Expressions and strategies you need for following up on on paid bills

- When you're in business and you don't get paid,

- Khi bạn đang kinh doanh và bạn không được trả tiền,

that's a problem, of course.

đó là một vấn đề, tất nhiên.

Whether you work for yourself, for a company,

Cho dù bạn làm việc cho chính mình hay cho một công ty, thì

getting paid is a key part

việc được trả tiền là một phần quan trọng

of what makes your business work.

giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động.

So, when you're doing business in English,

Vì vậy, khi kinh doanh bằng tiếng Anh,

you'll need to know what to say

bạn sẽ cần biết phải nói gì

to remind your client about an unpaid bill.

để nhắc nhở khách hàng của mình về một hóa đơn chưa thanh toán.

It happens, you know.

Nó xảy ra, bạn biết đấy.

Are you ready to give it a try?

Bạn đã sẵn sàng để thử chưa?

Hi, I'm your English coach Christina,

Xin chào, tôi là huấn luyện viên tiếng Anh của bạn Christina,

and welcome to Business English with Christina,

và chào mừng bạn đến với Tiếng Anh thương mại cùng Christina,

where you become better at English

nơi bạn trở nên giỏi tiếng Anh hơn

and better at business.

và giỏi hơn trong kinh doanh.

In today's episode,

Trong tập hôm nay,

we'll talk about how you can handle

chúng ta sẽ nói về cách bạn có thể xử lý

a potentially uncomfortable situation,

một tình huống khó chịu

and in English.

bằng tiếng Anh.

It's when you need to follow up

Đó là lúc bạn cần theo dõi

or to remind your client

hoặc nhắc nhở khách hàng của mình

about an unpaid bill.

về một hóa đơn chưa thanh toán.

You know, today you'll learn some expressions

Bạn biết đấy, hôm nay bạn sẽ học một số cách diễn đạt

that you need in English,

cần thiết trong tiếng Anh,

and also some strategies that you need

cũng như một số chiến lược cần thiết

for handling this situation in your business.

để xử lý tình huống này trong doanh nghiệp của mình.

You'll get some specific expressions

Bạn sẽ nhận được một số cách diễn đạt cụ thể

that you need to know for two of the most common,

mà bạn cần biết đối với hai trong số

but very different situations,

những tình huống phổ biến nhất nhưng rất khác nhau,

when only one payment is late

khi chỉ có một khoản thanh toán bị trễ

or when you're following up after several reminders.

hoặc khi bạn theo dõi sau nhiều lời nhắc.

Before we learn all of these expressions,

Trước khi chúng ta học tất cả những cách diễn đạt này,

you're gonna need a strategy

bạn sẽ cần một chiến lược

for handling stressful situations in English.

để xử lý các tình huống căng thẳng bằng tiếng Anh.

And we'll talk about that first.

Và chúng ta sẽ nói về điều đó trước.

You know, as a neurolanguage coach,

Bạn biết đấy, với tư cách là một huấn luyện viên ngôn ngữ thần kinh,

I know that when there is more pressure

tôi biết rằng khi có nhiều áp lực hơn

or when the situation is a little stressful

hoặc khi tình huống hơi căng thẳng

or uncomfortable, it can feel

hoặc không thoải mái, bạn có thể cảm thấy

like your level of English

trình độ tiếng Anh của mình

is not as good as usual.

không tốt như bình thường.

It's totally normal,

Điều đó hoàn toàn bình thường,

but it does make it more difficult

nhưng nó khiến cho việc

to do a good job.

hoàn thành tốt công việc trở nên khó khăn hơn. Vì vậy, đó

So that's why it's important

là lý do tại sao điều quan trọng

to prepare your strategy

là chuẩn bị chiến lược của bạn

so that you'll be ready

để bạn sẵn sàng

to deal with that challenging situation

đối phó với tình huống đầy thử thách

and those feelings of discomfort.

và những cảm giác khó chịu đó.

So let's try that now.

Vì vậy, hãy thử điều đó ngay bây giờ.

My first rule of advice is to use

Lời khuyên đầu tiên của tôi là sử dụng

short and simple sentences.

các câu ngắn và đơn giản.

Don't try to be super sophisticated

Đừng cố tỏ ra siêu tinh vi

or complex or advanced.

, phức tạp hay cao cấp.

None of that.

Không ai trong số đó.

