, release them,

すべて書き出し、それらの否定的な感情をすべて 紙に書き出して解放し

and then move on to step. Number two,

、次に進むことでこれを行うことができます. 第 2 に、英語で苦情を申し立てる

be clear about the result you want from making the complaint in English.

ことで得られる結果を明確にします 。

As you prepare to make your complaint or to go through the steps I'm going to

苦情を申し立てる、 または次の手順を実行する準備ができたら、

share with you next.

次に共有します。 取得

It's important to start with being clear about the result that you

したい結果について明確にすること

want to get. For example, are you seeking a refund,

から始めることが重要です。 たとえば、購入したものの 払い戻し

a discount, an apology,

、割引、謝罪、

or a replacement of something that you've bought a good question to ask

または交換 を求めていますか? この状況で気分が良くなるにはどうすればよいかを自問するのに良い質問

yourself is what will make you feel better about this situation?

ですか? 苦情でその目標または結果を明確にすることができるように

It's important to identify what your goal is so that you can make that

、目標が何であるかを特定することが重要

goal or the result that you want clear in the complaint.

です 。

Now I'm sure I don't need to say this,

これを言う必要はないと確信していますが、必要な

but I will just in case when you are identifying the result that you

結果を特定している場合に備えて、

want, it's important,

重要なのは、

that result is proportional to the problem that you experienced.

その結果 が経験した問題に比例していることです。

For example,

たとえば

a realistic result of complaining about a terrible experience at a

、レストランでのひどい経験について不平を言う現実的な結果は

restaurant might be the request of a refund or a

credit for having another meal at the restaurant in the future.

、将来そのレストランで別の食事をしたことに対する払い戻しまたはクレジットの要求である可能性があります。

For example,

たとえば、近所

if you've had a terrible night at a new restaurant in your neighborhood,

の新しいレストランでひどい夜を過ごした場合

you might say my family and I were looking forward to visiting your restaurant

、私の家族と私は今晩あなたのレストランを訪れるのを楽しみにしていたと言うかもしれません

this evening. And of course I understand your restaurant has just opened.

. そしてもちろん 、あなたのレストランがオープンしたばかりであることは理解しています。

You're still adjusting. However, we've had a number of negative responses,

あなたはまだ調整中です。 ただし

including receiving the wrong food order,

、間違った食品の注文を受けて

then waiting an additional 60 minutes for the order to be corrected.

から、注文が修正されるまでさらに 60 分待つなど、多くの否定的な反応がありました。

And then when our food finally arrived, it was cold.

そして、私たちの食べ物が ようやく到着したとき、それは寒かった. 将来、

We'd like to give your restaurant a second chance in the future, but to do that,

あなたのレストランに 2 度目の機会を提供したいと考えて いますが、そのため

we'd like to request a refund on our dinner tonight.

に、今夜の夕食の払い戻しをお願いしたいと考えています。

I want you to keep this example. I've just shared with you in mind,

この例を守ってほしい。

as we continue through the next steps of how to make it a complaint in English

英語で苦情を申し立て、

and get the results you want.

あなたが望む結果を得る方法の次のステップを続行するため、私はあなたと心に留めておきました.

Step number three is be prepared to back up your complaint

ステップ 3 では 、ここで苦情を裏付ける準備をします

here. I'm using the phrasal verb to back up. And in this context,

。 句動詞を使っ てバックアップしています。 このコンテキストでは、

it means to provide support,

サポートを提供することを意味し

to provide evidence to something as you prepare to make your complaint,

、苦情を申し立てる準備をする際に何かに証拠を提供

you'll want to be sure to have any purchase receipts or other

することを意味します。 購入領収書や請求書

documents such as an invoice or clear examples of

などの他の文書や

poor service, a defective product,

不十分なサービスの明確な例を確実に用意する必要があります。 不良品、

or a disappointing outcome.

または残念な結果。

In the example I provided with the disappointing experience at a restaurant,

私が提供 したレストランでのがっかりした経験の例で

the evidence was referenced by reminding the server or the

は 、給仕人または

restaurant manager of the wrong food order.

レストランの支配人 に間違った食べ物の注文を思い出させることによって証拠が参照されました。

The 60 minute wait for the food order to be corrected and

食品の注文が修正され

the food arriving cold. Now,

、食品が冷たくなるまで60分待ちます。 今、

I just mentioned the person I'm complaining to.

私は 私が不平を言っている人に言及しました。

It might be the server or the restaurant manager.

