English for Online Meetings - Clear Communication

Are you ready for this afternoon’s zoom meeting?

Êtes-vous prêt pour la réunion zoom de cet après-midi ?

Yeah.

Ouais.

I’ve prepared the agenda and scheduled it.

J'ai préparé l'ordre du jour et je l'ai programmé.

And I prepared the slide decks.

Et j'ai préparé les diapositives.

We rehearsed with them together.

Nous avons répété ensemble avec eux.

And we created some polls.

Et nous avons créé des sondages.

Excellent.

Excellent.

How many people are coming?

Combien de personnes viennent ?

Err.

Se tromper.

I don’t know.

Je ne sais pas.

Well, how many replied to the invitation?

Eh bien, combien ont répondu à l'invitation ?

I haven’t sent any invitations.

Je n'ai envoyé aucune invitation.

Neither have I. Welcome back to another video on online meetings.

Moi non plus. Bienvenue dans une autre vidéo sur les réunions en ligne.

In our last video we looked at some technical issues you could run into.

Dans notre dernière vidéo, nous avons examiné certains problèmes techniques que vous pourriez rencontrer.

I’ll put the link here and below so you can check it out if you haven’t seen it

Je vais mettre le lien ici et ci-dessous afin que vous puissiez le vérifier si vous ne l'avez pas

yet.

encore vu.

It has lots of useful phrases for handling technical problems.

Il contient de nombreuses phrases utiles pour gérer les problèmes techniques.

And in this video, we’re looking at phrases you’ll need to make those online meetings

Et dans cette vidéo, nous examinons les phrases dont vous aurez besoin pour rendre ces réunions en ligne

more effective.

plus efficaces.

The chairperson plays an important role in that.

Le président y joue un rôle important .

Yeah, they’re in charge.

Ouais, ils sont responsables.

OK, everyone’s here.

OK, tout le monde est là.

Let’s start.

Commençons.

And the first thing the chairperson will do is remind everyone what the meeting’s about.

Et la première chose que le président fera est de rappeler à tout le monde le sujet de la réunion.

They get everyone focused and ‘on the same page’.

Ils permettent à tout le monde de se concentrer et « sur la même longueur d'onde ».

If people are on the same page, it means they agree about what they’re trying to achieve.

Si les gens sont sur la même page, cela signifie qu'ils sont d'accord sur ce qu'ils essaient d'accomplir.

So the chairperson could say ‘I’ve called this meeting to plan the product launch’.

Ainsi, le président pourrait dire "J'ai convoqué cette réunion pour planifier le lancement du produit".

Yeah or, ‘Our goal is to agree on the schedule’.

Ouais ou "Notre objectif est de nous mettre d'accord sur le calendrier".

They’re rather like the conductor of an orchestra.

Ils sont un peu comme le chef d' orchestre.

They keep everyone working together.

Ils permettent à tout le monde de travailler ensemble.

And they call on different people to speak.

Et ils appellent différentes personnes à parler.

So Vicki, what do you think of that idea?

Alors Vicki, que pensez-vous de cette idée ?

And you know their other important job?

Et vous connaissez leur autre travail important ?

What’s that?

Qu'est ce que c'est?

Time keeping.

Chronométrage.

By the way, has anyone seen that new sci-fi movie?

Au fait, quelqu'un a-t-il vu ce nouveau film de science-fiction ?

Can I remind everyone that we’re aiming to get through this in half an hour?

Puis-je rappeler à tout le monde que nous visons à résoudre ce problème en une demi-heure ?

OK, let’s move on to item four on the agenda which is social media.

OK, passons au point quatre de l'ordre du jour, à savoir les médias sociaux.

She kept the meeting on track – moving in the right direction.

Elle a maintenu la réunion sur la bonne voie – allant dans la bonne direction.

Which is important because some people go off topic or just talk too long and then someone

Ce qui est important parce que certaines personnes sortent du sujet ou parlent trop longtemps, puis quelqu'un

has to shut them up.

doit les faire taire.

We have lots of informal ways to tell people to be quiet.

Nous avons de nombreuses façons informelles de dire aux gens de se taire.

Stop talking.

Arrêter de parler.

Shhh.

Chut.

You’re wasting time.

Vous perdez du temps.

Put a sock in it.

Mettre une chaussette en elle.

Zip it.

Zippez-le.

But those phrases aren’t very polite.

Mais ces phrases ne sont pas très polies.

You’ll want to be more diplomatic!

Vous voudrez être plus diplomate!

So that’s the campaign we’re planning for Facebook in Spain.

Voilà donc la campagne que nous prévoyons pour Facebook en Espagne.

Thanks Tom.

Merci Tom.

Personally speaking I don’t use Facebook much these days but I’m thinking of opening

Personnellement, je n'utilise pas beaucoup Facebook ces jours-ci mais je pense ouvrir

an Instagram account.

un compte Instagram.

Does anyone else like Instagram?

Est-ce que quelqu'un d'autre aime Instagram?

