The S.B.A.R. Method: Write Better at Work

Hello.

Xin chào.

My name is Emma, and today I am going to teach you my communication secret.

Tên tôi là Emma và hôm nay tôi sẽ dạy bạn bí quyết giao tiếp của tôi.

I'm going to teach you how to improve your communication by using the SBAR method.

Tôi sẽ hướng dẫn bạn cách cải thiện khả năng giao tiếp bằng phương pháp SBAR.

Now, this is not my method.

Đây không phải là phương pháp của tôi.

I did not create this, but I use it all the time.

Tôi không phải là người tạo ra nó, nhưng tôi luôn sử dụng nó.

So, SBAR is a way to organize your speech or your writing or your emails to make your

Vì vậy, SBAR là một cách để sắp xếp bài phát biểu, bài viết hoặc email của bạn để làm cho

message easier to understand.

thông điệp của bạn dễ hiểu hơn.

So it's a way to be clear in your speech or your writing.

Vì vậy, đây là cách để bạn nói hoặc viết một cách rõ ràng.

So, SBAR stands for "situation", "background", "assessment", and "recommendation".

Vì vậy, SBAR là viết tắt của "tình huống", "bối cảnh", "đánh giá" và "khuyến nghị".

I'm going to give you some examples of SBAR communication, and we'll talk about how to

Tôi sẽ đưa cho bạn một số ví dụ về giao tiếp SBAR và chúng ta sẽ nói về cách

write an SBAR communication in a moment, but what I first want to say is that SBAR is used

viết giao tiếp SBAR sau đây, nhưng điều đầu tiên tôi muốn nói là SBAR được sử dụng

very frequently in hospitals, it's used in the military, it's used by a lot of companies,

rất thường xuyên trong bệnh viện, trong quân đội và được nhiều công ty sử dụng

because a lot of places know this is a great way to communicate, so they actually encourage

vì nhiều nơi biết rằng đây là cách giao tiếp tuyệt vời nên họ thực sự khuyến khích

people to use this method in their workplace environments.

mọi người sử dụng phương pháp này tại nơi làm việc.

And as I mentioned, we're going to talk mainly about writing today, such as emails, but you

Và như tôi đã đề cập, hôm nay chúng ta sẽ chủ yếu nói về cách viết, chẳng hạn như email, nhưng bạn

can also use SBAR when you're talking to people in a workplace environment, when it's

cũng có thể sử dụng SBAR khi nói chuyện với mọi người trong môi trường làm việc, khi

important for you to communicate something clearly and concisely, so in a clear, short

bạn cần truyền đạt điều gì đó một cách rõ ràng và súc tích, theo cách rõ ràng, ngắn gọn

way.

.

So, let's get started by finding out about "situation", "background", "assessment", and

Vậy, chúng ta hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu về "tình hình", "bối cảnh", "đánh giá" và

"recommendation".

"khuyến nghị".

The "s" in SBAR stands for "situation".

Chữ "s" trong SBAR là viết tắt của "situation" (tình huống).

The first thing you want to do after you say, you know, "Dear so-and-so" or "Hello, team",

Điều đầu tiên bạn muốn làm sau khi nói "Kính gửi anh/chị" hoặc "Xin chào cả nhóm",

is you write the situation.

là bạn hãy viết ra tình huống đó.

What is the problem?

Vấn đề ở đây là gì?

Why are you writing?

Tại sao bạn lại viết?

So, let's look at some examples.

Vậy, chúng ta hãy xem một số ví dụ.

So, imagine I want to write to my boss, and I want to tell my boss, you know, "I'm feeling

Vì vậy, hãy tưởng tượng tôi muốn viết thư cho sếp của mình và nói rằng, "Hôm nay tôi cảm thấy

sick today.

không khỏe.

I'm not coming to work."

Tôi sẽ không đi làm".

