English for Online Meetings - Handling Technology

There’s something you probably don’t know  about Jay. He has another job providing  

Hay algo que probablemente no sepas sobre Jay. Tiene otro trabajo brindando

technical support for online meetings.  So how many meetings have you worked on? 

soporte técnico para reuniones en línea. Entonces, ¿en cuántas reuniones has trabajado?

Thousands. And what’s it like? 

Miles. ¿ Y cómo es?

Well, you know, I used to produce  television news programs and it’s  

Bueno, ya sabes, yo solía producir programas de noticias de televisión y es

similar. They’re live so lots of things can  go wrong. But that also makes them exciting. 

similar. Están en vivo, por lo que muchas cosas pueden salir mal. Pero eso también los hace emocionantes.

He likes the adrenaline rush. Adrenaline is that  substance our body’s produce when we’re excited. 

Le gusta la adrenalina. La adrenalina es esa sustancia que produce nuestro cuerpo cuando estamos excitados. ¿

Have you ever seen anything go  wrong in an on-line meeting? 

Alguna vez ha visto algo salir mal en una reunión en línea? ¡

Lots of times! But I can usually fix it.  And because of the pandemic, most people are  

Muchas veces! Pero normalmente puedo arreglarlo. Y debido a la pandemia, la mayoría de las personas están

familiar with the technology these days. So we know which buttons to press, now. 

familiarizadas con la tecnología en estos días. Entonces sabemos qué botones presionar, ahora.

Well, I wouldn’t say that, but  I can explain if you need help. 

Bueno, no diría eso, pero puedo explicártelo si necesitas ayuda.

OK, everyone’s here. Let’s start. Vicki, can  you turn your camera on so we can see you? 

Bien, todos están aquí. Empecemos. Vicki, ¿ puedes encender tu cámara para que podamos verte?

Oh, sorry. Hi everyone. Great. I’d like to begin by  

Oh, lo siento. Hola a todos. Excelente. Me gustaría comenzar dando la

welcoming a new member of the team. Tom,  would you like to introduce yourself? 

bienvenida a un nuevo miembro del equipo. Tom, ¿ te gustaría presentarte?

We can’t hear you, Tom. Can you unmute yourself? Sorry about that. Hi everyone. I’m Tom,  

No podemos oírte, Tom. ¿Puedes dejar de silenciarte a ti mismo? Lo lamento. Hola a todos. Soy Tom,

and I’m based in Almeria in Spain and I’ll be  your Spanish point person in on this project. 

vivo en Almería, España y seré tu persona de contacto en español en este proyecto.

Muting is when you turn off the sound  and unmuting is when you turn it on. 

Silenciar es cuando apagas el sonido y reactivar el sonido cuando lo enciendes.

They’re both common problems. Hosts can  mute people, but they can’t unmute them. 

Ambos son problemas comunes. Los anfitriones pueden silenciar a las personas, pero no pueden reactivarlas.

So we have to do that ourselves. Yeah. And hosts are the people  

Así que tenemos que hacerlo nosotros mismos. Sí. Y los anfitriones son las personas

who run the meeting. Are they the chairperson? 

que dirigen la reunión. ¿ Son el presidente?

They could be, but in large meetings, it’s  often someone else. The host handles the  

Podrían serlo, pero en reuniones grandes, a menudo es otra persona. El anfitrión maneja el

technical side of things and the chairperson  handles the discussion and interaction. 

aspecto técnico de las cosas y el presidente maneja la discusión y la interacción.

So it’s the host that can press  the button to turn off our mikes? 

Entonces, ¿es el anfitrión el que puede presionar el botón para apagar nuestros micrófonos?

Yeah, but in large meetings muting can take  time so you need to know how to mute yourself. 

Sí, pero en reuniones grandes, el silenciamiento puede llevar tiempo, por lo que debe saber cómo silenciarlo usted mismo.

In Spain we have another way of measuring  customer satisfaction where we use an  

En España tenemos otra forma de medir la satisfacción del cliente en la que utilizamos una

online tool to conduct polls. Is that a dog? 

herramienta en línea para realizar encuestas. ¿ Es eso un perro?

Sorry Tom, we’re having trouble hearing  you. Everyone, if you’re not speaking,  

Lo siento Tom, tenemos problemas para escucharte. Todos, si no están hablando, ¿

can you put yourself on mute? Where’s the mute button? 

pueden ponerse en silencio? ¿ Dónde está el botón de silencio?

