10 Business English EMAIL Writing Common Mistakes

Email is a great way to

Le courrier électronique est un excellent moyen de se

professionally connect with people

connecter professionnellement avec les gens

It's a great way to communicate for work and we often

C'est un excellent moyen de communiquer pour le travail et nous

experience first impressions via email even as much or more than first impressions in

éprouvons souvent les premières impressions par courrier électronique, même autant ou plus que les premières impressions en

person

personne.

Welcome to go natural English. It's me, Gabby Wallace

Bienvenue à l'anglais naturel. C'est moi, Gabby Wallace

And today we are talking about how to not make one of these common mistakes

Et aujourd'hui, nous parlons de la façon de ne pas commettre l'une de ces erreurs courantes

that might be annoying people or

qui pourraient gêner les gens ou

Ruining your professional relationships at work by email

ruiner vos relations professionnelles au travail par e-mail

So let's take a look because last week we talked about how to connect when you're networking

Alors jetons un coup d'œil car la semaine dernière, nous avons parlé de la façon de se connecter lorsque vous êtes en réseau

Professionally for your business for your career for your work and how to stay in touch with new

Professionnellement pour votre entreprise pour votre carrière pour votre travail et comment rester en contact avec de nouveaux

Contacts or new friends and now that you have their contact information

contacts ou de nouveaux amis et maintenant que vous avez leurs coordonnées

Well, you want to write an email, but you want to make sure that it looks good

Eh bien, vous voulez écrire un e-mail, mais vous voulez vous assurer qu'il ça a l'air bien

so let's make sure that

alors assurons-nous que

You're not doing one of these mistakes and as you're watching

vous ne faites pas l'une de ces erreurs et pendant que vous regardez,

I would love to know which one of these you find to be the most

j'aimerais savoir laquelle d'entre elles vous trouvez la plus

annoying the most irritating

ennuyeuse la plus irritante

for me, it's probably number one and

pour moi, c'est probablement le numéro un et le

number ten the first and the last now if you watch this and you can think of more annoying

numéro dix le premier et le dernier maintenant si vous regardez ceci et que vous pouvez penser à des

Unprofessional email mistakes that you've experienced share them in the comments. Help us out

erreurs de courrier électronique non professionnelles plus ennuyeuses que vous avez rencontrées, partagez-les dans les commentaires. Aidez-nous

Nobody wants to be annoying by email. So these are points that I've personally

Personne ne veut être ennuyeux par e-mail. Ce sont donc des points que j'ai personnellement

experienced and also that my

vécus et aussi dont mes

Colleagues have told me annoy them very much. So let's jump into it

collègues m'ont dit qu'ils les agacent beaucoup. Alors allons-y

Number one. I'm inappropriate

numéro un. Je suis inapproprié

Greeting now this has to do with culture in North America in work culture

Salut maintenant cela a à voir avec la culture en Amérique du Nord dans la culture du travail

We do not say dear sir, dear

Nous ne disons pas cher monsieur, chère

Madam, I know maybe in other parts of the world this seems really normal. But when I get an email that says

madame, je sais peut-être que dans d'autres parties du monde cela semble vraiment normal. Mais quand je reçois un e-mail qui dit

Dear madam, or especially dear sir, because I am NOT a sir

Chère Madame, ou surtout cher Monsieur, parce que je ne suis PAS un monsieur,

I am actually a madam but madam songs. Are we need to?

je suis en fait une madame mais des chansons de madame. En avons-nous besoin ?

Formal, so I get an email that says dear sir or madam. I almost automatically delete it

Formel, donc je reçois un e-mail qui dit cher monsieur ou madame. Je le supprime presque automatiquement

why because I know that that person doesn't know me and they're probably

parce que je sais que cette personne ne me connaît pas et qu'elle essaie probablement

Trying to sell me something because it sounds totally

de me vendre quelque chose parce que cela semble totalement

disconnected way too formal and

déconnecté, trop formel et

Honestly kind of weird so a more appropriate greeting that works in pretty much any situation

honnêtement un peu bizarre, donc une salutation plus appropriée qui fonctionne à peu près n'importe quelle situation

It's high plus the person's name. You definitely want to

C'est haut plus le nom de la personne. Vous voulez absolument vous adresser à

Address the person by name. Alright guys. So now, you know when you're writing me an email you can say hi, Gabby

la personne par son nom. D'accord les gars. Alors maintenant, vous savez que lorsque vous m'écrivez un e-mail, vous pouvez dire bonjour, Gabby

Also quick side note. We don't use titles like teacher teacher Gabby

Aussi une note rapide. Nous n'utilisons pas de titres comme enseignant enseignant Gabby

