Work emails: Office English episode 1

Emails. Should they be formal? Friendly? It can be difficult to know.

Courriels. Doivent-ils être formels ? Amical? Cela peut être difficile à savoir.

More formal than informal, although at times you might get a smiley face from me.

Plus formel qu'informel, même si parfois vous pourriez avoir un visage souriant de ma part.

If it's someone that I've never spoken to before then it's more formal,

Si c'est quelqu'un à qui je n'ai jamais parlé auparavant, c'est plus formel,

but I'd still probably say 'Hi' rather than 'Dear'.

mais je dirais quand même probablement « Bonjour » plutôt que « Cher ».

You know, those technicalities of when to write 'Kind regards'

Vous savez, ces détails techniques sur le moment d'écrire « Cordialement »

and when to write 'Best wishes'.

et le moment d'écrire « Meilleurs vœux ».

Today on Office English, we're learning the best language for emails,

Aujourd'hui, dans Office English, nous apprenons la meilleure langue pour les e-mails, quelle que soit la

whoever you're sending them to.

personne à qui vous les envoyez.

Hello and welcome to a brand-new business podcast series, Office English,

Bonjour et bienvenue dans une toute nouvelle série de podcasts commerciaux, Office English,

from BBC Learning English. I'm Pippa.

de BBC Learning English. Je m'appelle Pippa.

And I'm Phil.

Et je m'appelle Phil.

And in this series, we will be guiding you

Et dans cette série, nous vous guiderons à

through the trickier areas of business language

travers les domaines les plus délicats du langage des affaires

and discussing some useful words and phrases

et discuterons de quelques mots et expressions utiles

for you to use in the office or wherever you work.

que vous pourrez utiliser au bureau ou partout où vous travaillez. La

Business language can be tricky, even for native speakers of English,

langue des affaires peut être délicate, même pour les anglophones,

and the workplace is changing all the time

et le lieu de travail évolue constamment

with new technology and more people working from home.

avec les nouvelles technologies et le nombre croissant de personnes travaillant à domicile.

So we're here to talk about

Nous sommes donc ici pour parler de

some of the techniques and phrases that we use at work.

certaines des techniques et expressions que nous utilisons au travail.

At BBC Learning English,

Chez BBC Learning English,

we're all fluent English speakers working in a British cultural context,

nous parlons tous couramment l'anglais et travaillons dans un contexte culturel britannique,

so that's the situation we have the most advice for.

c'est donc la situation pour laquelle nous avons le plus de conseils.

But we'll try to point out where things might be a bit different

Mais nous essaierons de souligner les domaines dans lesquels les choses pourraient être un peu différentes

in different workplaces around the world.

selon les lieux de travail à travers le monde.

This first episode is all about emails.

Ce premier épisode est entièrement consacré aux e-mails.

We've already heard from BBC colleagues

Des collègues de la BBC nous ont déjà dit

that not everyone agrees on how we should write emails.

que tout le monde n'était pas d'accord sur la manière dont nous devrions rédiger les e-mails.

But what do you think, Phil? Should an email sound like a letter?

Mais qu'en penses-tu, Phil ? Un e-mail doit-il ressembler à une lettre ?

Probably not.

Probablement pas.

Everything with email depends on the situation,

Tout avec le courrier électronique dépend de la situation, de la personne à

depends on who you're writing to and why,

qui vous écrivez et pourquoi,

but I think an email is usually a lot less formal than a letter.

mais je pense qu'un courrier électronique est généralement beaucoup moins formel qu'une lettre.

Mm, yes, I agree.

Mm, oui, je suis d'accord.

I would say I'm quite informal in most of my emails.

Je dirais que je suis assez informel dans la plupart de mes e-mails.

But, as you say, it depends on who I'm emailing.

Mais comme vous le dites, cela dépend de la personne à qui j'envoie un e-mail.

So, in this episode, we're going to look at how to address emails,

Ainsi, dans cet épisode, nous allons voir comment adresser les e-mails,

some useful email phrases,

quelques phrases de courrier électronique utiles

and how to sign off depending on who you're sending the email to.

et comment se déconnecter en fonction de la personne à qui vous envoyez l'e-mail.

OK, so first off, the email greeting.

OK, alors tout d'abord, le message d'accueil par e-mail.