That would be a situation, so I could write, "I'm feeling unwell today and am unable to

Đó sẽ là một tình huống để tôi có thể viết, "Hôm nay tôi cảm thấy không khỏe và không thể

come to the office."

đến văn phòng được."

So that's one example.

Đấy là một ví dụ.

Here's another example of a situation in a workplace.

Đây là một ví dụ khác về tình huống tại nơi làm việc.

There are these types of emails called "phishing emails" which are scam emails, so maybe there's

Có những loại email được gọi là "email lừa đảo", thực chất là email lừa đảo, vì vậy có thể có

a problem at the workplace where they're getting too many of these emails, and they want to

vấn đề ở nơi làm việc khi họ nhận được quá nhiều email như thế này và họ muốn cho

tell people what to do.

mọi người biết phải làm gì.

So, IT might write something like, "We've noticed an increase in phishing emails."

Vì vậy, bộ phận CNTT có thể viết một cái gì đó như thế này, "Chúng tôi nhận thấy sự gia tăng của các email lừa đảo."

Here's another situation.

Đây là một tình huống khác.

Maybe you work at a company, and your team has not finished the work on a report, and

Có thể bạn làm việc tại một công ty và nhóm của bạn chưa hoàn thành báo cáo và

you need to let your manager know that the report isn't finished, and you need more time.

bạn cần cho quản lý biết rằng báo cáo chưa hoàn thành và bạn cần thêm thời gian.

So, you might write something like, "We're experiencing a delay in completing the report.

Vì vậy, bạn có thể viết một cái gì đó như, "Chúng tôi đang gặp phải sự chậm trễ trong việc hoàn thành báo cáo.

The team needs more time."

Nhóm cần thêm thời gian."

Or a fourth example, "At work the other day, the coffee machine broke, and we needed to

Hoặc ví dụ thứ tư, "Hôm nọ, khi đang làm việc, máy pha cà phê bị hỏng và chúng tôi cần

figure out what to do about it because we need coffee.

tìm cách xử lý vì chúng tôi cần cà phê.

It's very important in the workplace."

Cà phê rất quan trọng ở nơi làm việc."

Out of all of these, I think this is the biggest emergency.

Trong tất cả những trường hợp này, tôi nghĩ đây là trường hợp khẩn cấp lớn nhất.

So, a situation might be that you have a broken coffee maker.

Vì vậy, có thể máy pha cà phê của bạn bị hỏng.

What do you do?

Bạn làm nghề gì?

Well, here's the situation.

Vâng, tình hình là thế này.

I might write to somebody, "The coffee machine is not working."

Tôi có thể viết cho ai đó rằng: "Máy pha cà phê không hoạt động."

You can also, as I mentioned, use "S-bar" in conversation as well if you need to explain

Như tôi đã đề cập, bạn cũng có thể sử dụng "S-bar" trong cuộc trò chuyện nếu bạn cần giải thích

something well.

rõ ràng điều gì đó.

So, maybe, imagine I want to invite somebody to a party.

Vậy, hãy tưởng tượng tôi muốn mời ai đó đến dự tiệc.

That's the situation.

Tình hình là như vậy.

So, I might say, "On Friday night, I'm having a party, and I'd like to invite you to it."

Vì vậy, tôi có thể nói, "Vào tối thứ sáu, tôi sẽ tổ chức một bữa tiệc và tôi muốn mời bạn đến dự."

So, the situation is just explaining what is happening.

Vì vậy, tình huống này chỉ giải thích những gì đang xảy ra.

Now, let's talk about the "B" in "S-bar", which stands for "background".

Bây giờ, chúng ta hãy nói về chữ "B" trong "S-bar", viết tắt của "background".

When you use "S-bar", the situation should be pretty short and to the point.

Khi bạn sử dụng "S-bar", tình huống sẽ khá ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.

You want to communicate the main idea of why you're writing, or why you're communicating.

Bạn muốn truyền đạt ý tưởng chính về lý do bạn viết hoặc lý do bạn giao tiếp.