Sounds really weird. I know you mean all the best by it

Ça a l'air vraiment bizarre. Je sais que vous voulez dire tout le meilleur par là

But if you want to sound more natural if you want to write your work emails more like a native

Mais si vous voulez avoir l'air plus naturel si vous voulez écrire vos e-mails professionnels plus comme un natif

Don't use titles like this. So it depends on the situation, but make sure you're addressing people as they want to be addressed

N'utilisez pas de titres comme celui-ci. Cela dépend donc de la situation, mais assurez-vous que vous vous adressez aux gens comme ils veulent être

Number too often I get emails with the longest subject lines because people are writing the actual email

adressés Trop souvent, je reçois des e-mails avec les lignes d'objet les plus longues parce que les gens écrivent le contenu réel de l'e-mail

Content in the subject line. So I think it's really funny because it's confusing

dans la ligne d'objet. Donc je pense que c'est vraiment drôle parce que c'est déroutant

That's not what a subject line is for a subject line is to give a general idea

Ce n'est pas ce qu'est une ligne d'objet car une ligne d'objet est de donner une idée générale

Of why you're writing. So what do you want?

de la raison pour laquelle vous écrivez. Alors, qu'est-ce que vous voulez?

What is the purpose of this email and be specific?

Quel est le but de cet e-mail et soyez précis ?

But not so detailed that you're writing more than like ten words because that should go in the body of the email

Mais pas si détaillé que vous écrivez plus de dix mots, car cela devrait aller dans le corps de l'e-mail. D'

So on the other hand, don't be super generic like hi Gabby, you know you want to be more specific like hi

un autre côté, ne soyez pas super générique comme salut Gabby, vous savez que vous voulez être plus précis comme salut

Gabby I met you at the

Gabby je t'ai rencontré à la

Conference last week or I met you at conference named last week or nice to meet you

conférence la semaine dernière ou je t'ai rencontré à la conférence nommée la semaine dernière ou ravi de te rencontrer

But even that sounds kind of generic and you know what happens when people see generic subject lines

Mais même cela semble un peu générique et tu sais ce qui se passe quand les gens voient des lignes d'objet génériques

They think it's spam and nowadays

Ils pensent que c'est du spam et de nos jours

There's so much spam so you don't want to go to the spam folder avoid that by making your subjects

Il y en a tellement spam afin que vous ne vouliez pas aller dans le dossier spam, évitez cela en rendant vos sujets

Clear so why are you writing? What is the purpose of the email what you want?

clairs, alors pourquoi écrivez-vous ? Quel est le but de l'e-mail ce que vous voulez?

See if you can write that concisely in just a few words number three not

Voyez si vous pouvez écrire cela de manière concise en quelques mots numéro trois sans

introducing yourself

vous présenter

So who are you if it's the first time you're writing an email?

Alors, qui êtes-vous si c'est la première fois que vous écrivez un e-mail ?

make sure the person receiving your email knows who you are and why you are writing so introduce yourself and your

assurez-vous que la personne qui reçoit votre e-mail sait qui vous êtes et pourquoi vous écrivez, alors présentez-vous et votre

Relation to the person you're writing to or what you hope to achieve by

relation à la personne à qui vous écrivez ou ce que vous espérez réaliser en lui

Writing to them a little bit of background like one or two sentences

écrivant un peu de contexte comme une ou deux phrases

not your complete life story, please but a couple

pas l'histoire complète de votre vie, s'il vous plaît, mais quelques

Background sentences is super helpful for that person to put you and your email in

phrases d'arrière-plan sont très utiles pour que cette personne vous place, vous et votre e-mail, dans le

context

contexte

number four

numéro quatre

Speaking of telling your entire life story number four is not getting to the point of the email quickly guys

Don't make a coffee sit down put on your favorite album and craft an hour-long

. t faire un café s'asseoir mettre sur votre album préféré et rédiger un e-

Email because this is not novel writing

mail d'une heure parce que ce n'est pas une écriture nouvelle

This should be direct simple clear information in emails

Cela devrait être une information directe simple et claire dans les e-mails

The purpose of an email is not to be poetic. It's not literature

Le but d'un e-mail n'est pas d'être poétique. Ce n'est pas de la littérature.

Please writing more words does not mean that it's a better email

S'il vous plaît, écrire plus de mots ne signifie pas que c'est un meilleur e-mail.

