Office English episode 1: Work emails

Emails. Should they be formal? Friendly? It can be difficult to know.

E-mails. Eles deveriam ser formais? Amigável? Pode ser difícil saber.

More formal than informal, although at times you might get a smiley face from me.

Mais formal do que informal, embora às vezes você possa receber uma carinha sorridente minha.

If it's someone that I've never spoken to before then it's more formal,

Se for alguém com quem nunca falei antes, então é mais formal,

but I'd still probably say 'Hi' rather than 'Dear'.

mas provavelmente ainda diria 'Oi' em vez de 'Querido'.

You know, those technicalities of when to write 'Kind regards'

Você sabe, aqueles detalhes técnicos de quando escrever 'Atenciosamente'

and when to write 'Best wishes'.

e quando escrever 'Felicidades'.

Today on Office English, we're learning the best language for emails,

Hoje, no Office English, estamos aprendendo o melhor idioma para e-mails, para

whoever you're sending them to.

quem você os envia.

Hello and welcome to a brand-new business podcast series, Office English,

Olá e bem-vindo a uma nova série de podcasts de negócios, Office English,

from BBC Learning English. I'm Pippa.

da BBC Learning English. Eu sou Pippa.

And I'm Phil.

E eu sou Phil.

And in this series, we will be guiding you

E nesta série, iremos guiá-lo

through the trickier areas of business language

pelas áreas mais complicadas da linguagem empresarial

and discussing some useful words and phrases

e discutir algumas palavras e frases úteis

for you to use in the office or wherever you work.

para você usar no escritório ou onde quer que trabalhe. A

Business language can be tricky, even for native speakers of English,

linguagem empresarial pode ser complicada, mesmo para falantes nativos de inglês,

and the workplace is changing all the time

e o local de trabalho está mudando o tempo todo

with new technology and more people working from home.

com novas tecnologias e mais pessoas trabalhando em casa.

So we're here to talk about

Então estamos aqui para falar sobre

some of the techniques and phrases that we use at work.

algumas das técnicas e frases que usamos no trabalho.

At BBC Learning English,

Na BBC Learning English,

we're all fluent English speakers working in a British cultural context,

somos todos falantes fluentes de inglês e trabalhamos em um contexto cultural britânico,

so that's the situation we have the most advice for.

então é para essa situação que temos mais conselhos.

But we'll try to point out where things might be a bit different

Mas tentaremos apontar onde as coisas podem ser um pouco diferentes

in different workplaces around the world.

em diferentes locais de trabalho ao redor do mundo.

This first episode is all about emails.

Este primeiro episódio é sobre e-mails.

We've already heard from BBC colleagues

Já ouvimos de colegas da BBC

that not everyone agrees on how we should write emails.

que nem todos concordam sobre como devemos escrever e-mails.

But what do you think, Phil? Should an email sound like a letter?

Mas o que você acha, Phil? Um e-mail deve soar como uma carta?

Probably not.

Provavelmente não.

Everything with email depends on the situation,

Tudo com e-mail depende da situação,

depends on who you're writing to and why,

depende de para quem você está escrevendo e por quê,

but I think an email is usually a lot less formal than a letter.

mas acho que um e-mail geralmente é muito menos formal do que uma carta.

Mm, yes, I agree.

Hum, sim, eu concordo.

I would say I'm quite informal in most of my emails.

Eu diria que sou bastante informal na maioria dos meus e-mails.

But, as you say, it depends on who I'm emailing.

Mas, como você disse, depende de para quem estou enviando o e-mail.

So, in this episode, we're going to look at how to address emails,

Portanto, neste episódio, veremos como endereçar e-mails,

some useful email phrases,

algumas frases úteis para e-mail

and how to sign off depending on who you're sending the email to.

e como assinar, dependendo de para quem você está enviando o e-mail.

OK, so first off, the email greeting.

OK, primeiro, a saudação por e-mail.

What phrases are we looking at here, Pippa?

Que frases estamos vendo aqui, Pippa?