Because if you're using shorter and simpler sentences,

Bởi vì nếu bạn đang sử dụng các câu ngắn hơn và đơn giản hơn,

that makes it easy for you

điều đó giúp bạn

to speak in English,

nói tiếng Anh dễ dàng hơn,

but it also makes it easier

đồng thời cũng

for the other person to understand you.

giúp người khác hiểu bạn dễ dàng hơn.

You know, we live and work

Bạn biết đấy, chúng ta đang sống và làm việc

in international environments.

trong môi trường quốc tế.

So maybe the people that you're working with,

Vì vậy, có thể những người mà bạn đang làm việc cùng,

well, maybe English isn't their first language either.

có thể tiếng Anh cũng không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ của họ.

And then there's the question of accents.

Và sau đó là câu hỏi về trọng âm.

Of course, we all have accents.

Tất nhiên, tất cả chúng ta đều có dấu.

You know, you do, I do,

Bạn biết đấy, tôi cũng vậy,

your business partner in the UK

đối tác kinh doanh của bạn ở Vương quốc Anh

or in India, or China,

hay Ấn Độ, Trung Quốc,

or Germany, or wherever,

Đức hay bất cứ đâu,

we've all got our accent.

tất cả chúng ta đều có giọng của mình.

And it's totally fine.

Và nó hoàn toàn ổn.

But keeping your phrases shorter and simpler

Nhưng giữ cho các cụm từ của bạn ngắn hơn và đơn giản hơn

makes the conversation easier

sẽ giúp mọi người hiểu cuộc trò chuyện dễ dàng hơn

for everyone to understand.

.

Sometimes my clients think that being fluent

Đôi khi khách hàng của tôi nghĩ rằng thông thạo có

means speaking more quickly.

nghĩa là nói nhanh hơn.

Speaking more quickly

Nói nhanh hơn

if that was too quickly for you.

nếu điều đó là quá nhanh đối với bạn.

Now, of course, that's not true,

Tất nhiên, điều đó không đúng,

but when you're nervous,

nhưng khi bạn lo lắng,

we just naturally tend to speak more quickly.

chúng ta thường có xu hướng nói nhanh hơn một cách tự nhiên.

But in challenging situations,

Nhưng trong những tình huống khó khăn,

it's actually a good idea to slow down

when you're speaking.

bạn nên nói chậm lại.

It gives you more time to find your words,

Nó giúp bạn có thêm thời gian để tìm ra từ ngữ của mình,

and it also makes you seem

đồng thời nó cũng khiến bạn có vẻ

calmer and more confident.

bình tĩnh và tự tin hơn.

That will also help the other person

Điều đó cũng sẽ giúp đối phương

to relax in this difficult conversation.

thư giãn trong cuộc trò chuyện khó khăn này.

And of course, in an international environment,

Và tất nhiên, trong một môi trường quốc tế,

it makes sure that everyone understands.

điều đó chắc chắn rằng ai cũng hiểu.

Now, when I work with clients

Bây giờ, khi tôi làm việc với khách hàng

and coach them through handling difficult situations,

và hướng dẫn họ xử lý các tình huống khó khăn,

they often find that knowing the most important phrases,

họ thường thấy rằng việc biết những cụm từ quan trọng nhất,

the ones that you know you'll use a lot,

những cụm từ mà bạn biết mình sẽ sử dụng nhiều,

well, that can be very reassuring.

điều đó có thể rất yên tâm.

No, you cannot memorize

Không, bạn không thể ghi nhớ

an entire conversation

toàn bộ cuộc trò chuyện

and you can't predict what your, you know,

và bạn không thể dự đoán những gì

business partner or customer will say.

đối tác kinh doanh hoặc khách hàng của bạn sẽ nói.

But knowing a few important expressions

Nhưng biết rất rõ một vài cách diễn đạt quan trọng

very well can help you stay calm

có thể giúp bạn giữ bình tĩnh

and sound more confident and more professional.

và tỏ ra tự tin hơn, chuyên nghiệp hơn.

So here's a few expressions.

Vì vậy, đây là một vài biểu thức.

Oh, and before we learn those expressions,

Ồ, và trước khi chúng ta học những cách diễn đạt đó,

can you please just hit that thumbs up

bạn có thể vui lòng nhấn nút thích

and subscribe to my channel

và đăng ký kênh của tôi

to let me know that you're enjoying this lesson.

để cho tôi biết rằng bạn thích bài học này không.

Alright, so when a client misses just one first payment,

Được rồi, vì vậy, khi một khách hàng chỉ bỏ lỡ một khoản thanh toán đầu tiên,

of course, you want to remind them

tất nhiên, bạn muốn nhắc nhở họ

because, you know, people get busy,

bởi vì bạn biết đấy, mọi người đều bận rộn,

we all get hundreds of emails.

tất cả chúng ta đều nhận được hàng trăm email.

