Business English for Project Management & Budgets

Hi there and welcome back to engVid. My name

Bonjour et bienvenue sur engVid. Je m'appelle

is Benjamin. Today's lesson is primarily aimed

Benjamin. La leçon d'aujourd'hui s'adresse principalement

at those of you using English for business,

à ceux d'entre vous qui utilisent l'anglais des affaires,

particularly those of you who have some hand

en particulier à ceux d'entre vous qui ont une certaine part

in project management and keeping control of the finances, the budgets. So let's plow

dans la gestion de projet et qui gardent le contrôle des finances, des budgets. Alors allons

straight on in. Just a quick overview. We're

droit au but. Juste un bref aperçu. Nous allons

going to be looking at possible problems when

examiner les problèmes possibles lorsque les

things go wrong, when things are going well,

choses vont mal, lorsque les choses vont bien,

and then looking at some top tips, as in advice

puis examiner quelques conseils utiles, comme les conseils que

you can give others. So things that might

vous pouvez donner aux autres. Donc des choses qui pourraient

go wrong. Well, if we're looking after a pot

mal tourner. Eh bien, si nous nous occupons d'une somme

of money and no attention has been paid to the

d'argent et qu'aucune attention n'a été prêtée aux

detail, then maybe some's gone here, some's

détails, alors peut-être qu'une partie est partie ici, une partie est

gone there, some's gone there, and then all of a sudden, oh, there's no money left. A

partie là, une partie est partie là, et puis tout d'un coup, oh, il n'y a plus d'argent. Un

lack, that means not enough attention to detail

manque, cela signifie pas assez d’attention aux détails

in the planning. So that can refer to more

dans la planification. Cela peut donc faire référence à bien d’autres

things other than the budget, the project. Was

choses que le budget, le projet. Était-ce

it planned in enough detail? Now, if things

prévu de manière suffisamment détaillée ? Maintenant, si les choses

fall behind, the project is moving too slowly,

prennent du retard, si le projet avance trop lentement,

then we would say that it is behind schedule.

alors on dira qu'il est en retard. En

Behind schedule. So we're on Monday, but the

retard. Nous sommes donc lundi, mais le

work, we're still doing Friday's work. We're

travail, nous faisons toujours le travail de vendredi. Nous sommes

behind schedule. And if you become behind schedule, then you're going to need to play

en retard. Et si vous prenez du retard , vous devrez alors jouer

or have to play catch-up. So if we've got a race

ou rattraper votre retard. Donc si nous avons une course

and my friend is ahead of me, then I have to try

et que mon ami est devant moi, je dois essayer de

and catch him up. If we're playing catch-up

le rattraper. Si on fait du rattrapage

at work, then we're meant to have done this,

au travail, alors on est censé l'avoir fait,

so very quickly we have to reach this level. We

donc très vite il faut atteindre ce niveau. Nous

have to catch up. If you are ill, then when you

devons rattraper notre retard. Si vous êtes malade, lorsque vous

come back from being ill, you need to catch up on

revenez de maladie, vous devez rattraper

all your emails and all the work you need to do.

tous vos e-mails et tout le travail que vous devez faire.

Now, I have created a lesson on sort of sailing,

Maintenant, j'ai créé une leçon sur le type de navigation, les

boat idioms, etc. So this one is in there. But if

idiomes des bateaux, etc. Donc celle-ci est là. Mais si

you missed the boat, then you're too late. Maybe

vous avez raté le coche, il est alors trop tard. Peut-être que

you're applying for a job and the deadline is

vous postulez pour un emploi et que la date limite est

nine o'clock. And if you don't finish your

neuf heures. Et si vous ne terminez pas votre

application by nine o'clock, you've missed the

candidature avant neuf heures, vous avez raté le

boat, or more formally, to miss the deadline.

coche, ou plus formellement, vous avez raté la date limite.