OK, so the first phrase we could use to start an email

OK, então a primeira frase que poderíamos usar para iniciar um e-mail

would be to say 'Dear Phil'.

seria dizer 'Caro Phil'.

What do you think about that?

O que você acha disso?

I do use 'Dear' sometimes.

Eu uso 'Querido' às vezes.

It's not the one I use most,

Não é o que eu mais uso,

but I do use it and I'll tell you when I use it.

mas eu uso sim e conto quando usar.

I use it when I'm writing an email to someone I've not written to before

Eu uso quando estou escrevendo um e-mail para alguém para quem nunca escrevi antes

or someone who I'm a little bit scared of,

ou para alguém de quem tenho um pouco de medo,

or maybe someone who's very important or they're just very serious.

ou talvez para alguém que é muito importante ou apenas muito sério.

Or if someone wrote to me and they used 'Dear',

Ou se alguém me escrevesse e usasse 'Querido',

I'd look at what they've said and sort of mirror it, I'd do the same back.

eu olharia o que eles disseram e espelharia, faria o mesmo de volta.

So I do use 'Dear', but it's not the one I use most often,

Então eu uso 'Querido', mas não é o que uso com mais frequência,

because I think, in an email, it sounds a bit formal.

porque acho que, em um e-mail, parece um pouco formal.

Yes, I agree.

Sim eu concordo. Não

There's nothing wrong with saying 'Dear Phil'.

há nada de errado em dizer 'Querido Phil'.

Nobody would think that that was bad English.

Ninguém pensaria que isso era um inglês ruim.

I use it sometimes if I had to write an email on behalf of a company,

Eu uso às vezes se tiver que escrever um e-mail em nome de uma empresa,

so, you know, a more formal email that's not from me,

então, você sabe, um e-mail mais formal que não seja meu,

but from the company that I represent.

mas da empresa que represento.

What I might use for a more personal email to a colleague or something,

O que eu poderia usar para um e-mail mais pessoal para um colega ou algo assim

is just to say 'Hi' or 'Hello'.

é apenas dizer 'Oi' ou 'Olá'.

Yeah, and actually this is the one that I use the most.

Sim, e na verdade este é o que eu mais uso.

I think 90% of my emails probably start with 'Hi'.

Acho que 90% dos meus e-mails provavelmente começam com ‘Oi’.

Definitely with someone I know, I would use 'Hi'.

Definitivamente, com alguém que conheço, eu usaria 'Oi'.

If I'm not worried about who I'm writing to in any big way then I would use 'Hi'.

Se não estou muito preocupado com quem estou escrevendo, então usaria 'Oi'.

It's not formal, but in an email, it's not very informal either, I don't think.

Não é formal, mas no e-mail também não é muito informal, acho que não.

Mm, yes. And certainly, in the UK, we're more and more informal at work,

Hum, sim. E certamente, no Reino Unido, somos cada vez mais informais no trabalho,

so emails sound more and more like text messages.

por isso os e-mails soam cada vez mais como mensagens de texto.

Not completely, but saying 'Hi' or 'Hello' doesn't feel out of place.

Não completamente, mas dizer 'Oi' ou 'Olá' não parece deslocado.

One thing that I like to say sometimes,

Uma coisa que gosto de dizer às vezes,

if I'm not sure whether to be formal or informal,

quando não tenho certeza se devo ser formal ou informal,

is to start my email with 'Good morning' or 'Good afternoon'.

é começar meu e-mail com ‘Bom dia’ ou ‘Boa tarde’.

What do you think about that?

O que você acha disso?

I think that's a really nice way to do it,

Eu acho que é uma maneira muito legal de fazer isso, porque

cos it, it can sound kind of friendly, but it can also sound kind of formal.

pode soar meio amigável, mas também pode soar meio formal.

You can sort of see it in two different ways.

Você pode ver isso de duas maneiras diferentes.

