Office English episode 1: Work emails

Emails. Should they be formal? Friendly? It can be difficult to know.

メール。 正式なものであるべきでしょうか？ フレンドリー？ それを 知るのは難しいかもしれません。

More formal than informal, although at times you might get a smiley face from me.

カジュアルというよりはフォーマルですが、 場合によっては笑顔で話しかけられることもあります。

If it's someone that I've never spoken to before then it's more formal,

これまで話したことのない人の場合は、よりフォーマルになりますが、

but I'd still probably say 'Hi' rather than 'Dear'.

それでも「Dear」ではなく「Hi」と言うでしょう 。

You know, those technicalities of when to write 'Kind regards'

ご存知のとおり、 「よろしくお願いします」をいつ書くべきか

and when to write 'Best wishes'.

、「よろしくお願いします」をいつ書くべきかという専門的なことです。

Today on Office English, we're learning the best language for emails,

今日の Office English では、誰に送信するかに関係なく 、電子メールに最適な言語を学習します

whoever you're sending them to.

。

Hello and welcome to a brand-new business podcast series, Office English,

こんにちは。BBC Learning English の新しい ビジネス ポッドキャスト シリーズ「Office English」へようこそ

from BBC Learning English. I'm Pippa.

。 私はピッパです。

And I'm Phil.

そして私はフィルです。

And in this series, we will be guiding you

このシリーズでは、

through the trickier areas of business language

ビジネス用語の難しい分野をガイドし

and discussing some useful words and phrases

、オフィスや職場で使用するのに役立つ いくつかの単語やフレーズについて説明します

for you to use in the office or wherever you work.

。

Business language can be tricky, even for native speakers of English,

ビジネス言語は、 英語を母国語とする人にとっても難しい場合があり、

and the workplace is changing all the time

with new technology and more people working from home.

新しいテクノロジーや在宅勤務者の増加により、職場は常に変化しています 。

So we're here to talk about

そこで、私たちが仕事で使用する

some of the techniques and phrases that we use at work.

いくつかのテクニックやフレーズについてお話したいと思います 。

At BBC Learning English,

BBC Learning English では、

we're all fluent English speakers working in a British cultural context,

全員が流暢な英語話者であり、 イギリスの文化的背景の中で働いているため、

so that's the situation we have the most advice for.

このような状況に対して 最もアドバイスが受けられます。

But we'll try to point out where things might be a bit different

しかし、世界中のさまざまな職場では 状況が少し異なる可能性があることを指摘していきます

in different workplaces around the world.

。

This first episode is all about emails.

この最初のエピソードはすべてメールに関するものです。

We've already heard from BBC colleagues

BBC の同僚からは、電子メールの書き方について

that not everyone agrees on how we should write emails.

全員が同意しているわけではないという話をすでに聞いています 。

But what do you think, Phil? Should an email sound like a letter?

でもどう思う、フィル？ 電子メールは手紙のように聞こえるべきでしょうか?

Probably not.

おそらくそうではありません。

Everything with email depends on the situation,

電子メールに関するすべてのことは 状況によって異なり、

depends on who you're writing to and why,

誰に宛てて、そしてその理由によって異なります 。

but I think an email is usually a lot less formal than a letter.

しかし、電子メールは通常、 手紙よりもずっと形式的ではないと思います。

Mm, yes, I agree.

うーん、はい、同意します。

I would say I'm quite informal in most of my emails.

私はほとんどのメールで非常にくだけた態度をとっていると思います 。

But, as you say, it depends on who I'm emailing.

しかし、あなたが言うように、 それは私が誰にメールを送るかによって異なります。

So, in this episode, we're going to look at how to address emails,

そこで、このエピソードでは、 メールの宛先の指定方法、

some useful email phrases,

便利なメール フレーズ、メールの送信先

and how to sign off depending on who you're sending the email to.

に応じたサインオフの方法を見ていきます。

OK, so first off, the email greeting.

それでは、まずはメールでのご挨拶です。

What phrases are we looking at here, Pippa?