What phrases are we looking at here, Pippa?

Quelles phrases regardons-nous ici, Pippa ?

OK, so the first phrase we could use to start an email

OK, donc la première phrase que nous pourrions utiliser pour démarrer un e-mail

would be to say 'Dear Phil'.

serait de dire « Cher Phil ».

What do you think about that?

Qu'est ce que tu penses de ça?

I do use 'Dear' sometimes.

J'utilise parfois « Cher ».

It's not the one I use most,

Ce n'est pas celui que j'utilise le plus,

but I do use it and I'll tell you when I use it.

mais je l'utilise et je vous dirai quand je l'utiliserai.

I use it when I'm writing an email to someone I've not written to before

Je l'utilise lorsque j'écris un e-mail à quelqu'un à qui je n'ai jamais écrit auparavant

or someone who I'm a little bit scared of,

ou à quelqu'un dont j'ai un peu peur,

or maybe someone who's very important or they're just very serious.

ou peut-être à quelqu'un qui est très important ou qui est juste très sérieux.

Or if someone wrote to me and they used 'Dear',

Ou si quelqu'un m'écrivait et utilisait « Cher »,

I'd look at what they've said and sort of mirror it, I'd do the same back.

je regarderais ce qu'il a dit et je le refléterais en quelque sorte, je ferais la même chose en retour.

So I do use 'Dear', but it's not the one I use most often,

J'utilise donc « Cher », mais ce n'est pas celui que j'utilise le plus souvent,

because I think, in an email, it sounds a bit formal.

car je pense que, dans un e-mail, cela semble un peu formel.

Yes, I agree.

Oui je suis d'accord.

There's nothing wrong with saying 'Dear Phil'.

Il n'y a rien de mal à dire « Cher Phil ».

Nobody would think that that was bad English.

Personne ne penserait que c’était un mauvais anglais.

I use it sometimes if I had to write an email on behalf of a company,

Je l'utilise parfois si je dois écrire un e-mail au nom d'une entreprise,

so, you know, a more formal email that's not from me,

donc, vous savez, un e-mail plus formel qui ne vient pas de moi,

but from the company that I represent.

mais de l'entreprise que je représente.

What I might use for a more personal email to a colleague or something,

Ce que je pourrais utiliser pour envoyer un e-mail plus personnel à un collègue ou quelque chose du genre,

is just to say 'Hi' or 'Hello'.

c'est simplement dire « Bonjour » ou « Bonjour ».

Yeah, and actually this is the one that I use the most.

Ouais, et en fait, c'est celui que j'utilise le plus.

I think 90% of my emails probably start with 'Hi'.

Je pense que 90 % de mes e-mails commencent probablement par « Bonjour ».

Definitely with someone I know, I would use 'Hi'.

Certainement avec quelqu'un que je connais, j'utiliserais « Salut ».

If I'm not worried about who I'm writing to in any big way then I would use 'Hi'.

Si je ne m'inquiète pas vraiment de savoir à qui j'écris, j'utiliserais « Salut ».

It's not formal, but in an email, it's not very informal either, I don't think.

Ce n'est pas formel, mais dans un email, ce n'est pas très informel non plus, je ne pense pas.

Mm, yes. And certainly, in the UK, we're more and more informal at work,

Mm, oui. Et certainement, au Royaume-Uni, nous sommes de plus en plus informels au travail,

so emails sound more and more like text messages.

donc les e-mails ressemblent de plus en plus à des messages texte.

Not completely, but saying 'Hi' or 'Hello' doesn't feel out of place.

Pas complètement, mais dire « Bonjour » ou « Bonjour » ne semble pas déplacé.

One thing that I like to say sometimes,

Une chose que j'aime dire parfois,

if I'm not sure whether to be formal or informal,

si je ne sais pas si je dois être formel ou informel,

is to start my email with 'Good morning' or 'Good afternoon'.

c'est de commencer mon e-mail par « Bonjour » ou « Bon après-midi ».

What do you think about that?

Qu'est ce que tu penses de ça?

I think that's a really nice way to do it,

Je pense que c'est une très bonne façon de le faire,

cos it, it can sound kind of friendly, but it can also sound kind of formal.

parce que ça peut paraître plutôt amical, mais cela peut aussi paraître plutôt formel.

You can sort of see it in two different ways.