Often, idioms can be used in a more sort of

Souvent, les expressions idiomatiques peuvent être utilisées de manière plus

social and informal way where the accurate

sociale et informelle, le vocabulaire précis

vocabulary to the point is often what's used

étant souvent celui utilisé

in business English. That's a generalization.

dans l'anglais des affaires. C'est une généralisation.

Other problems, if you run out of money,

Autres problèmes, si vous manquez d’argent,

it doesn't mean you're running away. No, it just

cela ne veut pas dire que vous vous enfuyez. Non, cela

means the money has run away. You have run out,

signifie simplement que l’argent s’est enfui. Vous n'en avez plus,

there's no money left. Maybe that was caused

il n'y a plus d'argent. Cela était peut-être dû

by an unrealistic budget. Could you practice

à un budget irréaliste. Pourrais-tu t'entraîner à

saying that with me? Unrealistic budget. And once again, unrealistic budget.

dire ça avec moi ? Budget irréaliste. Et encore une fois, budget irréaliste.

So, reality is, you know, the real world. If

Donc, la réalité est, vous savez, le monde réel. Si

something is realistic, then it's in line with

quelque chose est réaliste, alors cela correspond à l’

how the world is. I think realistically, it's

état du monde. Je pense qu'en réalité, il

looking like it might snow tomorrow. If I have

semble qu'il pourrait neiger demain. Si j’ai des

unrealistic expectations of the weather, I might

attentes irréalistes concernant la météo, je pourrais

think it's going to be sunny. An unrealistic

penser qu’il va faire beau. Un

budget is a plan for the money in the project that is not realistic.

budget irréaliste est un plan d’ investissement qui n’est pas réaliste.

Budget constraints. Constraints is like a tie

Contraintes budgétaires. Les contraintes sont comme un lien

that holds you. So, it's like a limitation,

qui vous retient. C'est donc comme une limitation, une

budget limitations. So, we can only spend this amount on burritos. Key consideration.

limitation budgétaire. Nous ne pouvons donc dépenser cette somme qu’en burritos. Considération clé.

If you go over budget, then you spend too much,

Si vous dépassez votre budget, vous dépensez trop,

maybe on the burrito. You go for the extra large

peut-être pour le burrito. Vous optez pour le très grand

instead of the large. Yep. You're out of control. You can't help it. You're like,

au lieu du grand. Ouais. Vous êtes hors de contrôle. Vous n’y pouvez rien. Vous dites,

I want the extra large, but the budget says you're only allowed the large.

je veux le très grand, mais le budget dit que vous n'êtes autorisé qu'au grand.

We've got to pay attention to the detail, haven't

Nous devons faire attention aux détails, n'est-ce pas

we? We don't want to be running out of money.

? Nous ne voulons pas manquer d'argent.

Yep. We need to have realistic budgets. If I

Ouais. Nous devons avoir des budgets réalistes. Si je

can't help getting an extra large burrito, then

ne peux pas m'empêcher d'acheter un burrito très gros,

I need to be more realistic with my budget. I make

je dois être plus réaliste avec mon budget. J'ai l'

it sound like I've got some real food problem.

impression que j'ai un vrai problème de nourriture.

Okay. Let's look at effective planning.

D'accord. Examinons une planification efficace.

Effective planning, when we plan effectively,

Planification efficace : lorsque nous planifions efficacement,

we stay within budget. So, our plan is to spend

nous respectons le budget. Notre plan est donc de dépenser

this amount, and maybe we spend less than that.

ce montant, et peut-être que nous dépenserons moins que cela.

It doesn't happen to me very often, but I like the idea. To stay on track.

Cela ne m'arrive pas très souvent, mais j'aime l'idée. Pour rester sur la bonne voie.