Jay, perhaps we can come back to that later if we have time.

Jay, nous pourrons peut-être y revenir plus tard si nous avons le temps.

Let’s focus on the Spanish campaign here.

Concentrons-nous ici sur la campagne espagnole.

(laughing) That was more diplomatic!

(rires) C'était plus diplomatique !

Yeah.

Ouais.

Now, we’ve been looking at what the chairperson needs to say, but really it’s everyone’s

Maintenant, nous avons examiné ce que le président doit dire, mais c'est vraiment la responsabilité de chacun

responsibility to keep the meeting on track.

de maintenir la réunion sur la bonne voie.

And in international meetings you often have people with different languages which can

Et dans les réunions internationales, vous avez souvent des personnes de langues différentes, ce qui peut

make that harder.

rendre cela plus difficile. Il

There needs to be a lot more checking to make sure everyone is on the same page.

doit y avoir beaucoup plus de vérifications pour s'assurer que tout le monde est sur la même page.

Does anyone have any questions?

Quelqu'un a-t-il des questions?

Did everyone understand that?

Est-ce que tout le monde a compris ça ?

Raise your hand if you have a question.

Levez la main si vous avez une question.

Was that clear, everyone?

Était-ce clair, tout le monde ?

If you have any questions, you can write them in the chat.

Si vous avez des questions, vous pouvez les écrire dans le chat.

OK, here’s an issue.

OK, voici un problème.

If you don’t understand something, should you interrupt the meeting and say so?

Si vous ne comprenez pas quelque chose, devriez- vous interrompre la réunion et le dire ?

Yes, of course.

Oui bien sûr.

But it could slow the meeting down and you’ll waste time and maybe look like an idiot too.

Mais cela pourrait ralentir la réunion et vous perdrez du temps et passerez peut-être pour un idiot aussi.

OK, it depends how important it is.

OK, ça dépend de son importance.

When I’m speaking French if I don’t understand, sometimes I say yeah, yeah, and I wait and

Quand je parle français si je ne comprends pas, parfois je dis ouais, ouais, et j'attends et

hope that someone will say something later and then I’ll understand.

j'espère que quelqu'un dira quelque chose plus tard et alors je comprendrai.

I think a lot of people do that, but it can be dangerous because you might miss something

Je pense que beaucoup de gens le font, mais cela peut être dangereux car vous pourriez manquer quelque chose

important.

d'important.

There are times when you really do need to check what someone means.

Il y a des moments où vous avez vraiment besoin de vérifier ce que quelqu'un veut dire. D'

OK.

ACCORD.

So let’s look at some things we can say if we don’t understand.

Voyons donc certaines choses que nous pouvons dire si nous ne comprenons pas.

Sometimes the problem is we just can’t hear something.

Parfois, le problème est que nous ne pouvons tout simplement pas entendre quelque chose.

I didn’t hear what you said.

Je n'ai pas entendu ce que vous avez dit.

I didn’t catch that.

Je n'ai pas saisi ça.

Can you say it again?

Pouvez-vous le dire à nouveau?

Sorry?

Désolé?

What was that?

Ca c'était quoi?

And sometimes the problem is we don’t understand what someone means.

Et parfois, le problème est que nous ne comprenons pas ce que quelqu'un veut dire.

I’m not following you.

Je ne vous suis pas.

Sorry, I’m not with you.

Désolé, je ne suis pas avec vous.

I don’t understand what you mean.

Je ne comprends pas ce que vous voulez dire.

These sorts of phrases will make people repeat what they said more clearly.

Ce genre de phrases incitera les gens à répéter plus clairement ce qu'ils ont dit.

But they’re not always very helpful.

Mais ils ne sont pas toujours très utiles.

Why not?

Pourquoi pas?

They’re not specific enough.

Ils ne sont pas assez précis.

They don’t explain WHAT you don’t understand.

Ils n'expliquent pas ce que vous ne comprenez pas.

Then let’s look at how you can do that.

Voyons ensuite comment vous pouvez le faire. D'

OK.

ACCORD.

I’m Tom, and I’m based in Almeria in Spain and I’ll be your Spanish point person on

Je m'appelle Tom et je suis basé à Almeria en Espagne et je serai votre référent espagnol sur

this project.

ce projet.

So are you saying we can come to you when we have questions about the Spanish market?

Alors, dites-vous que nous pouvons venir vous voir lorsque nous avons des questions sur le marché espagnol ?

Yeah Here’s a useful phrase for checking understanding.

Ouais Voici une phrase utile pour vérifier la compréhension.

So we say ‘are you saying’ and then we paraphrase what we think they said, so we

Alors nous disons « vous dites » et ensuite nous paraphrasons ce que nous pensons qu'ils ont dit, alors nous

say it again in different words.

le répétons avec des mots différents.

Paraphrasing is very helpful.

Paraphraser est très utile.

Here are two more examples.

Voici deux autres exemples.

OK, I’m going to show you a tool we use to measure customer satisfaction in Spain.