Mm, yes. If you sort of said 'Good morning' to someone,

Hum, sim. Se você dissesse 'Bom dia' para alguém,

when you were speaking, that would sound quite formal.

enquanto estivesse falando, isso soaria bastante formal.

It makes me think of being at school and you would say, sort of,

Isso me faz pensar que estava na escola e você diria algo como

'Good morning, Miss' or 'Good morning, Sir' to the teacher.

'Bom dia, senhorita' ou 'Bom dia, senhor' para o professor. E

What about emails where you don't know the name of the person, Phil?

quanto aos e-mails em que você não sabe o nome da pessoa, Phil?

What would you do then?

O que você faria então?

Oh, yes. We've got all these formula for using in letters

Oh sim. Temos todas essas fórmulas para usar em cartas

like 'To whom it may concern' or 'Dear Sir or Madam'.

como 'A quem possa interessar' ou 'Prezado senhor ou senhora'.

But they often sound a bit cold and a bit unfriendly.

Mas muitas vezes eles parecem um pouco frios e hostis.

It does depend on the situation.

Depende da situação.

It will be different in different countries,

Será diferente em diferentes países,

it might be different in different industries,

poderá ser diferente em diferentes setores,

if you're a lawyer, it might be different.

se você for advogado, poderá ser diferente.

But I would probably use...

Mas eu provavelmente usaria...

If... If you use 'Hi',

Se... Se você usar 'Oi', na

you don't actually need to say who you're writing to: you can just say 'Hi'.

verdade não precisa dizer para quem está escrevendo: basta dizer 'Oi'.

Mm, yeah, that's really useful,

Hum, sim, isso é muito útil,

because when you say 'Dear' at the start of an email,

porque quando você diz 'Caro' no início de um e-mail,

you need to put the name of the person.

você precisa colocar o nome da pessoa.

You can't just say 'Dear... I'm writing about...'

Você não pode simplesmente dizer 'Querido... estou escrevendo sobre...'

That doesn't make sense in English.

Isso não faz sentido em inglês.

So, yeah, 'Hi' is really useful.

Então, sim, 'Oi' é realmente útil.

Again, 'Good morning', 'Good afternoon' work as well,

Novamente, 'Bom dia', 'Boa tarde' também funcionam,

because you don't need the name.

porque você não precisa do nome.

You can also hide the fact that you don't know the name of the person.

Você também pode ocultar o fato de não saber o nome da pessoa.

Sometimes people like you to know and have researched who you're messaging.

Às vezes, as pessoas gostam que você conheça e tenha pesquisado para quem você está enviando mensagens.

Sometimes that's not possible,

Às vezes isso não é possível,

so just saying 'Hi' or 'Hi there' could work to be really friendly,

então apenas dizer 'Oi' ou 'Olá' pode funcionar para ser muito amigável,

but mask the fact that you don't know their name.

mas mascarar o fato de que você não sabe o nome deles.

Right, so we've started our email OK.

Certo, então começamos nosso e-mail OK.

Next, let's look at a couple of popular email phrases and when we might use them.

A seguir, vamos dar uma olhada em algumas frases de e-mail populares e quando podemos usá-las.

OK, yes. So we've got this one here, 'I am writing to enquire about...'.

OK, sim. Então temos este aqui: 'Estou escrevendo para perguntar sobre...'.

What do you think of that?

O que você acha daquilo?

Well, that's kind of a formal way to state what your email is about.

Bem, essa é uma forma formal de indicar do que se trata o seu e-mail.

It's something you might write in a letter.

É algo que você pode escrever em uma carta.

We don't tend to use it in emails as much.

Não costumamos usá-lo tanto em e-mails.

I might say, if I was trying to be a bit friendlier,

Eu poderia dizer, se estivesse tentando ser um pouco mais amigável,

'I'm wondering if you can help me with...'

'Gostaria de saber se você pode me ajudar com...'

Instead of 'I'm writing to enquire about'.

em vez de 'Estou escrevendo para perguntar sobre'.

Yes, no, definitely.

Sim, não, definitivamente.