Track. Yep. Like the train track. So, if a project is on track, then we're going to be

Piste. Ouais. Comme la voie ferrée. Donc, si un projet est sur la bonne voie, nous

meeting the deadline. The deadline's kind of at

respecterons les délais. La date limite est en quelque sorte

the next stop. Choo-choo, choo-choo, choo-choo.

au prochain arrêt. Tchou-tchou, tchou-tchou, tchou-tchou.

We're on track. We're going to get there. If your

Nous sommes sur la bonne voie. Nous allons y arriver. Si votre

budget is on track, then you're not spending too

budget est conforme, vous ne dépensez pas

much. Yep. You're staying on the straight and

trop. Ouais. Vous restez sur le droit

the narrow. You're staying on the path. Yeah.

chemin. Vous restez sur le chemin. Ouais.

An accurate forecast. Yep. Forecast. What is

Une prévision précise. Ouais. Prévision. Qu’est-ce qui

coming our way? What is coming forward? What's

nous attend ? Qu’est-ce qui s’en vient ? Qu'est-ce qui

coming from... What's, you know, the weather

vient de... Quelles sont, vous savez, les

forecast. What weather are we about to have?

prévisions météorologiques. Quel temps allons-nous avoir ?

An accurate forecast. An accurate prediction.

Une prévision précise. Une prédiction précise.

An accurate forecast of maybe the money that

Une prévision précise de l’argent qui

is coming into the business. We're going to have this sale, this commission.

entre dans l’entreprise. Nous allons avoir cette vente, cette commission.

If you get that accurate, it will be easier to plan the budget.

Si vous obtenez cela avec précision, il sera plus facile de planifier le budget.

Upfront planning, meaning planning in advance.

Planification initiale, c'est-à-dire planifier à l'avance.

Plans are meant to be about what's meant to happen.

Les plans sont censés concerner ce qui est censé se produire.

It's a very strange situation to have to do plans

C'est une situation très étrange de devoir planifier

for things you have already done. You don't want

des choses que l'on a déjà faites. Vous ne voulez pas

to do that. You want to plan upfront, before.

faire ça. Vous voulez planifier à l’avance, avant.

To make the launch date. Launch. Rocket. If you

Pour fixer la date de lancement. Lancement. Fusée. Si vous

make the launch date, then the project is running

fixez la date de lancement, alors le projet se déroule

to time. Or, even better, ahead of schedule.

dans les délais. Ou, mieux encore, avant la date prévue.

So, over here, we had behind schedule. Yeah,

Donc, ici, nous avions du retard. Ouais,

you're all late and you're doing last week's work.

vous êtes tous en retard et vous faites le travail de la semaine dernière.

If you're ahead of schedule, you're like, "Woo,

Si vous êtes en avance sur le calendrier, vous vous dites : "Woo,

I've done all of this work and now I'm going to

j'ai fait tout ce travail et maintenant je vais

do next week's work." Okay, you still with me?

faire le travail de la semaine prochaine." OK, tu es toujours avec moi ?

Good. Hope you are a subscriber, because that

Bien. J'espère que vous êtes abonné, car cela

helps me to make these videos. And let's have a

m'aide à réaliser ces vidéos. Et jetons un

look at some key tips. This quote is often quoted

coup d'œil à quelques conseils clés. Cette citation est souvent citée

by Benjamin Franklin. "By failing to prepare, you

par Benjamin Franklin. "En ne vous préparant pas, vous vous

are preparing to fail." Sometimes shortened to

préparez à l'échec." Parfois abrégé en

"fail to prepare", "prepare to fail". Well, it

« ne pas se préparer », « se préparer à échouer ». Eh bien,

sounds all rather negative. Let's avoid that,

tout cela semble plutôt négatif. Évitons cela,

shall we? By prioritizing tasks. Say it after

d'accord ? En priorisant les tâches. Dis-le après

me. Prioritizing. I know it says prioritize.

moi. Prioriser. Je sais qu'il est dit de prioriser.

