English for Online Meetings - Clear Communication

Are you ready for this afternoon’s zoom meeting?

Sei pronto per lo zoom meeting di questo pomeriggio ?

Yeah.

Sì.

I’ve prepared the agenda and scheduled it.

Ho preparato l'agenda e l'ho programmata.

And I prepared the slide decks.

E ho preparato i mazzi di diapositive.

We rehearsed with them together.

Abbiamo provato insieme a loro.

And we created some polls.

E abbiamo creato alcuni sondaggi.

Excellent.

Eccellente.

How many people are coming?

Quante persone stanno arrivando?

Err.

Err.

I don’t know.

Non lo so.

Well, how many replied to the invitation?

Ebbene, quanti hanno risposto all'invito?

I haven’t sent any invitations.

Non ho inviato inviti.

Neither have I. Welcome back to another video on online meetings.

Nemmeno io. Bentornati a un altro video sulle riunioni online.

In our last video we looked at some technical issues you could run into.

Nel nostro ultimo video abbiamo esaminato alcuni problemi tecnici che potresti incontrare.

I’ll put the link here and below so you can check it out if you haven’t seen it

Metterò il link qui e sotto in modo che tu possa verificarlo se non l'hai

yet.

ancora visto.

It has lots of useful phrases for handling technical problems.

Ha un sacco di frasi utili per la gestione dei problemi tecnici.

And in this video, we’re looking at phrases you’ll need to make those online meetings

E in questo video esaminiamo le frasi che ti serviranno per rendere

more effective.

più efficaci le riunioni online.

The chairperson plays an important role in that.

Il presidente gioca un ruolo importante in questo.

Yeah, they’re in charge.

Sì, sono loro a comandare.

OK, everyone’s here.

OK, sono tutti qui.

Let’s start.

Iniziamo.

And the first thing the chairperson will do is remind everyone what the meeting’s about.

E la prima cosa che farà il presidente è ricordare a tutti di cosa tratta la riunione.

They get everyone focused and ‘on the same page’.

Rendono tutti concentrati e "sulla stessa pagina".

If people are on the same page, it means they agree about what they’re trying to achieve.

Se le persone sono sulla stessa pagina, significa che sono d'accordo su ciò che stanno cercando di ottenere.

So the chairperson could say ‘I’ve called this meeting to plan the product launch’.

Quindi il presidente potrebbe dire "Ho convocato questa riunione per pianificare il lancio del prodotto".

Yeah or, ‘Our goal is to agree on the schedule’.

Sì o "Il nostro obiettivo è concordare il programma".

They’re rather like the conductor of an orchestra.

Sono piuttosto come il direttore di un'orchestra.

They keep everyone working together.

Fanno lavorare tutti insieme.

And they call on different people to speak.

E invitano diverse persone a parlare.

So Vicki, what do you think of that idea?

Quindi Vicki, cosa ne pensi di questa idea?

And you know their other important job?

E conosci il loro altro lavoro importante? Che cos'è

What’s that?

?

Time keeping.

Cronometraggio.

By the way, has anyone seen that new sci-fi movie?

A proposito, qualcuno ha visto quel nuovo film di fantascienza?

Can I remind everyone that we’re aiming to get through this in half an hour?

Posso ricordare a tutti che miriamo a farcela in mezz'ora?

OK, let’s move on to item four on the agenda which is social media.

OK, passiamo al punto quattro all'ordine del giorno che sono i social media. Ha

She kept the meeting on track – moving in the right direction.

mantenuto la riunione sulla buona strada, muovendosi nella giusta direzione.

Which is important because some people go off topic or just talk too long and then someone

Il che è importante perché alcune persone vanno fuori tema o semplicemente parlano troppo a lungo e poi qualcuno

has to shut them up.

deve farle tacere.

We have lots of informal ways to tell people to be quiet.

Abbiamo molti modi informali per dire alle persone di stare zitte.

Stop talking.

Smetti di parlare.

Shhh.

Shhh.

You’re wasting time.

Stai perdendo tempo.

Put a sock in it.

Infilaci un calzino.

Zip it.

Comprimilo.

But those phrases aren’t very polite.

Ma quelle frasi non sono molto educate.

You’ll want to be more diplomatic!

Ti consigliamo di essere più diplomatico!

So that’s the campaign we’re planning for Facebook in Spain.

Quindi questa è la campagna che stiamo pianificando per Facebook in Spagna.

Thanks Tom.

Grazie Tom.

Personally speaking I don’t use Facebook much these days but I’m thinking of opening

Personalmente non uso molto Facebook in questi giorni ma sto pensando di aprire

an Instagram account.

un account Instagram. A

Does anyone else like Instagram?

qualcun altro piace Instagram?