ここで私たちが見ているのはどのフレーズですか、 ピッパ?

OK, so the first phrase we could use to start an email

そうですね、 電子メールを開始するときに使用できる最初のフレーズは、

would be to say 'Dear Phil'.

「親愛なるフィル」ということになります。

What do you think about that?

あれについてどう思う？

I do use 'Dear' sometimes.

私は時々「Dear」を使います。

It's not the one I use most,

これは私が最も頻繁に使用するものではありません

but I do use it and I'll tell you when I use it.

が、実際に使用しているので 、使用したときにお知らせします。

I use it when I'm writing an email to someone I've not written to before

これまで書いたことのない人

or someone who I'm a little bit scared of,

や、少し怖い人、

or maybe someone who's very important or they're just very serious.

あるいはとても重要な人 や、とても真剣な人にメールを書くときに使います。

Or if someone wrote to me and they used 'Dear',

あるいは、誰かが私に手紙を書いて 、その人が「親愛なる」という言葉を使っていたら、

I'd look at what they've said and sort of mirror it, I'd do the same back.

私は彼らの言葉を見て それを反映し、同じことを返すでしょう。

So I do use 'Dear', but it's not the one I use most often,

そのため、「Dear」を使用しますが、電子メールでは少し堅苦しく聞こえると思うので、これは 私が最も頻繁に使用するものではありません

because I think, in an email, it sounds a bit formal.

。

Yes, I agree.

はい私は同意する。

There's nothing wrong with saying 'Dear Phil'.

「親愛なるフィル」と言うのは何も悪いことではありません。 それが下手な英語だ

Nobody would think that that was bad English.

とは誰も思わないでしょう 。 会社を代表してメールを

I use it sometimes if I had to write an email on behalf of a company,

書かなければならない場合に、私はこのメールを時々使います。

so, you know, a more formal email that's not from me,

つまり、 私からではなく、

but from the company that I represent.

私が代表する会社からのよりフォーマルなメールです。 同僚などへの

What I might use for a more personal email to a colleague or something,

より個人的なメールに使用するのは 、

is just to say 'Hi' or 'Hello'.

「こんにちは」または「こんにちは」ということだけです。

Yeah, and actually this is the one that I use the most.

はい、実はこれが 私が一番よく使っているものです。 おそらく

I think 90% of my emails probably start with 'Hi'.

私のメールの 90% は 「こんにちは」で始まると思います。

Definitely with someone I know, I would use 'Hi'.

知り合いに対しては間違いなく 「こんにちは」を使います。

If I'm not worried about who I'm writing to in any big way then I would use 'Hi'.

誰に手紙を書くかについて特に心配していない場合は、 「Hi」を使用します。

It's not formal, but in an email, it's not very informal either, I don't think.

フォーマルではありませんが、メールでは それほどカジュアルでもないと思います。

Mm, yes. And certainly, in the UK, we're more and more informal at work,

うーん、はい。 そして確かに、英国では 仕事がますます非公式になっている

so emails sound more and more like text messages.

ため、電子メールは ますますテキストメッセージのように聞こえます。

Not completely, but saying 'Hi' or 'Hello' doesn't feel out of place.

完全にではありませんが、「こんにちは」または「こんにちは」と言うのは 場違いな感じはしません。

One thing that I like to say sometimes,

私が時々言いたいことの 1 つは、公式か非公式か

if I'm not sure whether to be formal or informal,

わからない場合に 、

is to start my email with 'Good morning' or 'Good afternoon'.

メールを 「おはようございます」または「こんにちは」で始めることです。

What do you think about that?

あれについてどう思う？ これは

I think that's a really nice way to do it,

とても良い方法だと思います。

cos it, it can sound kind of friendly, but it can also sound kind of formal.

なぜなら、それはフレンドリーに聞こえるかもしれません が、ある種フォーマルに聞こえることもあります。

You can sort of see it in two different ways.

それは 2 つの異なる方法で見ることができます。

Mm, yes. If you sort of said 'Good morning' to someone,

うーん、はい。

when you were speaking, that would sound quite formal.