Say "prioritizing". Good, in the continuous. So,

Dites « prioriser ». Bon, dans le continu. Donc,

you have a to-do list. Yep, people normally have

vous avez une liste de choses à faire. Oui, les gens ont généralement

long to-do lists. Prioritizing the tasks, the

de longues listes de choses à faire. Hiérarchiser les tâches, les

things you need to do, is going, "Right, well,

choses que vous devez faire, c'est dire : "Bon, eh bien,

that is more important than that." I often have

c'est plus important que ça." J'ai souvent

two columns on a piece of paper saying sort of

deux colonnes sur une feuille de papier indiquant ce qui est

urgent and non-urgent. Or before I came here to Toronto, it was before Canada,

urgent et non urgent. Ou avant que je vienne ici à Toronto, c'était devant le Canada,

urgent, non-urgent. Different people do it in different ways.

urgent, non urgent. Différentes personnes le font de différentes manières.

To keep a tab on spending. Now, if you go into

Pour garder un œil sur les dépenses. Maintenant, si vous allez dans

a pub in the UK and say, "Can I start up a tab,

un pub au Royaume-Uni et dites : « Puis-je ouvrir un onglet,

please?" It means that they just write down everything you spend, and then at the end,

s'il vous plaît ? Cela signifie qu’ils notent simplement tout ce que vous dépensez, et qu’à la fin,

you pay the bill. So, if you keep a tab on

vous payez la facture. Donc, si vous gardez un œil sur vos

spending, what you're doing is you're writing

dépenses, vous

it down. You're taking note as it happens. Allocate sufficient, again, difficult to

les écrivez. Vous en prenez note au fur et à mesure. Allouer des ressources suffisantes, encore une fois difficiles à

pronounce, sufficient resources. Adjective

prononcer, suffisantes . Adjectif

meaning enough, and the verb here, allocate,

signifiant assez, et le verbe ici, allouer,

means that's going for this, that's for this,

signifie ça va pour ça, c'est pour ça,

that's for this. This is how much we're spending

c'est pour ça. Voilà combien nous dépensons

on rent, this is how much we are spending on food,

en loyer, voilà combien nous dépensons en nourriture,

this is how much we're spending on transport.

voilà combien nous dépensons en transports.

So, putting, you know, deciding to give enough

Donc, en mettant, vous savez, en décidant de donner suffisamment

for each of the things. Here, resources,

pour chacune des choses. Ici, les ressources, en

allocating sufficient resources. Well, money

allouant des ressources suffisantes. Eh bien, l'argent

is a resource, time is a resource, manpower.

est une ressource, le temps est une ressource, la main-d'œuvre.

To make a contingency plan. I've written here that contingency means a backup plan,

Faire un plan d’urgence. J'ai écrit ici que l'urgence signifie un plan de secours, le

plan B. So, this is plan A, but if it all goes

plan B. Donc, c'est le plan A, mais si tout va

wrong, if it snows tomorrow and we can't do

mal, s'il neige demain et que nous ne pouvons

anything like that, our contingency plan,

rien faire de tel, notre plan d'urgence, un

good formal English that, a contingency plan.

bon anglais formel ça, un plan d’urgence.

At my cousin's wedding, the father of the groom, that's the man getting married,

Lors du mariage de mon cousin, le père du marié, c'est-à-dire l'homme qui se marie,

had a contingency plan in case there was a

avait un plan d'urgence en cas d'

huge flood, which seemed rather unlikely, but

inondation majeure, ce qui semblait plutôt improbable, mais

you've got to think of all eventualities.

il faut penser à toutes les éventualités.

Shall I write that down for you? Eventualities,

Dois-je écrire cela pour vous ? Les éventualités,

that means anything that happens. Eventualities in the plural, eventualities.

ça veut dire tout ce qui arrive. Éventualités au pluriel, éventualités.

We're going to check progress at every stage.

Nous allons vérifier les progrès à chaque étape.