Vous pouvez en quelque sorte le voir de deux manières différentes.

Mm, yes. If you sort of said 'Good morning' to someone,

Mm, oui. Si vous disiez en quelque sorte « Bonjour » à quelqu'un,

when you were speaking, that would sound quite formal.

lorsque vous parliez, cela semblerait assez formel.

It makes me think of being at school and you would say, sort of,

Cela me fait penser à l'école et on dirait en quelque sorte

'Good morning, Miss' or 'Good morning, Sir' to the teacher.

« Bonjour, mademoiselle » ou « Bonjour, Monsieur » au professeur.

What about emails where you don't know the name of the person, Phil?

Qu'en est-il des e-mails dont vous ne connaissez pas le nom de la personne, Phil ?

What would you do then?

Que feriez-vous alors ?

Oh, yes. We've got all these formula for using in letters

Oh oui. Nous avons toutes ces formules à utiliser dans des lettres

like 'To whom it may concern' or 'Dear Sir or Madam'.

comme « À qui de droit » ou « Cher Monsieur ou Madame ».

But they often sound a bit cold and a bit unfriendly.

Mais ils semblent souvent un peu froids et un peu hostiles.

It does depend on the situation.

Cela dépend de la situation.

It will be different in different countries,

Ce sera différent selon les pays,

it might be different in different industries,

cela pourrait être différent selon les secteurs,

if you're a lawyer, it might be different.

si vous êtes avocat, cela pourrait être différent.

But I would probably use...

Mais j'utiliserais probablement...

If... If you use 'Hi',

Si... Si vous utilisez « Salut »,

you don't actually need to say who you're writing to: you can just say 'Hi'.

vous n'avez pas vraiment besoin de dire à qui vous écrivez : vous pouvez simplement dire « Salut ».

Mm, yeah, that's really useful,

Mm, oui, c'est vraiment utile,

because when you say 'Dear' at the start of an email,

car lorsque vous dites « Cher » au début d'un email,

you need to put the name of the person.

vous devez mettre le nom de la personne.

You can't just say 'Dear... I'm writing about...'

Vous ne pouvez pas simplement dire « Cher… J’écris sur… »

That doesn't make sense in English.

Cela n’a pas de sens en anglais.

So, yeah, 'Hi' is really useful.

Alors oui, « Salut » est vraiment utile.

Again, 'Good morning', 'Good afternoon' work as well,

Encore une fois, « Bonjour », « Bon après-midi » fonctionnent également,

because you don't need the name.

car vous n'avez pas besoin du nom.

You can also hide the fact that you don't know the name of the person.

Vous pouvez également cacher le fait que vous ne connaissez pas le nom de la personne.

Sometimes people like you to know and have researched who you're messaging.

Parfois, les gens aiment que vous connaissiez et ayez recherché à qui vous envoyez des messages.

Sometimes that's not possible,

Parfois, ce n'est pas possible,

so just saying 'Hi' or 'Hi there' could work to be really friendly,

alors dire simplement « Bonjour » ou « Bonjour » peut être très amical,

but mask the fact that you don't know their name.

mais masquer le fait que vous ne connaissez pas son nom.

Right, so we've started our email OK.

C'est vrai, nous avons donc commencé notre e-mail, OK.

Next, let's look at a couple of popular email phrases and when we might use them.

Examinons ensuite quelques expressions de courrier électronique populaires et quand nous pourrions les utiliser.

OK, yes. So we've got this one here, 'I am writing to enquire about...'.

OK oui. Nous avons donc celui-ci ici : « J'écris pour me renseigner sur... ».

What do you think of that?

Que penses-tu de cela?

Well, that's kind of a formal way to state what your email is about.

Eh bien, c'est une sorte de manière formelle d'indiquer le sujet de votre e-mail.

It's something you might write in a letter.

C'est quelque chose que vous pourriez écrire dans une lettre.

We don't tend to use it in emails as much.

Nous n’avons pas tendance à l’utiliser autant dans les e-mails.

I might say, if I was trying to be a bit friendlier,

Je pourrais dire, si j'essayais d'être un peu plus amical,

'I'm wondering if you can help me with...'

"Je me demande si vous pouvez m'aider avec..."

Instead of 'I'm writing to enquire about'.

Au lieu de "J'écris pour me renseigner sur".

