How to Ask for Payment in English: Polite & Professional Phrases

Hey guys, welcome back to engVid. Today's lesson

Salut les gars, bienvenue sur engVid. Dans la leçon d'aujourd'hui,

we are looking at how to ask for money that

nous examinons comment demander l'argent qui

is owed to you. So a lesson that could be

vous est dû. Donc une leçon qui pourrait être

useful for someone at work, maybe a freelancer

utile à quelqu'un au travail, peut-être un travailleur indépendant

chasing down payments, I know what that's like. And we're going to be looking at on

qui recherche des paiements, je sais ce que c'est . Et nous allons examiner la question par

the telephone and by email. I'm going to start

téléphone et par courrier électronique. Je vais commencer

with over the phone because it's the more

par le téléphone car c'est l'

direct approach. Especially as an English language learner, it will probably be more

approche la plus directe. Surtout en tant qu'apprenant de l'anglais, ce sera probablement plus

difficult over the phone than by email where

difficile par téléphone que par e-mail, où

you could rely on Google Translate to provide

vous pourriez compter sur Google Translate pour fournir

some sort of half-baked translation. So this

une sorte de traduction à moitié réalisée . C'est donc

is more challenging because you're going

plus difficile car vous allez

to need to listen to what the other person

devoir également écouter ce que dit l'autre personne

says as well and to respond to that. But we've

et y répondre. Mais nous

got a pretty good script here that you can

avons ici un très bon script que vous pouvez

make your own and I'm going to talk you through

créer vous-même et je vais vous en parler

it now. So, the tone is going to be firm but not

maintenant. Alors, le ton va être ferme mais pas

aggressive, okay? So, "Hello, is that -- am I

agressif, ok ? Alors, « Bonjour, est-ce que c'est -- est-ce que je

speaking to --?" I have got lessons on telephone

parle à -- ? » J'ai des cours d'

English so you can check those out. But just

anglais par téléphone, vous pouvez donc les consulter. Mais

make sure you're speaking to the right person.

assurez-vous simplement de parler à la bonne personne.

"How are you?" And they'll probably say, "Yeah,

"Comment vas-tu?" Et ils diront probablement : « Oui,

very good. Lots of work, very busy." And then a

très bien. Beaucoup de travail, très occupé. » Et puis une

short, simple reply, "Excellent." Taking control

réponse courte et simple : « Excellent. » Prenant le contrôle

of the conversation, "Yeah, enter the topic of

de la conversation, « Ouais, entrez le sujet de

this phone call." Now, I'm calling today about

cet appel téléphonique. » Maintenant, j'appelle aujourd'hui au sujet

the outstanding payment or payments if there are

du paiement en suspens ou des paiements s'il y en a

more than one for -- and then you could put the

plus d'un pour - et vous pourriez alors indiquer le

amount of money that is owed. For the outstanding

montant d'argent dû. Pour le paiement en souffrance

payment -- actually, you know what? We need to

– en fait, vous savez quoi ? Nous devons

change the prepositions. So we should say, "Outstanding payment of," then the amount,

changer les prépositions. Nous devrions donc dire « Paiement impayé de », puis le montant,

and then "for." I'm calling today about the outstanding payments of £214 for services

puis « pour ». J'appelle aujourd'hui au sujet des paiements en souffrance de 214 £ pour les services

on the 14th of October. And then they'll say, "Oh, haven't we paid that yet? Oh,

du 14 octobre. Et puis ils diront : « Oh, n’avons-nous pas encore payé ça ? Oh,

I don't know what's going on with that." Yep, so

je ne sais pas ce qui se passe avec ça. » Oui,

there will be some kind of excuse at this point

il y aura donc une sorte d’excuse à ce stade

here. Yep, excuse. We're not going to put up with

. Ouais, excusez-moi. Nous n’allons pas accepter

that. We did also send you a reminder email on --

cela. Nous vous avons également envoyé un e-mail de rappel le –

we're going to put the date in there on the 21st of October. And they'll say, "Oh,

