English for Online Meetings - Clear Communication

Are you ready for this afternoon’s zoom meeting?

¿Estás listo para la reunión de zoom de esta tarde ?

Yeah.

Sí.

I’ve prepared the agenda and scheduled it.

He preparado la agenda y la he programado.

And I prepared the slide decks.

Y preparé las diapositivas.

We rehearsed with them together.

Ensayamos con ellos juntos.

And we created some polls.

Y creamos algunas encuestas.

Excellent.

Excelente. ¿

How many people are coming?

Cuántas personas vienen?

Err.

Errar.

I don’t know.

No sé.

Well, how many replied to the invitation?

Bueno, ¿cuántos respondieron a la invitación?

I haven’t sent any invitations.

No he enviado ninguna invitación.

Neither have I. Welcome back to another video on online meetings.

Yo tampoco. Bienvenido de nuevo a otro video sobre reuniones en línea.

In our last video we looked at some technical issues you could run into.

En nuestro último video, analizamos algunos problemas técnicos con los que podría encontrarse.

I’ll put the link here and below so you can check it out if you haven’t seen it

Pondré el enlace aquí y abajo para que puedas comprobarlo si aún no lo has visto

yet.

.

It has lots of useful phrases for handling technical problems.

Tiene muchas frases útiles para manejar problemas técnicos.

And in this video, we’re looking at phrases you’ll need to make those online meetings

Y en este video, estamos viendo frases que necesitará para que esas reuniones en línea sean

more effective.

más efectivas.

The chairperson plays an important role in that.

El presidente juega un papel importante en eso.

Yeah, they’re in charge.

Sí, ellos están a cargo.

OK, everyone’s here.

Bien, todos están aquí.

Let’s start.

Empecemos.

And the first thing the chairperson will do is remind everyone what the meeting’s about.

Y lo primero que hará el presidente es recordarles a todos de qué se trata la reunión.

They get everyone focused and ‘on the same page’.

Hacen que todos se concentren y estén "en la misma página".

If people are on the same page, it means they agree about what they’re trying to achieve.

Si las personas están en la misma página, significa que están de acuerdo con lo que están tratando de lograr.

So the chairperson could say ‘I’ve called this meeting to plan the product launch’.

Entonces, el presidente podría decir 'He convocado esta reunión para planificar el lanzamiento del producto'.

Yeah or, ‘Our goal is to agree on the schedule’.

Sí o, 'Nuestro objetivo es acordar el horario'.

They’re rather like the conductor of an orchestra.

Son como el director de una orquesta.

They keep everyone working together.

Mantienen a todos trabajando juntos.

And they call on different people to speak.

Y llaman a diferentes personas a hablar.

So Vicki, what do you think of that idea?

Así que Vicki, ¿qué piensas de esa idea? ¿

And you know their other important job?

Y conoces su otro trabajo importante? ¿

What’s that?

Qué es eso?

Time keeping.

Mantenimiento del tiempo.

By the way, has anyone seen that new sci-fi movie?

Por cierto, ¿alguien ha visto esa nueva película de ciencia ficción ? ¿

Can I remind everyone that we’re aiming to get through this in half an hour?

Puedo recordarles a todos que nuestro objetivo es superar esto en media hora?

OK, let’s move on to item four on the agenda which is social media.

Bien, pasemos al punto cuatro de la agenda, que son las redes sociales.

She kept the meeting on track – moving in the right direction.

Mantuvo la reunión encaminada, moviéndose en la dirección correcta.

Which is important because some people go off topic or just talk too long and then someone

Lo cual es importante porque algunas personas se salen del tema o simplemente hablan demasiado y luego alguien

has to shut them up.

tiene que callarlos.

We have lots of informal ways to tell people to be quiet.

Tenemos muchas maneras informales de decirle a la gente que se calle.

Stop talking.

Deja de hablar.

Shhh.

Shhh.

You’re wasting time.

Estás perdiendo el tiempo.

Put a sock in it.

Mete una media en el.

Zip it.

Ciérralo.

But those phrases aren’t very polite.

Pero esas frases no son muy educadas. ¡

You’ll want to be more diplomatic!

Querrás ser más diplomático!

So that’s the campaign we’re planning for Facebook in Spain.

Así que esa es la campaña que estamos planeando para Facebook en España.

Thanks Tom.

gracias tom

Personally speaking I don’t use Facebook much these days but I’m thinking of opening

Personalmente hablando, no uso mucho Facebook en estos días, pero estoy pensando en abrir

an Instagram account.

una cuenta de Instagram. ¿A

Does anyone else like Instagram?

alguien más le gusta Instagram?

