Kind, Polite English for Work [Professional English Skills]

Hey, it's Annemarie with Speak Confident English.

Hola, soy Annemarie de Speak Confident English.

This is exactly where you want to be every week to get the confidence you want

Aquí es exactamente donde quieres estar cada semana para obtener la confianza que deseas

for your life and work in English. Back in 2016,

para tu vida y tu trabajo en inglés. En 2016, hace

more than four years ago, I received an email from one of my students.

más de cuatro años, recibí un correo electrónico de uno de mis alumnos.

She was feeling frustrated and discouraged because that day one of her coworkers

Se sentía frustrada y desanimada porque ese día uno de sus compañeros de trabajo le

said you don't sound very friendly in English.

dijo que no suenas muy amigable en inglés.

That comment was shocking to my student because she

Ese comentario fue impactante para mi estudiante porque

felt that she was always polite, kind,

sintió que siempre era educada, amable

and friendly in English, especially at work. In her email,

y amistosa en inglés, especialmente en el trabajo. En su correo electrónico

she said that she was desperate to understand what she was doing wrong

, dijo que estaba desesperada por entender qué estaba haciendo mal

and how she could change it. At that time,

y cómo podía cambiarlo. En ese momento,

I immediately created lessons to help my student so that we could understand

inmediatamente creé lecciones para ayudar a mi estudiante para que pudiéramos entender

what was going on, what was happening in the language she was using at work.

lo que estaba pasando, lo que estaba pasando en el idioma que estaba usando en el trabajo.

And what is the difference in English between direct,

Y cuál es la diferencia en inglés entre el lenguaje directo,

assertive or aggressive language and indirect,

asertivo o agresivo y el lenguaje indirecto,

soft or diplomatic language. In some languages,

suave o diplomático. En algunos idiomas,

these differences in politeness or formality are easier to

estas diferencias en cortesía o formalidad son más fáciles de

recognize and use.

reconocer y usar.

You might have an informal and formal version of the word you

Es posible que tenga una versión informal y formal de la palabra que

making it easier to distinguish the level of formality and politeness.

hace que sea más fácil distinguir el nivel de formalidad y cortesía.

Some languages also use different word endings. Unfortunately,

Algunos idiomas también usan diferentes terminaciones de palabras. Desafortunadamente, el

English isn't so clear cut,

inglés no es tan claro,

but we do have a number of strategies we can use different changes we can make

pero tenemos una serie de estrategias que podemos usar diferentes cambios que podemos hacer

to our language, to soften it, make it kind polite and formal.

en nuestro idioma, para suavizarlo, hacerlo amable y formal.

Since I received that first email in January, 2016,

Desde que recibí ese primer correo electrónico en enero de 2016,

I've continued to get emails from students and requests here on YouTube with

he seguido recibiendo correos electrónicos de estudiantes y solicitudes aquí en YouTube con

questions like how can I be more polite in difficult

preguntas como ¿cómo puedo ser más cortés en

conversations?

conversaciones difíciles?

How can I show that I'm friendly and interested in other people in English?

¿Cómo puedo demostrar que soy amigable e interesado en otras personas en inglés?

My coworker said that I sound aggressive when I speak, what can I do?

Mi compañero de trabajo dijo que sueno agresivo cuando hablo, ¿qué puedo hacer?

In this video today I'm updating a lesson that I originally did in 2016

En este video de hoy, actualizo una lección que hice originalmente en 2016

Now, before I get started with today's lesson,

Ahora, antes de comenzar con la lección de hoy,

there are two things I want you to know. Number one,

hay dos cosas que quiero que sepas. Número uno,

there are times when it is perfectly appropriate and even necessary to

hay momentos en los que es perfectamente apropiado e incluso necesario

be more assertive or direct in English.

ser más asertivo o directo en inglés.

And it's possible to be assertive or direct and still be

Y es posible ser asertivo o directo y seguir siendo

polite.

cortés.

I have a full lesson on this topic of how to be assertive and polite in English.

Tengo una lección completa sobre este tema de cómo ser asertivo y educado en inglés.

I'll share a link to that lesson in the notes below this video.

Compartiré un enlace a esa lección en las notas debajo de este video.

The second thing I want you to remember is that language is flexible.

Lo segundo que quiero que recuerdes es que el lenguaje es flexible.

We change our language depending on the situation who we're talking to,

Cambiamos nuestro idioma dependiendo de la situación con la que estemos hablando,

and maybe even how we're feeling that day.

y tal vez incluso de cómo nos sintamos ese día.