nous allons y inscrire la date du 21 octobre. Et ils diront : « Oh,

it must have gone into my spam folder," or,

ça a dû aller dans mon dossier spam » ou

"Definitely didn't get that." And then again,

« Je ne l’ai certainement pas reçu ». Et puis encore

one of these sort of very short sentences, "Of

une de ces phrases très courtes : « Bien

course." We know that they did receive the email,

sûr. » Nous savons qu’ils ont reçu l’e-mail,

but, you know, we're not going to say that they

mais, vous savez, nous n’allons pas dire qu’ils ne l’ont pas reçu

didn't. Now, we're trying to get them to commit

. Maintenant, nous essayons de les amener à s’engager

to actually making the payment. When do you think

à effectuer le paiement. Quand pensez-

you might be able to make a payment for this?

vous pouvoir effectuer un paiement pour cela ?

Question, what's the answer? It may be something

Question, quelle est la réponse ? Cela pourrait être quelque chose

like, "Oh, I'm not quite sure. It might be the

comme : « Oh, je ne suis pas tout à fait sûr. Cela pourrait être le

month after next or something." Yep, which is not

mois d'après ou quelque chose comme ça. » Oui, ce n’est pas

what we need. We need it earlier. So, we'll say,

ce dont nous avons besoin. Nous en avons besoin plus tôt. Alors, nous dirons :

"Right." Again, a one-word sentence. By using such

« D’accord. » Encore une fois, une phrase d'un seul mot . En utilisant

a short sentence, you're suggesting that that's

une phrase aussi courte, vous suggérez que ce

not great. "Our payment terms are always 30 days from the date of invoice."

n’est pas génial. « Nos délais de paiement sont toujours de 30 jours à compter de la date de facturation. »

Yep, nice and clear. We have a rule. It's all documented in the paperwork.

Ouais, sympa et clair. Nous avons une règle. Tout est documenté dans les documents.

Is there not any way you could settle up

N'y a-t-il aucun moyen de régler le problème

sooner? So, to settle up, if you settle a score,

plus tôt ? Donc, pour régler, si vous réglez un compte,

it means you pay off what is due or what is owed to someone. And then they'll say,

cela signifie que vous payez ce qui est dû ou ce qui est dû à quelqu'un. Et puis ils diront :

"Oh, maybe we could do it at the end of the month." So, we want to secure that and make

« Oh, peut-être qu’on pourrait le faire à la fin du mois. » Nous voulons donc garantir cela et nous

sure they definitely do that. Okay? So, we say,

assurer qu’ils le feront effectivement . D'accord? Alors, on se dit :

"Okay, then. Are you definitely going to be able

« Ok, alors, est-ce que tu vas vraiment pouvoir t'en

to stick to that?" Let's try and get the

tenir à ça ? » Essayons de bien

pronunciation and the sort of rhythm of that

prononcer et de bien rythmer cela

right. "Okay, then. Are you definitely,

. « D'accord, alors. Est-ce que tu vas vraiment,

definitely going to be able to stick to that?"

vraiment pouvoir t'y tenir ? »

Yep, we kind of... We don't go to that, to that.

Ouais, en quelque sorte, nous... Nous n'allons pas à ça, à ça.

And then, hopefully, they'll say, "Oh, yes,

Et puis, avec un peu de chance, ils diront : « Oh, oui,

absolutely." Okay. So, this, you would use

absolument. » D'accord. Donc, vous utiliseriez cela

if they don't honour that commitment to pay.

s'ils n'honorent pas cet engagement de payer.

So, you're going to say, "If there's any

Donc, vous allez dire : « S’il y a des

problems, I will get back to you." Yeah? Or,

problèmes, je vous recontacterai. » Ouais? Ou bien :

"I'll get back to you if there are any problems with this." You may also want to

« Je vous recontacterai s’il y a des problèmes avec ça. » Vous souhaiterez peut-être également

let them know that you need permission to grant

leur faire savoir que vous avez besoin d’une autorisation pour accorder

a delay in the paying of this invoice. Yeah? You

un délai dans le paiement de cette facture. Ouais? Vous

need to speak to your boss to get permission.

devez parler à votre patron pour obtenir la permission.

"I will need to run that past my manager."

