Learn English - How to write a PROFESSIONAL email in English

Let's go on to question number three; let me  kindly request how to write a professional email?  

Hãy tiếp tục với câu hỏi số ba; cho tôi xin hỏi cách viết email chuyên nghiệp?

So, I’m going to give you a quick short  tutorial how to write a professional email.  

Vì vậy, tôi sẽ hướng dẫn ngắn gọn cho bạn cách viết một email chuyên nghiệp.

So, you need a few things first. You need your  introduction. So, we would say something like,  

Vì vậy, bạn cần một vài điều đầu tiên. Bạn cần phần giới thiệu của mình. Vì vậy, chúng tôi sẽ nói điều gì đó như,

hello Mr. or Mrs. something right. What's their  name? Good morning / good afternoon / good evening  

xin chào ông hoặc bà. Tên của họ là gì? Chào buổi sáng / chào buổi chiều / chào buổi tối

and so on. Then you have the body of your email.  So first, you should state your purpose. Why are  

, v.v. Sau đó, bạn có nội dung email của mình. Vì vậy, trước tiên, bạn nên nêu rõ mục đích của mình. Tại sao

you writing the email? Let the person know right  away what you are writing them about. And if it is  

bạn viết email? Hãy cho người đó biết ngay bạn đang viết về chủ đề gì. Và nếu đây

your first-time writing, you can state your name  right. I am such and such. Then your purpose.  

là lần đầu tiên bạn viết, bạn có thể nói đúng tên của mình. Tôi là như vậy và như vậy. Sau đó, mục đích của bạn.

So, for the body, for the whole email we want  to use professional formal academic language.  

Vì vậy, đối với phần nội dung, đối với toàn bộ email, chúng tôi muốn sử dụng ngôn ngữ học thuật trang trọng, chuyên nghiệp.

So, this means don't use slang or something called  colloquialisms, which is also similar to slang.  

Vì vậy, điều này có nghĩa là không sử dụng tiếng lóng hay thứ gọi là từ thông tục, cũng tương tự như tiếng lóng.

So, we want to use professional, formal language,  no slang and also academic language. So,  

Vì vậy, chúng tôi muốn sử dụng ngôn ngữ trang trọng, chuyên nghiệp, không sử dụng tiếng lóng và cả ngôn ngữ học thuật. Vì vậy,

in a professional email we'll use some higher  vocabulary. If you need help with this, to develop  

trong một email chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ sử dụng một số từ vựng cao hơn. Nếu bạn cần trợ giúp về vấn đề này, để phát

your vocabulary, you can use a thesaurus. So,  this is like a dictionary that has synonyms in it,  

triển  vốn từ vựng của mình, bạn có thể sử dụng từ điển đồng nghĩa. Vì vậy, đây giống như một cuốn từ điển có các từ đồng nghĩa trong đó,

which are words that mean the same thing. Right  synonyms, like big and large are synonyms.  

là những từ có nghĩa giống nhau. Các từ đồng nghĩa phải, như to và lớn là từ đồng nghĩa.

So, you can use a thesaurus to help you if you  want to make your language a little bit better.  

Vì vậy, bạn có thể sử dụng từ điển đồng nghĩa nếu muốn cải thiện ngôn ngữ của mình tốt hơn một chút.

If you are asking a question, use high  politeness modal verbs like would,  

Nếu bạn đang đặt một câu hỏi, hãy sử dụng các động từ tình thái có tính lịch sự cao như sẽ,

could, and may. So that's  something we talked about  

có thể và có thể. Vì vậy, đó là điều mà chúng ta đã nói đến

in a previous live stream. I think in our  last Q & A about the formality of these words.  

trong một luồng trực tiếp trước đó. Tôi nghĩ trong phần Hỏi & Đáp cuối cùng của chúng ta về hình thức của những từ này.

And after your body you, need a closing. Where  you should thank the person. Thank you for your  

Và sau cơ thể của bạn, bạn cần phải đóng cửa. Bạn nên cảm ơn người đó ở đâu. Cảm ơn bạn đã dành

time and have a great day / have a great evening  / have a great weekend and so on. So, let's take  

thời gian   và chúc một ngày tốt lành / chúc một buổi tối tuyệt vời / chúc cuối tuần vui vẻ, v.v. Vì vậy, chúng ta hãy

a look at an example. So, in this example,  I am writing to someone to apply for a job.  

xem xét một ví dụ. Vì vậy, trong ví dụ này, tôi đang viết thư cho ai đó để xin việc.

