How to Ask for Payment in English: Polite & Professional Phrases

Hey guys, welcome back to engVid. Today's lesson

Ciao ragazzi, bentornati su engVid. Nella lezione di oggi

we are looking at how to ask for money that

vedremo come chiedere il denaro che

is owed to you. So a lesson that could be

ci spetta. Ecco una lezione che potrebbe essere

useful for someone at work, maybe a freelancer

utile per qualcuno al lavoro, magari un libero professionista che

chasing down payments, I know what that's like. And we're going to be looking at on

deve pagare le rate, so cosa significa. E ne parleremo al

the telephone and by email. I'm going to start

telefono e via email. Inizierò

with over the phone because it's the more

con il telefono perché è l'

direct approach. Especially as an English language learner, it will probably be more

approccio più diretto. Soprattutto per chi studia l'inglese, probabilmente sarà più

difficult over the phone than by email where

difficile farlo al telefono piuttosto che via e-mail, dove

you could rely on Google Translate to provide

potresti affidarti a Google Translate per ottenere

some sort of half-baked translation. So this

una traduzione approssimativa. Quindi questo

is more challenging because you're going

è più impegnativo perché

to need to listen to what the other person

dovrai ascoltare anche ciò che dice l'altra persona

says as well and to respond to that. But we've

e rispondere. Ma

got a pretty good script here that you can

abbiamo qui uno script davvero valido che puoi

make your own and I'm going to talk you through

personalizzare e ora te lo illustrerò

it now. So, the tone is going to be firm but not

. Quindi il tono sarà fermo ma non

aggressive, okay? So, "Hello, is that -- am I

aggressivo, ok? Quindi, "Ciao, è... Sto

speaking to --?" I have got lessons on telephone

parlando con...?" Ho delle lezioni di

English so you can check those out. But just

inglese al telefono, puoi dargli un'occhiata. Ma assicurati di

make sure you're speaking to the right person.

parlare con la persona giusta.

"How are you?" And they'll probably say, "Yeah,

"Come stai?" E probabilmente diranno: "Sì,

very good. Lots of work, very busy." And then a

molto bene. Un sacco di lavoro, molto impegnato". E poi una

short, simple reply, "Excellent." Taking control

risposta breve e semplice: "Eccellente". Prendendo il controllo

of the conversation, "Yeah, enter the topic of

della conversazione, "Sì, inserisci l'argomento di

this phone call." Now, I'm calling today about

questa telefonata." Ora, oggi chiamo per

the outstanding payment or payments if there are

il pagamento o i pagamenti in sospeso, se ce ne sono

more than one for -- and then you could put the

più di uno, e poi potresti indicare l'

amount of money that is owed. For the outstanding

importo di denaro dovuto . Per il pagamento in sospeso

payment -- actually, you know what? We need to

, in realtà, sapete cosa? Dobbiamo

change the prepositions. So we should say, "Outstanding payment of," then the amount,

cambiare le preposizioni. Quindi dovremmo dire "Pagamento in sospeso di", poi l'importo

and then "for." I'm calling today about the outstanding payments of £214 for services

e infine "per". Chiamo oggi per i pagamenti in sospeso di £ 214 per i servizi

on the 14th of October. And then they'll say, "Oh, haven't we paid that yet? Oh,

del 14 ottobre. E poi diranno: "Oh, non l'abbiamo ancora pagato? Oh,

I don't know what's going on with that." Yep, so

non so cosa sta succedendo con quello." Sì, quindi

there will be some kind of excuse at this point

a questo punto ci sarà una scusa

here. Yep, excuse. We're not going to put up with

. Sì, scusa. Non tollereremo

that. We did also send you a reminder email on --

questa situazione. Ti abbiamo anche inviato un'e-mail di promemoria il giorno:

we're going to put the date in there on the 21st of October. And they'll say, "Oh,

