Business English for Project Management & Budgets

Hi there and welcome back to engVid. My name

Xin chào và chào mừng bạn quay trở lại với engVid. Tên của tôi

is Benjamin. Today's lesson is primarily aimed

là Benjamin. Bài học hôm nay chủ yếu hướng

at those of you using English for business,

đến các bạn sử dụng tiếng Anh trong kinh doanh,

particularly those of you who have some hand

đặc biệt là các bạn có kinh nghiệm

in project management and keeping control of the finances, the budgets. So let's plow

quản lý dự án và kiểm soát tài chính, ngân sách. Vì vậy, hãy bắt đầu

straight on in. Just a quick overview. We're

ngay. Chỉ là tổng quan nhanh thôi. Chúng ta sẽ

going to be looking at possible problems when

xem xét các vấn đề có thể xảy ra khi có

things go wrong, when things are going well,

sự cố xảy ra, khi mọi việc diễn ra tốt đẹp,

and then looking at some top tips, as in advice

sau đó xem xét một số mẹo hàng đầu cũng như lời khuyên mà

you can give others. So things that might

bạn có thể đưa ra cho người khác. Vì vậy, những điều có thể

go wrong. Well, if we're looking after a pot

đi sai. Chà, nếu chúng ta đang chăm sóc một đống

of money and no attention has been paid to the

tiền và không chú ý đến

detail, then maybe some's gone here, some's

chi tiết, thì có thể một số đi chỗ này, một số

gone there, some's gone there, and then all of a sudden, oh, there's no money left. A

đi chỗ kia, một số đi chỗ kia, và rồi đột nhiên, ồ, không còn tiền nữa.

lack, that means not enough attention to detail

Thiếu, có nghĩa là không đủ sự quan tâm đến từng chi tiết

in the planning. So that can refer to more

trong quy hoạch. Vì vậy mà có thể đề cập đến nhiều

things other than the budget, the project. Was

thứ khác ngoài ngân sách, dự án.

it planned in enough detail? Now, if things

Nó đã được lên kế hoạch đủ chi tiết chưa? Bây giờ, nếu mọi thứ

fall behind, the project is moving too slowly,

bị chậm lại, dự án đang tiến triển quá chậm

then we would say that it is behind schedule.

thì chúng ta sẽ nói rằng nó bị chậm tiến độ.

Behind schedule. So we're on Monday, but the

Chậm tiến độ. Vì vậy, chúng ta đang ở thứ Hai, nhưng

work, we're still doing Friday's work. We're

công việc, chúng ta vẫn làm công việc của thứ Sáu. Chúng ta đang bị

behind schedule. And if you become behind schedule, then you're going to need to play

chậm tiến độ. Và nếu bạn bị chậm tiến độ, thì bạn sẽ phải chơi

or have to play catch-up. So if we've got a race

hoặc phải chơi đuổi kịp. Vì vậy, nếu chúng tôi có một cuộc đua

and my friend is ahead of me, then I have to try

và bạn tôi dẫn trước tôi, thì tôi phải cố gắng

and catch him up. If we're playing catch-up

đuổi kịp anh ấy. Nếu chúng ta đang chơi trò đuổi bắt

at work, then we're meant to have done this,

ở nơi làm việc thì lẽ ra chúng ta phải làm điều này

so very quickly we have to reach this level. We

nên chúng ta phải nhanh chóng đạt đến cấp độ này. Chúng ta

have to catch up. If you are ill, then when you

phải bắt kịp. Nếu bạn bị ốm thì khi

come back from being ill, you need to catch up on

khỏi bệnh, bạn cần kiểm tra lại

all your emails and all the work you need to do.

tất cả các email và tất cả công việc bạn cần làm.

Now, I have created a lesson on sort of sailing,

Bây giờ, tôi đã tạo một bài học về các loại thuyền buồm,

boat idioms, etc. So this one is in there. But if

các thành ngữ về thuyền, v.v. Vì vậy, bài học này nằm trong đó. Nhưng nếu

you missed the boat, then you're too late. Maybe

bạn lỡ chuyến tàu thì bạn đã quá muộn rồi. Có thể

you're applying for a job and the deadline is

bạn đang xin việc và thời hạn là

nine o'clock. And if you don't finish your

9 giờ. Và nếu bạn không hoàn thành

application by nine o'clock, you've missed the

đơn đăng ký trước chín giờ, bạn đã lỡ

boat, or more formally, to miss the deadline.

cơ hội, hay nói một cách chính thức hơn là lỡ thời hạn.

