Business English for Project Management & Budgets

Hi there and welcome back to engVid. My name

Hola y bienvenido de nuevo a engVid. Mi nombre

is Benjamin. Today's lesson is primarily aimed

es Benjamin. La lección de hoy está dirigida principalmente

at those of you using English for business,

a aquellos de ustedes que utilizan el inglés para los negocios,

particularly those of you who have some hand

particularmente aquellos que tienen algo que ver

in project management and keeping control of the finances, the budgets. So let's plow

con la gestión de proyectos y el control de las finanzas y los presupuestos. Así que vayamos

straight on in. Just a quick overview. We're

directo al grano. Sólo una breve descripción general. Analizaremos los

going to be looking at possible problems when

posibles problemas cuando las

things go wrong, when things are going well,

cosas van mal, cuando las cosas van bien,

and then looking at some top tips, as in advice

y luego veremos algunos de los mejores consejos, como consejos que

you can give others. So things that might

usted puede dar a otros. Entonces, cosas que podrían

go wrong. Well, if we're looking after a pot

salir mal. Bueno, si estamos cuidando un montón

of money and no attention has been paid to the

de dinero y no se ha prestado atención a los

detail, then maybe some's gone here, some's

detalles, entonces tal vez algo se haya ido aquí, algo se

gone there, some's gone there, and then all of a sudden, oh, there's no money left. A

haya ido allí, algo se haya ido allí, y de repente, oh, no queda dinero. Una

lack, that means not enough attention to detail

carencia que significa que no se ha prestado suficiente atención al detalle

in the planning. So that can refer to more

en la planificación. Entonces eso puede referirse a más

things other than the budget, the project. Was

cosas además del presupuesto, del proyecto. ¿

it planned in enough detail? Now, if things

Se planeó con suficiente detalle? Ahora bien, si las cosas

fall behind, the project is moving too slowly,

se retrasan, el proyecto avanza demasiado lento,

then we would say that it is behind schedule.

entonces diríamos que está [ __ ].

Behind schedule. So we're on Monday, but the

[ __ ]. Así que estamos en lunes, pero el

work, we're still doing Friday's work. We're

trabajo, todavía estamos haciendo el trabajo del viernes. Estamos

behind schedule. And if you become behind schedule, then you're going to need to play

retrasados. Y si se retrasa, entonces tendrá que jugar

or have to play catch-up. So if we've got a race

o ponerse al día. Entonces, si tenemos una carrera

and my friend is ahead of me, then I have to try

y mi amigo está delante de mí, entonces tengo que intentar

and catch him up. If we're playing catch-up

alcanzarlo. Si estamos tratando de ponernos al día

at work, then we're meant to have done this,

en el trabajo, entonces debemos haberlo hecho,

so very quickly we have to reach this level. We

por lo que muy rápidamente tenemos que alcanzar este nivel.

have to catch up. If you are ill, then when you

Tenemos que ponernos al día. Si está enfermo, cuando

come back from being ill, you need to catch up on

regrese de estar enfermo, deberá ponerse al día con

all your emails and all the work you need to do.

todos sus correos electrónicos y todo el trabajo que debe hacer.

Now, I have created a lesson on sort of sailing,

Ahora, he creado una lección sobre navegación,

boat idioms, etc. So this one is in there. But if

modismos de barcos, etc. Así que esta está ahí. Pero si

you missed the boat, then you're too late. Maybe

perdiste el tren, entonces es demasiado tarde. Quizás

you're applying for a job and the deadline is

estés solicitando un trabajo y la fecha límite son

nine o'clock. And if you don't finish your

las nueve en punto. Y si no termina su

application by nine o'clock, you've missed the

solicitud a las nueve en punto, ha perdido el

boat, or more formally, to miss the deadline.

tren o, más formalmente, ha perdido la fecha límite.

Often, idioms can be used in a more sort of

A menudo, los modismos se pueden utilizar de una manera más

social and informal way where the accurate

social e informal, donde el vocabulario preciso y directo suele

vocabulary to the point is often what's used

ser el que se utiliza

in business English. That's a generalization.

en el inglés de negocios. Esa es una generalización.

Other problems, if you run out of money,

Otros problemas, si te quedas sin dinero,

it doesn't mean you're running away. No, it just

no significa que estés huyendo. No, sólo

means the money has run away. You have run out,

significa que el dinero se ha acabado. Se te acabó,

there's no money left. Maybe that was caused

no queda dinero. Quizás eso se debió

by an unrealistic budget. Could you practice

a un presupuesto poco realista. ¿ Podrías practicar

saying that with me? Unrealistic budget. And once again, unrealistic budget.

decir eso conmigo? Presupuesto poco realista . Y una vez más, presupuesto poco realista.

