How to Ask for Payment in English: Polite & Professional Phrases

Hey guys, welcome back to engVid. Today's lesson

Hola chicos, bienvenidos nuevamente a engVid. En la lección de hoy

we are looking at how to ask for money that

veremos cómo pedir el dinero que se

is owed to you. So a lesson that could be

nos debe. Así que esta es una lección que podría ser

useful for someone at work, maybe a freelancer

útil para alguien en el trabajo, tal vez un profesional independiente

chasing down payments, I know what that's like. And we're going to be looking at on

que busca pagos; sé cómo es eso . Y lo vamos a estar viendo por

the telephone and by email. I'm going to start

teléfono y por correo electrónico. Voy a empezar por

with over the phone because it's the more

teléfono porque es el

direct approach. Especially as an English language learner, it will probably be more

enfoque más directo. Especialmente si estás aprendiendo inglés, probablemente será más

difficult over the phone than by email where

difícil por teléfono que por correo electrónico, donde

you could rely on Google Translate to provide

podrías confiar en Google Translate para obtener

some sort of half-baked translation. So this

algún tipo de traducción a medias. Así que esto

is more challenging because you're going

es más desafiante porque tendrás que

to need to listen to what the other person

escuchar lo que dice la otra persona

says as well and to respond to that. But we've

también y responder a eso. Pero

got a pretty good script here that you can

tenemos un guión bastante bueno aquí que puedes

make your own and I'm going to talk you through

hacer tuyo y te lo voy a explicar

it now. So, the tone is going to be firm but not

ahora. Entonces el tono va a ser firme pero no

aggressive, okay? So, "Hello, is that -- am I

agresivo, ¿de acuerdo? Entonces, "Hola, ¿eso es...? ¿Estoy

speaking to --?" I have got lessons on telephone

hablando con...?" Tengo lecciones de

English so you can check those out. But just

inglés por teléfono para que puedas consultarlas. Pero

make sure you're speaking to the right person.

asegúrate de que estás hablando con la persona adecuada.

"How are you?" And they'll probably say, "Yeah,

"¿Cómo estás?" Y probablemente dirán: "Sí,

very good. Lots of work, very busy." And then a

muy bien. Mucho trabajo, muy ocupado". Y luego una

short, simple reply, "Excellent." Taking control

respuesta corta y sencilla: "Excelente". Tomando el control

of the conversation, "Yeah, enter the topic of

de la conversación, "Sí, ingrese el tema de

this phone call." Now, I'm calling today about

esta llamada telefónica". Ahora, llamo hoy por

the outstanding payment or payments if there are

el pago o pagos pendientes si hay

more than one for -- and then you could put the

más de uno, y luego podría poner la

amount of money that is owed. For the outstanding

cantidad de dinero que se debe. Por el

payment -- actually, you know what? We need to

pago pendiente... en realidad, ¿ sabes qué? Necesitamos

change the prepositions. So we should say, "Outstanding payment of," then the amount,

cambiar las preposiciones. Entonces deberíamos decir, "Pago pendiente de", luego el monto

and then "for." I'm calling today about the outstanding payments of £214 for services

y luego "por". Llamo hoy por los pagos pendientes de £214 por servicios

on the 14th of October. And then they'll say, "Oh, haven't we paid that yet? Oh,

del 14 de octubre. Y luego dirán: "Oh, ¿aún no hemos pagado eso? Oh,

I don't know what's going on with that." Yep, so

no sé qué está pasando con eso". Sí, entonces

there will be some kind of excuse at this point

habrá algún tipo de excusa en este punto

here. Yep, excuse. We're not going to put up with

. Sí, disculpa. No vamos a tolerar

that. We did also send you a reminder email on --

eso. También le enviamos un correo electrónico recordatorio:

we're going to put the date in there on the 21st of October. And they'll say, "Oh,