So, it should just be one or two sentences, ideally, very short and to the point.

Vì vậy, lý tưởng nhất là chỉ nên viết một hoặc hai câu, thật ngắn gọn và đúng trọng tâm.

After you explain the situation, then you're going to give the background, or the history,

Sau khi giải thích tình huống, bạn sẽ cung cấp bối cảnh, lịch sử

or the important details about the situation.

hoặc các chi tiết quan trọng về tình huống đó.

So, this way, people can appreciate, okay, here's the situation, what are some of the

Vì vậy, theo cách này, mọi người có thể đánh giá được, được rồi, đây là tình hình, một số

details about the situation I should know?

chi tiết nào về tình hình này mà tôi nên biết?

So, let me give you some examples.

Vậy, để tôi đưa cho bạn một số ví dụ.

So, again, "background" is what are the past events that created the situation, or what

Vậy, một lần nữa, "bối cảnh" là những sự kiện trong quá khứ đã tạo nên tình huống đó hay những

are the important details about the situation we should know?

chi tiết quan trọng nào về tình huống mà chúng ta nên biết?

So, I mentioned...

Vậy nên, tôi đã đề cập...

The first situation I mentioned was somebody is sick, and they need to let their boss know

Tình huống đầu tiên tôi đề cập là khi có người bị bệnh và họ cần báo cho sếp biết

that they're not coming to work because they're sick.

rằng họ không đến làm việc vì bị bệnh.

Here's an example of some background information, or some more details.

Sau đây là ví dụ về một số thông tin cơ bản hoặc một số thông tin chi tiết hơn.

They might say, you know, "I've developed flu-like symptoms.

Họ có thể nói, bạn biết đấy, "Tôi đã phát triển các triệu chứng giống như cúm.

I'm worried I'll spread my illness to others."

Tôi lo rằng mình sẽ lây bệnh cho người khác."

For the second example I gave before, I was mentioning phishing emails.

Trong ví dụ thứ hai tôi đưa ra trước đó, tôi đã đề cập đến email lừa đảo.

Maybe the IT department has sent out a communication where they've mentioned there has been an

Có thể bộ phận CNTT đã gửi thông báo trong đó họ đề cập đến sự

increase in these phishing emails.

gia tăng các email lừa đảo này.

So that's the situation.

Thì ra tình hình là như vậy.

Now they would give some background information.

Bây giờ họ sẽ cung cấp một số thông tin cơ bản.

So, for example, they might define what a phishing email is.

Vì vậy, ví dụ, họ có thể định nghĩa email lừa đảo là gì.

A phishing email or phishing emails may appear legitimate, but contain malicious links that

Một hoặc nhiều email lừa đảo có thể có vẻ hợp pháp, nhưng lại chứa các liên kết độc hại

can compromise sensitive information.

có thể xâm phạm thông tin nhạy cảm.

So they might give more information about what a phishing email is or the background

Vì vậy, họ có thể cung cấp thêm thông tin về email lừa đảo là gì hoặc bối cảnh

of this.

của email này.

Here's another example.

Đây là một ví dụ khác.

So, I had mentioned a situation where these workers have a report, but they're not going

Vì vậy, tôi đã đề cập đến tình huống mà những công nhân này có báo cáo, nhưng họ sẽ không

to have the report done in time.

hoàn thành báo cáo kịp thời.

So they might give some reasons why they're not going to have the report done in time.

Vì vậy, họ có thể đưa ra một số lý do tại sao họ không thể hoàn thành báo cáo đúng hạn.

That would be the background.

Đó sẽ là bối cảnh.

So they might say, you know, "The report was due June 10th," so that's a detail.

Vì vậy, họ có thể nói, bạn biết đấy, "Báo cáo phải nộp vào ngày 10 tháng 6", vì vậy đó là một chi tiết.

"However, due to staff absences, it's taking longer than planned."

"Tuy nhiên, do nhân viên vắng mặt nên việc này mất nhiều thời gian hơn dự kiến."