It’s at the bottom left of your screen. I  think it’s stopped. Tom, please go ahead. 

Está en la parte inferior izquierda de tu pantalla. Creo que está parado. Toma, por favor, adelante.

OK, I’m going to show you a tool we use  to measure customer satisfaction in Spain. 

Bien, les mostraré una herramienta que usamos para medir la satisfacción del cliente en España.

So Kathy told you what to do there. Yeah. Here’s another instruction  

Así que Kathy te dijo qué hacer allí. Sí. Aquí hay otra instrucción   que

you might need to give. The project’s a little behind  

podría necesitar dar. El proyecto está un poco

schedule but we should be able to catch up. You’re very quiet. Can you adjust your mike? 

[ __ ], pero deberíamos poder ponernos al día. Eres muy callado. ¿Puedes ajustar tu micrófono? ¿

Adjust my mike? Yeah, move it closer to your mouth. 

Ajustar mi micrófono? Sí, muévelo más cerca de tu boca. ¡Lo

Sorry about that! You should really check your mike  

lamento! Realmente deberías revisar tu micrófono

before you join a meeting. And another thing  of course - you can’t talk over other people. 

antes de unirte a una reunión. Y otra cosa, por supuesto: no puedes hablar por encima de otras personas.

So that’s how we do it. Tom, I have a question. 

Así es como lo hacemos. Tom, tengo una pregunta. ¿

Can you explain that again? Could you speak one at a time, please? 

Puedes explicar eso de nuevo? ¿ Podría hablar uno a la vez, por favor?

I think that sounds... I don’t understand how that works… 

Creo que suena... No entiendo cómo funciona eso...

That’s great Tom but … Can you explain again? 

Eso es genial, Tom, pero... ¿ Puedes explicarlo de nuevo?

One at a time means first  one person and then another. 

Uno a la vez significa primero una persona y luego otra.

You can’t overlap. Now that’s microphones, but what about cameras? 

No puedes superponerte. Ahora eso es micrófonos, pero ¿qué pasa con las cámaras?

Well, you’ve got to remember  to turn them on of course. 

Bueno, tienes que recordar activarlos, por supuesto.

Vicki, your camera’s not on. Oh sorry. 

Vicki, tu cámara no está encendida. Oh, lo siento.

With most meetings you can check that your  camera is on and how you look before you join. 

Con la mayoría de las reuniones, puede verificar que su cámara esté encendida y cómo se ve antes de unirse.

Jay, your camera’s off. Oh sorry. Can everyone see me now? 

Jay, tu cámara está apagada. Oh, lo siento. ¿Pueden todos verme ahora?

Now what else can go wrong with cameras? Well, lighting is a common issue.  

Ahora, ¿qué más puede salir mal con las cámaras? Bueno, la iluminación es un problema común.

Sometimes people sit with a window or light  behind them and then they’re dark and we  

A veces, las personas se sientan con una ventana o una luz detrás de ellas y luego están a oscuras y

can’t see their face. How can we fix that? 

no podemos verles la cara. ¿ Cómo podemos arreglar eso?

Put lights in front of you and close the  drapes or the shades on the windows behind you. 

Pon luces frente a ti y cierra las cortinas o las persianas de las ventanas detrás de ti. ¿

Can you use any lights? Like desk lights? They could work. You want to light up your face. 

Puedes usar alguna luz? ¿Te gustan las luces de escritorio? Podrían trabajar. Quieres iluminar tu rostro.

Now I like looking at people’s backgrounds. It’s  sometimes interesting to see inside their homes. 

Ahora me gusta mirar los antecedentes de las personas. A veces es interesante ver el interior de sus casas.

Which means you need to think about  what’s showing in the background. 

Lo que significa que debes pensar en lo que se muestra en segundo plano.

If you want to look professional,  don’t take the call in the toilet. 

Si quieres lucir profesional, no respondas la llamada en el baño.

Hi everyone. Sorry I’m late 

Hola a todos. Lo siento, llegué tarde.

Some people use virtual  backgrounds or background effects. 

Algunas personas usan fondos virtuales o efectos de fondo. ¡

I hate them! When you move half your head  disappears. I think they’re very distracting. 

Los odio! Cuando te mueves, la mitad de tu cabeza desaparece. Creo que distraen mucho.