pondremos la fecha allí: el 21 de octubre. Y dirán: "Oh,

it must have gone into my spam folder," or,

debe haber ido a mi carpeta de correo no deseado" o

"Definitely didn't get that." And then again,

"Definitivamente no lo recibí". Y luego otra vez,

one of these sort of very short sentences, "Of

una de esas frases muy cortas: "Por

course." We know that they did receive the email,

supuesto". Sabemos que recibieron el correo electrónico,

but, you know, we're not going to say that they

pero no vamos a decir que

didn't. Now, we're trying to get them to commit

no lo recibieron. Ahora estamos intentando que se comprometan

to actually making the payment. When do you think

a realizar realmente el pago. ¿Cuándo crees que

you might be able to make a payment for this?

podrás realizar el pago por esto?

Question, what's the answer? It may be something

Pregunta, ¿cuál es la respuesta? Podría ser algo

like, "Oh, I'm not quite sure. It might be the

como: "Oh, no estoy muy seguro. Podría ser el

month after next or something." Yep, which is not

mes que viene o algo así". Sí, eso no es

what we need. We need it earlier. So, we'll say,

lo que necesitamos. Lo necesitamos antes. Entonces diremos:

"Right." Again, a one-word sentence. By using such

"Correcto". De nuevo, una frase de una sola palabra . Al utilizar

a short sentence, you're suggesting that that's

una frase tan corta estás sugiriendo que eso

not great. "Our payment terms are always 30 days from the date of invoice."

no es genial. "Nuestras condiciones de pago son siempre de 30 días desde la fecha de factura."

Yep, nice and clear. We have a rule. It's all documented in the paperwork.

Sí, bonito y claro. Tenemos una regla. Todo está documentado en el papeleo. ¿

Is there not any way you could settle up

No hay ninguna manera de que puedas saldar la cuenta

sooner? So, to settle up, if you settle a score,

antes? Entonces, saldar cuentas, si saldas cuentas,

it means you pay off what is due or what is owed to someone. And then they'll say,

significa pagar lo que debes o lo que se le debe a alguien. Y luego dirán:

"Oh, maybe we could do it at the end of the month." So, we want to secure that and make

"Oh, tal vez podríamos hacerlo a fin de mes". Entonces queremos asegurarnos de eso y

sure they definitely do that. Okay? So, we say,

asegurarnos de que definitivamente lo hagan. ¿Bueno? Entonces decimos:

"Okay, then. Are you definitely going to be able

"Está bien, entonces. ¿ Seguramente podrás

to stick to that?" Let's try and get the

cumplir con eso?" Vamos a intentar conseguir la

pronunciation and the sort of rhythm of that

pronunciación y el ritmo

right. "Okay, then. Are you definitely,

adecuados. "Está bien, entonces. ¿

definitely going to be able to stick to that?"

Seguramente podrás cumplir con eso?"

Yep, we kind of... We don't go to that, to that.

Sí, nosotros como que... Nosotros no vamos a eso, a eso.

And then, hopefully, they'll say, "Oh, yes,

Y entonces, con suerte, dirán: "Oh, sí,

absolutely." Okay. So, this, you would use

absolutamente". Bueno. Entonces, esto es lo que usarías

if they don't honour that commitment to pay.

si no cumplen con ese compromiso de pago.

So, you're going to say, "If there's any

Entonces, vas a decir: "Si hay algún

problems, I will get back to you." Yeah? Or,

problema, me pondré en contacto contigo". ¿Sí? O bien,

"I'll get back to you if there are any problems with this." You may also want to

"Me pondré en contacto contigo si hay algún problema con esto". También es posible que desee

let them know that you need permission to grant

informarles que necesita permiso para conceder

a delay in the paying of this invoice. Yeah? You

un retraso en el pago de esta factura. ¿Sí?

need to speak to your boss to get permission.

Necesitas hablar con tu jefe para obtener permiso.

"I will need to run that past my manager."

"Tendré que consultar eso con mi gerente".