So, reality is, you know, the real world. If

Entonces, la realidad es, ya sabes, el mundo real. Si

something is realistic, then it's in line with

algo es realista, entonces está en consonancia con

how the world is. I think realistically, it's

cómo es el mundo. Creo que, siendo realistas,

looking like it might snow tomorrow. If I have

parece que mañana podría nevar. Si tengo

unrealistic expectations of the weather, I might

expectativas poco realistas sobre el clima, podría

think it's going to be sunny. An unrealistic

pensar que hará sol. Un presupuesto poco realista

budget is a plan for the money in the project that is not realistic.

es un plan para el dinero del proyecto que no es realista.

Budget constraints. Constraints is like a tie

Limitaciones presupuestarias. Las limitaciones son como un lazo

that holds you. So, it's like a limitation,

que te retiene. Entonces, es como una limitación,

budget limitations. So, we can only spend this amount on burritos. Key consideration.

limitaciones presupuestarias. Entonces, sólo podemos gastar esta cantidad en burritos. Consideración clave.

If you go over budget, then you spend too much,

Si se excede del presupuesto, entonces gasta demasiado,

maybe on the burrito. You go for the extra large

tal vez en el burrito. Eliges el extra grande

instead of the large. Yep. You're out of control. You can't help it. You're like,

en lugar del grande. Sí. Estás fuera de control. No puedes evitarlo. Dices,

I want the extra large, but the budget says you're only allowed the large.

quiero el tamaño extra grande, pero el presupuesto dice que solo se permite el tamaño grande.

We've got to pay attention to the detail, haven't

Tenemos que prestar atención a los detalles, ¿no

we? We don't want to be running out of money.

? No queremos quedarnos sin dinero.

Yep. We need to have realistic budgets. If I

Sí. Necesitamos tener presupuestos realistas. Si

can't help getting an extra large burrito, then

no puedo evitar comprar un burrito extra grande, entonces

I need to be more realistic with my budget. I make

debo ser más realista con mi presupuesto. Hago que

it sound like I've got some real food problem.

parezca que tengo un verdadero problema alimentario.

Okay. Let's look at effective planning.

Bueno. Veamos una planificación eficaz.

Effective planning, when we plan effectively,

Planificación eficaz: cuando planificamos eficazmente,

we stay within budget. So, our plan is to spend

nos mantenemos dentro del presupuesto. Entonces, nuestro plan es gastar

this amount, and maybe we spend less than that.

esta cantidad, y tal vez gastemos menos que eso.

It doesn't happen to me very often, but I like the idea. To stay on track.

No me pasa muy a menudo, pero me gusta la idea. Para mantener el rumbo.

Track. Yep. Like the train track. So, if a project is on track, then we're going to be

Pista. Sí. Como la vía del tren. Entonces, si un proyecto va por buen camino, entonces cumpliremos con

meeting the deadline. The deadline's kind of at

el plazo. La fecha límite es como en

the next stop. Choo-choo, choo-choo, choo-choo.

la próxima parada. Chu-chu, chu-chu, chu-chu.

We're on track. We're going to get there. If your

Estamos en camino. Vamos a llegar allí. Si su

budget is on track, then you're not spending too

presupuesto va por buen camino, entonces no está gastando

much. Yep. You're staying on the straight and

demasiado. Sí. Te mantendrás en el camino recto y

the narrow. You're staying on the path. Yeah.

angosto. Tú sigues en el camino. Sí.

An accurate forecast. Yep. Forecast. What is

Un pronóstico preciso. Sí. Pronóstico. ¿Qué se

coming our way? What is coming forward? What's

nos viene encima? ¿Qué se avecina? Lo que

coming from... What's, you know, the weather

viene de... ¿Qué es, ya sabes, el

forecast. What weather are we about to have?

pronóstico del tiempo? ¿Qué tiempo vamos a tener?

An accurate forecast. An accurate prediction.

Un pronóstico preciso. Una predicción precisa.

An accurate forecast of maybe the money that

Una previsión precisa del posible dinero que

is coming into the business. We're going to have this sale, this commission.

entrará en el negocio. Vamos a tener esta venta, esta comisión.

If you get that accurate, it will be easier to plan the budget.

Si obtiene esa precisión, será más fácil planificar el presupuesto.

Upfront planning, meaning planning in advance.

Planificación inicial, es decir, planificación por adelantado. Los

Plans are meant to be about what's meant to happen.

planes deben referirse a lo que debe suceder.

It's a very strange situation to have to do plans

Es una situación muy extraña tener que hacer planes

for things you have already done. You don't want

para cosas que ya has hecho. No quieres

to do that. You want to plan upfront, before.

hacer eso. Quieres planificar por adelantado, antes.