Also some of us are naturally more direct or indirect.

También algunos de nosotros somos naturalmente más directos o indirectos.

All of that is okay.

Todo eso está bien.

My goal in this lesson today is to give you strategies that allow you to be

Mi objetivo en esta lección de hoy es brindarte estrategias que te permitan ser

flexible in English.

flexible en inglés.

What that means is you can choose what you want to say in English and how you

Lo que eso significa es que puedes elegir lo que quieres decir en inglés y cómo

want to say it to best express yourself with that.

quieres decirlo para expresarte mejor con eso.

Let's go ahead and get started with our first of four strategies for kind

Sigamos adelante y comencemos con nuestra primera de cuatro estrategias para una

polite English strategy. Number one is use modals.

estrategia amable en inglés cortés. El número uno es usar modales.

Modals are words like could, should, might and would.

Los modales son palabras como podría, debería, podría y haría.

It seems surprising and simple,

Parece sorprendente y simple,

but using modals can change a direct order or an aggressive question

pero usar modales puede cambiar una orden directa o una pregunta agresiva

into a polite request,

en una solicitud educada, los

modals soften our language and they increase the level of formality

modales suavizan nuestro lenguaje y aumentan el nivel de formalidad

or politeness.

o cortesía.

If your native language has formal and informal versions of the word

Si su idioma nativo tiene versiones formales e informales de la palabra

you,

making those changes between those words is a clear signal of formality and

usted,

hacer esos cambios entre esas palabras es una clara señal de formalidad y

politeness changing a sentence or a question.

cortesía al cambiar una oración o una pregunta.

Using modals does the same thing.

Usar modales hace lo mismo.

If I'm at a coffee shop with my husband, my sister, or my best friend,

Si estoy en una cafetería con mi esposo, mi hermana o mi mejor amiga

I might say order me a latte. It's a clear, direct order.

, podría pedirme un café con leche. Es una orden clara y directa.

It's not necessarily rude,

No es necesariamente grosero,

but I don't need to be so polite or formal with my husband or my sister.

pero no necesito ser tan cortés o formal con mi esposo o mi hermana.

But let's imagine that I've started a new job.

Pero imaginemos que he comenzado un nuevo trabajo.

And I go out for coffee with my new coworkers who I don't know very well

Y salgo a tomar un café con mis nuevos compañeros de trabajo a quienes no conozco muy bien

in that situation. I might not want to be so casual.

en esa situación. Puede que no quiera ser tan informal.

I don't want to give a direct order. It's too familiar. Instead,

No quiero dar una orden directa. Es demasiado conocido. En cambio

I might want to increase the level of formality and politeness by using a modal

, podría querer aumentar el nivel de formalidad y cortesía usando un modal

and asking, would you get me a coffee, please?

y preguntando, ¿ me traes un café, por favor?

That little change between order me a coffee and would you order me

Ese pequeño cambio entre pídeme un café y podrías pedirme

a coffee please immediately softens language and makes it more polite.

un café por favor suaviza inmediatamente el lenguaje y lo hace más cortés.

Let's go over one more example that's very common at work.

Repasemos un ejemplo más que es muy común en el trabajo.

Those situations when you're waiting for a coworker to send you some

Esas situaciones en las que está esperando que un compañero de trabajo le envíe

information, you could send an email to your coworker that says,

información, puede enviar un correo electrónico a su compañero de trabajo que diga,

send me the documents by the end of the day. Just like that example,

envíeme los documentos al final del día. Al igual que ese ejemplo

order me a coffee. If someone says, send me those documents

, pídeme un café. Si alguien dice, envíeme esos

by the end of the day, it is clear, concise, and direct,

documentos al final del día, es claro, conciso y directo,

and that isn't necessarily wrong or inappropriate.

y eso no es necesariamente incorrecto o inapropiado.

There are definitely times when we need to be direct.

Definitivamente hay momentos en los que necesitamos ser directos.

If you're a supervisor and you've already asked for these documents three times

Si usted es un supervisor y ya solicitó estos documentos tres veces

today,

hoy,

then it's perfectly appropriate to be more assertive and direct in your request.

entonces es perfectamente apropiado que sea más asertivo y directo en su solicitud.

But if you want to change that order into a polite request,

Pero si desea cambiar ese orden a una solicitud educada,

we can add a modal could. Could

podemos agregar un modal podría. ¿

you send me those documents by the end of the day? Before I go onto strategy.