話しているときに誰かに「おはようございます」と言ったとしたら、 それはかなりフォーマルに聞こえるでしょう。

It makes me think of being at school and you would say, sort of,

学校にいて、先生に「

'Good morning, Miss' or 'Good morning, Sir' to the teacher.

おはようございます、先生」 とか「おはようございます」とか言うようなことを思い出します。

What about emails where you don't know the name of the person, Phil?

フィルという人の名前がわからない電子メールはどうですか? そのとき

What would you do then?

あなたならどうしますか？

Oh, yes. We've got all these formula for using in letters

ああ、そうです。

like 'To whom it may concern' or 'Dear Sir or Madam'.

「関係各位」 や「拝啓」などの手紙で使用するための公式がすべて揃っています。

But they often sound a bit cold and a bit unfriendly.

しかし、彼らは少し冷たく 、少し無愛想に聞こえることがよくあります。

It does depend on the situation.

それは状況によって異なります。

It will be different in different countries,

国が違えば、業界が

it might be different in different industries,

異なれば 、

if you're a lawyer, it might be different.

弁護士であれば異なるかもしれません。

But I would probably use...

しかし、私はおそらく... を使用するでしょう...

If... If you use 'Hi',

もし... 「Hi」を使用する場合、

you don't actually need to say who you're writing to: you can just say 'Hi'.

実際に誰に手紙を 書いているかを言う必要はありません。単に「Hi」と言うだけで済みます。

Mm, yeah, that's really useful,

うーん、そうですね、これは本当に便利です。メールの冒頭で

because when you say 'Dear' at the start of an email,

「親愛なる」と言うときは 、

you need to put the name of the person.

相手の名前を入れる必要があるからです。

You can't just say 'Dear... I'm writing about...'

「親愛なる…私は…について書いています」とだけ言うことはできません。

That doesn't make sense in English.

これは英語では意味がありません。

So, yeah, 'Hi' is really useful.

そうですね、「こんにちは」は本当に便利です。

Again, 'Good morning', 'Good afternoon' work as well,

繰り返しますが、名前は必要ないため、「おはようございます」「こんにちは」 でも同様に機能します。

because you don't need the name.

You can also hide the fact that you don't know the name of the person.

相手の名前を知らないことを隠すこともできます。

Sometimes people like you to know and have researched who you're messaging.

場合によっては、 あなたが誰にメッセージを送っているかを知り、調べてもらいたいと思う人もいます。

Sometimes that's not possible,

それが不可能な場合もあるので、

so just saying 'Hi' or 'Hi there' could work to be really friendly,

「こんにちは」または「こんにちは」と言うだけで 非常にフレンドリーになれる可能性があります

but mask the fact that you don't know their name.

が、 相手の名前を知らないという事実は隠します。

Right, so we've started our email OK.

はい、それではメールの送信を開始しました。

Next, let's look at a couple of popular email phrases and when we might use them.

次に、いくつかの人気のある メール フレーズと、それらをいつ使用できるかを見てみましょう。

OK, yes. So we've got this one here, 'I am writing to enquire about...'.

はい。 ここに 「...について問い合わせるために書いています」というものがあります。

What do you think of that?

あなたはそれをどう思いますか？

Well, that's kind of a formal way to state what your email is about.

これは、メールの内容を伝える一種の正式な方法です 。 手紙に

It's something you might write in a letter.

書いてもいい内容です 。

We don't tend to use it in emails as much.

電子メールではあまり使用しない傾向があります。

I might say, if I was trying to be a bit friendlier,

もう少しフレンドリーにしようと思ったら、「問い合わせるためにメールしています」ではなく、「何か

'I'm wondering if you can help me with...'

手伝ってもらえるか迷っています...」と言うかもしれません

Instead of 'I'm writing to enquire about'.

。

Yes, no, definitely.

はい、いいえ、確かに。

It's something that sounds very normal in a letter,

手紙ではごく普通のことです

but a bit strange in most emails, I think.