Often, idioms can be used in a more sort of

Thông thường, thành ngữ có thể được sử dụng theo cách mang tính

social and informal way where the accurate

xã hội và thân mật hơn, trong đó từ vựng chính xác cho vấn đề

vocabulary to the point is often what's used

thường được sử dụng

in business English. That's a generalization.

trong tiếng Anh thương mại. Đó là một sự khái quát.

Other problems, if you run out of money,

Những vấn đề khác, nếu bạn hết tiền,

it doesn't mean you're running away. No, it just

không có nghĩa là bạn đang chạy trốn. Không, nó chỉ

means the money has run away. You have run out,

có nghĩa là tiền đã biến mất. Bạn đã hết tiền,

there's no money left. Maybe that was caused

không còn tiền nữa. Có lẽ đó là

by an unrealistic budget. Could you practice

do ngân sách không thực tế. Bạn có thể tập

saying that with me? Unrealistic budget. And once again, unrealistic budget.

nói câu đó với tôi được không? Ngân sách không thực tế Và một lần nữa, ngân sách không thực tế.

So, reality is, you know, the real world. If

Vì vậy, thực tế là, bạn biết đấy, thế giới thực. Nếu

something is realistic, then it's in line with

điều gì đó thực tế thì nó phù hợp với

how the world is. I think realistically, it's

thực tế của thế giới. Tôi nghĩ một cách thực tế, có

looking like it might snow tomorrow. If I have

vẻ như ngày mai trời sẽ có tuyết. Nếu tôi có

unrealistic expectations of the weather, I might

những kỳ vọng không thực tế về thời tiết, tôi có thể

think it's going to be sunny. An unrealistic

nghĩ trời sẽ nắng. Ngân sách không thực tế

budget is a plan for the money in the project that is not realistic.

là kế hoạch sử dụng tiền cho dự án không thực tế.

Budget constraints. Constraints is like a tie

Hạn chế về ngân sách. Những ràng buộc giống như một sợi dây trói

that holds you. So, it's like a limitation,

buộc bạn. Vì vậy, nó giống như một hạn chế,

budget limitations. So, we can only spend this amount on burritos. Key consideration.

hạn chế về ngân sách. Vì vậy, chúng ta chỉ có thể chi số tiền này cho món burritos. Điểm quan trọng cần xem xét.

If you go over budget, then you spend too much,

Nếu bạn vượt quá ngân sách, nghĩa là bạn chi tiêu quá nhiều,

maybe on the burrito. You go for the extra large

có thể là mua bánh burrito. Bạn chọn cái cực lớn

instead of the large. Yep. You're out of control. You can't help it. You're like,

thay vì cái lớn. Chuẩn rồi. Bạn đang mất kiểm soát. Bạn không thể giúp nó. Bạn nói,

I want the extra large, but the budget says you're only allowed the large.

tôi muốn cái lớn hơn, nhưng ngân sách nói rằng bạn chỉ được phép dùng cái lớn.

We've got to pay attention to the detail, haven't

Chúng ta phải chú ý đến từng chi tiết phải không

we? We don't want to be running out of money.

? Chúng tôi không muốn hết tiền.

Yep. We need to have realistic budgets. If I

Chuẩn rồi. Chúng ta cần có ngân sách thực tế. Nếu tôi

can't help getting an extra large burrito, then

không thể không mua một chiếc bánh burrito cực lớn thì

I need to be more realistic with my budget. I make

tôi cần phải thực tế hơn với ngân sách của mình. Tôi

it sound like I've got some real food problem.

làm như thể tôi đang gặp vấn đề thực sự về thực phẩm.

Okay. Let's look at effective planning.

Được rồi. Hãy nhìn vào kế hoạch hiệu quả. Lập

Effective planning, when we plan effectively,

kế hoạch hiệu quả, khi chúng ta lập kế hoạch hiệu quả,

we stay within budget. So, our plan is to spend

chúng ta sẽ ở trong phạm vi ngân sách. Vì vậy, kế hoạch của chúng tôi là chi tiêu

this amount, and maybe we spend less than that.

số tiền này và có thể chúng tôi chi tiêu ít hơn số tiền đó.

It doesn't happen to me very often, but I like the idea. To stay on track.

Nó không xảy ra với tôi thường xuyên, nhưng tôi thích ý tưởng đó. Để đi đúng hướng.