inseriremo la data del 21 ottobre. E loro diranno: "Oh,

it must have gone into my spam folder," or,

dev'essere finito nella mia cartella spam" oppure

"Definitely didn't get that." And then again,

"Sicuramente non l'ho ricevuto ". E poi ancora,

one of these sort of very short sentences, "Of

una di queste frasi molto brevi: "

course." We know that they did receive the email,

Certamente". Sappiamo che hanno ricevuto l'email,

but, you know, we're not going to say that they

ma non possiamo dire il

didn't. Now, we're trying to get them to commit

contrario. Adesso stiamo cercando di convincerli a impegnarsi

to actually making the payment. When do you think

effettivamente a effettuare il pagamento. Quando pensi di

you might be able to make a payment for this?

poter effettuare il pagamento?

Question, what's the answer? It may be something

Domanda, qual è la risposta? Potrebbe essere qualcosa del

like, "Oh, I'm not quite sure. It might be the

tipo: "Oh, non ne sono molto sicuro. Potrebbe essere il

month after next or something." Yep, which is not

mese dopo il prossimo o qualcosa del genere". Esatto, non è

what we need. We need it earlier. So, we'll say,

questo di cui abbiamo bisogno. Ne abbiamo bisogno prima. Quindi diremo:

"Right." Again, a one-word sentence. By using such

"Giusto". Di nuovo, una frase composta da una sola parola . Utilizzando

a short sentence, you're suggesting that that's

una frase così breve, stai suggerendo che

not great. "Our payment terms are always 30 days from the date of invoice."

non è una cosa fantastica. "I nostri termini di pagamento sono sempre di 30 giorni dalla data della fattura."

Yep, nice and clear. We have a rule. It's all documented in the paperwork.

Sì, bello e chiaro. Abbiamo una regola. È tutto documentato nei documenti.

Is there not any way you could settle up

Non c'è modo di risolvere la questione

sooner? So, to settle up, if you settle a score,

prima? Quindi, per saldare un conto,

it means you pay off what is due or what is owed to someone. And then they'll say,

significa che hai pagato quanto dovuto o ciò che è dovuto a qualcuno. E poi diranno:

"Oh, maybe we could do it at the end of the month." So, we want to secure that and make

"Oh, forse potremmo farlo alla fine del mese". Quindi vogliamo assicurarci che ciò avvenga e che lo

sure they definitely do that. Okay? So, we say,

facciano davvero . Va bene? Quindi diciamo:

"Okay, then. Are you definitely going to be able

"Ok, allora. Riuscirai sicuramente a

to stick to that?" Let's try and get the

mantenerti su questo?" Proviamo a

pronunciation and the sort of rhythm of that

pronunciarla correttamente e a trovare il ritmo

right. "Okay, then. Are you definitely,

giusto. "Ok, allora. Sarai sicuramente,

definitely going to be able to stick to that?"

sicuramente in grado di attenerti a questo?"

Yep, we kind of... We don't go to that, to that.

Sì, noi in un certo senso... Non andiamo a quello, a quello.

And then, hopefully, they'll say, "Oh, yes,

E poi, si spera, diranno: "Oh, sì,

absolutely." Okay. So, this, you would use

assolutamente". Va bene. Quindi, questo lo useresti

if they don't honour that commitment to pay.

se non rispettassero l'impegno di pagare.

So, you're going to say, "If there's any

Quindi dirai: "Se ci sono

problems, I will get back to you." Yeah? Or,

problemi, ti contatterò". Sì? Oppure:

"I'll get back to you if there are any problems with this." You may also want to

"Ti contatterò se ci saranno problemi". Potresti anche voler far

let them know that you need permission to grant

loro sapere che hai bisogno dell'autorizzazione per concedere

a delay in the paying of this invoice. Yeah? You

un ritardo nel pagamento di questa fattura. Sì?

need to speak to your boss to get permission.

Devi parlare con il tuo capo per ottenere il permesso.

"I will need to run that past my manager."

"Dovrò parlarne con il mio responsabile."

"To run that past" means to talk about it with someone more important.