Jay, perhaps we can come back to that later if we have time.

Jay, tal vez podamos volver a eso más tarde si tenemos tiempo.

Let’s focus on the Spanish campaign here.

Centrémonos en la campaña española aquí.

(laughing) That was more diplomatic!

(riendo) ¡Eso fue más diplomático!

Yeah.

Sí.

Now, we’ve been looking at what the chairperson needs to say, but really it’s everyone’s

Ahora, hemos estado analizando lo que el presidente debe decir, pero en realidad es responsabilidad de todos

responsibility to keep the meeting on track.

mantener la reunión encaminada.

And in international meetings you often have people with different languages which can

Y en las reuniones internacionales, a menudo hay personas con diferentes idiomas, lo que puede

make that harder.

dificultar las cosas.

There needs to be a lot more checking to make sure everyone is on the same page.

Debe haber muchas más comprobaciones para asegurarse de que todos estén en la misma página. ¿

Does anyone have any questions?

Alguien tiene alguna pregunta? ¿

Did everyone understand that?

Todos entendieron eso?

Raise your hand if you have a question.

Levante la mano si tiene alguna pregunta. ¿

Was that clear, everyone?

Quedó claro para todos?

If you have any questions, you can write them in the chat.

Si tienes alguna duda, puedes escribirla en el chat.

OK, here’s an issue.

Bien, aquí hay un problema.

If you don’t understand something, should you interrupt the meeting and say so?

Si no entiende algo, ¿ debería interrumpir la reunión y decirlo?

Yes, of course.

Sí, claro.

But it could slow the meeting down and you’ll waste time and maybe look like an idiot too.

Pero podría ralentizar la reunión y perderás el tiempo y tal vez también parezcas un idiota.

OK, it depends how important it is.

Vale, depende de lo importante que sea.

When I’m speaking French if I don’t understand, sometimes I say yeah, yeah, and I wait and

Cuando hablo francés, si no entiendo, a veces digo sí, sí, y espero y

hope that someone will say something later and then I’ll understand.

espero que alguien diga algo más tarde y entonces lo entenderé.

I think a lot of people do that, but it can be dangerous because you might miss something

Creo que mucha gente hace eso, pero puede ser peligroso porque te puedes perder algo

important.

importante.

There are times when you really do need to check what someone means.

Hay momentos en los que realmente necesitas comprobar lo que alguien quiere decir.

OK.

DE ACUERDO.

So let’s look at some things we can say if we don’t understand.

Así que veamos algunas cosas que podemos decir si no entendemos.

Sometimes the problem is we just can’t hear something.

A veces el problema es que simplemente no podemos escuchar algo.

I didn’t hear what you said.

No escuché lo que dijiste.

I didn’t catch that.

No entendí eso. ¿

Can you say it again?

Puedes decirlo otra vez? ¿

Sorry?

Lo siento? ¿

What was that?

Qué fue eso?

And sometimes the problem is we don’t understand what someone means.

Y a veces el problema es que no entendemos lo que alguien quiere decir.

I’m not following you.

Yo no te entiendo.

Sorry, I’m not with you.

Lo siento, no estoy contigo.

I don’t understand what you mean.

No entiendo lo que quieres decir.

These sorts of phrases will make people repeat what they said more clearly.

Este tipo de frases harán que las personas repitan lo que dijeron con mayor claridad.

But they’re not always very helpful.

Pero no siempre son muy útiles. ¿

Why not?

Por qué no?

They’re not specific enough.

No son lo suficientemente específicos.

They don’t explain WHAT you don’t understand.

No explican QUÉ no entiendes.

Then let’s look at how you can do that.

Entonces veamos cómo puedes hacer eso.

OK.

DE ACUERDO.

I’m Tom, and I’m based in Almeria in Spain and I’ll be your Spanish point person on

Soy Tom y resido en Almería, España, y seré su persona de contacto en español en

this project.

este proyecto.

So are you saying we can come to you when we have questions about the Spanish market?

Entonces, ¿está diciendo que podemos acudir a usted cuando tengamos preguntas sobre el mercado español?

Yeah Here’s a useful phrase for checking understanding.

Sí Aquí hay una frase útil para comprobar la comprensión.

So we say ‘are you saying’ and then we paraphrase what we think they said, so we

Entonces decimos 'estás diciendo' y luego parafraseamos lo que creemos que dijeron, así que

say it again in different words.

lo decimos nuevamente en diferentes palabras.

Paraphrasing is very helpful.

Parafrasear es muy útil.

Here are two more examples.

Aquí hay dos ejemplos más.

OK, I’m going to show you a tool we use to measure customer satisfaction in Spain.