それは、サーバーまたはレストランのマネージャーである可能性があります 。

And that leads me to step number four,

それがステップ 4 につながります。適切な人

make sure you complain to the right person to ensure a quick

に苦情を申し立てて、 迅速に前向きな結果が得られるようにしてください

positive outcome.

。

You want to make your complaint to the person who has the authority

あなたは、レストランの問題を解決する権限を持っている人に苦情を申し立てたいと考えています

to solve the problem at a restaurant. For example,

。 たとえば、悪い経験をしたとしても

a server may or may not be able to make the decision of whether

、サーバーは

or not to charge you for a meal, even though you've had a bad experience.

食事代を請求するかどうかを決定できる場合とでき ない場合があります。

So you may need to go to someone higher up or to someone with more authority.

そのため、より高い地位にある人や、より権威のある人に相談する必要があるかもしれません 。

Now, if you're not sure who is the right person to speak to,

さて、 誰と話すのが適切な人かわからない場合は、適切な人を特定するのに役立つ英語で

here are some questions you can use in English to help you identify the right

使用できる質問がいくつかあります

person. Number one, who do I need to talk to,

. 第一に、この状況 を解決するには誰に相談すればよい

to resolve this situation? Number two,

ですか? 第 2 に、この状況

I'm not at all satisfied with this situation, who do I speak to,

にまったく満足し ていません。この問題を解決するには、誰に相談すればよい

to resolve this issue? Number three,

ですか? 3 番目、

who is the right person for me to speak to about my dissatisfaction and number

私の不満について話すのに適切な人物は

four, who on your team has the authority to resolve this problem?

誰ですか? 4 番目、あなたのチームの誰が この問題を解決する権限を持っていますか?

Once you're clear about the result you want, the evidence you need,

求めている結果 、必要な証拠が明確になり、適切な

and you're sure that you're speaking to the right person,

相手と話していることを確信したら

it's time for step number five, be clear, succinct,

、次のステップ 5 に進みます。苦情は明確、簡潔

and polite in your complaint. In other words,

、丁寧に行います 。 言い換えれ

get to the heart of the issue quickly and focus on the most important details

ば、問題の核心にすばやく到達 し、最も重要な詳細に焦点を当て

while you do that, maintain polite language.

ながら、 丁寧な言葉遣いを維持してください。

This doesn't mean that you have to apologize for making the complaint in

これは、英語で苦情を申し立てたことを謝罪しなければならないという意味ではありません

English.

。

And it doesn't mean that you have to feel badly about making the complaint,

また 、苦情を申し立てる

but it does mean that you should continue using words such as please

ことについて気分を害する必要があるという意味ではありませ

thank you and modals in English,

んが、「ありがとうございます」などの言葉やモーダルを英語で使用し続ける必要があることを意味

which contribute to the overall level of politeness doing this

helps to create Goodwill or the desire to help you

します。 善意 または問題の解決を支援したいという願望

solve the problem. Let's take a look at three real life,

。

examples of clear, succinct, polite complaints,

明確で 簡潔で丁寧な苦情の例

and some must have phrases you can use in English as well for situation.

と、状況に応じて英語でも使用できる必須フレーズの 3 つの実際の例を見てみましょう。

Number one, let's imagine a mix up with your hotel reservation.

第一に、ホテルの予約との取り違えを想像してみましょう 。

When you go to make your complaint,

苦情を言いに行く

you might say there's a problem with our room.

と、私たちの部屋に問題があると言うかもしれません。

I reserved the junior suite. As you can see here from my reservation.

ジュニアスイートを予約しました。 私の予約からここに見ることができるように。

However, the room we were provided is a double room.

ただし、 提供された部屋はダブルルームです。

How can this be amended?

これはどのように修正できますか？

We'd like to have a junior suite as we reserved and paid for. Now,

予約して支払ったとおり、ジュニアスイートを希望します。 それでは、

let's talk about why this complaint works. First.

この苦情が機能する理由について説明しましょう 。 初め。

We're getting to the heart of the matter immediately,

「ごめんなさい」

rather than apologizing with I'm sorry for,

で謝罪するのではなく、

but we go directly to the issue. There's a problem with the room.

すぐに問題の核心に迫りますが、問題に直接取り組みます。 部屋に問題があります。

Following that a document is provided to show what the original reservation

その後 、元の予約が何であったかを示す文書が提供され

was. The question,

ます。 これを

how can this be amended maintains polite language

どのように修正できるかという質問は

rather than making a demand. For example, saying, fix this,

、要求をするのではなく、丁寧な言葉遣いを維持しています。 たとえば、これを修正する

we're asking a polite question with the modal can. And finally,

と、モーダル can を使用して丁寧な質問をしています。 最後に

with this complaint, it's clear what the customer wants.