To make the launch date. Launch. Rocket. If you

Para concretar la fecha de lanzamiento. Lanzamiento. Cohete. Si

make the launch date, then the project is running

fija la fecha de lanzamiento, entonces el proyecto se está ejecutando

to time. Or, even better, ahead of schedule.

a tiempo. O, mejor aún, antes de lo previsto.

So, over here, we had behind schedule. Yeah,

Así que aquí teníamos retrasos. Sí,

you're all late and you're doing last week's work.

llegas tarde y estás haciendo el trabajo de la semana pasada.

If you're ahead of schedule, you're like, "Woo,

Si estás adelantado a lo previsto, piensas: "Vaya, ya

I've done all of this work and now I'm going to

hice todo este trabajo y ahora voy a

do next week's work." Okay, you still with me?

hacer el trabajo de la próxima semana". Vale, ¿todavía estás conmigo?

Good. Hope you are a subscriber, because that

Bien. Espero que seas suscriptor, porque eso

helps me to make these videos. And let's have a

me ayuda a hacer estos videos. Y echemos un

look at some key tips. This quote is often quoted

vistazo a algunos consejos clave. Esta cita la cita

by Benjamin Franklin. "By failing to prepare, you

a menudo Benjamin Franklin. "Si no te preparas, te

are preparing to fail." Sometimes shortened to

estás preparando para fracasar". A veces se abrevia como

"fail to prepare", "prepare to fail". Well, it

"no prepararse", "prepararse para fallar". Bueno,

sounds all rather negative. Let's avoid that,

todo suena bastante negativo. Evitemos eso, ¿

shall we? By prioritizing tasks. Say it after

de acuerdo? Priorizando tareas. Dilo después de

me. Prioritizing. I know it says prioritize.

mí. Priorizar. Sé que dice priorizar.

Say "prioritizing". Good, in the continuous. So,

Di "priorizar". Bueno, en continuo. Entonces,

you have a to-do list. Yep, people normally have

tienes una lista de tareas pendientes. Sí, la gente normalmente tiene

long to-do lists. Prioritizing the tasks, the

largas listas de tareas pendientes. Priorizar las tareas, las

things you need to do, is going, "Right, well,

cosas que hay que hacer, es decir: "Bien, bueno,

that is more important than that." I often have

eso es más importante que eso". A menudo tengo

two columns on a piece of paper saying sort of

dos columnas en una hoja de papel que dicen "

urgent and non-urgent. Or before I came here to Toronto, it was before Canada,

urgente y no urgente". O antes de venir aquí a Toronto, era antes de Canadá,

urgent, non-urgent. Different people do it in different ways.

urgente, no urgente. Diferentes personas lo hacen de diferentes maneras.

To keep a tab on spending. Now, if you go into

Para controlar el gasto. Ahora, si vas a

a pub in the UK and say, "Can I start up a tab,

un pub en el Reino Unido y dices: "¿Puedo abrir una cuenta,

please?" It means that they just write down everything you spend, and then at the end,

por favor?" Significa que simplemente anotan todo lo que gastas y luego, al final,

you pay the bill. So, if you keep a tab on

pagas la factura. Entonces, si lleva un control de sus

spending, what you're doing is you're writing

gastos, lo que está haciendo es

it down. You're taking note as it happens. Allocate sufficient, again, difficult to

escribirlo. Estás tomando nota a medida que sucede. Asignar recursos suficientes, de nuevo difíciles de

pronounce, sufficient resources. Adjective

pronunciar, suficientes . El adjetivo

meaning enough, and the verb here, allocate,

significa suficiente, y el verbo aquí, asignar,

means that's going for this, that's for this,

significa que va por esto, eso es por esto,

that's for this. This is how much we're spending

eso es por esto. Esto es lo que gastamos

on rent, this is how much we are spending on food,

en alquiler, esto es lo que gastamos en comida,

this is how much we're spending on transport.

esto es lo que gastamos en transporte.

So, putting, you know, deciding to give enough

Entonces, ya sabes, decidir dar lo suficiente

for each of the things. Here, resources,

para cada una de las cosas. Aquí, recursos,

allocating sufficient resources. Well, money

asignando recursos suficientes. Bueno, el dinero

is a resource, time is a resource, manpower.

es un recurso, el tiempo es un recurso, la mano de obra.

To make a contingency plan. I've written here that contingency means a backup plan,

Para hacer un plan de contingencia. He escrito aquí que contingencia significa un plan de respaldo,

plan B. So, this is plan A, but if it all goes

plan B. Entonces, este es el plan A, pero si todo sale

wrong, if it snows tomorrow and we can't do

mal, si nieva mañana y no podemos hacer

anything like that, our contingency plan,

nada de eso, nuestro plan de contingencia,

good formal English that, a contingency plan.

buen inglés formal. eso, un plan de contingencia.