"Ripercorrere il passato" significa parlarne con qualcuno di più importante.

Now, if they say something like, "We're not going to be able to pay until January",

Ora, se dicono qualcosa del tipo: " Non saremo in grado di pagare fino a gennaio",

then you need to get a little bit firm. You

allora bisogna essere un po' fermi.

need to say, like, "I'm sorry. I don't think

Devi dire, tipo, "Mi dispiace. Non credo

that's going to work." We would normally

che funzionerà." Normalmente ci

expect everything to be paid within a month.

aspettiamo che tutto venga pagato entro un mese.

So, you're now giving a threat, given the

Quindi, data la

situation. "Given the situation", that means

situazione, stai minacciando. "Data la situazione", significa

that with the situation we have, what we need

che, data la situazione in cui ci troviamo, ciò che dobbiamo fare è

to do, "I think I'll have to consider informing

: "Penso che dovrò prendere in considerazione l'idea di informare

or terminating our agreement", whatever threat you want to use.

o di rescindere il nostro accordo", qualunque sia la minaccia che vuoi usare. Va bene

Okay? "It's not working. We're going to have to do

? "Non funziona. Dovremo fare

something serious." And then, you could refer to

qualcosa di serio." E poi potresti fare riferimento alle

the condition on the invoice. "As I mentioned

condizioni riportate sulla fattura. "Come ho detto

earlier", "mention" means to say, "As I mentioned

prima", "menzionare" significa "Come ho detto

earlier, payment terms are always 30 days from the date of invoice."

prima, i termini di pagamento sono sempre di 30 giorni dalla data della fattura". Va bene

Okay? And we need to find some way to end this phone call. So,

? E dobbiamo trovare un modo per porre fine a questa telefonata. Quindi

maybe you could say, "Well, it's been very nice speaking to you,

potresti dire: "Beh, è stato un piacere parlare con te

and I look forward to receiving the payment on

e non vedo l'ora di ricevere il pagamento in una certa

such and such a date." Okay? Something like that.

data". Va bene ? Qualcosa del genere.

What we're going to do now is look at how to do

Quello che faremo adesso è vedere come farlo

this by email, okay? Using just a few phrases.

via email, ok? Utilizzando solo poche frasi.

Let's have a look. So, this is a basic email

Diamo un'occhiata. Ecco un modello di email di base

template for chasing a payment. What I've done

per sollecitare un pagamento.

to make this even more difficult is to make

Per rendere la cosa ancora più difficile, ho commesso

some deliberate mistakes in the email. There

alcuni errori deliberati nell'e-mail. Ci

are six mistakes to look out for. So, I'm going

sono sei errori a cui fare attenzione. Quindi,

to read it through, and you try and think where

lo leggerò attentamente e tu proverai a pensare a dove ci

are the mistakes. Some of them are prepositions.

sono gli errori. Alcune di esse sono preposizioni.

Some of them are wrong forms of words.

Alcune di esse sono forme di parole sbagliate.

"Dear Mrs. Supplier, I am writing with inform

"Gentile Sig.ra Fornitore, Le scrivo per informarla

you that despite earlier requests in payment,

che, nonostante le precedenti richieste di pagamento, le

invoices four and five have still not been

fatture quattro e cinque non sono ancora state

paid. Please look attached copies of invoices.

pagate. La preghiamo di guardare le copie allegate delle fatture. La

We ask that you settle this account with one

preghiamo di saldare questo conto entro una

week. Please ignore this email if you have already

settimana. La preghiamo di ignorare questa e-mail se ha già

made pay. Kind regard, name." Okay? Have a little look. Can you see any mistakes?

effettuato il pagamento. Cordiali saluti, nome." Va bene? Date un'occhiata. Riesci a vedere qualche errore?

Right. "I am writing to."

Giusto. "Sto scrivendo a."