I also mentioned an example with a coffee machine being broken.

Tôi cũng đã đề cập đến một ví dụ về máy pha cà phê bị hỏng.

That's the situation.

Tình hình là như vậy.

So the background would be more details about this.

Vì vậy, phần thông tin cơ bản sẽ là thông tin chi tiết hơn về vấn đề này.

"How long have we known it was broken for?

"Chúng ta biết nó bị hỏng trong bao lâu rồi?

How do we know it's broken?

Làm sao chúng ta biết nó bị hỏng? Có

Did anybody try to fix it?"

ai cố gắng sửa nó không?"

So here I've written, "The coffee machine has been making odd noises for a week."

Vậy nên tôi đã viết ở đây: "Máy pha cà phê phát ra tiếng động lạ trong một tuần."

So that's the past information.

Vậy đó là thông tin trong quá khứ.

"Now it won't work at all."

"Bây giờ thì nó không có tác dụng gì nữa."

Okay, so again, the situation is short.

Được rồi, một lần nữa, tình hình lại ngắn gọn.

You tell people the main idea of what's happening, and then the background is where you put the

Bạn nói với mọi người ý chính về những gì đang diễn ra, sau đó bạn sẽ đưa vào phần bối cảnh

details.

các chi tiết.

That's where you add if there's definitions or dates or the past events that led to the

Đó là nơi bạn thêm vào nếu có định nghĩa, ngày tháng hoặc các sự kiện trong quá khứ dẫn đến

situation.

tình huống đó.

That would be under background.

Điều đó sẽ nằm trong bối cảnh.

So now let's look at what "assessment" means and how we would write an assessment statement.

Bây giờ chúng ta hãy cùng xem "đánh giá" có nghĩa là gì và cách viết một bài đánh giá.

Okay, so we've covered situation, which is what is the problem.

Được rồi, chúng ta đã giải quyết xong tình huống, đó chính là vấn đề.

We've covered background, which is details about the problem or telling us about the

Chúng tôi đã đề cập đến bối cảnh, tức là thông tin chi tiết về vấn đề hoặc cho chúng ta biết về

past events that created the problem.

những sự kiện trong quá khứ đã tạo ra vấn đề.

Now let's talk about the "a" in S-bar, which stands for assessment.

Bây giờ chúng ta hãy nói về chữ "a" trong S-bar, viết tắt của từ evaluation (đánh giá).

Assessment is when you say your opinion or what you think.

Đánh giá là khi bạn nói ra ý kiến ​​hoặc suy nghĩ của mình.

So here are some examples.

Sau đây là một số ví dụ.

"I had mentioned the situation about being sick and having the flu."

"Tôi đã đề cập đến tình hình bị ốm và cúm."

So somebody might write as an assessment, "I expect to recover from my cold soon."

Vì vậy, một người nào đó có thể viết lời đánh giá như sau: "Tôi hy vọng mình sẽ sớm khỏi cảm lạnh".

So that's their opinion.

Đó là ý kiến ​​của họ.

They think that they'll be over their illness soon.

Họ nghĩ rằng họ sẽ sớm khỏi bệnh.

In terms of that phishing email I mentioned, the IT department might write something like,

Liên quan đến email lừa đảo mà tôi đã đề cập, bộ phận CNTT có thể viết đại loại như,

"It's important to be careful when clicking on email links to prevent security risks."

"Điều quan trọng là phải cẩn thận khi nhấp vào liên kết email để ngăn ngừa rủi ro bảo mật".

So this is their assessment.

Đây là đánh giá của họ.

This is what they think and their opinion.

Đây là những gì họ nghĩ và ý kiến ​​của họ.

For that report I mentioned where those poor people did not have the report finished and

Trong báo cáo đó, tôi đã đề cập đến những người nghèo không hoàn thành báo cáo và

it was going to take them more time, an assessment statement might look like this.

sẽ mất nhiều thời gian hơn, một báo cáo đánh giá có thể trông như thế này.