“Good morning Mrs. Connell.” Okay so there's  my polite formal introduction, “good morning  

“Chào buổi sáng bà Connell.” Được rồi, vậy là  phần giới thiệu trang trọng lịch sự của tôi, “chào buổi sáng

Mrs. Connell. So, in a professional email, if we  do not know the person, we do not want to call  

Bà Connell. Vì vậy, trong một email chuyên nghiệp, nếu chúng tôi không biết người đó, chúng tôi không muốn gọi

them by their first name in our first email to  them. Okay, we want to be respectful and polite.  

họ bằng tên trong email đầu tiên của chúng tôi gửi cho họ. Được rồi, chúng tôi muốn được tôn trọng và lịch sự.

Okay, let's take a look at the  body. “My name is Sarah Rodriguez.  

Được rồi, hãy xem xét cơ thể. “Tên tôi là Sarah Rodriguez.

I’m writing you to inquire about the academic  coordinator position that you posted on LinkedIn.  

Tôi viết thư này để hỏi về vị trí điều phối viên học thuật mà bạn đã đăng trên LinkedIn.

I have attached my cover letter and resume for  your consideration. Please let me know if you  

Tôi đã đính kèm thư xin việc và sơ yếu lý lịch để bạn xem xét. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn

have any questions regarding my application.”  Okay, so what do we see here? This is my first  

có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến đơn đăng ký của tôi.” Được rồi, vậy chúng ta thấy gì ở đây? Đây là lần đầu tiên tôi

time writing to Mrs. Connell so, my name is… and  then my purpose, why, why am I writing this email?  

viết thư cho bà Connell, vì vậy, tên tôi là… và sau đó là mục đích của tôi, tại sao, tại sao tôi lại viết email này?

And remember we want to use a little bit higher  vocabulary. So here we have the word “inquire.”  

Và hãy nhớ rằng chúng tôi muốn sử dụng từ vựng cao hơn một chút . Vì vậy, ở đây chúng ta có từ “tìm hiểu”.

So, this means “ask” and I could say “I’m writing  to ask about,” but I looked in my thesaurus.  

Vì vậy, từ này có nghĩa là "hỏi" và tôi có thể nói "Tôi đang viết để hỏi về", nhưng tôi đã tra cứu từ điển đồng nghĩa của mình.

“Ask” oh different words that mean “I’ll ask  question,” oh “inquire.” Oh that's a good one “to  

“Hỏi” ồ các từ khác nhau có nghĩa là “Tôi sẽ hỏi câu hỏi,” ồ “hỏi thăm”. Ồ, đó là một cách tốt để "

inquire.” Often if we are submitting documents to  someone we say it in the email, “I have attached.”  

hỏi thăm." Thông thường, nếu chúng tôi đang gửi tài liệu cho ai đó, chúng tôi sẽ nói điều đó trong email, "Tôi đã đính kèm."

Right attach is the word we use when we add  a document to an email. “I have attached,”  

Đính kèm bên phải là từ chúng tôi sử dụng khi thêm tài liệu vào email. “Tôi đã đính kèm,”

just to let the person know. Maybe they don't  see it, you want to make it clear. And then,  

chỉ để cho người đó biết. Có thể họ không thấy, bạn muốn nói rõ. Và sau đó,

just a polite sign off of the body. “Please  let me know if you have any questions.”  

chỉ là một dấu hiệu lịch sự của cơ thể. "Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào."

Then our polite closer, “thank you for your time  and consideration.” And sign off your name. So,  

Sau đó, chúng tôi lịch sự tiến lại gần hơn, "cảm ơn bạn đã dành thời gian và quan tâm." Và ký tắt tên của bạn. Vì vậy,

this is a simple structure for a  professional email. Remember to use  

đây là một cấu trúc đơn giản cho một email chuyên nghiệp. Hãy nhớ sử dụng

academic language. You can use a thesaurus  if you need to and be very polite.

ngôn ngữ học thuật. Bạn có thể sử dụng từ điển đồng nghĩa nếu cần và phải thật lịch sự.