Learn English - How to write a PROFESSIONAL email in English

Let's go on to question number three; let me  kindly request how to write a professional email?  

Passons à la question numéro trois; permettez-moi de demander comment rédiger un e-mail professionnel ?

So, I’m going to give you a quick short  tutorial how to write a professional email.  

Je vais donc vous donner un petit tutoriel sur la rédaction d'un e-mail professionnel.

So, you need a few things first. You need your  introduction. So, we would say something like,  

Donc, vous avez besoin de quelques choses d'abord. Vous avez besoin de votre présentation. Donc, nous dirions quelque chose comme,

hello Mr. or Mrs. something right. What's their  name? Good morning / good afternoon / good evening  

bonjour M. ou Mme quelque chose de bien. Quel est leur nom? Bonjour/Bon après-midi/Bonsoir

and so on. Then you have the body of your email.  So first, you should state your purpose. Why are  

et ainsi de suite. Ensuite, vous avez le corps de votre e-mail. Donc, d'abord, vous devez indiquer votre objectif. Pourquoi

you writing the email? Let the person know right  away what you are writing them about. And if it is  

écrivez-vous l'e-mail ? Faites savoir immédiatement à la personne sur quoi vous lui écrivez. Et s'il s'agit de

your first-time writing, you can state your name  right. I am such and such. Then your purpose.  

votre première écriture, vous pouvez prononcer votre nom correctement. Je suis tel et tel. Ensuite, votre objectif.

So, for the body, for the whole email we want  to use professional formal academic language.  

Donc, pour le corps, pour l'ensemble de l'e-mail, nous voulons utiliser un langage académique formel professionnel.

So, this means don't use slang or something called  colloquialisms, which is also similar to slang.  

Donc, cela signifie ne pas utiliser d'argot ou quelque chose appelé des expressions familières, qui est également similaire à l'argot.

So, we want to use professional, formal language,  no slang and also academic language. So,  

Donc, nous voulons utiliser un langage professionnel et formel, pas d'argot et aussi un langage académique. Ainsi,

in a professional email we'll use some higher  vocabulary. If you need help with this, to develop  

dans un e-mail professionnel, nous utiliserons un vocabulaire plus avancé. Si vous avez besoin d'aide pour développer

your vocabulary, you can use a thesaurus. So,  this is like a dictionary that has synonyms in it,  

votre vocabulaire, vous pouvez utiliser un thésaurus. Donc , c'est comme un dictionnaire qui contient des synonymes,

which are words that mean the same thing. Right  synonyms, like big and large are synonyms.  

qui sont des mots qui signifient la même chose. Les bons synonymes, comme grand et grand, sont synonymes.

So, you can use a thesaurus to help you if you  want to make your language a little bit better.  

Vous pouvez donc utiliser un thésaurus pour vous aider si vous souhaitez améliorer un peu votre langue.

If you are asking a question, use high  politeness modal verbs like would,  

Si vous posez une question, utilisez des verbes modaux très polis comme would,

could, and may. So that's  something we talked about  

could et may. C'est donc quelque chose dont nous avons parlé

in a previous live stream. I think in our  last Q & A about the formality of these words.  

lors d'une précédente diffusion en direct. Je pense dans notre dernier Q & A à la formalité de ces mots.

And after your body you, need a closing. Where  you should thank the person. Thank you for your  

Et après votre corps, vous avez besoin d'une fermeture. Où vous devez remercier la personne. Merci pour votre

time and have a great day / have a great evening  / have a great weekend and so on. So, let's take  

temps et passez une bonne journée / passez une bonne soirée / passez un bon week-end et ainsi de suite. Alors, jetons

a look at an example. So, in this example,  I am writing to someone to apply for a job.  

un coup d'œil à un exemple. Ainsi, dans cet exemple, j'écris à quelqu'un pour postuler à un emploi.

“Good morning Mrs. Connell.” Okay so there's  my polite formal introduction, “good morning  

"Bonjour Mme Connell." D'accord, il y a donc mon introduction formelle polie, "Bonjour

Mrs. Connell. So, in a professional email, if we  do not know the person, we do not want to call  

Mme Connell. Ainsi, dans un e-mail professionnel, si nous ne connaissons pas la personne, nous ne voulons pas l'

them by their first name in our first email to  them. Okay, we want to be respectful and polite.  

appeler par son prénom dans notre premier e- mail. D'accord, nous voulons être respectueux et polis.

Okay, let's take a look at the  body. “My name is Sarah Rodriguez.  

OK, regardons le corps. "Je m'appelle Sarah Rodriguez.

I’m writing you to inquire about the academic  coordinator position that you posted on LinkedIn.  

Je vous écris pour vous renseigner sur le poste de coordinateur académique que vous avez publié sur LinkedIn.

I have attached my cover letter and resume for  your consideration. Please let me know if you  

J'ai joint ma lettre de motivation et mon curriculum vitae pour votre considération. N'hésitez pas à me faire savoir si vous

have any questions regarding my application.”  Okay, so what do we see here? This is my first  

avez des questions concernant ma candidature. » D'accord, alors que voyons-nous ici ? C'est la première

time writing to Mrs. Connell so, my name is… and  then my purpose, why, why am I writing this email?  

fois que j'écris à Mme Connell, donc mon nom est… et puis mon but, pourquoi, pourquoi est-ce que j'écris cet e-mail ?

And remember we want to use a little bit higher  vocabulary. So here we have the word “inquire.”  

Et rappelez-vous que nous voulons utiliser un vocabulaire un peu plus complexe. Nous avons donc ici le mot "enquêter".

So, this means “ask” and I could say “I’m writing  to ask about,” but I looked in my thesaurus.  

Donc, cela signifie "demander" et je pourrais dire "j'écris pour demander", mais j'ai regardé dans mon thésaurus.

“Ask” oh different words that mean “I’ll ask  question,” oh “inquire.” Oh that's a good one “to  

"Demander" oh différents mots qui signifient "je vais poser une question", oh "se renseigner". Oh, c'est un bon "pour

inquire.” Often if we are submitting documents to  someone we say it in the email, “I have attached.”  

s'informer". Souvent, si nous soumettons des documents à quelqu'un, nous le disons dans l'e-mail : "J'ai joint".

Right attach is the word we use when we add  a document to an email. “I have attached,”  

La pièce jointe à droite est le mot que nous utilisons lorsque nous ajoutons un document à un e-mail. "J'ai joint",

just to let the person know. Maybe they don't  see it, you want to make it clear. And then,  

juste pour faire savoir à la personne. Peut-être qu'ils ne le voient pas, vous voulez que ce soit clair. Et puis,

just a polite sign off of the body. “Please  let me know if you have any questions.”  

juste un signe poli du corps. "N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions."

Then our polite closer, “thank you for your time  and consideration.” And sign off your name. So,  

Ensuite, notre plus courtois, "merci pour votre temps et votre considération". Et signez votre nom.

this is a simple structure for a  professional email. Remember to use  

Il s'agit donc d'une structure simple pour un e-mail professionnel. N'oubliez pas d'utiliser

academic language. You can use a thesaurus  if you need to and be very polite.

un langage académique. Vous pouvez utiliser un thésaurus si vous en avez besoin et être très poli.