Maybe they saw your invoice

Có thể họ đã xem hóa đơn của bạn

and they just forgot to take care of it.

và họ chỉ quên xử lý nó.

It happens.

Nó xảy ra.

But here's what you can say in that situation.

Nhưng đây là những gì bạn có thể nói trong tình huống đó.

Yes, hi!

Vâng, xin chào!

Can I speak to Patrick, please?

Tôi có thể nói chuyện với Patrick được không?

Hi, Patrick!

Chào Patrick!

This is Christina from Awesome Company.

Đây là Christina từ Awesome Company.

I'm calling regarding my invoice for July.

Tôi đang gọi về hóa đơn của tôi cho tháng Bảy. Khoản

The payment was due on August 15th,

thanh toán đến hạn vào ngày 15 tháng 8

and it looks like I still haven't received

và có vẻ như tôi vẫn chưa nhận được

the payment for it.

khoản thanh toán đó.

Just let me know if you need me to resend

Chỉ cần cho tôi biết nếu bạn cần tôi gửi lại

the original invoice, and I'll be happy to do it.

hóa đơn gốc và tôi sẽ sẵn lòng làm việc đó.

Notice that I said it looks like

Lưu ý rằng tôi đã nói có vẻ như

I still haven't received your payment.

tôi vẫn chưa nhận được khoản thanh toán của bạn.

And what you're actually saying is that

Và những gì bạn đang thực sự nói là

according to my records

theo hồ sơ của tôi

or based on information that I have,

hoặc dựa trên thông tin mà tôi có,

and it gives the person that you're speaking to

và điều đó mang lại cho người mà bạn đang nói chuyện

the opportunity to confirm that information

cơ hội để xác nhận thông tin đó

or to provide you with maybe an explanation,

hoặc cung cấp cho bạn một lời giải thích,

or maybe to ask for some additional information,

hoặc có thể là yêu cầu một số thông tin bổ sung,

like the date that you sent the invoice,

chẳng hạn như ngày bạn gửi hóa đơn

or maybe they made the payment

hoặc có thể họ đã thực hiện thanh toán

and they can give you the payment confirmation number.

và họ có thể cung cấp cho bạn số xác nhận thanh toán.

If they say that they've made the payment

Nếu họ nói rằng họ đã thực hiện thanh toán

and you need to double check your records

và bạn cần kiểm tra lại hồ sơ của mình

to be sure of that, you can ask,

để chắc chắn về điều đó, bạn có thể hỏi,

"Could you please tell me the date

"Bạn có thể vui lòng cho tôi biết ngày

"when you sent the payment?"

"bạn gửi thanh toán không?"

Or if they say something like,

Hoặc nếu họ nói điều gì đó như ,

"We're taking care of it,"

"Chúng tôi đang xử lý"

or "The invoice has been sent

hoặc "Hóa đơn đã được gửi

"to the accounting department,"

" tới bộ phận kế toán",

then you can ask when you should expect

thì bạn có thể hỏi khi nào bạn sẽ

to receive that payment.

nhận được khoản thanh toán đó. Ví

For example.

dụ.

Can you tell me when the payment is scheduled?

Bạn có thể cho tôi biết khi nào thanh toán được lên kế hoạch?

And that way you know when to expect it

Và theo cách đó, bạn biết khi nào cần đến

so that you can follow up again,

để có thể theo dõi lại

if you need to.

nếu cần.

Now, depending on your line of work

Giờ đây, tùy thuộc vào lĩnh vực công việc

or the customer,

hoặc khách hàng của bạn,

you may have to follow up on a payment

bạn có thể phải theo dõi một khoản thanh toán

or several payments that are months late

hoặc một số khoản thanh toán trễ hàng tháng

after you've sent several reminders already.

sau khi bạn đã gửi một số lời nhắc.

Now, this will depend on your situation

Bây giờ, điều này sẽ phụ thuộc vào tình huống của bạn

and your company's situation,

và tình hình của công ty bạn,

but here's an example to help you get started.

nhưng đây là một ví dụ để giúp bạn bắt đầu. Xin

Hi, this is Christina from Amazing Company.

chào, đây là Christina từ Amazing Company.

I'm calling regarding an invoice

Tôi đang gọi liên quan đến một hóa đơn

that is currently past due.

hiện đã quá hạn.