Jay, perhaps we can come back to that later if we have time.

Jay, forse possiamo tornarci più tardi, se abbiamo tempo.

Let’s focus on the Spanish campaign here.

Concentriamoci qui sulla campagna spagnola.

(laughing) That was more diplomatic!

(ridendo) Era più diplomatico!

Yeah.

Sì.

Now, we’ve been looking at what the chairperson needs to say, but really it’s everyone’s

Ora, abbiamo esaminato ciò che il presidente deve dire, ma in realtà è responsabilità di tutti

responsibility to keep the meeting on track.

mantenere la riunione in carreggiata.

And in international meetings you often have people with different languages which can

E negli incontri internazionali spesso hai persone con lingue diverse che possono

make that harder.

rendere tutto più difficile.

There needs to be a lot more checking to make sure everyone is on the same page.

Ci devono essere molti più controlli per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.

Does anyone have any questions?

Qualcuno ha domande?

Did everyone understand that?

Lo hanno capito tutti?

Raise your hand if you have a question.

Alzi la mano chi ha una domanda.

Was that clear, everyone?

Era chiaro a tutti?

If you have any questions, you can write them in the chat.

Se hai domande, puoi scriverle nella chat.

OK, here’s an issue.

OK, ecco un problema.

If you don’t understand something, should you interrupt the meeting and say so?

Se non capisci qualcosa, dovresti interrompere la riunione e dirlo?

Yes, of course.

Sì, naturalmente.

But it could slow the meeting down and you’ll waste time and maybe look like an idiot too.

Ma potrebbe rallentare la riunione e perderesti tempo e forse sembreresti anche un idiota.

OK, it depends how important it is.

OK, dipende da quanto è importante.

When I’m speaking French if I don’t understand, sometimes I say yeah, yeah, and I wait and

Quando parlo francese se non capisco, a volte dico sì, sì, e aspetto e

hope that someone will say something later and then I’ll understand.

spero che qualcuno dirà qualcosa più tardi e poi capirò.

I think a lot of people do that, but it can be dangerous because you might miss something

Penso che molte persone lo facciano, ma può essere pericoloso perché potresti perderti qualcosa

important.

di importante.

There are times when you really do need to check what someone means.

Ci sono momenti in cui hai davvero bisogno di controllare cosa intende qualcuno.

OK.

OK.

So let’s look at some things we can say if we don’t understand.

Quindi diamo un'occhiata ad alcune cose che possiamo dire se non capiamo.

Sometimes the problem is we just can’t hear something.

A volte il problema è che non riusciamo proprio a sentire qualcosa.

I didn’t hear what you said.

Non ho sentito quello che hai detto.

I didn’t catch that.

Non l'ho capito.

Can you say it again?

Puoi dirlo di nuovo?

Sorry?

Scusa?

What was that?

Che cos 'era questo?

And sometimes the problem is we don’t understand what someone means.

E a volte il problema è che non capiamo cosa intende qualcuno.

I’m not following you.

Non ti seguo.

Sorry, I’m not with you.

Scusa, non sono con te.

I don’t understand what you mean.

Non capisco cosa intendi.

These sorts of phrases will make people repeat what they said more clearly.

Questo tipo di frasi farà sì che le persone ripetano ciò che hanno detto in modo più chiaro.

But they’re not always very helpful.

Ma non sono sempre molto utili.

Why not?

Perché no?

They’re not specific enough.

Non sono abbastanza specifici.

They don’t explain WHAT you don’t understand.

Non spiegano COSA non capisci.

Then let’s look at how you can do that.

Quindi diamo un'occhiata a come puoi farlo.

OK.

OK.

I’m Tom, and I’m based in Almeria in Spain and I’ll be your Spanish point person on

Sono Tom, vivo ad Almeria in Spagna e sarò la tua persona spagnola di riferimento per

this project.

questo progetto.

So are you saying we can come to you when we have questions about the Spanish market?

Quindi stai dicendo che possiamo venire da te quando abbiamo domande sul mercato spagnolo?

Yeah Here’s a useful phrase for checking understanding.

Sì Ecco una frase utile per verificare la comprensione.

So we say ‘are you saying’ and then we paraphrase what we think they said, so we

Quindi diciamo "stai dicendo" e poi parafrasiamo ciò che pensiamo abbiano detto, quindi

say it again in different words.

lo diciamo di nuovo con parole diverse. La

Paraphrasing is very helpful.

parafrasi è molto utile.

Here are two more examples.

Ecco altri due esempi.

OK, I’m going to show you a tool we use to measure customer satisfaction in Spain.

