Business English for Project Management & Budgets

Hi there and welcome back to engVid. My name

Ciao a tutti e bentornati su engVid. Mi chiamo

is Benjamin. Today's lesson is primarily aimed

Beniamino. La lezione di oggi è rivolta principalmente

at those of you using English for business,

a quelli di voi che usano l' inglese per affari,

particularly those of you who have some hand

in particolare a quelli di voi che hanno un ruolo

in project management and keeping control of the finances, the budgets. So let's plow

nella gestione dei progetti e nel mantenere il controllo delle finanze, dei budget. Quindi andiamo

straight on in. Just a quick overview. We're

subito avanti. Solo una rapida panoramica. Esamineremo i

going to be looking at possible problems when

possibili problemi quando le

things go wrong, when things are going well,

cose vanno male, quando le cose vanno bene,

and then looking at some top tips, as in advice

e poi esamineremo alcuni suggerimenti importanti, come consigli che

you can give others. So things that might

puoi dare agli altri. Quindi cose che potrebbero

go wrong. Well, if we're looking after a pot

andare storte. Ebbene, se stiamo cercando una somma

of money and no attention has been paid to the

di denaro e non abbiamo prestato attenzione ai

detail, then maybe some's gone here, some's

dettagli, allora forse qualcuno è andato qui, qualcuno è

gone there, some's gone there, and then all of a sudden, oh, there's no money left. A

andato là, qualcuno è andato là, e poi all'improvviso, oh, non ci sono più soldi. Una

lack, that means not enough attention to detail

mancanza, che significa non sufficiente attenzione ai dettagli

in the planning. So that can refer to more

nella pianificazione. Quindi ciò può riferirsi a più

things other than the budget, the project. Was

cose diverse dal budget, dal progetto. È stato

it planned in enough detail? Now, if things

pianificato in modo sufficientemente dettagliato? Ora, se le cose

fall behind, the project is moving too slowly,

restano indietro, il progetto si sta muovendo troppo lentamente,

then we would say that it is behind schedule.

allora diremmo che è in ritardo.

Behind schedule. So we're on Monday, but the

In ritardo. Quindi siamo a lunedì, ma il

work, we're still doing Friday's work. We're

lavoro, stiamo ancora facendo il lavoro di venerdì. Siamo in

behind schedule. And if you become behind schedule, then you're going to need to play

ritardo sulla tabella di marcia. E se rimani in ritardo sulla tabella di marcia, allora dovrai giocare

or have to play catch-up. So if we've got a race

o recuperare il ritardo. Quindi, se abbiamo una gara

and my friend is ahead of me, then I have to try

e il mio amico è davanti a me, allora devo provare a

and catch him up. If we're playing catch-up

raggiungerlo. Se stiamo cercando di recuperare

at work, then we're meant to have done this,

sul lavoro, allora dovremmo averlo fatto,

so very quickly we have to reach this level. We

quindi dobbiamo raggiungere questo livello molto rapidamente.

have to catch up. If you are ill, then when you

Dobbiamo recuperare il ritardo. Se sei malato, quando

come back from being ill, you need to catch up on

torni dalla malattia, devi recuperare

all your emails and all the work you need to do.

tutte le tue e-mail e tutto il lavoro che devi fare.

Now, I have created a lesson on sort of sailing,

Ora, ho creato una lezione su una sorta di vela,

boat idioms, etc. So this one is in there. But if

modi di dire in barca, ecc. Quindi questa è lì. Ma se

you missed the boat, then you're too late. Maybe

hai perso il treno, allora è troppo tardi. Forse

you're applying for a job and the deadline is

stai facendo domanda per un lavoro e la scadenza è

nine o'clock. And if you don't finish your

alle nove. E se non finisci la

application by nine o'clock, you've missed the

domanda entro le nove , hai perso il

boat, or more formally, to miss the deadline.

treno o, più formalmente, hai mancato la scadenza.

Often, idioms can be used in a more sort of

Spesso, gli idiomi possono essere utilizzati in un modo più

social and informal way where the accurate

sociale e informale in cui il vocabolario accurato

vocabulary to the point is often what's used

è spesso quello utilizzato

in business English. That's a generalization.

nell'inglese commerciale. Questa è una generalizzazione.

Other problems, if you run out of money,

Altri problemi, se finisci i soldi,

it doesn't mean you're running away. No, it just

non significa che stai scappando. No,

means the money has run away. You have run out,

significa solo che i soldi sono scappati. Hai finito,

there's no money left. Maybe that was caused

non ci sono più soldi. Forse ciò è stato causato

by an unrealistic budget. Could you practice

da un budget non realistico. Potresti esercitarti a

saying that with me? Unrealistic budget. And once again, unrealistic budget.

dirlo con me? Bilancio irrealistico. E ancora una volta, budget irrealistico.