So, you can imagine this man was very detail

Vous pouvez donc imaginer que cet homme était très

orientated as he prepared for his son's wedding,

soucieux des détails lorsqu'il préparait le mariage de son fils

and he was making sure that progress was being

et qu'il veillait à ce que des progrès soient

made at every stage. Has this been done? Has this

réalisés à chaque étape. Est-ce que cela a été fait ? Est-ce que cela a

been done? Can we have an update on this, please?

été fait ? Pouvons-nous avoir une mise à jour à ce sujet, s'il vous plaît ?

Yep, very, very detail orientated. Can be a bit of a headache. Now, I've just got a few

Oui, très, très soucieux des détails. Cela peut être un peu un casse-tête. Maintenant, je n'ai que quelques

ways in which time, stay, and keep can be

façons d'utiliser le temps, le séjour et la conservation

used to talk about budgets, etc., and plans.

pour parler de budgets, etc., et de plans.

Time, you're not going to run out of time. So, we've had run out of money,

Du temps, vous ne manquerez pas de temps. Nous sommes donc à court d’argent,

where there's no more money. It's the same idea.

là où il n’y en a plus . C'est la même idée.

The time goes, oh no, I'm leaving Canada tomorrow,

Le temps passe, oh non, je quitte le Canada demain,

and I've run out of time, and I haven't done this, and I haven't done that.

et je n'ai plus de temps, et je n'ai pas fait ceci, et je n'ai pas fait cela.

Stay, I could, but it wouldn't be very popular.

Rester, je pourrais, mais ce ne serait pas très populaire.

Stay, you're managing to stay on track. You're

Restez, vous parvenez à garder le cap. Vous

managing. Are you... If you manage... So, a manager handles things, yep, they organize,

gérez. Êtes-vous... Si vous gérez... Alors, un manager gère les choses, oui, il organise,

control things. If you are managing, are you...

contrôle les choses. Si vous gérez, êtes-vous...

If you are managing, you're kind of surviving,

Si vous gérez, vous survivez en quelque sorte,

you're being able to do it. Are you being able to stay on track? Are you...

vous êtes capable de le faire. Êtes-vous capable de rester sur la bonne voie ? Est-ce que...

You're doing okay on track? Are you on progress?

Vous allez bien sur la bonne voie ? Etes-vous en progrès ? Ça va

Still going okay? You're going to meet the

toujours ? Allez-vous respecter le

deadline? Are you staying within the budget?

délai ? Est-ce que vous respectez le budget ?

You're not going over budget, staying within

Vous ne dépassez pas le budget, restez dans les limites

the budget. I don't think I've ever done that in my life, must learn. Keep,

du budget. Je ne pense pas avoir jamais fait ça dans ma vie, je dois apprendre. Respectez,

keep to the budget. Yep, this is how much we're

respectez le budget. Oui, c'est ce que nous

spending, we keep to it. Keep to the launch date,

dépensons, nous nous y tenons. Respectez la date de lancement,

yep, getting everything ready for the big day,

oui, en préparant tout pour le grand jour

and keeping costs down, yep, less spending.

et en réduisant les coûts , oui, en réduisant les dépenses.

I hope there's been some really useful vocab

J'espère qu'il y a eu du vocabulaire vraiment utile

for you in today's lesson. As a way of revising

pour vous dans la leçon d'aujourd'hui. Pour réviser

the content, do go over to the engVid website

le contenu, rendez-vous sur le site engVid

where you'll be able to do today's quiz. Thanks

où vous pourrez répondre au quiz d'aujourd'hui. Merci

for watching. Do share with someone who would

d'avoir regardé. Partagez-le avec quelqu'un qui

find this useful, and I'll see you in the next

trouverait cela utile, et je vous verrai dans la prochaine

video, just as long as you're subscribing so you know when it is out. Thanks.

vidéo, du moment que vous vous abonnez pour savoir quand elle sortira. Merci.