"We are 80% done with our report, but we will need three more days to finish it."

"Chúng tôi đã hoàn thành 80% báo cáo, nhưng cần thêm ba ngày nữa để hoàn thiện."

So again, this is what they think.

Một lần nữa, đây là những gì họ nghĩ.

This is how they're evaluating the situation, what's still needed.

Đây là cách họ đánh giá tình hình, những gì vẫn còn cần thiết.

Okay, and number four, my favourite example, the coffee one.

Được rồi, và ví dụ thứ tư, ví dụ tôi thích nhất, đó là về cà phê.

So somebody might say, you know, "The coffee machine is broken.

Vì vậy, có người có thể nói, "Máy pha cà phê bị hỏng rồi.

That's the situation."

Đó là tình hình."

They gave the background that the coffee machine was making noises all week, and now

Họ nêu lý do là máy pha cà phê phát ra tiếng ồn suốt tuần, và bây giờ

it's broken and they can't fix it.

nó bị hỏng và họ không thể sửa được.

So their assessment might be, "Without coffee, I can't work.

Vì vậy, đánh giá của họ có thể là, "Nếu không có cà phê, tôi không thể làm việc.

Fixing the coffee machine is urgent."

Việc sửa máy pha cà phê là cấp thiết."

So that's their opinion.

Đó là ý kiến ​​của họ.

It's an urgent issue that needs to be dealt with right away.

Đây là vấn đề cấp bách cần phải giải quyết ngay lập tức.

All right, so we've talked about situation, background, assessment.

Được rồi, chúng ta đã nói về tình hình, bối cảnh và đánh giá.

Now let's look at the "r" in "S-bar".

Bây giờ chúng ta hãy xem chữ "r" trong "S-bar".

So now we are at the "r" of "S-bar", and the "r" stands for "recommendation".

Vậy là bây giờ chúng ta đang ở chữ "r" của "S-bar", và chữ "r" là viết tắt của "recommendation".

So "recommendation" is where you write what needs to happen next.

Vì vậy, "khuyến nghị" là nơi bạn viết những gì cần phải xảy ra tiếp theo.

So what's the plan?

Vậy kế hoạch là gì?

What do you think is the best thing to do next?

Bạn nghĩ điều tốt nhất nên làm tiếp theo là gì?

So here are some examples of recommendations at the end of an S-bar communication.

Sau đây là một số ví dụ về các khuyến nghị ở cuối thông báo dạng S-bar.

So going back to talking about being sick and calling in sick to work, the recommendation

Quay lại vấn đề ốm đau và gọi điện xin nghỉ làm, khuyến nghị

might be what you plan next.

có thể là những gì bạn dự định làm tiếp theo.

"If I feel better, I will return to the office tomorrow."

"Nếu tôi cảm thấy khỏe hơn, tôi sẽ quay lại văn phòng vào ngày mai."

So that's the plan.

Đấy là kế hoạch.

Here's another example.

Đây là một ví dụ khác.

So for that email phishing situation where, you know, IT is telling people don't click

Vì vậy, đối với tình huống lừa đảo qua email, khi bộ phận CNTT yêu cầu mọi người không nhấp

on these bad email links, they might say something like, "Please review our cybersecurity guidelines

vào các liên kết email xấu này, họ có thể nói điều gì đó như, "Vui lòng xem lại hướng dẫn về an ninh mạng của chúng tôi

and report any suspicious emails to IT immediately."

và báo cáo ngay bất kỳ email đáng ngờ nào cho bộ phận CNTT".

So they're telling you what to do next.

Vì vậy, họ đang cho bạn biết phải làm gì tiếp theo. Ví

The third example was about that report where those people haven't finished the report on

dụ thứ ba là về bản báo cáo mà những người đó chưa hoàn thành đúng

time.

hạn.