So, reality is, you know, the real world. If

Quindi, la realtà è, sai, il mondo reale. Se

something is realistic, then it's in line with

qualcosa è realistico, allora è in linea con

how the world is. I think realistically, it's

il mondo. Penso realisticamente che

looking like it might snow tomorrow. If I have

domani potrebbe nevicare. Se ho

unrealistic expectations of the weather, I might

aspettative irrealistiche sul tempo, potrei

think it's going to be sunny. An unrealistic

pensare che ci sarà il sole. Un

budget is a plan for the money in the project that is not realistic.

budget irrealistico è un piano per i soldi nel progetto che non è realistico.

Budget constraints. Constraints is like a tie

Limiti di spesa. I vincoli sono come un legame

that holds you. So, it's like a limitation,

che ti tiene. Quindi è come una limitazione,

budget limitations. So, we can only spend this amount on burritos. Key consideration.

limitazioni di budget. Quindi possiamo spendere questa cifra solo per i burritos. Considerazione chiave.

If you go over budget, then you spend too much,

Se superi il budget, spendi troppo,

maybe on the burrito. You go for the extra large

forse per il burrito. Scegli l'extra large

instead of the large. Yep. You're out of control. You can't help it. You're like,

anziché il large. Sì. Sei fuori controllo. Non puoi farci niente. Dici,

I want the extra large, but the budget says you're only allowed the large.

voglio la versione extra large, ma il budget dice che ti è consentito solo la versione grande.

We've got to pay attention to the detail, haven't

Dobbiamo prestare attenzione ai dettagli, no

we? We don't want to be running out of money.

? Non vogliamo rimanere senza soldi.

Yep. We need to have realistic budgets. If I

Sì. Dobbiamo avere budget realistici. Se

can't help getting an extra large burrito, then

non posso fare a meno di prendere un burrito extra large, allora

I need to be more realistic with my budget. I make

devo essere più realistico con il mio budget. Lo faccio

it sound like I've got some real food problem.

sembrare come se avessi qualche vero problema alimentare.

Okay. Let's look at effective planning.

Va bene. Diamo un'occhiata alla pianificazione efficace.

Effective planning, when we plan effectively,

Pianificazione efficace: quando pianifichiamo in modo efficace,

we stay within budget. So, our plan is to spend

rispettiamo il budget. Quindi, il nostro piano è di spendere

this amount, and maybe we spend less than that.

questo importo e forse spenderemo meno.

It doesn't happen to me very often, but I like the idea. To stay on track.

Non mi capita molto spesso, ma l'idea mi piace. Per rimanere in pista.

Track. Yep. Like the train track. So, if a project is on track, then we're going to be

Traccia. Sì. Come i binari del treno. Quindi, se un progetto è sulla buona strada,

meeting the deadline. The deadline's kind of at

rispetteremo la scadenza. La scadenza è più o meno

the next stop. Choo-choo, choo-choo, choo-choo.

alla prossima fermata. Ciu-ciu, ciu-ciu, ciu-ciù.

We're on track. We're going to get there. If your

Siamo sulla buona strada. Ci arriveremo. Se il tuo

budget is on track, then you're not spending too

budget è in linea, significa che non stai spendendo troppo

much. Yep. You're staying on the straight and

. Sì. Stai rimanendo sulla retta

the narrow. You're staying on the path. Yeah.

via. Rimani sul sentiero. Sì.

An accurate forecast. Yep. Forecast. What is

Una previsione accurata. Sì. Previsione. Cosa

coming our way? What is coming forward? What's

ci aspetta? Cosa sta succedendo? Cosa

coming from... What's, you know, the weather

viene da... Sai, le

forecast. What weather are we about to have?

previsioni del tempo. Che tempo avremo?

An accurate forecast. An accurate prediction.

Una previsione accurata. Una previsione accurata.

An accurate forecast of maybe the money that

Una previsione accurata forse del denaro che

is coming into the business. We're going to have this sale, this commission.

entrerà nel business. Avremo questa vendita, questa commissione.

If you get that accurate, it will be easier to plan the budget.

Se sarai così accurato, sarà più facile pianificare il budget.

Upfront planning, meaning planning in advance.

Upfront Planning, ovvero pianificare in anticipo. I

Plans are meant to be about what's meant to happen.

piani dovrebbero riguardare ciò che deve accadere.

It's a very strange situation to have to do plans

È una situazione molto strana dover fare progetti

for things you have already done. You don't want

per cose che hai già fatto. Non vuoi

to do that. You want to plan upfront, before.

farlo. Vuoi pianificare in anticipo, prima.