It's something that sounds very normal in a letter,

É algo que parece muito normal em uma carta,

but a bit strange in most emails, I think.

mas um pouco estranho na maioria dos e-mails, eu acho.

OK, we've got another one here,

OK, temos outro aqui,

'Please find attached...'

'Por favor, encontre em anexo...'

Ah, yes. This is one that you see a lot

Ah, sim. Este é um que você vê muito

and we might use 'Please find attached...' in an email

e podemos usar 'Por favor, encontre em anexo...' em um e-mail

to say that we're sending a file or a link,

para dizer que estamos enviando um arquivo ou link,

so that's what it means.

então é isso que significa.

A more informal way of saying this

Uma forma mais informal de dizer isto

would just be to say 'Here is the document you asked for',

seria simplesmente dizer “Aqui está o documento que você pediu”,

'Here is the report.'

“Aqui está o relatório”.

or 'Here's the link to the podcast that you wanted to listen to'.

ou 'Aqui está o link para o podcast que você queria ouvir'.

That would be probably a more friendly way to write an email

Essa seria provavelmente uma maneira mais amigável de escrever um e-mail

to a colleague or someone at work that you know well,

para um colega ou alguém de trabalho que você conhece bem, em

rather than 'Please find attached',

vez de 'Por favor, encontre em anexo',

but I think 'Please find attached' has a place in an email occasionally.

mas acho que 'Por favor, encontre em anexo' ocasionalmente aparece em um e-mail. Sim

Yeah. Again, we were talking about formal ones,

. Novamente, estávamos falando sobre os formais,

maybe if you're representing a company or writing to people that you don't know.

talvez se você estiver representando uma empresa ou escrevendo para pessoas que não conhece.

A bit of a guide for emails

Um pequeno guia para e-mails

can be that emails are a lot more like the way we speak to someone,

pode ser que os e-mails são muito mais parecidos com a maneira como falamos com alguém,

whereas letters are often,

enquanto as cartas geralmente são, as

formal letters are often a bit different to the way that you would talk to someone.

cartas formais costumam ser um pouco diferentes da maneira como você falaria com alguém.

And finally, how should we say goodbye at the end of the email?

E por fim, como devemos nos despedir no final do email?

What are the options, Pippa?

Quais são as opções, Pippa?

OK, so our first option

OK, então nossa primeira opção

would be to say something like 'Yours sincerely' or 'Yours faithfully'.

seria dizer algo como 'Atenciosamente' ou 'Atenciosamente'.

What do you think of that, Phil?

O que você acha disso, Phil?

Now, this is the thing you always get taught

Agora, isso é o que você sempre ensina

to put at the end of a formal letter.

a colocar no final de uma carta formal.

I remember at school being taught this

Lembro-me de ter aprendido isso na escola

and I think it's probably still true for a formal letter,

e acho que provavelmente ainda é verdade para uma carta formal,

but I think it's a bit unusual on an email,

mas acho que é um pouco incomum em um e-mail,

even quite a formal email, I think it's unusual to see this.

mesmo em um e-mail bastante formal, acho incomum ver isso.

Mm, yes, something that people might use instead, even in quite a formal email,

Hum, sim, algo que as pessoas podem usar, mesmo em um e-mail bastante formal,

is to say something like 'Kind regards'

é dizer algo como 'Atenciosamente'

because it's quite formal, but it still sounds polite.

porque é bastante formal, mas ainda parece educado.

Yeah, I actually often just use 'Regards' a lot at the end of my email.

Sim, na verdade eu costumo usar apenas 'Atenciosamente' no final do meu e-mail.

And it's...

E é...

It's because it's in that sort of sweet spot of being a bit formal,

É porque está nesse ponto ideal de ser um pouco formal,

but a bit friendly, and it means I don't have to think too much

mas um pouco amigável, e isso significa que não preciso pensar muito

about what I'm putting at the end of an email, cos I'm never sure.

sobre o que estou colocando no final de um e-mail, porque nunca tenho certeza.