At my cousin's wedding, the father of the groom, that's the man getting married,

En la boda de mi prima, el padre del novio, es decir, el hombre que se iba a casar,

had a contingency plan in case there was a

tenía un plan de contingencia en caso de que hubiera una

huge flood, which seemed rather unlikely, but

gran inundación, lo que parecía bastante improbable, pero

you've got to think of all eventualities.

hay que pensar en todas las eventualidades. ¿

Shall I write that down for you? Eventualities,

Te lo apunto? Eventualidades,

that means anything that happens. Eventualities in the plural, eventualities.

eso significa cualquier cosa que suceda. Eventualidades en plural, eventualidades.

We're going to check progress at every stage.

Vamos a comprobar el progreso en cada etapa.

So, you can imagine this man was very detail

Entonces, pueden imaginarse que este hombre estaba muy

orientated as he prepared for his son's wedding,

orientado a los detalles mientras se preparaba para la boda de su hijo

and he was making sure that progress was being

y se aseguraba de que se

made at every stage. Has this been done? Has this

lograra progreso en cada etapa. ¿Se ha hecho esto? ¿Se ha

been done? Can we have an update on this, please?

hecho esto? ¿Podemos tener una actualización sobre esto, por favor?

Yep, very, very detail orientated. Can be a bit of a headache. Now, I've just got a few

Sí, muy, muy detallista. Puede ser un poco doloroso. Ahora, solo tengo algunas

ways in which time, stay, and keep can be

formas en las que tiempo, estadía y conservación se pueden

used to talk about budgets, etc., and plans.

usar para hablar sobre presupuestos, etc., y planes.

Time, you're not going to run out of time. So, we've had run out of money,

Tiempo, no se te acabará el tiempo. Entonces nos quedamos sin dinero y

where there's no more money. It's the same idea.

ya no hay dinero. Es la misma idea.

The time goes, oh no, I'm leaving Canada tomorrow,

El tiempo pasa, oh no, me voy de Canadá mañana,

and I've run out of time, and I haven't done this, and I haven't done that.

y se me acabó el tiempo, y no he hecho esto, y no he hecho aquello.

Stay, I could, but it wouldn't be very popular.

Quédate, podría, pero no sería muy popular.

Stay, you're managing to stay on track. You're

Quédate, estás logrando mantener el rumbo. Estás

managing. Are you... If you manage... So, a manager handles things, yep, they organize,

manejando. ¿Es usted... Si usted administra... Entonces, un gerente maneja las cosas, sí, organiza,

control things. If you are managing, are you...

controla las cosas. Si estás manejando, ¿estás...?

If you are managing, you're kind of surviving,

Si estás manejando, estás sobreviviendo,

you're being able to do it. Are you being able to stay on track? Are you...

estás siendo capaz de hacerlo. ¿Estás siendo capaz de mantener el rumbo? ¿Estás...

You're doing okay on track? Are you on progress?

estás yendo bien en el camino? ¿Estás en progreso? ¿

Still going okay? You're going to meet the

Aún vas bien? ¿ Vas a cumplir con el

deadline? Are you staying within the budget?

plazo? ¿Se mantiene dentro del presupuesto?

You're not going over budget, staying within

No se excederá del presupuesto y se mantendrá dentro

the budget. I don't think I've ever done that in my life, must learn. Keep,

del presupuesto. No creo haber hecho eso nunca en mi vida, debo aprender. Manténgase,

keep to the budget. Yep, this is how much we're

manténgase dentro del presupuesto. Sí, esto es lo que estamos

spending, we keep to it. Keep to the launch date,

gastando, lo mantendremos. Cíñete a la fecha de lanzamiento,

yep, getting everything ready for the big day,

sí, prepara todo para el gran día

and keeping costs down, yep, less spending.

y mantén los costos bajos, sí, menos gastos.

I hope there's been some really useful vocab

Espero que haya habido vocabulario realmente útil

for you in today's lesson. As a way of revising

para ti en la lección de hoy. Como forma de revisar

the content, do go over to the engVid website

el contenido, visite el sitio web engVid

where you'll be able to do today's quiz. Thanks

donde podrá realizar el cuestionario de hoy. Gracias

for watching. Do share with someone who would

por ver. Compártelo con alguien a quien le

find this useful, and I'll see you in the next

resulte útil y te veré en el próximo

video, just as long as you're subscribing so you know when it is out. Thanks.

video, siempre y cuando te suscribas para saber cuándo saldrá. Gracias.