It looks like I have already sent you

Có vẻ như tôi đã gửi cho bạn

two reminders,

hai lời nhắc

and I still haven't received the payment.

và tôi vẫn chưa nhận được khoản thanh toán.

So, if this is just an oversight,

Vì vậy, nếu đây chỉ là sơ suất,

can you please make sure that the payment

bạn có thể vui lòng đảm bảo rằng khoản thanh toán

is made by September 10th?

được thực hiện trước ngày 10 tháng 9 không?

Now, of course, reminding a client

Tất nhiên, bây giờ, việc nhắc nhở khách hàng

that their bill is past due

rằng hóa đơn của họ đã quá hạn

has the potential to be a difficult situation.

có khả năng trở thành một tình huống khó khăn.

But if you go into that conversation

Nhưng nếu bạn tham gia vào cuộc trò chuyện đó

with the right strategies for staying clear,

với các chiến lược phù hợp để luôn rõ ràng,

confident, professional,

tự tin, chuyên nghiệp

and if you've learned those phrases

và nếu bạn đã học được những cụm từ

that you need to get you started,

cần thiết để bắt đầu, thì

I'm sure that you will handle

tôi chắc chắn rằng bạn sẽ xử lý

this situation like a pro.

tình huống này như một người chuyên nghiệp.

What if you realize that your situation,

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn nhận ra rằng tình huống của mình phức

it's way more complex,

tạp hơn nhiều,

like you have to follow up

chẳng hạn như bạn phải theo dõi

on a lot of past overdue bills.

rất nhiều hóa đơn quá hạn trước đây.

Like with some of my past clients.

Giống như với một số khách hàng trước đây của tôi.

In that case,

Trong trường hợp đó,

you may need some help and some practice

bạn có thể cần một số trợ giúp và một số thực hành

that is more specific to your situation.

cụ thể hơn cho tình huống của bạn.

So don't forget, my team and I,

Vì vậy, đừng quên, nhóm của tôi và tôi,

we're here if you need some help with that.

chúng tôi luôn ở đây nếu bạn cần trợ giúp về vấn đề đó.

And if you don't use it, you lose it.

Và nếu bạn không sử dụng nó, bạn sẽ mất nó.

So here's how you can use what you learned today.

Vì vậy, đây là cách bạn có thể sử dụng những gì bạn đã học ngày hôm nay.

What would you say to a client

Bạn sẽ nói gì với một khách hàng

who has a bill that's past due?

có hóa đơn quá hạn?

Can you write that down in the comments?

Bạn có thể viết nó xuống trong các ý kiến?

And then practice what you wrote,

Và sau đó thực hành những gì bạn đã viết,

slow, saying it in a slow, confident way.

chậm rãi, nói nó một cách chậm rãi, tự tin.

It's the perfect opportunity to practice

Đó là cơ hội hoàn hảo để thực hành

and to feel more comfortable

và cảm thấy thoải mái hơn

with this difficult situation.

với tình huống khó khăn này.

And make sure that you get all these expressions

Và đảm bảo rằng bạn đưa tất cả những cách diễn đạt này

into your active vocabulary.

vào vốn từ vựng chủ động của mình.

Alright, if this lesson was helpful for you,

Được rồi, nếu bài học này hữu ích cho bạn,

I'd love to know.

tôi rất muốn biết.

And there are three simple ways

Và có ba cách đơn giản

that you can tell me.

mà bạn có thể cho tôi biết.

You can hit that thumbs up

Bạn có thể nhấn thích

and subscribe to my channel on YouTube.

và đăng ký kênh của tôi trên YouTube.

You can go over to my website

Bạn có thể truy cập trang web của tôi

and get your free English Habits kit

và nhận bộ công cụ Thói quen tiếng Anh miễn phí

so that you can start building

để bạn có thể bắt đầu xây dựng những

those solid learning habits

thói quen học tập vững chắc đó

for lifelong learning.

để học suốt đời.

And then, you can also watch this next lesson,

Và sau đó, bạn cũng có thể xem bài học tiếp theo này,

which is gonna help you to feel

nó sẽ giúp bạn cảm thấy

more confident in English.

tự tin hơn khi giao tiếp bằng tiếng Anh.

Alright, thank you so much

Được rồi, cảm ơn bạn rất nhiều

for improving your English

vì đã cải thiện tiếng Anh của mình

with Business English with Christina.

với Tiếng Anh thương mại cùng Christina.

And I'll see you next time.

Và tôi sẽ gặp bạn lần sau.