Track. Yep. Like the train track. So, if a project is on track, then we're going to be

Theo dõi. Chuẩn rồi. Giống như đường ray xe lửa. Vì vậy, nếu một dự án đang đi đúng hướng thì chúng ta sẽ hoàn thành đúng

meeting the deadline. The deadline's kind of at

thời hạn. Hạn chót gần như ở

the next stop. Choo-choo, choo-choo, choo-choo.

điểm dừng tiếp theo. Choo-choo, choo-choo, choo-choo.

We're on track. We're going to get there. If your

Chúng tôi đang đi đúng hướng. Chúng ta sẽ đến đó. Nếu

budget is on track, then you're not spending too

ngân sách của bạn đang đi đúng hướng thì bạn sẽ không chi tiêu quá

much. Yep. You're staying on the straight and

nhiều. Chuẩn rồi. Bạn đang đi trên con đường thẳng và

the narrow. You're staying on the path. Yeah.

hẹp. Bạn đang ở trên con đường. Vâng.

An accurate forecast. Yep. Forecast. What is

Một dự báo chính xác Chuẩn rồi. Dự báo. Điều gì đang

coming our way? What is coming forward? What's

đến với chúng ta? Điều gì sắp xảy ra? Điều gì đang

coming from... What's, you know, the weather

đến từ... Bạn biết đấy,

forecast. What weather are we about to have?

dự báo thời tiết là gì. Chúng ta sắp có thời tiết thế nào?

An accurate forecast. An accurate prediction.

Một dự báo chính xác Một dự đoán chính xác.

An accurate forecast of maybe the money that

Một dự báo chính xác về số tiền có thể

is coming into the business. We're going to have this sale, this commission.

đổ vào doanh nghiệp. Chúng ta sẽ có đợt bán hàng này, khoản hoa hồng này.

If you get that accurate, it will be easier to plan the budget.

Nếu bạn hiểu chính xác điều đó, việc lập kế hoạch ngân sách sẽ dễ dàng hơn.

Upfront planning, meaning planning in advance.

Lập kế hoạch trước, nghĩa là lập kế hoạch trước.

Plans are meant to be about what's meant to happen.

Các kế hoạch có nghĩa là về những gì có nghĩa là sẽ xảy ra.

It's a very strange situation to have to do plans

Đó là một tình huống rất kỳ lạ khi phải lên kế hoạch

for things you have already done. You don't want

cho những việc bạn đã làm. Bạn không muốn

to do that. You want to plan upfront, before.

làm điều đó. Bạn muốn lập kế hoạch trả trước, trước.

To make the launch date. Launch. Rocket. If you

Để kịp ngày ra mắt. Phóng. Tên lửa. Nếu bạn

make the launch date, then the project is running

ấn định ngày khởi động thì dự án sẽ chạy

to time. Or, even better, ahead of schedule.

đúng thời hạn. Hoặc thậm chí tốt hơn là trước thời hạn.

So, over here, we had behind schedule. Yeah,

Vì vậy, ở đây, chúng tôi đã bị chậm tiến độ. Vâng,

you're all late and you're doing last week's work.

tất cả các bạn đều đến muộn và đang làm công việc của tuần trước.

If you're ahead of schedule, you're like, "Woo,

Nếu bạn hoàn thành trước thời hạn, bạn sẽ nói, "Ồ,

I've done all of this work and now I'm going to

tôi đã làm xong tất cả công việc này và bây giờ tôi sẽ

do next week's work." Okay, you still with me?

làm công việc của tuần tới." Được rồi, bạn vẫn ở bên tôi chứ?

Good. Hope you are a subscriber, because that

Tốt. Hy vọng bạn là người đăng ký vì điều đó

helps me to make these videos. And let's have a

giúp tôi làm những video này. Và chúng ta hãy

look at some key tips. This quote is often quoted

xem xét một số lời khuyên quan trọng. Câu nói này thường được trích dẫn

by Benjamin Franklin. "By failing to prepare, you

bởi Benjamin Franklin. "Không chuẩn bị nghĩa là bạn

are preparing to fail." Sometimes shortened to

đang chuẩn bị cho thất bại." Đôi khi rút gọn thành

"fail to prepare", "prepare to fail". Well, it

“không chuẩn bị”, “chuẩn bị thất bại”. Chà,

sounds all rather negative. Let's avoid that,

nghe có vẻ khá tiêu cực. Chúng ta hãy tránh điều đó,

shall we? By prioritizing tasks. Say it after

phải không? Bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ. Hãy nói theo

me. Prioritizing. I know it says prioritize.

tôi. Ưu tiên. Tôi biết nó nói ưu tiên.