Yes, no, definitely.

Oui, non, définitivement.

It's something that sounds very normal in a letter,

C'est quelque chose qui semble très normal dans une lettre,

but a bit strange in most emails, I think.

mais un peu étrange dans la plupart des e-mails, je pense.

OK, we've got another one here,

OK, nous en avons un autre ici,

'Please find attached...'

« Veuillez trouver ci-joint... »

Ah, yes. This is one that you see a lot

Ah, oui. C'est celui que vous voyez souvent

and we might use 'Please find attached...' in an email

et nous pourrions utiliser « Veuillez trouver ci-joint... » dans un e-mail

to say that we're sending a file or a link,

pour dire que nous envoyons un fichier ou un lien,

so that's what it means.

c'est donc ce que cela signifie.

A more informal way of saying this

Une manière plus informelle de le dire

would just be to say 'Here is the document you asked for',

serait simplement de dire « Voici le document que vous avez demandé »,

'Here is the report.'

« Voici le rapport ».

or 'Here's the link to the podcast that you wanted to listen to'.

ou "Voici le lien vers le podcast que vous vouliez écouter".

That would be probably a more friendly way to write an email

Ce serait probablement une façon plus conviviale d'écrire un e-mail

to a colleague or someone at work that you know well,

à un collègue ou à une personne au travail que vous connaissez bien,

rather than 'Please find attached',

plutôt que « Veuillez trouver la pièce jointe »,

but I think 'Please find attached' has a place in an email occasionally.

mais je pense que « Veuillez trouver la pièce jointe » a parfois sa place dans un e-mail.

Yeah. Again, we were talking about formal ones,

Ouais. Encore une fois, nous parlions de formalités,

maybe if you're representing a company or writing to people that you don't know.

peut-être si vous représentez une entreprise ou si vous écrivez à des personnes que vous ne connaissez pas.

A bit of a guide for emails

Un petit guide pour les e-mails

can be that emails are a lot more like the way we speak to someone,

peut être que les e-mails ressemblent beaucoup plus à la façon dont nous parlons à quelqu'un,

whereas letters are often,

alors que les lettres le sont souvent,

formal letters are often a bit different to the way that you would talk to someone.

les lettres formelles sont souvent un peu différentes de la façon dont vous parlez à quelqu'un.

And finally, how should we say goodbye at the end of the email?

Et enfin, comment dire au revoir à la fin de l’e-mail ?

What are the options, Pippa?

Quelles sont les options, Pippa ?

OK, so our first option

OK, donc notre première option

would be to say something like 'Yours sincerely' or 'Yours faithfully'.

serait de dire quelque chose comme « Cordialement » ou « Cordialement ».

What do you think of that, Phil?

Qu'en penses-tu, Phil ?

Now, this is the thing you always get taught

Or, c’est la chose qu’on vous apprend toujours

to put at the end of a formal letter.

à mettre à la fin d’une lettre officielle.

I remember at school being taught this

Je me souviens qu'à l'école on m'avait appris cela

and I think it's probably still true for a formal letter,

et je pense que c'est probablement encore vrai pour une lettre formelle,

but I think it's a bit unusual on an email,

mais je pense que c'est un peu inhabituel sur un e-mail,

even quite a formal email, I think it's unusual to see this.

même un e-mail assez formel, je pense que c'est inhabituel de voir ça.

Mm, yes, something that people might use instead, even in quite a formal email,

Mm, oui, quelque chose que les gens pourraient utiliser à la place, même dans un e-mail assez formel,

is to say something like 'Kind regards'

c'est de dire quelque chose comme « Cordialement »,

because it's quite formal, but it still sounds polite.

parce que c'est assez formel, mais cela semble quand même poli.

Yeah, I actually often just use 'Regards' a lot at the end of my email.

Ouais, en fait, j'utilise souvent « Cordialement » à la fin de mon e-mail.

And it's...

Et c'est...

It's because it's in that sort of sweet spot of being a bit formal,

C'est parce que c'est dans ce genre de situation idéale, un peu formelle,

but a bit friendly, and it means I don't have to think too much

mais un peu amicale, et ça veut dire que je n'ai pas à trop réfléchir

about what I'm putting at the end of an email, cos I'm never sure.

à ce que je mets à la fin d'un e-mail, parce que je ne suis jamais sûr.