Podría enviarme esos documentos al final del día? Antes de pasar a la estrategia.

number two, if you want more examples like this,

número dos, si quieres más ejemplos como este,

of how to use modals to soften your language.

de cómo usar modales para suavizar tu lenguaje.

I have those available for you in the online lesson at my Speak Confident

Los tengo disponibles para usted en la lección en línea en mi

English website. You can get a link to that lesson just below this video.

sitio web Speak Confident English. Puede obtener un enlace a esa lección justo debajo de este video.

Now let's move on to strategy. Number two for kind polite language in English.

Ahora pasemos a la estrategia. Número dos por lenguaje amable y educado en inglés.

And this one is change your grammar,

Y este es cambiar tu gramática,

just like using a modal,

al igual que usar un modal,

a simple change of your grammar tense can have an immediate impact on how direct

un simple cambio de tu tiempo gramatical puede tener un impacto inmediato en cuán directo

or indirect your languages in English.

o indirecto sean tus idiomas en inglés.

The present simple tense can sometimes sound direct.

El tiempo presente simple a veces puede sonar directo.

So to be more indirect,

Entonces, para ser más indirectos,

we'll change the grammar into the progressive form,

cambiaremos la gramática a la forma progresiva,

the ING form or the past tense. We do this,

la forma ING o el tiempo pasado. Hacemos esto,

especially with words like hope, feel, think, want,

especialmente con palabras como esperanza, sentir, pensar, querer

and wonder.

y maravillarnos.

Let me give you a couple of examples in an email or telephone conversation

Déjame darte un par de ejemplos en un correo electrónico o una conversación telefónica

I could ask my colleague, do you have time to meet tomorrow?

. Podría preguntarle a mi colega, ¿ tienes tiempo para reunirnos mañana?

That question is perfectly appropriate.

Esa pregunta es perfectamente apropiada.

If I want my message to be very direct and clear,

Si quiero que mi mensaje sea muy directo y claro,

or if it's a casual situation,

o si se trata de una situación casual,

maybe this is someone I'm very comfortable with and it's okay to be less formal

tal vez sea alguien con quien me sienta muy cómodo y esté bien ser menos formal

with my language.

con mi lenguaje.

But if I want to increase that level of formality,

Pero si quiero aumentar ese nivel de formalidad,

if I want to show an extra layer of politeness or be more

si quiero mostrar una capa adicional de cortesía o ser más

indirect,

indirecto,

then I can use either the progressive form or the past tense.

entonces puedo usar la forma progresiva o el tiempo pasado.

And I can add one of those words, like wonder,

Y puedo agregar una de esas palabras, como maravilla,

I was wondering if you had time to meet today.

me preguntaba si tenían tiempo para reunirse hoy.

I wondered if you had time to meet today.

Me preguntaba si tenían tiempo para reunirse hoy.

That shift from the present simple into the past or progressive

Ese cambio del presente simple al pasado o

form immediately changes that level of politeness and formality.

forma progresiva cambia inmediatamente ese nivel de cortesía y formalidad.

Another situation where I might use this more polite form is if I know

Otra situación en la que podría usar esta forma más educada es si sé que

my coworker is particularly busy,

mi compañero de trabajo está particularmente ocupado,

maybe she has a deadline at the end of the day.

tal vez tenga una fecha límite al final del día.

And I know that she does not have a lot of time.

Y sé que ella no tiene mucho tiempo.

Then I might ask in a more polite,

Entonces podría preguntar de una manera más educada e

indirect way because I know my request is going to add one

indirecta porque sé que mi pedido agregará una

more thing to her to do list.

cosa más a su lista de tareas pendientes.

The second example is one I often use,

El segundo ejemplo es uno que uso a menudo,

when I'm meeting people for the very first time,

cuando me encuentro con gente por primera vez,

let's say that you are attending an international conference.

digamos que estás asistiendo a una conferencia internacional.

You meet someone and have a fantastic conversation about the presentation you

Conoces a alguien y tienes una conversación fantástica sobre la presentación que

just saw,

acabas de ver,

but you didn't quite catch the person's name

pero no entendiste el nombre de la persona

before you finish that conversation. You could say something like,

antes de terminar esa conversación. Podrías decir algo como,

what's your name again?

¿cuál es tu nombre otra vez?

Or you could increase the level of politeness and formality by saying,

O podrías aumentar el nivel de cortesía y formalidad diciendo,

what did you say your name was? What's your name again?