Bien, les mostraré una herramienta que usamos para medir la satisfacción del cliente en España.

Oh that’s interesting.

Oh eso es interesante. ¿

Are you suggesting we could use it in the UK too?

Estás sugiriendo que también podríamos usarlo en el Reino Unido? ¿

And do you mean you’re going to show it to us now or later?

Y quieres decir que nos lo vas a mostrar ahora o más tarde?

These phrases are more useful for checking if you’ve understood because you can get

Estas frases son más útiles para verificar si entendiste porque puedes ser

specific about what you don’t understand That’s helpful in a meeting, especially

específico sobre lo que no entiendes. Eso es útil en una reunión, especialmente

online where it can be harder to hear.

en línea, donde puede ser más difícil de escuchar.

But there’s something important you need to know about them too.

Pero también hay algo importante que debes saber sobre ellos. ¿

What’s that?

Qué es eso?

Well, these phrases have another use for native speakers.

Bueno, estas frases tienen otro uso para los hablantes nativos. ¿

Really?

En realidad?

Yeah.

Sí.

Sometimes we use them to paraphrase, but sometimes we us them to object or disagree.

A veces los usamos para parafrasear, pero a veces los usamos para objetar o estar en desacuerdo.

I’m going to show you a tool we use to measure customer satisfaction in Spain.

Te voy a mostrar una herramienta que utilizamos para medir la satisfacción del cliente en España. ¿

Do you mean you’re going to show it to us now or later?

Quieres decir que nos lo vas a mostrar ahora o más tarde?

Because I’ve got another meeting starting soon.

Porque tengo otra reunión que comenzará pronto. ¿

Can’t it wait?

No puede esperar?

So be careful.

Así que ten cuidado.

If you hear a native speaker saying these things, they might be objecting or disagreeing.

Si escucha a un hablante nativo decir estas cosas, es posible que se oponga o no esté de acuerdo.

But if you’re in an international meeting it could be different.

Pero si estás en una reunión internacional podría ser diferente.

And they’re really useful phrases for checking you’ve understood.

Y son frases realmente útiles para comprobar que has entendido.

OK, there’s something else that’s important that we need to look at.

Bien, hay algo más que es importante que debemos analizar. ¿

What’s that?

Qué es eso?

The action points.

Los puntos de acción.

Aha.

Ajá.

At the end of meeting someone needs to make sure that everyone knows who is going to do

Al final de la reunión, alguien debe asegurarse de que todos sepan quién hará

what by when.

qué y cuándo.

OK, so we’ve agreed that Tom should go ahead and schedule the campaign.

Bien, hemos acordado que Tom debe seguir adelante y programar la campaña.

Yeah.

Sí.

I’ll do that right away.

Lo haré de inmediato.

And Jay will draw up designs for the Facebook ads by Friday.

Y Jay elaborará diseños para los anuncios de Facebook el viernes. ¿

Jay?

Arrendajo? ¿

Can you confirm that?

Puedes confirmar eso?

Sorry, what?

Lo siento, ¿qué?

You’re going to create drafts of the Facebook ads by Friday.

Vas a crear borradores de los anuncios de Facebook para el viernes.

Oh, oh yeah.

Oh, oh sí.

And there’s one more thing the chairperson has to do.

Y hay una cosa más que el presidente tiene que hacer. ¿

Can you guess?

Puedes adivinar?

It’s close the meeting.

Es cerrar la reunión.

So are we finished then?

Entonces, ¿terminamos entonces?

No hang on.

No, espera. ¿

Does anyone have any final questions?

Alguien tiene alguna pregunta final?

OK, then thank you all for coming, especially you Tom for staying up late to join us.

Bien, entonces gracias a todos por venir, especialmente a ti, Tom, por quedarte despierto hasta tarde para unirte a nosotros.

It was a pleasure.

Fue un placer.

And I’ll see you all next week.

Y los veré a todos la próxima semana.

I’ll send round another meeting invitation.

Enviaré otra invitación para una reunión.

Bye now.

Hasta luego.

Bye everyone.

Chau a todos.

Bye everyone.

Chau a todos.

And it’s time for us to finish now too.

Y es hora de que terminemos ahora también.

We’d like to say a big thank you to Tom and Kathy for helping us make these videos.

Nos gustaría dar las gracias a Tom y Kathy por ayudarnos a hacer estos videos.

Yeah, we’ll put details in the description below so you can follow them too on social

Sí, pondremos detalles en la descripción a continuación para que también puedas seguirlos en las

media too.

redes sociales.

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Bye-bye everyone.

Adiós a todos.

Bye.

Adiós.