Yeah, but sometimes companies require them.  They have backgrounds with their logos on them  

Sí, pero a veces las empresas los requieren. Tienen fondos con sus logotipos

and I think a lot of people are used to that now. OK, what else should and shouldn’t we do  

y creo que mucha gente está acostumbrada a eso ahora. Bien, ¿qué más debemos y no debemos hacer

in on-line meetings? Hmm,  

en las reuniones en línea? Hmm,

well, it’s all about good communication really. OK, let’s have a poll now. Jay? ... Jay, can you  

bueno, realmente se trata de una buena comunicación. Bien, hagamos una encuesta ahora. ¿Arrendajo? ... Jay, ¿puedes

bring up the poll? … Jay, can you hear me? Yeah, I’m just searching for it.

mencionar la encuesta? … Jay, ¿puedes oírme? Sí, solo lo estoy buscando.

You see that’s no good. Things can take  more time online and if there’s a delay,  

Ves que eso no es bueno. Las cosas pueden tomar más tiempo en línea y, si hay un retraso,

you need to explain what’s  happening and what you’re doing. 

debe explicar qué está sucediendo y qué está haciendo.

I’m pulling up a poll now. It  might take a few seconds to load. 

Estoy sacando una encuesta ahora. Es posible que tarde unos segundos en cargarse.

The file’s uploading now but  it’s taking a little time. 

El archivo se está subiendo ahora, pero está tardando un poco.

The internet is slow today. I’m afraid my connection isn’t very good. 

Internet es lento hoy. Me temo que mi conexión no es muy buena.

And of course, if you don’t know how to do  something, sometimes you’ll need to ask. 

Y, por supuesto, si no sabes cómo hacer algo, a veces tendrás que preguntar. ¿

Where’s the mute button? How can I share my screen? 

Dónde está el botón de silencio? ¿ Cómo puedo compartir mi pantalla?

I don’t know how to stop sharing. How do I upload a file? 

No sé cómo dejar de compartir. ¿ Cómo subo un archivo? ¿

How can I change my screen name? Bad connections are another problem.  

Cómo puedo cambiar mi nombre de pantalla? Las malas conexiones son otro problema.

Sometimes people freeze or disappear. 

A veces las personas se congelan o desaparecen.

So, Vicki, what do you think of that idea? Oh, I have a lot of thoughts. For one thing …. 

Entonces, Vicki, ¿qué piensas de esa idea? Oh, tengo muchos pensamientos. Por una cosa ….

Ah, I think Vicki is frozen…  And now she’s disappeared. 

Ah, creo que Vicki está congelada... Y ahora está desaparecida.

We have some different words for  that. You can get disconnected. 

Tenemos algunas palabras diferentes para eso. Puedes desconectarte.

And more informally we say you get kicked  out of a meeting or you’re booted out. 

Y de manera más informal, decimos que lo expulsan de una reunión o lo expulsan.

And remember, people have different internet  speeds, so you need to keep checking that  

Y recuerda, las personas tienen diferentes velocidades de Internet, por lo que debes seguir verificando que

everyone’s seeing and hearing the same things. OK, I’m sharing my screen. Can you see it? 

todos vean y escuchen las mismas cosas. OK, estoy compartiendo mi pantalla. ¿Puedes verlo?

Can everyone hear me, OK? I uploaded a file. Tell  

Todos pueden oírme, ¿de acuerdo? Subí un archivo.

me in the chat if you can see it. And just generally, there needs to  

Dime en el chat si puedes verlo. Y, en general, debe

be a lot more checking in online meetings. Your communication has to be extra clear. 

haber muchas más comprobaciones en las reuniones en línea. Tu comunicación tiene que ser extra clara.

And that’s what we’ll look at in our next video –  how to be crystal clear in English zoom meetings. 

Y eso es lo que veremos en nuestro próximo video: cómo ser muy claro en las reuniones de zoom en inglés.

So, make sure you’ve subscribed to  our channel so you don’t miss it. 

Por lo tanto, asegúrese de estar suscrito a nuestro canal para no perdérselo.

And if you’ve enjoyed this video,  why not share it with a friend? 

Y si disfrutaste este video, ¿ por qué no lo compartes con un amigo?

We’d like to say a big thank you to  Kathy and Tom for helping us make this. 

Nos gustaría dar las gracias a Kathy y Tom por ayudarnos a hacer esto.

I’ll put their details below  so you can follow them as well. 

Pondré sus detalles a continuación para que también puedas seguirlos.

And see you next time everyone. 

Y hasta la próxima a todos.

Bye everyone. Bye-bye.

Chau a todos. Adiós.