OK, je vais vous montrer un outil que nous utilisons pour mesurer la satisfaction des clients en Espagne.

Oh that’s interesting.

Oh c'est intéressant.

Are you suggesting we could use it in the UK too?

Suggérez-vous que nous pourrions également l'utiliser au Royaume-Uni ?

And do you mean you’re going to show it to us now or later?

Et tu veux dire que tu vas nous le montrer maintenant ou plus tard ?

These phrases are more useful for checking if you’ve understood because you can get

Ces phrases sont plus utiles pour vérifier si vous avez compris, car vous pouvez

specific about what you don’t understand That’s helpful in a meeting, especially

préciser ce que vous ne comprenez pas. C'est utile lors d'une réunion, en particulier

online where it can be harder to hear.

en ligne où il peut être plus difficile d'entendre.

But there’s something important you need to know about them too.

Mais il y a aussi quelque chose d'important que vous devez savoir à leur sujet.

What’s that?

Qu'est ce que c'est?

Well, these phrases have another use for native speakers.

Eh bien, ces phrases ont une autre utilisation pour les locuteurs natifs.

Really?

Vraiment?

Yeah.

Ouais.

Sometimes we use them to paraphrase, but sometimes we us them to object or disagree.

Parfois, nous les utilisons pour paraphraser, mais parfois nous les utilisons pour objecter ou être en désaccord.

I’m going to show you a tool we use to measure customer satisfaction in Spain.

Je vais vous montrer un outil que nous utilisons pour mesurer la satisfaction des clients en Espagne.

Do you mean you’re going to show it to us now or later?

Voulez-vous dire que vous allez nous le montrer maintenant ou plus tard ?

Because I’ve got another meeting starting soon.

Parce que j'ai une autre réunion qui commence bientôt.

Can’t it wait?

Ça ne peut pas attendre ?

So be careful.

Donc sois prudent.

If you hear a native speaker saying these things, they might be objecting or disagreeing.

Si vous entendez un locuteur natif dire ces choses, il peut s'opposer ou être en désaccord.

But if you’re in an international meeting it could be different.

Mais si vous êtes dans une réunion internationale, cela pourrait être différent.

And they’re really useful phrases for checking you’ve understood.

Et ce sont des phrases vraiment utiles pour vérifier que vous avez compris.

OK, there’s something else that’s important that we need to look at.

OK, il y a autre chose d'important que nous devons examiner.

What’s that?

Qu'est ce que c'est?

The action points.

Les points d'action.

Aha.

Ah.

At the end of meeting someone needs to make sure that everyone knows who is going to do

À la fin de la réunion, quelqu'un doit s'assurer que tout le monde sait qui va faire

what by when.

quoi et à quel moment.

OK, so we’ve agreed that Tom should go ahead and schedule the campaign.

OK, nous avons donc convenu que Tom devrait aller de l'avant et planifier la campagne.

Yeah.

Ouais.

I’ll do that right away.

Je vais le faire tout de suite.

And Jay will draw up designs for the Facebook ads by Friday.

Et Jay dessinera des dessins pour les publicités Facebook d'ici vendredi.

Jay?

Geai?

Can you confirm that?

Pouvez-vous le confirmer ?

Sorry, what?

Pardon quoi?

You’re going to create drafts of the Facebook ads by Friday.

Vous allez créer des brouillons des publicités Facebook d'ici vendredi.

Oh, oh yeah.

Ah, ouais.

And there’s one more thing the chairperson has to do.

Et il y a encore une chose que le président doit faire.

Can you guess?

Peux-tu deviner?

It’s close the meeting.

C'est clôturer la réunion.

So are we finished then?

Alors, est-ce qu'on a fini ?

No hang on.

Pas d'attente.

Does anyone have any final questions?

Quelqu'un a-t-il une dernière question ?

OK, then thank you all for coming, especially you Tom for staying up late to join us.

OK, alors merci à tous d'être venus, surtout toi Tom d'avoir veillé tard pour nous rejoindre.

It was a pleasure.

Ce fut un plaisir.

And I’ll see you all next week.

Et je vous verrai tous la semaine prochaine.

I’ll send round another meeting invitation.

Je vais envoyer une autre invitation à une réunion. Et

Bye now.

maintenant, au revoir.

Bye everyone.

Au revoir tout le monde.

Bye everyone.

Au revoir tout le monde.

And it’s time for us to finish now too.

Et il est temps pour nous de terminer maintenant aussi.

We’d like to say a big thank you to Tom and Kathy for helping us make these videos.

Nous aimerions dire un grand merci à Tom et Kathy pour nous avoir aidés à faire ces vidéos.

Yeah, we’ll put details in the description below so you can follow them too on social

Oui, nous mettrons des détails dans la description ci-dessous afin que vous puissiez également les suivre sur les

media too.

réseaux sociaux.

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Bye-bye everyone.

Au revoir tout le monde.

Bye.

Au revoir.