Learn English - How to write a PROFESSIONAL email in English

Let's go on to question number three; let me  kindly request how to write a professional email?  

Przejdźmy do pytania numer trzy; pozwolę sobie uprzejmie poprosić, jak napisać profesjonalny e-mail?

So, I’m going to give you a quick short  tutorial how to write a professional email.  

Dam ci więc krótki samouczek, jak napisać profesjonalny e-mail.

So, you need a few things first. You need your  introduction. So, we would say something like,  

Więc najpierw potrzebujesz kilku rzeczy. Potrzebujesz przedstawienia. Więc powiedzielibyśmy coś w stylu  cześć,

hello Mr. or Mrs. something right. What's their  name? Good morning / good afternoon / good evening  

panie lub pani, coś w porządku. Jak mają na imię? Dzień dobry / dzień dobry / dobry wieczór

and so on. Then you have the body of your email.  So first, you should state your purpose. Why are  

i tak dalej. Następnie masz treść swojego e-maila. Więc najpierw powinieneś określić swój cel. Dlaczego

you writing the email? Let the person know right  away what you are writing them about. And if it is  

piszesz e-maila? Poinformuj osobę od razu, o czym do niej piszesz. A jeśli

your first-time writing, you can state your name  right. I am such and such. Then your purpose.  

piszesz po raz pierwszy, możesz poprawnie podać swoje imię . Jestem taki i taki. Następnie twój cel.

So, for the body, for the whole email we want  to use professional formal academic language.  

Tak więc dla ciała, dla całego e-maila, chcemy używać profesjonalnego, formalnego, akademickiego języka.

So, this means don't use slang or something called  colloquialisms, which is also similar to slang.  

Oznacza to więc, że nie należy używać slangu ani kolokwializmów, które również są podobne do slangu.

So, we want to use professional, formal language,  no slang and also academic language. So,  

Chcemy więc używać profesjonalnego, formalnego języka, bez slangu, a także języka akademickiego. Tak więc

in a professional email we'll use some higher  vocabulary. If you need help with this, to develop  

w profesjonalnym e-mailu użyjemy nieco wyższego słownictwa. Jeśli potrzebujesz pomocy w rozwinięciu

your vocabulary, you can use a thesaurus. So,  this is like a dictionary that has synonyms in it,  

swojego słownictwa, możesz skorzystać ze słownika wyrazów bliskoznacznych. To jest jak słownik zawierający synonimy,

which are words that mean the same thing. Right  synonyms, like big and large are synonyms.  

czyli słowa, które znaczą to samo. Właściwe synonimy, takie jak duży i duży, to synonimy.

So, you can use a thesaurus to help you if you  want to make your language a little bit better.  

Możesz więc skorzystać ze słownika wyrazów bliskoznacznych, jeśli chcesz trochę ulepszyć swój język.

If you are asking a question, use high  politeness modal verbs like would,  

Jeśli zadajesz pytanie, użyj czasowników modalnych charakteryzujących się wysoką uprzejmością, takich jak chciałbym

could, and may. So that's  something we talked about  

, mogę i może. To jest coś, o czym rozmawialiśmy

in a previous live stream. I think in our  last Q & A about the formality of these words.  

w poprzedniej transmisji na żywo. Myślę w naszym ostatnim Q&A o formalności tych słów.

And after your body you, need a closing. Where  you should thank the person. Thank you for your  

A po twoim ciele potrzebujesz zamknięcia. Gdzie powinieneś podziękować tej osobie. Dziękuję za

time and have a great day / have a great evening  / have a great weekend and so on. So, let's take  

poświęcony czas i życzę miłego dnia / wspaniałego wieczoru / udanego weekendu i tak dalej.

a look at an example. So, in this example,  I am writing to someone to apply for a job.  

Spójrzmy   na przykład. W tym przykładzie piszę do kogoś, aby ubiegać się o pracę.

“Good morning Mrs. Connell.” Okay so there's  my polite formal introduction, “good morning  

„Dzień dobry, pani Connell”. Okej, oto moje uprzejme oficjalne wprowadzenie: „Dzień dobry

Mrs. Connell. So, in a professional email, if we  do not know the person, we do not want to call  

Pani Connell. Tak więc w profesjonalnym e-mailu, jeśli nie znamy osoby, nie chcemy zwracać się do

them by their first name in our first email to  them. Okay, we want to be respectful and polite.  

niej po imieniu w naszym pierwszym e-mailu do niej. Okay, chcemy być pełni szacunku i uprzejmi.

Okay, let's take a look at the  body. “My name is Sarah Rodriguez.  

Dobra, spójrzmy na ciało. „Nazywam się Sara Rodriguez.

I’m writing you to inquire about the academic  coordinator position that you posted on LinkedIn.  

Piszę do Ciebie, aby zapytać o stanowisko koordynatora akademickiego, które opublikowałeś na LinkedIn.

I have attached my cover letter and resume for  your consideration. Please let me know if you  

Załączam mój list motywacyjny i CV do rozważenia. Daj mi znać, jeśli

have any questions regarding my application.”  Okay, so what do we see here? This is my first  

masz jakieś pytania dotyczące mojej aplikacji”. Ok, więc co my tu widzimy?

time writing to Mrs. Connell so, my name is… and  then my purpose, why, why am I writing this email?  

Piszę do pani Connell po raz pierwszy, więc nazywam się… a potem mój cel, dlaczego, dlaczego piszę tego e-maila?

And remember we want to use a little bit higher  vocabulary. So here we have the word “inquire.”  

I pamiętaj, że chcemy używać nieco wyższego słownictwa. Mamy więc tutaj słowo „zapytać”.

So, this means “ask” and I could say “I’m writing  to ask about,” but I looked in my thesaurus.  

Oznacza to więc „zapytaj”, a ja mógłbym powiedzieć „piszę, żeby zapytać”, ale zajrzałem do słownika wyrazów bliskoznacznych.

“Ask” oh different words that mean “I’ll ask  question,” oh “inquire.” Oh that's a good one “to  

„Zapytaj” och, inne słowa, które oznaczają „zadam pytanie”, och „zapytaj”. Och, to dobre „

inquire.” Often if we are submitting documents to  someone we say it in the email, “I have attached.”  

zapytać”. Często, jeśli przesyłamy komuś dokumenty, mówimy o tym w e-mailu „Załączyłem”.

Right attach is the word we use when we add  a document to an email. “I have attached,”  

Prawy załącznik to słowo, którego używamy, gdy dodajemy dokument do wiadomości e-mail. „Dołączyłem” ,

just to let the person know. Maybe they don't  see it, you want to make it clear. And then,  

aby dać znać tej osobie. Może tego nie widzą, chcesz to wyjaśnić. A potem

just a polite sign off of the body. “Please  let me know if you have any questions.”  

tylko grzeczne pożegnanie się z ciałem. „ Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania”.

Then our polite closer, “thank you for your time  and consideration.” And sign off your name. So,  

Następnie nasz uprzejmy bliższy: „dziękuję za poświęcony czas i uwagę”. I podpisz się imieniem i nazwiskiem. Jest to więc

this is a simple structure for a  professional email. Remember to use  

prosta struktura profesjonalnego e-maila. Pamiętaj, aby używać

academic language. You can use a thesaurus  if you need to and be very polite.

akademickiego języka. W razie potrzeby możesz użyć tezaurusa i bądź bardzo uprzejmy.