Mm, I usually will say 'All the best' or 'Best wishes',

Mm, je dis généralement « Beaucoup de succès » ou « Meilleurs vœux »,

particularly if it's to somebody I don't know well,

surtout si c'est à quelqu'un que je ne connais pas bien,

or it's the first time I’ve emailed someone, because it's quite formal,

ou si c'est la première fois que j'envoie un e-mail à quelqu'un, parce que c'est assez formel,

but it's good to switch up the options,

mais c'est bien de changer les options,

especially if you're emailing back and forth a lot with somebody.

surtout si vous envoyez beaucoup d'e-mails avec quelqu'un.

You don't want to keep writing the same thing.

Vous ne voulez pas continuer à écrire la même chose.

I just find that feels a bit strange to keep saying all the best,

Je trouve juste que cela semble un peu étrange de continuer à dire tout le meilleur,

especially when they reply quickly and then you reply.

surtout quand ils répondent rapidement et que vous répondez ensuite.

It's just like, seems like, it has no meaning by that point.

C'est comme si, à ce stade, cela n'avait aucun sens.

Now, this might be a very English thing,

Maintenant, cela pourrait être une chose très anglaise,

cos we do this a lot and often look for opportunities to do it,

parce que nous faisons cela beaucoup et recherchons souvent des opportunités de le faire,

but if it makes sense to say 'Thanks' or 'Many thanks' at the end of the email,

mais s'il est logique de dire « Merci » ou « Merci beaucoup » à la fin de l'e-mail,

I will often do that.

je le ferai souvent. fais ça.

Mm, yes. Or you could say 'Thank you in advance'

Mm, oui. Vous pouvez également dire « Merci d'avance »

if you've asked for a favour in the email.

si vous avez demandé une faveur dans l'e-mail.

You can end by saying 'Thanks in advance'

Vous pouvez terminer en disant « Merci d'avance »

just to remind them that you are asking for something.

juste pour leur rappeler que vous demandez quelque chose.

Or if you're just sending a note round to remind someone of something,

Ou si vous envoyez simplement un message pour rappeler quelque chose à quelqu'un,

'Thanks' can be useful as well, sort of thanks for reading.

« Merci » peut également être utile, une sorte de remerciement pour la lecture.

And I guess something similar is this phrase here,

Et je suppose que quelque chose de similaire est cette phrase ici :

'Looking forward to hearing from you'. And it's...

« J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles ». Et c'est...

You're kind of suggesting that something is going to happen in the future,

Vous suggérez en quelque sorte que quelque chose va se produire dans le futur,

but it's not... It's not an impolite way of doing it.

mais ce n'est pas... Ce n'est pas une façon impolie de le faire.

It's kind of a friendly way of saying you're expecting someone's reply

C'est une façon amicale de dire que vous attendez la réponse de quelqu'un

and that you genuinely would like to hear from them.

et que vous aimeriez vraiment l' entendre.

Yes, I love that. It's one of my favourites, actually,

Oui j'adore ça. En fait, c'est l'un de mes favoris,

'Looking forward to hearing from you'

« Au plaisir d'avoir de vos nouvelles »

and I will say that often when I've sent an email to somebody to ask for something,

et je dirai que souvent, lorsque j'envoie un e-mail à quelqu'un pour lui demander quelque chose,

I've not emailed them before and I would like them to reply,

je ne lui ai jamais envoyé d'e-mail auparavant et j'aimerais qu'il réponde. ,

but I'm not sure that they will reply.

mais je ne suis pas sûr qu'ils répondront.

So saying 'Looking forward to hearing from you'

Donc, dire « J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles »

is a really friendly way to kind of encourage them to reply

est une façon très amicale de les encourager à répondre

and it just kind of creates a strange expectation

et cela crée en quelque sorte une étrange attente

that they are going to come back to you on, on what you've asked for.

qu'ils reviendront vers vous sur ce que vous avez demandé. Il est

So, deciding how formal to be in an email is tricky.

donc difficile de décider à quel point un e-mail doit être formel.

Let's listen again to what people at BBC Learning English had to say.

Écoutons à nouveau ce que les gens de BBC Learning English avaient à dire.