Mm, I usually will say 'All the best' or 'Best wishes',

Hum, normalmente direi 'Tudo de bom' ou 'Felicidades',

particularly if it's to somebody I don't know well,

principalmente se for para alguém que não conheço bem,

or it's the first time I’ve emailed someone, because it's quite formal,

ou se for a primeira vez que mando um e-mail para alguém, porque é bastante formal,

but it's good to switch up the options,

mas é bom mudar Escolha as opções,

especially if you're emailing back and forth a lot with somebody.

especialmente se você estiver trocando muitos e-mails com alguém.

You don't want to keep writing the same thing.

Você não quer continuar escrevendo a mesma coisa.

I just find that feels a bit strange to keep saying all the best,

Só acho um pouco estranho continuar dizendo tudo de bom,

especially when they reply quickly and then you reply.

especialmente quando eles respondem rapidamente e você responde.

It's just like, seems like, it has no meaning by that point.

Parece que não tem sentido a essa altura.

Now, this might be a very English thing,

Agora, isso pode ser algo muito inglês,

cos we do this a lot and often look for opportunities to do it,

porque fazemos muito isso e muitas vezes procuramos oportunidades para fazê-lo,

but if it makes sense to say 'Thanks' or 'Many thanks' at the end of the email,

mas se fizer sentido dizer 'Obrigado' ou 'Muito obrigado' no final do e-mail,

I will often do that.

muitas vezes irei faça isso.

Mm, yes. Or you could say 'Thank you in advance'

Hum, sim. Ou você pode dizer 'Agradecemos antecipadamente'

if you've asked for a favour in the email.

se tiver solicitado um favor por e-mail.

You can end by saying 'Thanks in advance'

Você pode terminar dizendo 'Agradecemos antecipadamente'

just to remind them that you are asking for something.

apenas para lembrá-los de que você está pedindo algo.

Or if you're just sending a note round to remind someone of something,

Ou se você está apenas enviando um bilhete para lembrar alguém de algo,

'Thanks' can be useful as well, sort of thanks for reading.

'Obrigado' também pode ser útil, uma espécie de agradecimento pela leitura.

And I guess something similar is this phrase here,

E acho que algo semelhante é esta frase aqui,

'Looking forward to hearing from you'. And it's...

'Estou ansioso para ouvir de você'. E é...

You're kind of suggesting that something is going to happen in the future,

Você está sugerindo que algo vai acontecer no futuro,

but it's not... It's not an impolite way of doing it.

mas não é... Não é uma maneira indelicada de fazer isso.

It's kind of a friendly way of saying you're expecting someone's reply

É uma forma amigável de dizer que você está esperando a resposta de alguém

and that you genuinely would like to hear from them.

e que realmente gostaria de ouvi-lo.

Yes, I love that. It's one of my favourites, actually,

Sim, eu adoro isso. Na verdade, é um dos meus favoritos,

'Looking forward to hearing from you'

'Estou ansioso para ouvir de você'

and I will say that often when I've sent an email to somebody to ask for something,

e direi que muitas vezes, quando envio um e-mail para alguém pedindo algo,

I've not emailed them before and I would like them to reply,

nunca enviei um e-mail antes e gostaria que respondessem ,

but I'm not sure that they will reply.

mas não tenho certeza se eles responderão.

So saying 'Looking forward to hearing from you'

Então, dizer 'Estou ansioso para ouvir de você'

is a really friendly way to kind of encourage them to reply

é uma maneira muito amigável de incentivá-los a responder

and it just kind of creates a strange expectation

e isso cria uma estranha expectativa

that they are going to come back to you on, on what you've asked for.

de que eles voltarão para você sobre o que você pediu.

So, deciding how formal to be in an email is tricky.

Portanto, decidir o quão formal deve ser em um e-mail é complicado.

Let's listen again to what people at BBC Learning English had to say.

Vamos ouvir novamente o que o pessoal da BBC Learning English tem a dizer.