Say "prioritizing". Good, in the continuous. So,

Nói "ưu tiên". Tốt, trong sự liên tục. Vậy là

you have a to-do list. Yep, people normally have

bạn đã có một danh sách việc cần làm. Đúng, mọi người thường có

long to-do lists. Prioritizing the tasks, the

danh sách việc cần làm dài. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ,

things you need to do, is going, "Right, well,

những việc bạn cần làm sẽ có nghĩa là "Đúng,

that is more important than that." I often have

điều đó quan trọng hơn thế." Tôi thường có

two columns on a piece of paper saying sort of

hai cột trên một tờ giấy ghi những điều

urgent and non-urgent. Or before I came here to Toronto, it was before Canada,

khẩn cấp và không khẩn cấp. Hoặc trước khi tôi đến Toronto đây, đó là trước Canada,

urgent, non-urgent. Different people do it in different ways.

khẩn cấp, không khẩn cấp. Những người khác nhau làm điều đó theo những cách khác nhau.

To keep a tab on spending. Now, if you go into

Để theo dõi chi tiêu. Bây giờ, nếu bạn vào

a pub in the UK and say, "Can I start up a tab,

một quán rượu ở Anh và nói: "Tôi có thể mở một tab

please?" It means that they just write down everything you spend, and then at the end,

được không?" Điều đó có nghĩa là họ chỉ ghi lại tất cả những gì bạn chi tiêu và cuối cùng

you pay the bill. So, if you keep a tab on

bạn sẽ thanh toán hóa đơn. Vì vậy, nếu bạn theo dõi

spending, what you're doing is you're writing

chi tiêu, điều bạn đang làm là viết

it down. You're taking note as it happens. Allocate sufficient, again, difficult to

nó ra. Bạn đang ghi nhận khi nó xảy ra. Phân bổ đủ, lại khó

pronounce, sufficient resources. Adjective

phát âm, đủ nguồn lực. Tính từ

meaning enough, and the verb here, allocate,

đủ nghĩa, còn động từ ở đây, phân bổ,

means that's going for this, that's for this,

có nghĩa là dành cho cái này, cái kia dành cho cái này,

that's for this. This is how much we're spending

cái kia dành cho cái này. Đây là số tiền chúng ta chi

on rent, this is how much we are spending on food,

cho tiền thuê nhà, đây là số tiền chúng ta chi cho thực phẩm,

this is how much we're spending on transport.

đây là số tiền chúng ta chi cho vận chuyển.

So, putting, you know, deciding to give enough

Vì vậy, đặt, bạn biết đấy, quyết định cho đủ

for each of the things. Here, resources,

từng thứ. Ở đây, nguồn lực,

allocating sufficient resources. Well, money

phân bổ đủ nguồn lực. Vâng, tiền

is a resource, time is a resource, manpower.

là tài nguyên, thời gian là tài nguyên, nhân lực.

To make a contingency plan. I've written here that contingency means a backup plan,

Để lập kế hoạch dự phòng. Tôi đã viết ở đây rằng dự phòng có nghĩa là một kế hoạch dự phòng,

plan B. So, this is plan A, but if it all goes

kế hoạch B. Vì vậy, đây là kế hoạch A, nhưng nếu mọi việc

wrong, if it snows tomorrow and we can't do

không ổn, nếu ngày mai tuyết rơi và chúng ta không thể làm

anything like that, our contingency plan,

bất cứ điều gì như vậy, kế hoạch dự phòng của chúng ta,

good formal English that, a contingency plan.

tiếng Anh trang trọng tốt đó là một kế hoạch dự phòng.

At my cousin's wedding, the father of the groom, that's the man getting married,

Trong đám cưới của anh họ tôi, bố của chú rể, tức là người đàn ông sắp cưới,

had a contingency plan in case there was a

đã có một kế hoạch dự phòng trong trường hợp có một

huge flood, which seemed rather unlikely, but

trận lũ lớn, điều này dường như khó xảy ra, nhưng

you've got to think of all eventualities.

bạn phải nghĩ đến mọi tình huống có thể xảy ra.

Shall I write that down for you? Eventualities,

Tôi viết nó ra cho bạn nhé? Sự kiện cuối cùng,

that means anything that happens. Eventualities in the plural, eventualities.

có nghĩa là bất cứ điều gì xảy ra. Những sự kiện có thể ở số nhiều, những sự việc có thể xảy ra.

We're going to check progress at every stage.