It's good practice to say why you are writing at

È una buona norma specificare

the beginning of an email or letter. "I am writing

all'inizio di un'e-mail o di una lettera il motivo per cui si sta scrivendo. "Ti scrivo

to invite you to a party." "I am writing to complain about." "I am writing to thank you

per invitarti a una festa." "Scrivo per lamentarmi." "Ti scrivo per ringraziarti

for." So, this construction here, "I am writing to" is very widely used.

." Quindi, questa costruzione, " Scrivo a", è molto usata.

"I am writing to inform you that despite earlier requests in payment

"Vi scrivo per informarvi che, nonostante le precedenti richieste di

--

for payment, invoices four and five have still

pagamento, le fatture quattro e cinque

not been paid." Oh, dear. Okay. Let's have a look.

non sono ancora state pagate." Oh caro. Va bene . Diamo un'occhiata.

So, we've got a complex sentence here. Yeah? So, this is our

Quindi abbiamo una frase complessa. Sì? Quindi questa è la nostra

subclause, and this is our main clause here.

sottoproposizione e questa è la nostra proposizione principale.

Yeah? Complex sentence. "Please look attached

Sì? Frase complessa. "Si prega di guardare le

copies of invoices." "Please look attached" --

copie allegate delle fatture." "Si prega di leggere l'allegato":

what do we use in emails? Yep. "Find." "Please

cosa usiamo nelle email? Sì. "Trovare." "Si prega di

find attached." So, you'll probably get that

trovare allegato." Quindi, probabilmente otterrai quel

funny sort of symbol of a paper clip, and our file

buffo simbolo di una graffetta, e il nostro file

is attached to the email up there, somewhere up

è allegato all'e-mail lì sopra, da qualche parte lì sopra

there. "Please find attached copies of invoices."

. "Si prega di trovare allegate le copie delle fatture."

"We ask that you settle this account, that you pay this account with one week."

"Vi chiediamo di saldare questo conto, di saldare questo conto entro una settimana."

This is difficult. The error is here. What does that word need to be?

Questo è difficile. L'errore è qui. Di cosa ha bisogno questa parola?

"Within." Yep. So, it means you have to pay before

"Entro." Sì. Quindi, significa che devi pagare prima che

the week stops. So, you have to pay in this week.

finisca la settimana. Quindi dovrai pagare questa settimana.

"Please ignore this email if you have already

" Se hai già effettuato il pagamento, ignora questa e-mail

made pay." That doesn't sound quite right,

." Non sembra del tutto corretto,

does it? "Made payment." And how do we end

vero? "Pagamento effettuato." E come possiamo concludere

this correctly? "Kind regards." "Kind regards."

correttamente? "Cordiali saluti." "Cordiali saluti." Va bene

Okay? So, nice and simple, to the point, and

? Quindi, siamo andati dritti al punto, semplicemente, e abbiamo

we've made it clear what we expect them to do,

chiarito cosa ci aspettiamo che facciano: che

to pay in a week. So, the next step would be to

paghino entro una settimana. Quindi, il passo successivo sarebbe quello di

check the account, see if the money had been paid

controllare il conto e vedere se il denaro è stato pagato

within a week. If not, then I would suggest going

entro una settimana. In caso contrario, ti suggerirei di fare

to a telephone call. We've looked at telephone

una telefonata. Abbiamo esaminato

calls, emails, lots of key phrases. Test it now

telefonate, e-mail e molte frasi chiave. Mettilo alla prova subito

by doing the quiz. Hope you've learned from this.

facendo il quiz. Spero che tu abbia imparato qualcosa da questa esperienza.

If you have, share the love. Send it to someone

Se lo hai fatto, condividilo. Invialo a qualcuno

who would benefit from watching it. Thanks again

che potrebbe trarne beneficio . Grazie ancora

for watching. See you in the next video, if you

per aver guardato. Ci vediamo al prossimo video, se vi

subscribe and get my notifications. I hope you do.

iscrivete e ricevete le mie notifiche. Spero di sì.

Thank you. Bye.

Grazie. Ciao.