¿cómo dijiste que te llamabas? ¿Cuál es tu nombre? Otra vez?

What did you say your name was? Once again,

¿Cómo dijiste que te llamabas? Una vez más,

that little change in grammar tense has an immediate impact on that level of

ese pequeño cambio en el tiempo gramatical tiene un impacto inmediato en ese nivel de

formality and politeness strategy.

estrategia de formalidad y cortesía.

Number three for kind polite language in English is to use vague

El número tres para el lenguaje amable y cortés en inglés es usar un

language.

lenguaje vago.

Vague means not too specific or too direct to do this.

Vago significa no demasiado específico o demasiado directo para hacer esto.

We use little expressions, like a little, a bit,

Usamos pequeñas expresiones, como un poco, un poco,

not quite kind of around and slightly.

no del todo alrededor y ligeramente.

For example,

Por ejemplo,

if someone misunderstands me in a conversation I could respond with,

si alguien me malinterpreta en una conversación con la que podría responder,

that's not what I said. That is a clear, direct response.

eso no es lo que dije. Esa es una respuesta clara y directa.

And again, perfectly appropriate.

Y de nuevo, perfectamente apropiado.

In some situations I would definitely use that response.

En algunas situaciones definitivamente usaría esa respuesta.

If I'm chatting with someone I know very well and feel comfortable with,

Si estoy chateando con alguien que conozco muy bien y con quien me siento cómodo,

but if I want to increase that level of politeness and formality,

pero si quiero aumentar ese nivel de cortesía y formalidad

I would change my response to that's not quite what I

, cambiaría mi respuesta a eso no es exactamente lo que

said. That's not what I said.

dije. Eso no es lo que yo dije.

That's not quite what I said.

Eso no es exactamente lo que dije.

That little change has an immediate impact on that politeness and

Ese pequeño cambio tiene un impacto inmediato en esa cortesía y

formality. Another example,

formalidad. Otro ejemplo,

let's say that you're partnering with a marketing agency.

supongamos que se está asociando con una agencia de marketing.

Maybe your company is updating your brand and logo.

Tal vez su empresa esté actualizando su marca y logotipo.

This marketing agency brings you their very first draft.

Esta agencia de marketing te trae su primer borrador.

And as you're reviewing it, you think this is not what I want,

Y mientras lo revisas, piensas que esto no es lo que quiero,

or this is not what I was thinking. Again,

o esto no es lo que estaba pensando. Una vez más

you could respond with that and be very direct or clear,

, podría responder con eso y ser muy directo o claro,

or you can soften it by saying that's not exactly what I had in

o puede suavizarlo diciendo que eso no es exactamente lo que tenía en

mind before I move on to our final strategy today,

mente antes de pasar a nuestra estrategia final de hoy,

if you want more examples of how to use that qualifying language

si quiere más ejemplos de cómo usar esa calificación. lenguaje

with words like a bit kind of, and so on,

con palabras como un poco, etc.,

I have many more examples for you available in my online lesson. Again,

tengo muchos más ejemplos disponibles en mi lección en línea. Nuevamente,

I'll leave a link to that lesson below this video in the notes,

dejaré un enlace a esa lección debajo de este video en las notas,

and now strategy number four for a kind polite language in English is to

y ahora la estrategia número cuatro para un lenguaje amable y cortés en inglés es

use negative questions that might be

usar preguntas negativas que pueden ser contrarias a la

counterintuitive,

intuición,

but using a negative question is a great way to be more diplomatic.

pero usar una pregunta negativa es una excelente manera de ser más diplomático.

When you're giving advice, offering a suggestion,

Cuando estás dando un consejo, ofreciendo una sugerencia,

making a recommendation or expressing your opinion.

haciendo una recomendación o expresando tu opinión.

Let me give you two quick examples.

Déjame darte dos ejemplos rápidos.

If you're in a team meeting discussing the final draft of a product,

Si está en una reunión de equipo discutiendo el borrador final de un producto

you could say,

, podría decir

we need to review these documents one more time with direct, clear,

, necesitamos revisar estos documentos una vez más con un lenguaje directo, claro y

assertive language. Or you could say,

asertivo. O podría decir,

don't you think we should review these documents one more time?

¿no cree que deberíamos revisar estos documentos una vez más?

In that second example, I'm shifting a negative question.

En ese segundo ejemplo, estoy cambiando una pregunta negativa.

Don't you think we need to review these again?