OK, ti mostrerò uno strumento che utilizziamo per misurare la soddisfazione dei clienti in Spagna.

Oh that’s interesting.

Oh, questo è interessante.

Are you suggesting we could use it in the UK too?

Stai suggerendo che potremmo usarlo anche nel Regno Unito?

And do you mean you’re going to show it to us now or later?

E vuoi dire che ce lo mostrerai ora o più tardi?

These phrases are more useful for checking if you’ve understood because you can get

Queste frasi sono più utili per verificare se hai capito perché puoi essere

specific about what you don’t understand That’s helpful in a meeting, especially

specifico su ciò che non capisci Questo è utile in una riunione, specialmente

online where it can be harder to hear.

online dove può essere più difficile da ascoltare.

But there’s something important you need to know about them too.

Ma c'è qualcosa di importante che devi sapere anche su di loro. Che cos'è

What’s that?

?

Well, these phrases have another use for native speakers.

Bene, queste frasi hanno un altro uso per i madrelingua.

Really?

Veramente?

Yeah.

Sì.

Sometimes we use them to paraphrase, but sometimes we us them to object or disagree.

A volte li usiamo per parafrasare, ma a volte li usiamo per obiettare o dissentire.

I’m going to show you a tool we use to measure customer satisfaction in Spain.

Ti mostrerò uno strumento che utilizziamo per misurare la soddisfazione dei clienti in Spagna.

Do you mean you’re going to show it to us now or later?

Vuoi dire che ce lo mostrerai ora o più tardi?

Because I’ve got another meeting starting soon.

Perché ho un altro incontro che inizierà presto.

Can’t it wait?

Non può aspettare?

So be careful.

Perciò stai attento.

If you hear a native speaker saying these things, they might be objecting or disagreeing.

Se senti un madrelingua dire queste cose, potrebbe obiettare o non essere d'accordo.

But if you’re in an international meeting it could be different.

Ma se sei in un meeting internazionale potrebbe essere diverso.

And they’re really useful phrases for checking you’ve understood.

E sono frasi davvero utili per verificare di aver capito.

OK, there’s something else that’s important that we need to look at.

OK, c'è qualcos'altro che è importante che dobbiamo guardare. Che cos'è

What’s that?

?

The action points.

I punti di azione.

Aha.

Ah.

At the end of meeting someone needs to make sure that everyone knows who is going to do

Alla fine dell'incontro qualcuno deve assicurarsi che tutti sappiano chi farà

what by when.

cosa entro quando.

OK, so we’ve agreed that Tom should go ahead and schedule the campaign.

OK, quindi abbiamo concordato che Tom dovrebbe andare avanti e programmare la campagna.

Yeah.

Sì.

I’ll do that right away.

Lo farò subito.

And Jay will draw up designs for the Facebook ads by Friday.

E Jay disegnerà i design per gli annunci di Facebook entro venerdì.

Jay?

Jay?

Can you confirm that?

Puoi confermarlo?

Sorry, what?

Mi dispiace che cosa?

You’re going to create drafts of the Facebook ads by Friday.

Creerai le bozze degli annunci di Facebook entro venerdì.

Oh, oh yeah.

Oh, oh sì.

And there’s one more thing the chairperson has to do.

E c'è un'altra cosa che il presidente deve fare.

Can you guess?

Puoi indovinare?

It’s close the meeting.

È chiuso l'incontro.

So are we finished then?

Allora abbiamo finito?

No hang on.

No aspetta.

Does anyone have any final questions?

Qualcuno ha domande finali?

OK, then thank you all for coming, especially you Tom for staying up late to join us.

OK, allora grazie a tutti per essere venuti, specialmente tu Tom per essere rimasto alzato fino a tardi per unirti a noi.

It was a pleasure.

È stato un piacere.

And I’ll see you all next week.

E ci vediamo tutta la prossima settimana.

I’ll send round another meeting invitation.

Manderò in giro un altro invito a una riunione.

Bye now.

Ciao, per ora.

Bye everyone.

Ciao a tutti.

Bye everyone.

Ciao a tutti.

And it’s time for us to finish now too.

Ed è ora che anche noi finiamo.

We’d like to say a big thank you to Tom and Kathy for helping us make these videos.

Vorremmo ringraziare di cuore Tom e Kathy per averci aiutato a realizzare questi video.

Yeah, we’ll put details in the description below so you can follow them too on social

Sì, inseriremo i dettagli nella descrizione qui sotto in modo che tu possa seguirli anche sui social

media too.

media.

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Bye-bye everyone.

Ciao a tutti.

Bye.

Ciao.