« Je vais devoir en parler à mon manager. »

"To run that past" means to talk about it with someone more important.

« Passer outre » signifie en parler avec quelqu’un de plus important.

Now, if they say something like, "We're not going to be able to pay until January",

Maintenant, s'ils disent quelque chose comme : « Nous ne pourrons pas payer avant janvier »,

then you need to get a little bit firm. You

alors il faut être un peu plus ferme. Vous

need to say, like, "I'm sorry. I don't think

devez dire, par exemple : « Je suis désolé. Je ne pense pas que

that's going to work." We would normally

cela va marcher. » Nous nous

expect everything to be paid within a month.

attendons normalement à ce que tout soit payé dans un délai d’un mois.

So, you're now giving a threat, given the

Donc, vous proférez maintenant une menace, compte tenu de la

situation. "Given the situation", that means

situation. « Compte tenu de la situation », cela signifie

that with the situation we have, what we need

qu'avec la situation dans laquelle nous nous trouvons, ce que nous devons

to do, "I think I'll have to consider informing

faire, c'est « je pense que je vais devoir envisager d'informer

or terminating our agreement", whatever threat you want to use.

ou de résilier notre accord », quelle que soit la menace que vous souhaitez utiliser. D'accord

Okay? "It's not working. We're going to have to do

? « Ça ne marche pas. Il va falloir faire

something serious." And then, you could refer to

quelque chose de sérieux. » Et puis, vous pourriez vous référer à

the condition on the invoice. "As I mentioned

l'état sur la facture. « Comme je l'ai mentionné

earlier", "mention" means to say, "As I mentioned

plus tôt », « mentionner » signifie « Comme je l'ai mentionné

earlier, payment terms are always 30 days from the date of invoice."

plus tôt, les délais de paiement sont toujours de 30 jours à compter de la date de la facture. » D'accord

Okay? And we need to find some way to end this phone call. So,

? Et nous devons trouver un moyen de mettre fin à cet appel téléphonique. Alors,

maybe you could say, "Well, it's been very nice speaking to you,

peut-être pourriez-vous dire : « Eh bien, cela a été très agréable de vous parler,

and I look forward to receiving the payment on

et j'attends avec impatience de recevoir le paiement à

such and such a date." Okay? Something like that.

telle ou telle date. » D'accord ? Quelque chose comme ça.

What we're going to do now is look at how to do

Ce que nous allons faire maintenant, c'est voir comment faire

this by email, okay? Using just a few phrases.

cela par e-mail, d'accord ? En utilisant seulement quelques phrases.

Let's have a look. So, this is a basic email

Regardons ça. Voici donc un modèle d’e-mail de base

template for chasing a payment. What I've done

pour demander un paiement. Ce que j'ai fait

to make this even more difficult is to make

pour rendre cela encore plus difficile, c'est de faire

some deliberate mistakes in the email. There

quelques erreurs délibérées dans l'e-mail. Il

are six mistakes to look out for. So, I'm going

y a six erreurs à surveiller. Alors, je vais

to read it through, and you try and think where

le lire et essayez de réfléchir à où se

are the mistakes. Some of them are prepositions.

trouvent les erreurs. Certains d’ entre eux sont des prépositions.

Some of them are wrong forms of words.

Certains d’entre eux sont des formes de mots incorrectes.

"Dear Mrs. Supplier, I am writing with inform

"Chère Madame Fournisseur, Je vous écris pour

you that despite earlier requests in payment,

vous informer que malgré les demandes de paiement précédentes, les

invoices four and five have still not been

factures quatre et cinq n'ont toujours pas été

paid. Please look attached copies of invoices.

réglées. Veuillez consulter les copies des factures ci-jointes.

We ask that you settle this account with one

Nous vous demandons de régler ce compte dans un délai d'une

week. Please ignore this email if you have already

semaine. Veuillez ignorer cet e-mail si vous avez déjà

made pay. Kind regard, name." Okay? Have a little look. Can you see any mistakes?

effectué le paiement. Cordialement, nom." D'accord? Jetez un petit coup d'oeil. Voyez-vous des erreurs ?

Right. "I am writing to."