"To run that past" means to talk about it with someone more important.

“Repasar ese pasado” significa hablar de ello con alguien más importante.

Now, if they say something like, "We're not going to be able to pay until January",

Ahora bien, si dicen algo como: " No vamos a poder pagar hasta enero",

then you need to get a little bit firm. You

entonces hay que ser un poco más firmes.

need to say, like, "I'm sorry. I don't think

Tienes que decir algo como: "Lo siento. No creo que

that's going to work." We would normally

esto vaya a funcionar". Normalmente

expect everything to be paid within a month.

esperaríamos que todo se pagara dentro de un mes.

So, you're now giving a threat, given the

Entonces, ahora estás dando una amenaza, dada la

situation. "Given the situation", that means

situación. “Dada la situación”, es decir

that with the situation we have, what we need

que con la situación que tenemos, lo que tenemos que

to do, "I think I'll have to consider informing

hacer, “creo que tendré que considerar informar

or terminating our agreement", whatever threat you want to use.

o terminar nuestro acuerdo”, cualquier amenaza que quieras utilizar. ¿

Okay? "It's not working. We're going to have to do

Bueno? "No está funcionando. Vamos a tener que hacer

something serious." And then, you could refer to

algo serio". Y luego, podrías consultar

the condition on the invoice. "As I mentioned

la condición en la factura. "Como mencioné

earlier", "mention" means to say, "As I mentioned

anteriormente", "mencionar" significa decir: "Como mencioné

earlier, payment terms are always 30 days from the date of invoice."

anteriormente, los términos de pago son siempre 30 días a partir de la fecha de la factura". ¿

Okay? And we need to find some way to end this phone call. So,

Bueno? Y necesitamos encontrar alguna manera de terminar esta llamada telefónica. Entonces,

maybe you could say, "Well, it's been very nice speaking to you,

tal vez podría decir: "Bueno, ha sido muy agradable hablar con usted

and I look forward to receiving the payment on

y espero recibir el pago en

such and such a date." Okay? Something like that.

tal o cual fecha". ¿ Bueno? Algo así.

What we're going to do now is look at how to do

Lo que vamos a hacer ahora es ver cómo hacer

this by email, okay? Using just a few phrases.

esto por correo electrónico, ¿de acuerdo? Usando sólo unas pocas frases.

Let's have a look. So, this is a basic email

Echemos un vistazo. Entonces, esta es una plantilla de correo electrónico básica

template for chasing a payment. What I've done

para solicitar un pago. Lo que he hecho

to make this even more difficult is to make

para que esto sea aún más difícil es cometer

some deliberate mistakes in the email. There

algunos errores deliberados en el correo electrónico.

are six mistakes to look out for. So, I'm going

Hay seis errores a los que debemos prestar atención. Entonces, voy

to read it through, and you try and think where

a leerlo y trataré de pensar dónde

are the mistakes. Some of them are prepositions.

están los errores. Algunas de ellas son preposiciones.

Some of them are wrong forms of words.

Algunas de ellas son formas incorrectas de palabras.

"Dear Mrs. Supplier, I am writing with inform

"Estimada señora proveedora, le escribo para informarle

you that despite earlier requests in payment,

que, a pesar de las solicitudes de pago anteriores, las

invoices four and five have still not been

facturas cuatro y cinco aún no se han

paid. Please look attached copies of invoices.

pagado. Por favor, mire las copias adjuntas de las facturas. Le

We ask that you settle this account with one

solicitamos que liquide esta cuenta en el plazo de una

week. Please ignore this email if you have already

semana. Por favor, ignore este correo electrónico si ya ha

made pay. Kind regard, name." Okay? Have a little look. Can you see any mistakes?

realizado el pago. Atentamente, nombre." ¿Bueno? Echa un vistazo. ¿Puedes ver algún error? Bien

Right. "I am writing to."

. "Estoy escribiendo a."

