Learn English - How to write a PROFESSIONAL email in English

Let's go on to question number three; let me  kindly request how to write a professional email?  

Passiamo alla domanda numero tre; mi permetta di chiedere gentilmente come scrivere un'e-mail professionale?

So, I’m going to give you a quick short  tutorial how to write a professional email.  

Quindi, ti fornirò un breve breve tutorial su come scrivere un'email professionale.

So, you need a few things first. You need your  introduction. So, we would say something like,  

Quindi, hai bisogno di alcune cose prima. Hai bisogno della tua presentazione. Quindi, diremmo qualcosa del tipo

hello Mr. or Mrs. something right. What's their  name? Good morning / good afternoon / good evening  

ciao signore o signora qualcosa di giusto. Come si chiamano? Buongiorno / buon pomeriggio / buonasera

and so on. Then you have the body of your email.  So first, you should state your purpose. Why are  

e così via. Quindi hai il corpo della tua email. Quindi, per prima cosa, dovresti dichiarare il tuo scopo. Perché

you writing the email? Let the person know right  away what you are writing them about. And if it is  

stai scrivendo l'email? Fai sapere subito alla persona di cosa le stai scrivendo. E se è

your first-time writing, you can state your name  right. I am such and such. Then your purpose.  

la prima volta che scrivi, puoi indicare il tuo nome giusto. Sono così e così. Allora il tuo scopo.

So, for the body, for the whole email we want  to use professional formal academic language.  

Quindi, per il corpo, per l'intera email vogliamo usare un linguaggio accademico formale e professionale.

So, this means don't use slang or something called  colloquialisms, which is also similar to slang.  

Quindi, questo significa che non usare lo slang o qualcosa chiamato colloquialismi, anch'esso simile allo slang.

So, we want to use professional, formal language,  no slang and also academic language. So,  

Quindi, vogliamo usare un linguaggio professionale, formale, niente slang e anche un linguaggio accademico. Pertanto,

in a professional email we'll use some higher  vocabulary. If you need help with this, to develop  

in un'email professionale utilizzeremo un vocabolario più elevato . Se hai bisogno di aiuto, per sviluppare

your vocabulary, you can use a thesaurus. So,  this is like a dictionary that has synonyms in it,  

il tuo vocabolario, puoi utilizzare un thesaurus. Quindi, questo è come un dizionario che contiene sinonimi,

which are words that mean the same thing. Right  synonyms, like big and large are synonyms.  

che sono parole che significano la stessa cosa. Sinonimi corretti, come big e large sono sinonimi.

So, you can use a thesaurus to help you if you  want to make your language a little bit better.  

Quindi, puoi utilizzare un thesaurus per aiutarti se vuoi migliorare un po' la tua lingua.

If you are asking a question, use high  politeness modal verbs like would,  

Se stai facendo una domanda, usa verbi modali di alta cortesia come would, could

could, and may. So that's  something we talked about  

e may. Quindi è qualcosa di cui abbiamo parlato

in a previous live stream. I think in our  last Q & A about the formality of these words.  

in un precedente live streaming. Penso nella nostra ultima domanda e risposta sulla formalità di queste parole.

And after your body you, need a closing. Where  you should thank the person. Thank you for your  

E dopo il tuo corpo tu, hai bisogno di una chiusura. Dove dovresti ringraziare la persona. Grazie per il tuo

time and have a great day / have a great evening  / have a great weekend and so on. So, let's take  

tempo e buona giornata/buona serata /buon fine settimana e così via. Quindi, diamo

a look at an example. So, in this example,  I am writing to someone to apply for a job.  

un'occhiata a un esempio. Quindi, in questo esempio, sto scrivendo a qualcuno per fare domanda per un lavoro.

“Good morning Mrs. Connell.” Okay so there's  my polite formal introduction, “good morning  

"Buongiorno signora Connell." Ok, quindi c'è la mia cortese presentazione formale, "buongiorno

Mrs. Connell. So, in a professional email, if we  do not know the person, we do not want to call  

signora Connell. Quindi, in un'e-mail professionale, se non conosciamo la persona, non vogliamo chiamarla

them by their first name in our first email to  them. Okay, we want to be respectful and polite.  

per nome nella nostra prima e-mail . Ok, vogliamo essere rispettosi ed educati.

Okay, let's take a look at the  body. “My name is Sarah Rodriguez.  

Ok, diamo un'occhiata al corpo. “Mi chiamo Sarah Rodríguez.

I’m writing you to inquire about the academic  coordinator position that you posted on LinkedIn.  

Ti scrivo per chiedere informazioni sulla posizione di coordinatore accademico che hai pubblicato su LinkedIn.

I have attached my cover letter and resume for  your consideration. Please let me know if you  

Ho allegato la mia lettera di presentazione e il curriculum per la tua considerazione. Per favore fatemi sapere se

have any questions regarding my application.”  Okay, so what do we see here? This is my first  

avete  domande riguardanti la mia domanda." Ok, quindi cosa vediamo qui? Questa è la  prima

time writing to Mrs. Connell so, my name is… and  then my purpose, why, why am I writing this email?  

volta che scrivo alla signora Connell, quindi mi chiamo... e quindi il mio scopo, perché, perché sto scrivendo questa email?

And remember we want to use a little bit higher  vocabulary. So here we have the word “inquire.”  

E ricorda che vogliamo usare un vocabolario un po' più elevato . Quindi qui abbiamo la parola "informarsi".

So, this means “ask” and I could say “I’m writing  to ask about,” but I looked in my thesaurus.  

Quindi, questo significa "chiedi" e potrei dire "Sto scrivendo per chiedere informazioni", ma ho guardato nel mio thesaurus.

“Ask” oh different words that mean “I’ll ask  question,” oh “inquire.” Oh that's a good one “to  

"Chiedi" oh parole diverse che significano "farò una domanda", oh "chiedi". Oh, questa è una buona frase per "

inquire.” Often if we are submitting documents to  someone we say it in the email, “I have attached.”  

informarsi". Spesso, se inviamo documenti a qualcuno, lo diciamo nell'email "Ho allegato". L'

Right attach is the word we use when we add  a document to an email. “I have attached,”  

allegato destro è la parola che usiamo quando aggiungiamo un documento a un'email. "Ho allegato"

just to let the person know. Maybe they don't  see it, you want to make it clear. And then,  

solo per far sapere alla persona. Forse non lo vedono, vuoi che sia chiaro. E poi,

just a polite sign off of the body. “Please  let me know if you have any questions.”  

solo un educato saluto del corpo. "Per favore fatemi sapere se avete domande."

Then our polite closer, “thank you for your time  and consideration.” And sign off your name. So,  

Quindi il nostro educato più vicino, "grazie per il tuo tempo e la tua considerazione". E firma il tuo nome. Quindi,

this is a simple structure for a  professional email. Remember to use  

questa è una struttura semplice per un'email professionale. Ricorda di usare   un

academic language. You can use a thesaurus  if you need to and be very polite.

linguaggio accademico. Puoi utilizzare un thesaurus se necessario ed essere molto educato.