So what they might say for their recommendation is, "I recommend we extend the deadline to

Vì vậy, những gì họ có thể nói cho lời đề nghị của mình là, "Tôi đề nghị chúng ta gia hạn thời hạn đến ngày

June 15th and inform our client.

15 tháng 6 và thông báo cho khách hàng của chúng ta.

Let me know if you approve."

Hãy cho tôi biết nếu bạn chấp thuận."

So, again, the recommendation is extending the deadline.

Vì vậy, một lần nữa, khuyến nghị là nên gia hạn thời hạn.

That's the hope and the plan.

Đó là hy vọng và kế hoạch.

In the fourth example, my favourite example, which is the coffee example, so "Coffee machine

Trong ví dụ thứ tư, ví dụ mà tôi thích nhất, đó là ví dụ về cà phê, "Máy pha cà phê

is broken.

bị hỏng.

We need coffee ASAP.

Chúng tôi cần cà phê ngay lập tức.

It's an emergency."

Đây là trường hợp khẩn cấp."

The plan might be, "I suggest calling maintenance ASAP.

Kế hoạch có thể là, "Tôi đề nghị gọi bảo trì ngay lập tức.

For now, we'll get coffee from Tim Hortons", which is a popular coffee chain in Canada.

Bây giờ, chúng ta sẽ mua cà phê từ Tim Hortons", một chuỗi cà phê nổi tiếng ở Canada.

Okay, so these are just examples.

Được rồi, đây chỉ là những ví dụ.

A lot of the times the recommendation might have a "I recommend" statement, or "I suggest",

Nhiều khi, lời khuyên có thể là "Tôi khuyên", hoặc "Tôi gợi ý",

or "Why don't we", "We should", "We could", "I plan to".

hoặc "Tại sao chúng ta không", "Chúng ta nên", "Chúng ta có thể", "Tôi dự định".

These are the types of sentences you might hear with a recommendation statement.

Đây là loại câu bạn có thể nghe thấy khi đưa ra lời giới thiệu.

So, quiz.

Vậy, đố vui nhé.

What does "S" bar stand for?

Thanh "S" có nghĩa là gì?

The "S" stands for situation.

Chữ "S" là viết tắt của tình huống. Chữ

What does the "B" stand for?

"B" có nghĩa là gì?

The "B" stands for background.

Chữ "B" là viết tắt của background (nền).

What about the "A"?

Thế còn chữ "A" thì sao?

The "A" stands for assessment, and the "R" stands for...

"A" là viết tắt của đánh giá, và "R" là viết tắt của...

You got it.

Bạn hiểu rồi đấy.

Recommendation.

Sự giới thiệu.

So, again, if you struggle with writing emails, the "S" bar technique can make your emails

Vì vậy, một lần nữa, nếu bạn gặp khó khăn khi viết email, kỹ thuật thanh "S" có thể giúp

easier for the audience or the reader to understand.

khán giả hoặc người đọc dễ hiểu email của bạn hơn.

And again, you can also use this in conversation if you need to give important information.

Và một lần nữa, bạn cũng có thể sử dụng cách này trong cuộc trò chuyện nếu bạn cần cung cấp thông tin quan trọng.

It's a clear way to communicate.

Đây là cách giao tiếp rõ ràng.

So thank you so much for watching this video.

Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã xem video này.

You can go to www.engvid.com, and there you can find a quiz to practice what you learned

Bạn có thể vào www.engvid.com và tìm thấy bài kiểm tra để thực hành những gì bạn đã học

here today.

hôm nay.

You can also find many different videos on topics related to writing, the workplace,

Bạn cũng có thể tìm thấy nhiều video khác nhau về các chủ đề liên quan đến viết, nơi làm việc,

vocabulary, and so much more.

từ vựng và nhiều hơn thế nữa.

So thank you so much for watching, and until next time, take care.

Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã theo dõi và hẹn gặp lại các bạn vào lần sau, hãy cẩn thận nhé.