Chúng tôi sẽ kiểm tra tiến độ ở mọi giai đoạn.

So, you can imagine this man was very detail

Vì vậy, bạn có thể tưởng tượng người đàn ông này đã được định hướng rất chi tiết

orientated as he prepared for his son's wedding,

khi chuẩn bị cho đám cưới của con trai mình

and he was making sure that progress was being

và ông ấy đảm bảo rằng tiến độ sẽ được

made at every stage. Has this been done? Has this

thực hiện ở mọi giai đoạn. Việc này đã được thực hiện chưa? Việc này đã được

been done? Can we have an update on this, please?

thực hiện chưa? Chúng tôi có thể cập nhật thông tin này được không?

Yep, very, very detail orientated. Can be a bit of a headache. Now, I've just got a few

Đúng, được định hướng rất, rất chi tiết. Có thể hơi đau đầu. Bây giờ, tôi vừa có một số

ways in which time, stay, and keep can be

cách mà thời gian, thời gian lưu trú và khoản giữ có thể được

used to talk about budgets, etc., and plans.

sử dụng để nói về ngân sách, v.v., và các kế hoạch.

Time, you're not going to run out of time. So, we've had run out of money,

Thời gian, bạn sẽ không hết thời gian đâu. Vì vậy, chúng tôi đã hết tiền,

where there's no more money. It's the same idea.

không còn tiền nữa. Đó là cùng một ý tưởng.

The time goes, oh no, I'm leaving Canada tomorrow,

Thời gian trôi qua, ôi không, ngày mai tôi sẽ rời Canada,

and I've run out of time, and I haven't done this, and I haven't done that.

và tôi đã hết thời gian, tôi chưa làm cái này, tôi chưa làm cái kia.

Stay, I could, but it wouldn't be very popular.

Ở lại, tôi có thể, nhưng nó sẽ không phổ biến lắm.

Stay, you're managing to stay on track. You're

Ở lại, bạn đang cố gắng đi đúng hướng. Bạn đang

managing. Are you... If you manage... So, a manager handles things, yep, they organize,

quản lý. Bạn có... Nếu bạn quản lý... Vậy, người quản lý xử lý mọi việc, vâng, họ tổ chức,

control things. If you are managing, are you...

kiểm soát mọi việc. Nếu bạn đang quản lý, bạn có...

If you are managing, you're kind of surviving,

Nếu bạn đang quản lý, bạn gần như đang sống sót,

you're being able to do it. Are you being able to stay on track? Are you...

bạn có thể làm được điều đó. Bạn có thể đi đúng hướng không? Bạn có...

You're doing okay on track? Are you on progress?

Bạn đang đi đúng hướng chứ? Bạn có đang tiến bộ không?

Still going okay? You're going to meet the

Vẫn đi ổn chứ? Bạn sẽ đáp ứng

deadline? Are you staying within the budget?

thời hạn? Bạn có đang ở trong phạm vi ngân sách không?

You're not going over budget, staying within

Bạn sẽ không vượt quá ngân sách, vẫn nằm trong

the budget. I don't think I've ever done that in my life, must learn. Keep,

ngân sách. Tôi không nghĩ mình đã từng làm điều đó trong đời, phải học hỏi. Giữ,

keep to the budget. Yep, this is how much we're

giữ đúng ngân sách. Đúng, đây là số tiền chúng tôi

spending, we keep to it. Keep to the launch date,

chi tiêu, chúng tôi sẽ giữ mức đó. Đúng, hãy giữ đúng ngày ra mắt,

yep, getting everything ready for the big day,

chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ cho ngày trọng đại

and keeping costs down, yep, less spending.

và giảm chi phí , vâng, chi tiêu ít hơn.

I hope there's been some really useful vocab

Tôi hy vọng bài học hôm nay sẽ có một số từ vựng thực sự hữu ích

for you in today's lesson. As a way of revising

cho bạn. Để sửa lại

the content, do go over to the engVid website

nội dung, hãy truy cập trang web engVid

where you'll be able to do today's quiz. Thanks

nơi bạn có thể làm bài kiểm tra ngày hôm nay. Cảm ơn đã

for watching. Do share with someone who would

xem. Hãy chia sẻ với ai đó sẽ

find this useful, and I'll see you in the next

thấy điều này hữu ích và tôi sẽ gặp bạn trong video tiếp theo

video, just as long as you're subscribing so you know when it is out. Thanks.

, miễn là bạn đăng ký để biết khi nào video ra mắt. Cảm ơn.