が、ほとんどの電子メールでは少し奇妙だと思います。

OK, we've got another one here,

OK、ここにもう 1 つあります。

'Please find attached...'

「添付ファイルを見つけてください...」

Ah, yes. This is one that you see a lot

ああ、はい。 これはよく見かけるもので

and we might use 'Please find attached...' in an email

、ファイルまたはリンクを送信していることを伝えるために電子メールで「添付ファイルを見つけてください...」を使用することがあります。

to say that we're sending a file or a link,

so that's what it means.

つまり、それが意味するものです。

A more informal way of saying this

これをもっとカジュアルに言うと、

would just be to say 'Here is the document you asked for',

「これがあなたが要求した文書です」、

'Here is the report.'

「これが報告書です」と言うことになります。

or 'Here's the link to the podcast that you wanted to listen to'.

または「聞きたかったポッドキャストへのリンクは次のとおりです」 。

That would be probably a more friendly way to write an email

おそらく、

to a colleague or someone at work that you know well,

同僚や職場のよく知っている人にメールを書く場合、

rather than 'Please find attached',

「添付ファイルを見つけてください」よりも、そのほうが親しみやすい方法でしょう。

but I think 'Please find attached' has a place in an email occasionally.

しかし、電子メールの中で「添付ファイルを見つけてください」という言葉が使われることもあると思います 。

Yeah. Again, we were talking about formal ones,

うん。 繰り返しになりますが、 私たちは正式なものについて話しました。

maybe if you're representing a company or writing to people that you don't know.

おそらく、会社を代表している場合 や、知らない人に手紙を書いている場合です。

A bit of a guide for emails

電子メールに関するちょっとしたガイドとして、

can be that emails are a lot more like the way we speak to someone,

電子メールは 誰かと話す方法によく似ていますが、

whereas letters are often,

手紙は多くの場合、

formal letters are often a bit different to the way that you would talk to someone.

正式な手紙は 誰かと話す方法とは少し異なることがよくあります。

And finally, how should we say goodbye at the end of the email?

最後に、メールの最後にどのように別れを告げるべきでしょうか ?

What are the options, Pippa?

ピッパ、選択肢は何ですか？

OK, so our first option

OK、それでは、最初の選択肢は、

would be to say something like 'Yours sincerely' or 'Yours faithfully'.

「敬具」または「敬具」のような言葉を言うことです。

What do you think of that, Phil?

それについてどう思いますか、フィル？

Now, this is the thing you always get taught

さて、これは、

to put at the end of a formal letter.

正式な手紙の最後に置くようにいつも教えられることです。

I remember at school being taught this

学校でこれを教えられたのを覚えています

and I think it's probably still true for a formal letter,

し、正式な手紙にはおそらく今も当てはまると思います

but I think it's a bit unusual on an email,

が、電子メールでは少し珍しいと思います。たとえ

even quite a formal email, I think it's unusual to see this.

かなり正式なメールであっても、 これを見るのは珍しいと思います。

Mm, yes, something that people might use instead, even in quite a formal email,

そうですね、 かなりフォーマルなメールであっても、代わりに人々が使うかもしれないのは、

is to say something like 'Kind regards'

「よろしくお願いします」のような言葉です。これは

because it's quite formal, but it still sounds polite.

非常にフォーマルですが、 それでも丁寧に聞こえるからです。

Yeah, I actually often just use 'Regards' a lot at the end of my email.

そうですね、私は実際に メールの最後に「よろしく」をよく使います。

And it's...

それは...

It's because it's in that sort of sweet spot of being a bit formal,

それは、 少しフォーマルだ

but a bit friendly, and it means I don't have to think too much

けど少しフレンドリーという、そういうスイートスポットにあるからで、メールの

about what I'm putting at the end of an email, cos I'm never sure.

