Office English episode 1: Work emails

Emails. Should they be formal? Friendly? It can be difficult to know.

Correos electrónicos. ¿Deberían ser formales? ¿Amigable? Puede resultar difícil saberlo.

More formal than informal, although at times you might get a smiley face from me.

Más formal que informal, aunque a veces puede que te saque una carita sonriente.

If it's someone that I've never spoken to before then it's more formal,

Si es alguien con quien nunca he hablado antes, entonces es más formal,

but I'd still probably say 'Hi' rather than 'Dear'.

pero aún así probablemente diría "Hola" en lugar de "Querido". Ya

You know, those technicalities of when to write 'Kind regards'

sabes, esos tecnicismos de cuándo escribir "Saludos cordiales"

and when to write 'Best wishes'.

y cuándo escribir "Mis mejores deseos".

Today on Office English, we're learning the best language for emails,

Hoy, en Office English, aprenderemos cuál es el mejor idioma para los correos electrónicos, sin importar a

whoever you're sending them to.

quién se los envíe.

Hello and welcome to a brand-new business podcast series, Office English,

Hola y bienvenido a una nueva serie de podcasts empresariales, Office English,

from BBC Learning English. I'm Pippa.

de BBC Learning English. Soy Pipa.

And I'm Phil.

Y yo soy Phil.

And in this series, we will be guiding you

Y en esta serie, lo guiaremos a

through the trickier areas of business language

través de las áreas más complicadas del lenguaje comercial

and discussing some useful words and phrases

y discutiremos algunas palabras y frases útiles

for you to use in the office or wherever you work.

para que las use en la oficina o dondequiera que trabaje. El

Business language can be tricky, even for native speakers of English,

lenguaje comercial puede ser complicado, incluso para los hablantes nativos de inglés,

and the workplace is changing all the time

y el lugar de trabajo cambia todo el tiempo

with new technology and more people working from home.

con las nuevas tecnologías y más personas que trabajan desde casa. Por

So we're here to talk about

eso estamos aquí para hablar sobre

some of the techniques and phrases that we use at work.

algunas de las técnicas y frases que utilizamos en el trabajo.

At BBC Learning English,

En BBC Learning English,

we're all fluent English speakers working in a British cultural context,

todos hablamos inglés con fluidez y trabajamos en un contexto cultural británico,

so that's the situation we have the most advice for.

por lo que esa es la situación para la que tenemos más consejos.

But we'll try to point out where things might be a bit different

Pero intentaremos señalar dónde las cosas pueden ser un poco diferentes

in different workplaces around the world.

en diferentes lugares de trabajo alrededor del mundo.

This first episode is all about emails.

Este primer episodio trata sobre correos electrónicos.

We've already heard from BBC colleagues

Ya hemos escuchado a colegas de la BBC

that not everyone agrees on how we should write emails.

que no todos están de acuerdo sobre cómo debemos escribir los correos electrónicos. ¿

But what do you think, Phil? Should an email sound like a letter?

Pero qué piensas, Phil? ¿ Un correo electrónico debería sonar como una carta?

Probably not.

Probablemente no.

Everything with email depends on the situation,

Todo lo relacionado con el correo electrónico depende de la situación,

depends on who you're writing to and why,

depende de a quién le escribes y por qué,

but I think an email is usually a lot less formal than a letter.

pero creo que un correo electrónico suele ser mucho menos formal que una carta.

Mm, yes, I agree.

Mmm, sí, estoy de acuerdo.

I would say I'm quite informal in most of my emails.

Diría que soy bastante informal en la mayoría de mis correos electrónicos.

But, as you say, it depends on who I'm emailing.

Pero, como usted dice, depende de a quién le envíe el correo electrónico.

So, in this episode, we're going to look at how to address emails,

Entonces, en este episodio, veremos cómo abordar correos electrónicos,

some useful email phrases,

algunas frases de correo electrónico útiles

and how to sign off depending on who you're sending the email to.

y cómo cerrar sesión dependiendo de a quién le envíe el correo electrónico.

OK, so first off, the email greeting.

Bien, primero que nada, el saludo por correo electrónico. ¿

What phrases are we looking at here, Pippa?

Qué frases estamos mirando aquí, Pippa?

OK, so the first phrase we could use to start an email

Bien, entonces la primera frase que podríamos usar para iniciar un correo electrónico

would be to say 'Dear Phil'.

sería decir "Estimado Phil". ¿

What do you think about that?

Qué piensas sobre eso?

I do use 'Dear' sometimes.

A veces uso "Estimado".

It's not the one I use most,

No es el que más uso,

but I do use it and I'll tell you when I use it.

pero sí lo uso y cuando lo utilice ya os contaré.