、この苦情により 、顧客が何を望んでいるのかが明確になります。

They want the suite that they originally reserved.

彼らは最初に予約したスイートを望んでい ます。

And now let's go onto our second example.

それでは、2 番目の例に進みましょう。

Imagine that a coworker or an employee has submitted something late.

同僚または 従業員が何かを遅れて提出したと想像してください。

When you're ready to complain about this, you could say,

これについて不平を言う準備が できたら、次のように言うことができ

I expected this to be submitted on time. What went wrong?

ます。 何が悪かったのか？

And how can we avoid this problem in the future in this complaint,

そして、この苦情で将来この問題をどのように回避できるか

it's clear what result was expected and what

、どのような

result is expected in the future.

結果が予想され、将来どのような結果が予想されるかは明らかです.

And we're maintaining polite communication.

そして丁寧なコミュニケーションを心がけています 。

We're using a polite question to help identify what went wrong

私たちは丁寧な質問を使用して問題の 原因を特定し、今後この問題

and working toward a solution to avoid this problem in the future.

を回避するための解決策に取り組ん でいます.

And now for our third example of a clear, succinct complaint,

では、明確で簡潔な苦情の 3 つ目の例として、美容院

let's imagine that you've just gone to the hair salon and you've gotten a bad

に行ったばかりで 、散髪がうまくいかなかったとします

haircut. When it's time to complain. You might say,

。 文句を言うときです。 あなたは、

I'm not satisfied with the haircut I've received.

私が受けたヘアカットに満足していないと言うかもしれません.

Not only is it not flattering,

お世辞ではないだけでなく、

but I can also see that one side is longer than the other.

片側がもう一方 よりも長いこともわかります.

At the very least, I'd like to have this fixed for no extra charge,

少なくとも、すべての手順で概説したように 、これを追加料金なしで修正したいと思い

just as we've outlined in all the steps. So far,

ます。 これまでのところ、

we focus immediately on the problem at hand,

私たち は目の前の問題にすぐに焦点を当て、不満の

we also provide clear evidence or support for our dissatisfaction,

明確な証拠や 裏付けを提供し、最初から最後まで英語で苦情を申し立てる

and we indicate what we want from making the complaint in English

ことに何を求めているかを示してい

from start to finish. We're also using polite, assertive language.

ます. また 、丁寧で断定的な言葉を使用しています。

For example, in making a request for the outcome.

たとえば、結果を要求する場合。

At the very least, I'd like we're using the modal word.

少なくとも 、モーダル ワードを使用したいと思います。

Once again,

modals automatically increase the level of politeness in our language.

繰り返しますが、モーダルは自動的 に私たちの言語の礼儀正しさのレベルを上げます。 英語で

Now that we've gone through those first five steps of how to make a complaint

苦情を申し立てる方法の最初の 5 つのステップを

in English, let's finish with step number six.

完了 したので、ステップ 6 を終了しましょう。

And I actually consider this a bonus step because it isn't necessary,

実際 、これは必須ではないのでおまけのステップ

but it will help you effectively make a complaint.

だと考えていますが、 効果的に苦情を申し立てるのに役立ちます。

Use this sandwich method for goodwill.

のれんにはこのサンドイッチ法を使用します。 英語で批判的なフィードバックをするときに

Perhaps you've heard of using the sandwich method when giving critical feedback

サンドイッチ法を使用することを聞いたことがあるかもしれませんが

in English, this same method can be used when making a complaint.

、これと同じ方法は 苦情を言うときにも使用できます.

What this means is to start with something positive. For example,

これが意味することは、 ポジティブなことから始めることです。 たとえば、

how long you've been a customer of this company or something you like about the

あなたがこの会社の顧客である期間や、この 会社の好きなところは

company doing this shows that you're being measured in your

、あなたが苦情で測定されていることを示しています

complaint. In other words, you're approaching it in a thoughtful, careful way.

. 言い換えれば、 あなたは 思慮深く慎重な方法でそれに取り組んでいます。

Then after your positive statement,

次に、肯定的な声明の後、

you go directly to your complaint.

直接苦情に進みます。

That includes the relevant details and your request for how to fix

これには、関連する詳細 と修正方法に関するお客様のリクエストが含ま

it. What is it that you want?