最後に何を書くかについてあまり考える必要がないということです。 決して 確信が持てないから。

Mm, I usually will say 'All the best' or 'Best wishes',

うーん、私は通常、「ご多幸をお祈りします」 または「ご多幸をお祈りします」と言うが、

particularly if it's to somebody I don't know well,

特に よく知らない人に宛てた場合、

or it's the first time I’ve emailed someone, because it's quite formal,

または初めて誰かにメールを送った場合は 、非常にフォーマルなので、

but it's good to switch up the options,

切り替えたほうが良いだろう。

especially if you're emailing back and forth a lot with somebody.

特に 誰かと頻繁にメールをやり取りする場合は、オプションを増やしてください。 同じことを

You don't want to keep writing the same thing.

書き続ける必要はありません 。

I just find that feels a bit strange to keep saying all the best,

especially when they reply quickly and then you reply.

特に相手がすぐに返事を返してくれて、 それからあなたも返事をするとき、全力を尽くして言い続けるのは少し奇妙に感じます。

It's just like, seems like, it has no meaning by that point.

それは、 その時点では意味がないようです。

Now, this might be a very English thing,

さて、これは非常に英語的なことかもしれません。

cos we do this a lot and often look for opportunities to do it,

なぜなら、私たちはこれを頻繁に行うし、 頻繁にその機会を探しているからです。

but if it makes sense to say 'Thanks' or 'Many thanks' at the end of the email,

しかし、メールの最後に「ありがとう」または「たくさんのありがとう」と言うのが理にかなっているのであれば 、

I will often do that.

私は頻繁にそうします。 それを行う。

Mm, yes. Or you could say 'Thank you in advance'

うーん、はい。 または、

if you've asked for a favour in the email.

メールでお願いをした場合は「よろしくお願いします」と言うのもいいでしょう。 あなたが何かを求めていることを思い出させるために、

You can end by saying 'Thanks in advance'

「よろしくお願いします」と言って終わることもできます

just to remind them that you are asking for something.

。

Or if you're just sending a note round to remind someone of something,

あるいは、 誰かに何かを思い出させるためにメモを送っているだけの場合は、読んでくれてありがとうという意味の

'Thanks' can be useful as well, sort of thanks for reading.

「ありがとう」も便利です 。

And I guess something similar is this phrase here,

そして、これに似ているのが 、この

'Looking forward to hearing from you'. And it's...

「ご連絡をお待ちしております」というフレーズです。 それは...

You're kind of suggesting that something is going to happen in the future,

あなたは、 将来何かが起こることをほのめかしているようです

but it's not... It's not an impolite way of doing it.

が、実際はそうではありません... それは失礼なやり方ではありません。 これは、

It's kind of a friendly way of saying you're expecting someone's reply

誰かからの返事を期待していて

and that you genuinely would like to hear from them.

、本当に その人からの返事を聞きたいと思っていることを伝える、一種のフレンドリーな方法です。

Yes, I love that. It's one of my favourites, actually,

はい、それは大好きです。 実は、これは私のお気に入りの 1 つです、

'Looking forward to hearing from you'

「ご連絡を楽しみにしています」。

and I will say that often when I've sent an email to somebody to ask for something,

何かをお願いするために誰かにメールを送ったとき、

I've not emailed them before and I would like them to reply,

これまでメールを送ったことがない ので返信が欲しいとよく言います。 ,

but I'm not sure that they will reply.

でも返事が来るかどうかはわかりません。

So saying 'Looking forward to hearing from you'

したがって、 「ご連絡を楽しみにしています」と言うのは、相手に返信を促す

is a really friendly way to kind of encourage them to reply

非常にフレンドリーな方法であり、

and it just kind of creates a strange expectation

that they are going to come back to you on, on what you've asked for.

あなたが求めたことについて、相手は必ず返事をくれるだろうという奇妙な期待を抱かせるだけです。

So, deciding how formal to be in an email is tricky.

そのため、メールでどの程度フォーマルに表現するかを決めるのは 難しいことです。 BBC Learning English の

Let's listen again to what people at BBC Learning English had to say.