The best emails are straight to the point and make it really clear why you're writing

Les meilleurs e-mails vont droit au but et expliquent très clairement pourquoi vous écrivez le

number five kind of related one big long paragraph

numéro cinq, une sorte de long

This is really hard to read. So I prefer really short paragraphs of two to three sentences

paragraphe connexe. Je préfère donc encore une fois des paragraphes très courts de deux à trois phrases

maximum again

maximum

This is not a novel you are not writing Jane Eyre you are writing a business

Ce n'est pas un roman que vous n'écrivez pas Jane Eyre vous écrivez une

Memo in your email keep it short because you know, a lot of people are getting a hundred emails every day

note d'entreprise dans votre e-mail soyez bref car vous savez, beaucoup de gens reçoivent une centaine d'e-mails chaque jour

Plus their Facebook messages plus their Instagram direct messages plus whatever else. I don't know

Plus leurs messages Facebook plus leurs messages directs Instagram plus tout le reste. Je ne sais pas

What's app messages plus phone calls? So make sure that you write in an organized way. That's easy

Qu'est-ce que les messages d'application et les appels téléphoniques ? Assurez-vous donc que vous écrivez de manière organisée. C'est facile

The eyeballs if you have a list

Les globes oculaires si vous avez une liste de

bullet points numbers are

points à puces sont

appreciated make it

appréciés pour le rendre

Aesthetically pleasing so people don't have to do this when they're reading like what is this? I just got lost

Esthétiquement agréable afin que les gens n'aient pas à le faire quand ils lisent comme quoi? Je viens de me perdre,

I don't know what I'm reading. This happens to me all the time

je ne sais pas ce que je lis. Cela m'arrive tout le temps Les

You guys break it up brick brick break it up into paragraphs, please move it along

gars, divisez-le en briques, divisez-le en paragraphes, s'il vous plaît, déplacez-le le long du

number six being overly emotional

numéro six étant trop émotif

With exclamation points lots of exclamation points everywhere after every single sentence three exclamation points

Avec des points d'exclamation beaucoup de points d'exclamation partout après chaque phrase trois points d'

Five exclamation points ten and something come on guys anything you have to write in an email, you know

exclamation Cinq points d'exclamation dix et quelque chose Allez les gars, tout ce que vous devez écrire dans un e-mail, vous savez

You can express your emotion with one exclamation point but when you use exclamation points after every single sentence

Vous pouvez exprimer votre émotion avec un point d'exclamation, mais lorsque vous utilisez des points d'exclamation après chaque phrase,

It doesn't make you look excited. It makes you look nutty overly emotional

cela ne vous donne pas l'air excité. Cela vous donne l'air fou, trop émotif.

It could be taken the wrong way and when everything is exciting, how do you know when something is?

Cela pourrait être mal pris et quand tout est excitant, comment savez-vous quand quelque chose l'est ?

especially

particulièrement

exciting you just don't know so keep the escalation points to a minimum and

excitant que vous ne savez tout simplement pas, alors gardez les points d'escalade au minimum et

on that note

sur cette note

Emojis emojis smiley faces, they are not professional

Emojis emojis smileys, ils ne sont pas professionnels

Avoid them this is good for texts

Évitez-les c'est bon pour les textes

It's good for instant messages, but not in a business email. It makes you look a little bit

C'est bon pour les messages instantanés, mais pas dans un e-mail professionnel. Cela vous donne l'air un peu

not so professional

moins professionnel

now disclaimer if you write me an email, I will probably

maintenant disclaimer si vous m'écrivez un e-mail, je répondrai probablement

respond with some emojis because I think they're fun and

avec des emojis parce que je pense qu'ils sont amusants et

I like to treat my students in a friendly way

j'aime traiter mes étudiants de manière amicale

So this is also a matter of opinion if you want to be

Donc c'est aussi une question d'opinion si vous voulez être

More professional more formal don't use the emojis if you're trying to be taken more seriously

Plus professionnel plus formel n'utilisez pas les emojis si vous essayez d'être pris plus au sérieux

Don't use smiley faces

N'utilisez pas de smileys

If you want to be more friendly and fun and casual

Si vous voulez être plus amical et amusant et décontracté

Go ahead. Let them loose and to round out number six about being overly emotional when you write in all capital letters

Allez-y. Laissez-les lâcher et pour compléter le numéro six sur le fait d'être trop émotif lorsque vous écrivez en majuscules

It looks like you are guys so

On dirait que vous êtes des gars alors

Let's keep the punctuation

gardons la ponctuation

Normal cap with a letter to start the sentence and the rest of the letters unless it's an acronym