れます。 あなたが欲しいのは何ですか？

And finally end on an encouraging note. For example,

そして最後は 励ましの言葉で締めくくります。 たとえば、

I'm certain you can resolve this issue for me,

この問題を解決できると確信している、

or I would like to continue being a customer.

または 顧客であり続けたいと考えています。

And I'm hopeful that you can find a resolution following this method

そして、この方法が善意を確立するのに役立つ解決策を見つけることができることを願っています

helps to establish Goodwill. This is a word I've used a couple of times.

. 何度か使った言葉です。

Now Goodwill means a friendly, helpful,

現在、善意とは、友好的、

or cooperative attitude. And of course, when you're making a complaint,

協力的、または協力的な態度を意味します。 そして もちろん、

you want the person you're complaining to, to want to help you.

あなたが不平を言うときは、あなたが 不平を言っている人があなたを助けたいと思っていることを望みます.

You want them to be cooperative and to find the best solution for you

あなたは彼らに協力してもらいたいと思っており、この方法に従って あなたにとって最適な解決策を見つけることが、

following this method helps you achieve that goal.

その目標を達成するのに役立ちます.

You saw this sandwich method demonstrated.

このサンドイッチ法のデモンストレーションを見ました。

And the example I shared earlier of having a negative experience at a restaurant

先ほど 、レストランでネガティブな経験

and making a complaint about it,

をして苦情を言った例を

let's revisit that to look at how the sandwich method was used. First,

取り上げましたが、サンドイッチ法がどのように使用されたかを見てみましょう 。 まず

I started with something positive,

、私は前向きなことから始めました。

my family and I were looking forward to visiting your restaurant this evening.

私の家族と私は 今晩あなたのレストランを訪れるのを楽しみにしていました。

And of course I understand your restaurant just opened and you're still

もちろん、あなたの レストランがオープンしたばかりで、まだ

adjusting.

調整中であることは理解しています。

Then I moved on to making the complaint in English with my examples.

次に 、私の例を使って英語で苦情を申し立てることに移りました。

Here's what I said. However,

これが私が言ったことです。 ただし、

we've had a number of negative experiences this evening,

今晩

including receiving the wrong food order,

、間違った食べ物の注文を受け

then waiting 60 minutes for it to be corrected.

てから、修正されるまで60分待つなど、多くの否定的な経験がありました.

And then when we finally received our food, it was cold.

そして、ようやく 食べ物を受け取ったとき、寒かった。

Then after I made that complaint,

それから私がその苦情を言った後、

I ended on an encouraging note with the result that I

私も望んでいた結果で励みになるメモで終わり

wanted as well. We'd like to give your restaurant a second chance in the future,

ました. 将来、あなたのレストランに 2 度目の機会

but to do that, we'd like to request a refund for our dinner tonight.

を提供したいと考えていますが、その ために今夜の夕食の払い戻しをお願いしたいと考えています。

Now that you have these six steps for how to make a complaint in English

英語で苦情を申し立て、希望する結果を得る方法の 6 つのステップが理解

successfully and get the results you want, let's practice.

できたので、練習しましょう。 最近、不平を言いたくなっ

Think for a moment about a situation you had recently that made you want to

た状況について少し考えてみてください

complain. Perhaps it was a late delivery, a disappointing experience,

。 おそらく、 配達の遅れ、失望した経験、

or an order mix up.

または注文の取り違えでした.

How would you use the strategies and phrases you've learned today to complain

今日学んだ戦略やフレーズを使って英語で文句を言い

in English and get the results that you want,

、望む結果を得るにはどうしたらよいでしょうか

write it down and then share it with me.

。それを書き留めて、私と共有してください。

You can share your example complaint in the comment section below,

下のコメント セクションで苦情の例

and while you're there,

を共有できます。そこに

make sure to review examples from other students in the Speak Confident

いる間に、Speak Confident English コミュニティで他の学生の例を確認して

Englishcommunity.

ください。

This will help you think about how you can adapt what you've learned and

これは、 学んだことをどのように適応させ

use these phrases in the future to effectively make complaints in English.

、将来的にこれらのフレーズを使用して 効果的に英語で苦情を申し立てるかを考えるのに役立ちます.

No matter what you're complaining about.

あなたが何について不平を言っても。 今日、

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だから、私の 自信に満ちた英語レッスンを見逃すことはありません。

Thank you so much for joining me today.

本日はご参加いただき、誠にありがとうございました。

And I look forward to seeing you next time.

そして、次回お会いできるのを楽しみにし ています。