To make the launch date. Launch. Rocket. If you

Per fissare la data di lancio. Lancio. Razzo. Se

make the launch date, then the project is running

stabilisci la data di lancio, il progetto verrà eseguito

to time. Or, even better, ahead of schedule.

in tempo. O, meglio ancora, prima del previsto.

So, over here, we had behind schedule. Yeah,

Quindi, qui, eravamo in ritardo sulla tabella di marcia. Sì,

you're all late and you're doing last week's work.

siete tutti in ritardo e state facendo il lavoro della settimana scorsa.

If you're ahead of schedule, you're like, "Woo,

Se sei in anticipo rispetto al programma, dici: "Woo,

I've done all of this work and now I'm going to

ho fatto tutto questo lavoro e ora farò il

do next week's work." Okay, you still with me?

lavoro della prossima settimana". Ok, sei ancora con me?

Good. Hope you are a subscriber, because that

Bene. Spero che tu sia un abbonato, perché questo

helps me to make these videos. And let's have a

mi aiuta a realizzare questi video. E diamo

look at some key tips. This quote is often quoted

un'occhiata ad alcuni suggerimenti chiave. Questa citazione è spesso citata

by Benjamin Franklin. "By failing to prepare, you

da Benjamin Franklin. "Non riuscendo a prepararti, ti

are preparing to fail." Sometimes shortened to

stai preparando a fallire." A volte abbreviato in

"fail to prepare", "prepare to fail". Well, it

"non riuscire a prepararsi", "prepararsi a fallire". Ebbene,

sounds all rather negative. Let's avoid that,

sembra tutto piuttosto negativo. Evitiamolo,

shall we? By prioritizing tasks. Say it after

va bene? Dando priorità ai compiti. Dillo dopo di

me. Prioritizing. I know it says prioritize.

me. Dare priorità. So che dice di dare la priorità.

Say "prioritizing". Good, in the continuous. So,

Di' "dare priorità". Bene, nel continuo. Quindi,

you have a to-do list. Yep, people normally have

hai una lista di cose da fare. Sì, le persone normalmente hanno

long to-do lists. Prioritizing the tasks, the

lunghe liste di cose da fare. Dare priorità ai compiti, alle

things you need to do, is going, "Right, well,

cose che devi fare, significa: "Giusto, beh,

that is more important than that." I often have

questo è più importante di quello". Spesso ho

two columns on a piece of paper saying sort of

due colonne su un pezzo di carta che dicono

urgent and non-urgent. Or before I came here to Toronto, it was before Canada,

urgente e non urgente. O prima che venissi qui a Toronto, era prima del Canada,

urgent, non-urgent. Different people do it in different ways.

urgente, non urgente. Persone diverse lo fanno in modi diversi.

To keep a tab on spending. Now, if you go into

Per tenere sotto controllo la spesa. Ora, se entri in

a pub in the UK and say, "Can I start up a tab,

un pub nel Regno Unito e dici: "Posso aprire un conto,

please?" It means that they just write down everything you spend, and then at the end,

per favore?" Vuol dire che annotano semplicemente tutto ciò che spendi e poi alla fine

you pay the bill. So, if you keep a tab on

paghi il conto. Quindi, se tieni sotto controllo la

spending, what you're doing is you're writing

spesa, quello che stai facendo è

it down. You're taking note as it happens. Allocate sufficient, again, difficult to

scriverla. Stai prendendo nota di come accade. Assegnare risorse sufficienti, ancora una volta, difficili da

pronounce, sufficient resources. Adjective

pronunciare, sufficienti . L'aggettivo

meaning enough, and the verb here, allocate,

significa abbastanza, e il verbo qui, allocare,

means that's going for this, that's for this,

significa che va per questo, è per questo,

that's for this. This is how much we're spending

è per questo. Questo è quanto spendiamo

on rent, this is how much we are spending on food,

per l'affitto, questo è quanto spendiamo per il cibo,

this is how much we're spending on transport.

questo è quanto spendiamo per i trasporti.

So, putting, you know, deciding to give enough

Quindi, decidendo di dare abbastanza

for each of the things. Here, resources,

per ciascuna delle cose. Qui, risorse,

allocating sufficient resources. Well, money

allocazione di risorse sufficienti. Ebbene, il denaro

is a resource, time is a resource, manpower.

è una risorsa, il tempo è una risorsa, la manodopera.