It's good practice to say why you are writing at

Es una buena práctica decir por qué estás escribiendo al

the beginning of an email or letter. "I am writing

comienzo de un correo electrónico o una carta. "Te escribo

to invite you to a party." "I am writing to complain about." "I am writing to thank you

para invitarte a una fiesta." "Le escribo para quejarme de." "Le escribo para darle las gracias

for." So, this construction here, "I am writing to" is very widely used.

por." Entonces, esta construcción aquí, " estoy escribiendo a", se usa ampliamente.

"I am writing to inform you that despite earlier requests in payment

"Le escribo para informarle que a pesar de las solicitudes de pago anteriores

--

for payment, invoices four and five have still

, las facturas cuatro y cinco aún

not been paid." Oh, dear. Okay. Let's have a look.

no han sido pagadas". Oh querido. Bueno. Echemos un vistazo.

So, we've got a complex sentence here. Yeah? So, this is our

Entonces, tenemos una oración compleja aquí. ¿Sí? Entonces, esta es nuestra

subclause, and this is our main clause here.

subcláusula y esta es nuestra cláusula principal aquí. ¿Sí

Yeah? Complex sentence. "Please look attached

? Oración compleja. "Por favor, mire las

copies of invoices." "Please look attached" --

copias adjuntas de las facturas". "Por favor, mire el archivo adjunto": ¿

what do we use in emails? Yep. "Find." "Please

Qué usamos en los correos electrónicos? Sí. "Encontrar." "Por favor

find attached." So, you'll probably get that

encuentre adjunto." Entonces, probablemente obtendrás ese

funny sort of symbol of a paper clip, and our file

símbolo curioso de un clip, y nuestro archivo

is attached to the email up there, somewhere up

está adjunto al correo electrónico allí arriba, en algún lugar

there. "Please find attached copies of invoices."

allí arriba. "Se adjuntan copias de las facturas."

"We ask that you settle this account, that you pay this account with one week."

"Le pedimos que salde esta cuenta, que pague esta cuenta en una semana".

This is difficult. The error is here. What does that word need to be?

Esto es difícil. El error está aquí. ¿ Qué debe ser esa palabra?

"Within." Yep. So, it means you have to pay before

"Dentro de." Sí. Esto significa que tienes que pagar antes de que

the week stops. So, you have to pay in this week.

termine la semana. Entonces, tienes que pagar esta semana.

"Please ignore this email if you have already

"Por favor ignore este correo electrónico si ya ha

made pay." That doesn't sound quite right,

realizado el pago". Eso no suena del todo bien ¿

does it? "Made payment." And how do we end

verdad? "Pago realizado." ¿ Y cómo terminamos

this correctly? "Kind regards." "Kind regards."

esto correctamente? " Atentamente." "Atentamente." ¿

Okay? So, nice and simple, to the point, and

Bueno? Así que, claro y sencillo, al grano, y

we've made it clear what we expect them to do,

hemos dejado claro lo que esperamos que hagan,

to pay in a week. So, the next step would be to

que paguen en una semana. Entonces, el siguiente paso sería

check the account, see if the money had been paid

revisar la cuenta y ver si el dinero se había pagado

within a week. If not, then I would suggest going

dentro de una semana. Si no es así, te sugeriría realizar

to a telephone call. We've looked at telephone

una llamada telefónica. Hemos analizado

calls, emails, lots of key phrases. Test it now

llamadas telefónicas, correos electrónicos y muchas frases clave. Pruébelo ahora

by doing the quiz. Hope you've learned from this.

haciendo el cuestionario. Espero que hayas aprendido de esto.

If you have, share the love. Send it to someone

Si es así, comparte el amor. Envíelo a alguien a

who would benefit from watching it. Thanks again

quien le resultaría beneficioso verlo. Gracias de nuevo

for watching. See you in the next video, if you

por ver. Nos vemos en el próximo vídeo, si te

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Thank you. Bye.

Gracias. Adiós.