Learn English - How to write a PROFESSIONAL email in English

Let's go on to question number three; let me  kindly request how to write a professional email?  

3 番目の質問に進みましょう。 プロのメールの書き方を教えてください。

So, I’m going to give you a quick short  tutorial how to write a professional email.  

そこで 、プロフェッショナルなメールの書き方について簡単な短いチュートリアルをご紹介します。

So, you need a few things first. You need your  introduction. So, we would say something like,  

そのため、最初にいくつかのことが必要です。 自己紹介が必要 です。 つまり、「

hello Mr. or Mrs. something right. What's their  name? Good morning / good afternoon / good evening  

hello Mr. or Mrs. something right.」のように言います。 彼らの 名前は？ おはよう/こんにちは/こんばんは

and so on. Then you have the body of your email.  So first, you should state your purpose. Why are  

など。 次に、メールの本文があります。 そのため、まず目的を明確にする必要があります。 なぜ

you writing the email? Let the person know right  away what you are writing them about. And if it is  

メールを書いているのですか？ あなたが何について書いているかを相手にすぐに知らせてください。

your first-time writing, you can state your name  right. I am such and such. Then your purpose.  

初めて書く場合は、自分の名前を正しく言うことができます 。 私はそのようなものです。 次に、あなたの目的。

So, for the body, for the whole email we want  to use professional formal academic language.  

そのため、本文とメール全体で、 専門的な正式な学術用語を使用したいと考えています。

So, this means don't use slang or something called  colloquialisms, which is also similar to slang.  

したがって、これはスラングや、スラングに似た口語表現と呼ばれるものを使用しないことを意味し ます。

So, we want to use professional, formal language,  no slang and also academic language. So,  

そのため、専門的でフォーマルな言葉を使用し、スラングやアカデミックな言葉を使用したくあり ません。 そのため

in a professional email we'll use some higher  vocabulary. If you need help with this, to develop  

、プロのメールでは、より高度な語彙を使用します 。 これについて助けが必要な場合は

your vocabulary, you can use a thesaurus. So,  this is like a dictionary that has synonyms in it,  

、語彙を増やすために類義語辞典を使用できます。 つまり 、これは同義語を含む辞書のような

which are words that mean the same thing. Right  synonyms, like big and large are synonyms.  

もので、同じ意味の単語です。 big や large などの正しい同義語は同義語です。

So, you can use a thesaurus to help you if you  want to make your language a little bit better.  

そのため、言語を少し改善したい場合は、類義語辞典を使用できます 。

If you are asking a question, use high  politeness modal verbs like would,  

質問をする場合 は、would、could、may などの礼儀正しいモーダル動詞を使用します

could, and may. So that's  something we talked about  

。 これについて

in a previous live stream. I think in our  last Q & A about the formality of these words.  

は、以前のライブ ストリームでお話ししたことです。 前回の Q & A で、これらの単語の形式について考えました。

And after your body you, need a closing. Where  you should thank the person. Thank you for your  

そしてあなたの体の後には、クロージングが必要です。 その人に感謝すべき場所。 お時間をいただきありがとうございました。

time and have a great day / have a great evening  / have a great weekend and so on. So, let's take  

よい一日をお過ごしください / すばらしい夜をお過ごしください / すばらしい週末をお過ごしください。 それでは

a look at an example. So, in this example,  I am writing to someone to apply for a job.  

、例を見てみましょう。 したがって、この例で は、仕事に応募するために誰かに手紙を書いています。

“Good morning Mrs. Connell.” Okay so there's  my polite formal introduction, “good morning  

「おはよう、ミセス・コネル。」 では、私の丁寧な正式な自己紹介があり

Mrs. Connell. So, in a professional email, if we  do not know the person, we do not want to call  

ます。「おはようございます。コネル夫人。 そのため、プロのメールでは、 その人を知らない場合

them by their first name in our first email to  them. Okay, we want to be respectful and polite.  

、最初のメールでファーストネームで呼びたくありませ ん。 わかりました、私たちは敬意を払い、礼儀正しくしたいと思います。

Okay, let's take a look at the  body. “My name is Sarah Rodriguez.  

では、本体を見てみましょう 。 「私の名前はサラ・ロドリゲスです。 LinkedIn

I’m writing you to inquire about the academic  coordinator position that you posted on LinkedIn.  

に投稿されたアカデミック コーディネーターのポジションについてお問い合わせいただくために、このメールをお送りしています 。

I have attached my cover letter and resume for  your consideration. Please let me know if you  

カバー レターと履歴書を添付いたしました ので、ご検討ください。 私の申請に関してご不明な点がございましたら、お知らせください

have any questions regarding my application.”  Okay, so what do we see here? This is my first  

。」 さて、ここには何が見えますか？

time writing to Mrs. Connell so, my name is… and  then my purpose, why, why am I writing this email?  

コネル夫人に手紙を書くのはこれが初めてなので、私の名前は…です。 それから、私の目的、なぜ、なぜこのメールを書いているのですか?

And remember we want to use a little bit higher  vocabulary. So here we have the word “inquire.”  

もう少し高度な語彙を使用したいことを忘れないでください 。 ここに「問い合わせる」という言葉があります。

So, this means “ask” and I could say “I’m writing  to ask about,” but I looked in my thesaurus.  

つまり、これは「尋ねる」という意味で、「私は 尋ねるために書いています」と言えますが、シソーラスを調べました。

“Ask” oh different words that mean “I’ll ask  question,” oh “inquire.” Oh that's a good one “to  

「質問する」は、「質問します」、「問い合わせる」を意味する別の言葉です 。 ああ、それは「問い合わせる」のに適してい

inquire.” Often if we are submitting documents to  someone we say it in the email, “I have attached.”  

ます。 誰かに書類を提出する場合 、メールで「添付しました」と言うことがよくあります。

Right attach is the word we use when we add  a document to an email. “I have attached,”  

右添付は、メールにドキュメントを追加するときに使用する言葉 です。 「添付しました」

just to let the person know. Maybe they don't  see it, you want to make it clear. And then,  

その人に知らせるためだけに。 彼らはそれを見ていないかもしれません 。あなたはそれを明確にしたいと考えています。 そして

just a polite sign off of the body. “Please  let me know if you have any questions.”  

、体の丁寧なサインオフだけです。 「ご 不明な点がございましたら、お知らせください。」

Then our polite closer, “thank you for your time  and consideration.” And sign off your name. So,  

その後、「お時間をいただき、ご検討いただきありがとうございます」と丁寧に締めくくります 。 そして、あなたの名前をサインオフします。 つまり、

this is a simple structure for a  professional email. Remember to use  

これはビジネス用のメールのシンプルな構造です 。 アカデミックな言葉を忘れずに使用してください

academic language. You can use a thesaurus  if you need to and be very polite.

。 必要に応じてシソーラスを使用できますが 、非常に礼儀正しく対応してください。