To make a contingency plan. I've written here that contingency means a backup plan,

Per fare un piano di emergenza. Ho scritto qui che per emergenza si intende un piano di riserva,

plan B. So, this is plan A, but if it all goes

piano B. Quindi, questo è il piano A, ma se tutto va

wrong, if it snows tomorrow and we can't do

storto, se domani nevica e non possiamo fare

anything like that, our contingency plan,

niente del genere, il nostro piano di emergenza,

good formal English that, a contingency plan.

buon inglese formale quello, un piano di emergenza.

At my cousin's wedding, the father of the groom, that's the man getting married,

Al matrimonio di mio cugino, il padre dello sposo, cioè dell'uomo che si sposava,

had a contingency plan in case there was a

aveva un piano di emergenza nel caso ci fosse stata una

huge flood, which seemed rather unlikely, but

grande alluvione, il che sembrava piuttosto improbabile, ma

you've got to think of all eventualities.

bisogna pensare a tutte le eventualità. Te lo

Shall I write that down for you? Eventualities,

scrivo ? Eventualità,

that means anything that happens. Eventualities in the plural, eventualities.

ovvero tutto ciò che accade. Eventualità al plurale, eventualità.

We're going to check progress at every stage.

Controlleremo i progressi in ogni fase.

So, you can imagine this man was very detail

Quindi, potete immaginare che quest'uomo fosse molto

orientated as he prepared for his son's wedding,

attento ai dettagli mentre si preparava per il matrimonio di suo figlio

and he was making sure that progress was being

e si assicurava che venissero

made at every stage. Has this been done? Has this

fatti progressi in ogni fase. È stato fatto? È

been done? Can we have an update on this, please?

stato fatto? Possiamo avere un aggiornamento su questo, per favore?

Yep, very, very detail orientated. Can be a bit of a headache. Now, I've just got a few

Sì, molto, molto attento ai dettagli. Può essere un po' un mal di testa. Ora, ho solo alcuni

ways in which time, stay, and keep can be

modi in cui il tempo, il soggiorno e il mantenimento possono essere

used to talk about budgets, etc., and plans.

utilizzati per parlare di budget, ecc. e piani.

Time, you're not going to run out of time. So, we've had run out of money,

Tempo, non rimarrai senza tempo. Quindi, abbiamo finito i soldi,

where there's no more money. It's the same idea.

dove non ce ne sono più . È la stessa idea.

The time goes, oh no, I'm leaving Canada tomorrow,

Il tempo va, oh no, lascerò il Canada domani, e

and I've run out of time, and I haven't done this, and I haven't done that.

ho esaurito il tempo, e non ho fatto questo, e non ho fatto quello.

Stay, I could, but it wouldn't be very popular.

Restare, potrei, ma non sarebbe molto popolare.

Stay, you're managing to stay on track. You're

Rimani, stai riuscendo a rimanere sulla buona strada. Stai

managing. Are you... If you manage... So, a manager handles things, yep, they organize,

gestendo. Sei... Se gestisci... Quindi, un manager gestisce le cose, sì, organizza,

control things. If you are managing, are you...

controlla le cose. Se riesci a gestire, sei...

If you are managing, you're kind of surviving,

Se riesci a sopravvivere,

you're being able to do it. Are you being able to stay on track? Are you...

sei in grado di farlo. Riesci a rimanere in pista? Stai...

You're doing okay on track? Are you on progress?

stai andando bene in pista? Stai facendo progressi?

Still going okay? You're going to meet the

Va ancora bene? Rispetterai la

deadline? Are you staying within the budget?

scadenza? Rimani nei limiti del budget?

You're not going over budget, staying within

Non stai superando il budget, resta entro

the budget. I don't think I've ever done that in my life, must learn. Keep,

il budget. Non credo di averlo mai fatto in vita mia, devo imparare. Mantieni,

keep to the budget. Yep, this is how much we're

mantieni il budget. Sì, questo è quanto stiamo

spending, we keep to it. Keep to the launch date,

spendendo, ci atteniamo a questo. Rispetta la data di lancio,

yep, getting everything ready for the big day,

sì, preparando tutto per il grande giorno

and keeping costs down, yep, less spending.

e mantenendo bassi i costi, sì, meno spese.

I hope there's been some really useful vocab

Spero che nella lezione di oggi ci siano stati dei vocaboli davvero utili

for you in today's lesson. As a way of revising

per te. Per rivedere

the content, do go over to the engVid website

il contenuto, vai al sito web engVid

where you'll be able to do today's quiz. Thanks

dove potrai rispondere al quiz di oggi. Grazie

for watching. Do share with someone who would

per la visione. Condividi con qualcuno che potrebbe

find this useful, and I'll see you in the next

trovarlo utile e ci vediamo nel prossimo

video, just as long as you're subscribing so you know when it is out. Thanks.

video, purché ti iscrivi in modo da sapere quando uscirà. Grazie.