Cap normal avec une lettre pour commencer la phrase et le reste des lettres sauf si c'est un acronyme

should be lower case unless it's a pronoun like I

devrait être en minuscule sauf s'il s'agit d'un pronom comme moi à

unless it's a proper noun like

moins qu'il ne s'agisse d'un nom propre comme

Boston University it can be a lowercase letter

l'université de Boston, il peut s'agir d'une lettre minuscule

We do not use abbreviations like lol or laughing noises like haha in

Email that is supposed to be

Professional so don't use these unless you're texting or sending an instant message and on that note

sauf si vous envoyez des SMS ou envoyez un message instantané et sur cette note

Unfortunately humor, especially

Malheureusement, l'humour, en particulier le

Sarcasm does not translate well in text so I would avoid that completely if you don't want

sarcasme, ne se traduit pas bien dans le texte, donc j'éviterais cela complètement si vous ne voulez pas de

misunderstandings because

malentendus car l'

Sarcasm humor can be really hard to read literally in emails

humour sarcasme peut être très difficile à lire littéralement dans les e-mails

so again, just keep it short simple straight to the point be a straight shooter when you write your emails and you won't have

encore une fois, restez bref, simple et direct, soyez un tireur direct lorsque vous écrivez vos e-mails et vous n'aurez pas de

Misunderstandings this can be really embarrassing when you meant something to be funny and then the other person takes it as straightforward

malentendus, cela peut être vraiment embarrassant lorsque vous vouliez dire quelque chose ng pour être drôle et ensuite l'autre personne le prend aussi simplement

Oh my gosh. This has definitely happened to me before so I'm telling you from experience

Oh mon Dieu. Cela m'est certainement arrivé auparavant, donc je vous dis par expérience de

not

ne pas

double checking

vérifier la

Your email spelling grammar and who you're sending it to?

grammaire orthographique de votre courrier électronique et à qui vous l'envoyez?

So you want to make sure that you give yourself at least a minute to just review everything reread your email?

Donc, vous voulez vous assurer que vous vous accordez au moins une minute pour tout revoir et relire votre e-mail ?

Double-check that email address that you're sending it to I have received a lot of emails for Gabriel

Revérifiez l'adresse e-mail à laquelle vous l'envoyez J'ai reçu beaucoup d'e-mails pour Gabriel

Gabriela and other Gabby's out there in the world and I'm telling you it's pretty funny when it happens

Gabriela et d'autres Gabby dans le monde et je vous dis que c'est assez drôle quand ça arrive

But you don't want that to happen to you. So check that email address check that name. I have received so many emails

Mais vous ne voulez pas ça vous arriver. Vérifiez donc cette adresse e-mail, vérifiez ce nom. J'ai reçu tellement d'e-mails

For other English learning websites out there and I think that's pretty funny, too. But again,

pour d'autres sites Web d'apprentissage de l'anglais et je pense que c'est assez drôle aussi. Mais encore une fois,

Check the name make sure that you're not just copying and pasting

vérifiez le nom, assurez-vous que vous ne faites pas que copier et coller.

Make sure that you have the name spelled correctly you guys GA BB. Why not?

Assurez-vous que le nom est correctement orthographié, vous les gars, GA BB. Pourquoi pas?

1b but - I'm a good buddy

1b mais - je suis un bon pote

But you don't say like that, please those there like that. And what else do you want to double check your spelling double?

Mais tu ne dis pas comme ça, fais plaisir à ceux là comme ça. Et que voulez-vous d'autre pour vérifier votre orthographe ?

Check your grammar

Vérifiez votre grammaire Vérifiez la grammaire

Grammar check if there is a red squiggly line

s'il y a une ligne ondulée rouge

There is a high probability that you may have spelled something wrong or it may be grammatically incorrect

Il y a une forte probabilité que vous ayez mal orthographié quelque chose ou que ce soit grammaticalement incorrect

So take a minute because oftentimes, you know what the correct spelling and grammar is but we all make careless mistakes

Alors prenez une minute car souvent, vous savez quelle est l'orthographe et la grammaire correctes mais nous faisons tous erreurs d'inattention

So take a minute. Check that over

Alors, prenez une minute. Vérifiez que sur les

boom-boom-boom address lines

lignes d'adresse boum-boum-boum

greeting spelling and grammar and

saluant l'orthographe et la grammaire et

Did you end with an appropriate? Goodbye?

avez-vous terminé par un mot approprié ? Au revoir?

respectfully best regards my best

respectueusement, mes meilleures salutations,

thank you all great choices and my favorite or maybe my unfavorite is

merci à tous les bons choix et mon préféré ou peut-être mon préféré

Expecting a response right away. I am guilty

attend une réponse tout de suite. Je suis coupable,

I get excited when I send emails and I want that response like yesterday, especially if it's something

je m'excite quand j'envoie des e-mails et je veux cette réponse comme hier, surtout si c'est quelque chose d'

important where if I'm

important où si je suis

Nervous or worried about something. Of course. I want to know the response right away. Of course

nerveux ou inquiet à propos de quelque chose. Bien sûr. Je veux connaître la réponse tout de suite. Bien sûr,

I want someone to respond within three seconds, but email is not like that and generally

je veux que quelqu'un réponde dans les trois secondes, mais les e-mails ne sont pas comme ça et

Business emails are responded to within a two to three day period Monday through Friday working day is 9:00 a.m. To 5:00 p.m

généralement les e-mails professionnels reçoivent une réponse dans un délai de deux à trois jours du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00.