Droite. « J'écris à. »

It's good practice to say why you are writing at

C'est une bonne pratique d'indiquer pourquoi vous écrivez au

the beginning of an email or letter. "I am writing

début d'un e-mail ou d'une lettre. « Je t'écris

to invite you to a party." "I am writing to complain about." "I am writing to thank you

pour t'inviter à une fête. » « J'écris pour me plaindre. » « Je vous écris pour vous remercier

for." So, this construction here, "I am writing to" is very widely used.

pour. » Donc, cette construction ici, « J'écris à » est très largement utilisée.

"I am writing to inform you that despite earlier requests in payment

« Je vous écris pour vous informer que malgré les demandes de paiement précédentes

--

for payment, invoices four and five have still

, les factures quatre et cinq n'ont toujours

not been paid." Oh, dear. Okay. Let's have a look.

pas été réglées. » Oh cher. D'accord. Regardons ça.

So, we've got a complex sentence here. Yeah? So, this is our

Nous avons donc ici une phrase complexe. Ouais? Donc, c'est notre

subclause, and this is our main clause here.

sous-clause, et c'est notre clause principale ici.

Yeah? Complex sentence. "Please look attached

Ouais? Phrase complexe. « Veuillez consulter les

copies of invoices." "Please look attached" --

copies des factures ci-jointes. » « Veuillez regarder ci-joint » :

what do we use in emails? Yep. "Find." "Please

qu'utilisons-nous dans les e-mails ? Ouais. "Trouver." "Veuillez

find attached." So, you'll probably get that

trouver ci-joint." Donc, vous obtiendrez probablement ce

funny sort of symbol of a paper clip, and our file

drôle de symbole d' un trombone, et notre fichier

is attached to the email up there, somewhere up

est joint à l'e-mail là-haut, quelque part

there. "Please find attached copies of invoices."

là-haut. « Veuillez trouver ci-joint des copies des factures. »

"We ask that you settle this account, that you pay this account with one week."

« Nous vous demandons de régler ce compte, de payer ce compte dans un délai d'une semaine. »

This is difficult. The error is here. What does that word need to be?

C'est difficile. L'erreur est ici. Quel doit être ce mot ?

"Within." Yep. So, it means you have to pay before

"Dans." Ouais. Cela signifie donc que vous devez payer avant

the week stops. So, you have to pay in this week.

la fin de la semaine. Donc, vous devez payer cette semaine.

"Please ignore this email if you have already

« Veuillez ignorer cet e-mail si vous avez déjà

made pay." That doesn't sound quite right,

effectué un paiement. » Cela ne semble pas tout à fait exact,

does it? "Made payment." And how do we end

n'est-ce pas ? « Paiement effectué » Et comment terminer

this correctly? "Kind regards." "Kind regards."

cela correctement ? " Cordialement." "Cordialement." D'accord

Okay? So, nice and simple, to the point, and

? Donc, c'est simple et clair, et

we've made it clear what we expect them to do,

nous avons clairement indiqué ce que nous attendons d'eux :

to pay in a week. So, the next step would be to

payer dans une semaine. L’étape suivante consisterait donc à

check the account, see if the money had been paid

vérifier le compte, pour voir si l’argent avait été versé

within a week. If not, then I would suggest going

dans la semaine. Sinon, je vous suggère de passer

to a telephone call. We've looked at telephone

un appel téléphonique. Nous avons examiné les

calls, emails, lots of key phrases. Test it now

appels téléphoniques, les courriels et de nombreuses phrases clés. Testez-le maintenant

by doing the quiz. Hope you've learned from this.

en faisant le quiz. J'espère que vous avez appris de cela.

If you have, share the love. Send it to someone

Si vous en avez, partagez l' amour. Envoyez-le à quelqu'un

who would benefit from watching it. Thanks again

qui pourrait bénéficier de le regarder. Merci encore

for watching. See you in the next video, if you

d'avoir regardé. On se retrouve pour la prochaine vidéo, si vous vous

subscribe and get my notifications. I hope you do.

abonnez et recevez mes notifications. J'espère que tu le feras.

Thank you. Bye.

Merci. Au revoir.