人々の意見をもう一度聞いてみましょう 。

If it's someone that I've never spoken to before then it's more formal,

これまで話したことのない人の場合は、よりフォーマルになりますが、

but I'd still probably say 'Hi' rather than 'Dear'.

それでも「Dear」ではなく「Hi」と言うでしょう 。

More formal than informal, although at times you might get a smiley face from me.

カジュアルというよりはフォーマルですが、 場合によっては笑顔で話しかけられることもあります。

Smiley faces in emails — what do you think, Phil?

メールのスマイリーフェイス — フィル、どう思いますか?

If I'm not scared of the other person, I'll often use a smiley face,

相手が怖くない場合は、フレンドリーでたくさんコミュニケーションをとることができるので、 よく笑顔を使います

cos it's friendly and you can communicate a lot with them.

。

But if it's a situation where you need to be a bit serious

ただし、 少し真剣になる必要がある場合

or you need to show a lot of respect to the other person,

や、相手に十分な敬意を示す必要がある場合は 、

then it's probably not appropriate.

おそらく適切ではありません。

Mm, yes, definitely.

うーん、はい、確かに。

I think smiley faces could be useful if lots of people in your office use them,

オフィス内の多くの人がスマイリーフェイスを使用している場合、スマイリーフェイスは便利だと思います。

because sometimes when you just write something down,

何かを書き留めるだけでは、

people don't quite understand the tone of what you're saying.

人々があなたの言っているトーンを完全に理解できない場合があるからです 。

So they don't know if you're being friendly, or serious,

つまり、 あなたがフレンドリーなのか、本気なの

or you're really annoyed,

か、それとも本当にイライラしているのか、彼らにはわかりません。

so a smiley face can sometimes help with that.

そのため、笑顔が それを解決することがあります。

But I would not use it frequently with, or at all, with people I don't know,

しかし、 知らない人や

with people who are senior in a company.

会社の目上の人に対しては、この言葉をあまり使いませんし、まったく使いません。

Usually, it's kind of about what the other person does.

通常、それは 他の人が何をするかについてのようなものです。

So a good rule is, when you're replying to somebody,

したがって、 誰かに返信するときは、

to try and match the way that they've written their email.

その人の電子メールの書き方と一致させるように努めるのが良いルールです。

So if they're sending lots of smiley faces,

したがって、相手がたくさんの笑顔を送ってくる場合は 、おそらく

you're probably safe to send them back,

送り返しても問題ありません

but if they're being really formal, saying 'Dear' and 'Kind regards',

が、相手が 「親愛なる」や「よろしくお願いします」など非常にフォーマルな場合は、返信の内容をそれに

it's useful to kind of match that in your reply.

合わせると便利です。 。

Yeah, so do look out for those things,

そうですね、そういったことに気を付けて、

look at how other people start their emails,

他の人がどのように メールを始めているか、スマイリーフェイスを

look at whether they use smiley faces or not.

使っているかどうかに注目してください 。

Also think does it sound like someone talking?

また、 誰かが話しているように聞こえると思いますか?

If it does, it's probably quite informal

もしそうなら、それはおそらく非常に非公式であり

and you're not going to have any problems doing the same thing back.

、 同じことをやり返すのに問題はないでしょう。

Yep, unless their email's really rude,

そうです、相手のメールがよほど失礼なものでない限り、失礼な態度で返信する必要は

then you might not want to be rude back to them!

ないかもしれません 。

That's all we've got time for on this episode of Office English.

Office English の今回のエピソードで使える時間はこれですべてです。

Remember, you can find courses and activities

to help with your English at work at BBC Learning English dot com.

BBC Learning English dot com では、職場での英語に役立つコースやアクティビティを見つけることができることを忘れないでください。

Next time, we'll be talking about meetings and how to get your ideas heard at work.

次回は、会議 と職場で自分の意見を聞いてもらう方法についてお話します。

Bye for now. Or should I say 'All the best'?

とりあえずさようなら。 それとも「頑張ってください」と言うべきでしょうか？

Kind regards!

敬具！

Bye!

さよなら！