Don't get bent out of shape if they don't respond right away

plié hors de forme s'ils ne répondent pas tout de suite

don't send multiple emails if they haven't responded yet if

n'envoyez pas plusieurs e-mails s'ils n'ont pas encore répondu si

Five days go by

Cinq jours passent De

Generally speaking and you haven't gotten a response. Then you might want to follow up on it

manière générale et que vous n'avez pas reçu de réponse. Ensuite, vous voudrez peut-être y donner suite

Okay, if it's super urgent if three to four days have gone by and you still haven't heard about it

Ok, si c'est super urgent si trois à quatre jours se sont écoulés et que vous n'en avez toujours pas entendu parler

And you are just dying a slow does inside then maybe follow up on it, but always be kind

Et que vous mourez juste lentement à l'intérieur, alors faites peut-être un suivi, mais toujours soyez gentil D'

Alright always be kind because you don't know what the other person

accord soyez toujours gentil parce que vous ne savez pas ce que l'autre personne

on the other side of that email on the other side of that computer screen is going through they could have a rough day and

de l'autre côté de cet e-mail de l'autre côté de cet écran d'ordinateur traverse, ils pourraient avoir une journée difficile et

Your kindness via email your beautifully spaced

Votre gentillesse par e-mail vos paragraphes magnifiquement espacés

paragraphs your nice

votre belle

salutation

salutation

Greeting your goodbye your beautiful three four email could really make their day

Salutation votre au revoir votre beau trois quatre e-mail pourrait vraiment faire leur journée

It could really make my day if you'd like to send me more email. I would love that

Cela pourrait vraiment faire ma journée si vous souhaitez m'envoyer plus d'e-mail. J'aimerais que

You can actually sign up for my email list at gonaturalenglish.com

vous puissiez vous inscrire à ma liste de diffusion sur gonaturalenglish.com

and I will send you my

et je vous enverrai mes

best tips by email my best free tips by email now if you're curious about

meilleurs conseils par e-mail mes meilleurs conseils gratuits par e-mail maintenant si vous êtes curieux de savoir

what to write in those beautiful paragraphs if you would like to know what phrases are common and

quoi écrire dans ces beaux paragraphes si vous le souhaitez aimez savoir quelles phrases sont courantes et

professional and also

professionnelles et aussi

Idiomatic to make you sound really natural when you're writing your business email in English then

idiomatiques pour que vous ayez l'air vraiment naturel lorsque vous écrivez votre courrier électronique professionnel en anglais, puis

Stay around make sure that you subscribe for next week's video. We're gonna talk about top 10 phrases

restez dans les parages, assurez-vous de vous abonner à la vidéo de la semaine prochaine. Nous allons parler des 10 meilleures phrases

We're gonna talk about the top 10 phrases that you should use in your work email

Nous allons parler des 10 meilleures phrases que vous devriez utiliser dans vos e-mails professionnels

So I can't wait to talk to you next week Oh Wednesday 10:00 a.m. Eastern Standard Time

Donc j'ai hâte de vous parler la semaine prochaine Oh mercredi 10h00, heure normale de l'Est

and while you're waiting

et tant que vous attendez,

I highly recommend that you meet me right over here to watch last week's video about how to connect and network

je vous recommande fortement de me rencontrer ici pour regarder la vidéo de la semaine dernière sur la façon de se connecter et de réseauter

With new friends and colleagues and if you've already seen that one well then let's meet over here to see

avec de nouveaux amis et collègues et si vous l'avez déjà bien vu, alors rencontrons-nous ici pour voir

Conversation control phrases that you can use to have better

les phrases de contrôle de conversation que vous pouvez utiliser pour avoir une meilleure

Conversation. This is a really awesome lesson. So I'll see you here, and then I'll see you over here. Alright. Thanks. Bye

conversation. C'est une leçon vraiment géniale. Alors je te verrai ici, et ensuite je te verrai ici. Très bien. Merci. Au revoir