If it's someone that I've never spoken to before then it's more formal,

Se for alguém com quem nunca falei antes, então é mais formal,

but I'd still probably say 'Hi' rather than 'Dear'.

mas provavelmente ainda diria 'Oi' em vez de 'Querido'.

More formal than informal, although at times you might get a smiley face from me.

Mais formal do que informal, embora às vezes você possa receber uma carinha sorridente minha.

Smiley faces in emails — what do you think, Phil?

Carinhas sorridentes em e-mails – o que você acha, Phil?

If I'm not scared of the other person, I'll often use a smiley face,

Se não tenho medo da outra pessoa, muitas vezes uso uma carinha sorridente,

cos it's friendly and you can communicate a lot with them.

porque é amigável e você pode se comunicar muito com ela.

But if it's a situation where you need to be a bit serious

Mas se for uma situação em que você precisa ser um pouco sério

or you need to show a lot of respect to the other person,

ou mostrar muito respeito pela outra pessoa,

then it's probably not appropriate.

provavelmente não é apropriado.

Mm, yes, definitely.

Hum, sim, definitivamente.

I think smiley faces could be useful if lots of people in your office use them,

Acho que os rostos sorridentes podem ser úteis se muitas pessoas no seu escritório os usarem,

because sometimes when you just write something down,

porque às vezes, quando você apenas escreve algo,

people don't quite understand the tone of what you're saying.

as pessoas não entendem muito bem o tom do que você está dizendo.

So they don't know if you're being friendly, or serious,

Então, eles não sabem se você está sendo amigável, ou sério,

or you're really annoyed,

ou se está realmente irritado,

so a smiley face can sometimes help with that.

então um rosto sorridente às vezes pode ajudar com isso.

But I would not use it frequently with, or at all, with people I don't know,

Mas eu não o usaria frequentemente com pessoas que não conheço, nem

with people who are senior in a company.

com pessoas que são seniores em uma empresa.

Usually, it's kind of about what the other person does.

Normalmente, é mais ou menos sobre o que a outra pessoa faz.

So a good rule is, when you're replying to somebody,

Portanto, uma boa regra é, ao responder a alguém,

to try and match the way that they've written their email.

tentar combinar a maneira como a pessoa escreveu o e-mail.

So if they're sending lots of smiley faces,

Então, se eles estiverem enviando muitos rostos sorridentes,

you're probably safe to send them back,

você provavelmente estará seguro em mandá-los de volta,

but if they're being really formal, saying 'Dear' and 'Kind regards',

mas se eles estiverem sendo muito formais, dizendo 'Caro' e 'Atenciosamente',

it's useful to kind of match that in your reply.

é útil combinar isso em sua resposta .

Yeah, so do look out for those things,

Sim, então fique atento a essas coisas,

look at how other people start their emails,

veja como as outras pessoas iniciam seus e-mails,

look at whether they use smiley faces or not.

veja se elas usam carinhas sorridentes ou não.

Also think does it sound like someone talking?

Também acho que parece alguém falando?

If it does, it's probably quite informal

Se isso acontecer, provavelmente é bastante informal

and you're not going to have any problems doing the same thing back.

e você não terá problemas em fazer a mesma coisa.

Yep, unless their email's really rude,

Sim, a menos que o e-mail seja realmente rude,

then you might not want to be rude back to them!

talvez você não queira ser rude com eles! É

That's all we've got time for on this episode of Office English.

só para isso que temos tempo neste episódio de Office English.

Remember, you can find courses and activities

Lembre-se, você pode encontrar cursos e atividades

to help with your English at work at BBC Learning English dot com.

para ajudar com seu inglês no trabalho na BBC Learning English ponto com.

Next time, we'll be talking about meetings and how to get your ideas heard at work.

Da próxima vez, falaremos sobre reuniões e como fazer com que suas ideias sejam ouvidas no trabalho.

Bye for now. Or should I say 'All the best'?

Adeus por agora. Ou devo dizer 'Tudo de bom'?

Kind regards!

Atenciosamente!

Bye!

Tchau!