¿No crees que tenemos que revisarlos de nuevo?

Don't you think we should review these again?

¿No crees que deberíamos revisarlos de nuevo?

Do you notice I'm also using a modal should both of these

¿Notas que también estoy usando un modal si ambas

responses are perfectly appropriate. There is a time and a place for both,

respuestas son perfectamente apropiadas? Hay un tiempo y un lugar para ambos,

but this second example allows you to soften your language and be a bit more

pero este segundo ejemplo te permite suavizar tu lenguaje y ser un poco más

diplomatic. In the second example,

diplomático. En el segundo ejemplo,

let's say that you and your team are trying to solve a budgeting problem,

supongamos que usted y su equipo están tratando de resolver un problema de presupuesto

and you have a possible solution. You could say,

y tienen una posible solución. Se podría decir

we need to cut our marketing budget or shouldn't we cut our marketing

, necesitamos recortar nuestro presupuesto de marketing o no deberíamos recortar nuestro

budget. Instead of being a direct, clear order,

presupuesto de marketing. En lugar de ser una orden directa y clara

we need to cut the marketing budget.

, necesitamos recortar el presupuesto de marketing.

It becomes a polite suggestion or recommendation,

Se convierte en una sugerencia o recomendación cortés,

like everything we've talked about today,

como todo lo que hemos hablado hoy,

both of those responses can be perfectly appropriate depending on the situation

ambas respuestas pueden ser perfectamente apropiadas dependiendo de la situación en la

you're in and how you want to express yourself. Like I said,

que te encuentres y cómo quieras expresarte. Como dije,

at the beginning of the video today,

al comienzo del video de hoy,

I want to help you be more flexible in the language to help you have options

quiero ayudarlo a ser más flexible en el idioma para ayudarlo a tener opciones

and the ability to choose what you want to say and how you want to say

y la capacidad de elegir lo que quiere decir y cómo quiere

it, depending on the situation you're in. Before we finish today,

decirlo, dependiendo de la situación. estás dentro. Antes de que terminemos hoy,

I have two challenge questions for you.

tengo dos preguntas de desafío para ti.

I want you to immediately try to practice some of what you've learned today.

Quiero que inmediatamente intentes practicar algo de lo que has aprendido hoy.

Challenge question.

Pregunta desafiante.

Number one is you have a meeting scheduled with your boss tomorrow,

Número uno es que tiene una reunión programada con su jefe mañana,

but something came up and you need to request changing the time of that meeting.

pero surgió algo y necesita solicitar cambiar la hora de esa reunión.

How would you do that in an email or a telephone call?

¿Cómo harías eso en un correo electrónico o una llamada telefónica?

What language could you use from today's lesson for a polite formal

¿Qué lenguaje podrías usar de la lección de hoy para un

request challenge?

desafío de solicitud formal cortés?

Number two is you're in a meeting with a potential new client during your

El número dos es que estás en una reunión con un nuevo cliente potencial durante tu

conversation.

conversación.

This potential client says something that you didn't quite understand,

Este cliente potencial dice algo que no entendiste del todo

and you want them to repeat it. So how would you ask that in a formal,

y quieres que lo repita. Entonces, ¿ cómo preguntarías eso de una manera formal y

polite way?

educada?

You can share your answers with me in the comment section below and while you're

Puede compartir sus respuestas conmigo en la sección de comentarios a continuación y mientras esté

there,

allí,

I recommend reading the comments or answers from others in the Confident English

le recomiendo leer los comentarios o las respuestas de otros en la

community.

comunidad de Confident English.

It's a great way for you to see how many options are available when we use

Es una excelente manera de ver cuántas opciones hay disponibles cuando usamos

these different strategies for polite kind language in English.

estas diferentes estrategias para un lenguaje amable y educado en inglés.

With that. If you found this lesson useful to you, I would love to know.

Con ese. Si esta lección le resultó útil, me encantaría saberlo.

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Para que nunca te pierdas una de mis lecciones de inglés seguro.

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Si tiene un amigo o colega al que también le gustaría recibir ayuda con un lenguaje más formal y

polite language in English,

cortés en inglés

you can share this lesson with them by sharing it on Facebook or sending it

, puede compartir esta lección con ellos en Facebook o enviándola

directly by email. Thank you so much for joining me today.

directamente por correo electrónico. Muchas gracias por acompañarme hoy.

And I look forward to seeing you next time for your Confident English lesson.

Y espero verte la próxima vez para tu lección de inglés seguro.