Learn English - How to write a PROFESSIONAL email in English

Let's go on to question number three; let me  kindly request how to write a professional email?  

Pasemos a la pregunta número tres; Permítame solicitarle amablemente cómo escribir un correo electrónico profesional.

So, I’m going to give you a quick short  tutorial how to write a professional email.  

Entonces, te daré un breve tutorial sobre cómo escribir un correo electrónico profesional.

So, you need a few things first. You need your  introduction. So, we would say something like,  

Entonces, primero necesitas algunas cosas. Necesitas tu presentación. Entonces, diríamos algo como,

hello Mr. or Mrs. something right. What's their  name? Good morning / good afternoon / good evening  

hola Sr. o Sra. algo correcto. ¿Cuál es su nombre? Buenos días/buenas tardes/buenas noches

and so on. Then you have the body of your email.  So first, you should state your purpose. Why are  

y así sucesivamente. Entonces tienes el cuerpo de tu correo electrónico. Entonces, primero, debe indicar su propósito. ¿Por qué

you writing the email? Let the person know right  away what you are writing them about. And if it is  

estás escribiendo el correo electrónico? Hágale saber a la persona de inmediato sobre qué le está escribiendo. Y si es

your first-time writing, you can state your name  right. I am such and such. Then your purpose.  

la primera vez que escribe, puede decir su nombre correctamente. soy tal y tal. Entonces su propósito.

So, for the body, for the whole email we want  to use professional formal academic language.  

Entonces, para el cuerpo, para todo el correo electrónico, queremos usar un lenguaje académico formal profesional.

So, this means don't use slang or something called  colloquialisms, which is also similar to slang.  

Entonces, esto significa no usar jerga o algo llamado coloquialismos, que también es similar a la jerga.

So, we want to use professional, formal language,  no slang and also academic language. So,  

Entonces, queremos usar un lenguaje profesional, formal, sin jerga y también un lenguaje académico. Entonces,

in a professional email we'll use some higher  vocabulary. If you need help with this, to develop  

en un correo electrónico profesional usaremos un vocabulario más alto . Si necesitas ayuda con esto, para desarrollar

your vocabulary, you can use a thesaurus. So,  this is like a dictionary that has synonyms in it,  

tu vocabulario, puedes usar un diccionario de sinónimos. Entonces, esto es como un diccionario que tiene sinónimos,

which are words that mean the same thing. Right  synonyms, like big and large are synonyms.  

que son palabras que significan lo mismo. Los sinónimos correctos, como grande y grande son sinónimos.

So, you can use a thesaurus to help you if you  want to make your language a little bit better.  

Por lo tanto, puede usar un diccionario de sinónimos para ayudarlo si desea mejorar un poco su idioma.

If you are asking a question, use high  politeness modal verbs like would,  

Si está haciendo una pregunta, use verbos modales de alta cortesía como would,

could, and may. So that's  something we talked about  

could y may. Eso es algo de lo que hablamos

in a previous live stream. I think in our  last Q & A about the formality of these words.  

en una transmisión en vivo anterior. Pienso en nuestras últimas preguntas y respuestas sobre la formalidad de estas palabras.

And after your body you, need a closing. Where  you should thank the person. Thank you for your  

Y después de tu cuerpo tú, necesitas un cierre. Donde debes agradecer a la persona. Gracias por su

time and have a great day / have a great evening  / have a great weekend and so on. So, let's take  

tiempo y que tenga un gran día/que tenga una gran noche /que tenga un gran fin de semana y así sucesivamente. Entonces, echemos

a look at an example. So, in this example,  I am writing to someone to apply for a job.  

un vistazo a un ejemplo. Entonces, en este ejemplo, le estoy escribiendo a alguien para solicitar un trabajo.

“Good morning Mrs. Connell.” Okay so there's  my polite formal introduction, “good morning  

"Buenos días, señora Connell". De acuerdo, ahí está mi presentación formal cortés, "buenos días,

Mrs. Connell. So, in a professional email, if we  do not know the person, we do not want to call  

Sra. Connell. Entonces, en un correo electrónico profesional, si no conocemos a la persona, no queremos

them by their first name in our first email to  them. Okay, we want to be respectful and polite.  

llamarla por su nombre en nuestro primer correo electrónico . Está bien, queremos ser respetuosos y educados.

Okay, let's take a look at the  body. “My name is Sarah Rodriguez.  

Bien, echemos un vistazo al cuerpo. “Mi nombre es Sarah Rodríguez.

I’m writing you to inquire about the academic  coordinator position that you posted on LinkedIn.  

Le escribo para consultarle sobre el puesto de coordinador académico que publicó en LinkedIn.

I have attached my cover letter and resume for  your consideration. Please let me know if you  

Adjunto mi carta de presentación y currículum para su consideración. Por favor, hágamelo saber si

have any questions regarding my application.”  Okay, so what do we see here? This is my first  

tiene alguna pregunta con respecto a mi solicitud". Bien, entonces, ¿qué vemos aquí? Esta es la primera

time writing to Mrs. Connell so, my name is… and  then my purpose, why, why am I writing this email?  

vez que le escribo a la Sra. Connell, así que mi nombre es... y luego mi propósito, ¿por qué estoy escribiendo este correo electrónico?

And remember we want to use a little bit higher  vocabulary. So here we have the word “inquire.”  

Y recuerda que queremos usar un vocabulario un poco más alto . Así que aquí tenemos la palabra "inquirir".

So, this means “ask” and I could say “I’m writing  to ask about,” but I looked in my thesaurus.  

Entonces, esto significa "preguntar" y podría decir "Estoy escribiendo para preguntar", pero busqué en mi diccionario de sinónimos.

“Ask” oh different words that mean “I’ll ask  question,” oh “inquire.” Oh that's a good one “to  

"Preguntar" oh diferentes palabras que significan "Haré una pregunta", oh "inquirir". Oh, ese es un buen "para

inquire.” Often if we are submitting documents to  someone we say it in the email, “I have attached.”  

consultar". A menudo, si estamos enviando documentos a alguien, lo decimos en el correo electrónico, "He adjuntado".

Right attach is the word we use when we add  a document to an email. “I have attached,”  

Adjuntar a la derecha es la palabra que usamos cuando agregamos un documento a un correo electrónico. "He adjuntado",

just to let the person know. Maybe they don't  see it, you want to make it clear. And then,  

solo para que la persona lo sepa. Tal vez no lo vean, quieres dejarlo claro. Y luego,

just a polite sign off of the body. “Please  let me know if you have any questions.”  

solo un gesto cortés de despedida del cuerpo. "Por favor hazme saber si tienes preguntas."

Then our polite closer, “thank you for your time  and consideration.” And sign off your name. So,  

Luego nuestro cortés cierre, "gracias por su tiempo y consideración". Y firmar su nombre. Entonces,

this is a simple structure for a  professional email. Remember to use  

esta es una estructura simple para un correo electrónico profesional. Recuerda usar

academic language. You can use a thesaurus  if you need to and be very polite.

lenguaje académico. Puede usar un diccionario de sinónimos si es necesario y ser muy cortés.