If it's someone that I've never spoken to before then it's more formal,

Si c'est quelqu'un à qui je n'ai jamais parlé auparavant, c'est plus formel,

but I'd still probably say 'Hi' rather than 'Dear'.

mais je dirais quand même probablement « Bonjour » plutôt que « Cher ».

More formal than informal, although at times you might get a smiley face from me.

Plus formel qu'informel, même si parfois vous pourriez avoir un visage souriant de ma part.

Smiley faces in emails — what do you think, Phil?

Visages souriants dans les e-mails — qu'en pensez-vous, Phil ?

If I'm not scared of the other person, I'll often use a smiley face,

Si je n'ai pas peur de l'autre personne, j'utilise souvent un visage souriant,

cos it's friendly and you can communicate a lot with them.

car c'est amical et on peut beaucoup communiquer avec elle.

But if it's a situation where you need to be a bit serious

Mais s’il s’agit d’une situation dans laquelle vous devez être un peu sérieux

or you need to show a lot of respect to the other person,

ou faire preuve de beaucoup de respect envers l’autre personne,

then it's probably not appropriate.

alors ce n’est probablement pas approprié.

Mm, yes, definitely.

Mm, oui, définitivement.

I think smiley faces could be useful if lots of people in your office use them,

Je pense que les visages souriants pourraient être utiles si beaucoup de personnes dans votre bureau les utilisent,

because sometimes when you just write something down,

car parfois, lorsque vous écrivez simplement quelque chose,

people don't quite understand the tone of what you're saying.

les gens ne comprennent pas très bien le ton de ce que vous dites.

So they don't know if you're being friendly, or serious,

Ainsi, ils ne savent pas si vous êtes amical, sérieux

or you're really annoyed,

ou si vous êtes vraiment ennuyé,

so a smiley face can sometimes help with that.

donc un visage souriant peut parfois aider.

But I would not use it frequently with, or at all, with people I don't know,

Mais je ne l'utiliserais pas fréquemment, voire pas du tout, avec des personnes que je ne connais pas,

with people who are senior in a company.

avec des personnes qui sont des cadres supérieurs dans une entreprise.

Usually, it's kind of about what the other person does.

Habituellement, cela dépend en quelque sorte de ce que fait l’autre personne.

So a good rule is, when you're replying to somebody,

Une bonne règle est donc, lorsque vous répondez à quelqu'un,

to try and match the way that they've written their email.

d'essayer de correspondre à la façon dont il a rédigé son e-mail.

So if they're sending lots of smiley faces,

Donc, s'ils envoient beaucoup de visages souriants,

you're probably safe to send them back,

vous pouvez probablement les renvoyer en toute sécurité,

but if they're being really formal, saying 'Dear' and 'Kind regards',

mais s'ils sont vraiment formels, en disant « Cher » et « Cordialement »,

it's useful to kind of match that in your reply.

il est utile de faire correspondre cela dans votre réponse. .

Yeah, so do look out for those things,

Ouais, alors faites attention à ces choses,

look at how other people start their emails,

regardez comment les autres commencent leurs e-mails,

look at whether they use smiley faces or not.

regardez s'ils utilisent des visages souriants ou non.

Also think does it sound like someone talking?

Pensez-vous également que cela ressemble à quelqu'un qui parle ?

If it does, it's probably quite informal

Si c'est le cas, c'est probablement assez informel

and you're not going to have any problems doing the same thing back.

et vous n'aurez aucun problème à refaire la même chose.

Yep, unless their email's really rude,

Oui, à moins que leur e-mail ne soit vraiment grossier,

then you might not want to be rude back to them!

vous ne voudrez peut-être pas leur répondre !

That's all we've got time for on this episode of Office English.

C'est tout ce pour quoi nous avons du temps dans cet épisode d'Office English.

Remember, you can find courses and activities

N'oubliez pas que vous pouvez trouver des cours et des activités

to help with your English at work at BBC Learning English dot com.

pour vous aider avec votre anglais au travail sur BBC Learning English point com. La

Next time, we'll be talking about meetings and how to get your ideas heard at work.

prochaine fois, nous parlerons de réunions et de la manière de faire entendre vos idées au travail.

Bye for now. Or should I say 'All the best'?

Au revoir pour l'instant. Ou devrais-je dire « Tout le meilleur » ?

Kind regards!

Cordialement!

Bye!

Au revoir!