I use it when I'm writing an email to someone I've not written to before

Lo uso cuando le escribo un correo electrónico a alguien a quien no le he escrito antes

or someone who I'm a little bit scared of,

o alguien a quien tengo un poco de miedo,

or maybe someone who's very important or they're just very serious.

o tal vez alguien que es muy importante o simplemente habla muy en serio.

Or if someone wrote to me and they used 'Dear',

O si alguien me escribiera y usara "Estimado",

I'd look at what they've said and sort of mirror it, I'd do the same back.

miraría lo que dijo y, en cierto modo, lo reflejaría, haría lo mismo.

So I do use 'Dear', but it's not the one I use most often,

Así que uso 'Estimado', pero no es el que uso con más frecuencia,

because I think, in an email, it sounds a bit formal.

porque creo que en un correo electrónico suena un poco formal.

Yes, I agree.

Sí estoy de acuerdo. No

There's nothing wrong with saying 'Dear Phil'.

hay nada de malo en decir "Querido Phil".

Nobody would think that that was bad English.

Nadie pensaría que eso era mal inglés.

I use it sometimes if I had to write an email on behalf of a company,

A veces lo uso si tengo que escribir un correo electrónico en nombre de una empresa,

so, you know, a more formal email that's not from me,

es decir, un correo electrónico más formal que no es mío,

but from the company that I represent.

sino de la empresa que represento.

What I might use for a more personal email to a colleague or something,

Lo que podría usar para un correo electrónico más personal a un colega o algo así

is just to say 'Hi' or 'Hello'.

es simplemente decir "Hola" o "Hola".

Yeah, and actually this is the one that I use the most.

Sí, y de hecho este es el que más uso.

I think 90% of my emails probably start with 'Hi'.

Creo que el 90% de mis correos electrónicos probablemente comiencen con "Hola".

Definitely with someone I know, I would use 'Hi'.

Definitivamente con alguien que conozco, usaría "Hola".

If I'm not worried about who I'm writing to in any big way then I would use 'Hi'.

Si no me preocupa mucho a quién le estoy escribiendo, entonces usaría "Hola".

It's not formal, but in an email, it's not very informal either, I don't think.

No es formal, pero en un email tampoco es muy informal, no lo creo.

Mm, yes. And certainly, in the UK, we're more and more informal at work,

Mmm, sí. Y ciertamente, en el Reino Unido somos cada vez más informales en el trabajo,

so emails sound more and more like text messages.

por lo que los correos electrónicos suenan cada vez más como mensajes de texto.

Not completely, but saying 'Hi' or 'Hello' doesn't feel out of place.

No del todo, pero decir "Hola" o "Hola" no se siente fuera de lugar.

One thing that I like to say sometimes,

Una cosa que me gusta decir a veces,

if I'm not sure whether to be formal or informal,

si no estoy seguro de si debo ser formal o informal,

is to start my email with 'Good morning' or 'Good afternoon'.

es comenzar mi correo electrónico con "Buenos días" o "Buenas tardes". ¿

What do you think about that?

Qué piensas sobre eso?

I think that's a really nice way to do it,

Creo que es una forma realmente agradable de hacerlo, porque

cos it, it can sound kind of friendly, but it can also sound kind of formal.

puede sonar un poco amigable, pero también puede sonar un poco formal.

You can sort of see it in two different ways.

Puedes verlo de dos maneras diferentes.

Mm, yes. If you sort of said 'Good morning' to someone,

Mmm, sí. Si le dijeras "Buenos días" a alguien

when you were speaking, that would sound quite formal.

mientras hablabas, sonaría bastante formal.

It makes me think of being at school and you would say, sort of,

Me hace pensar en estar en la escuela y usted le diría algo así como

'Good morning, Miss' or 'Good morning, Sir' to the teacher.

"Buenos días, señorita" o "Buenos días, señor" al maestro. ¿

What about emails where you don't know the name of the person, Phil?

Qué pasa con los correos electrónicos en los que no sabes el nombre de la persona, Phil? ¿

What would you do then?

Qué harás entonces?

Oh, yes. We've got all these formula for using in letters

Oh sí. Tenemos todas estas fórmulas para usar en cartas

like 'To whom it may concern' or 'Dear Sir or Madam'.

como "A quien corresponda" o "Estimado señor o señora".

But they often sound a bit cold and a bit unfriendly.

Pero a menudo suenan un poco fríos y poco amigables.

It does depend on the situation.

Depende de la situación.

It will be different in different countries,

Será diferente en diferentes países,

it might be different in different industries,

puede ser diferente en diferentes industrias,

if you're a lawyer, it might be different.

si eres abogado, puede ser diferente.

But I would probably use...

Pero probablemente usaría...

If... If you use 'Hi',

Si... Si usas "Hola", en

you don't actually need to say who you're writing to: you can just say 'Hi'.

realidad no necesitas decir a quién le estás escribiendo: simplemente puedes decir "Hola".

Mm, yeah, that's really useful,

Mm, sí, eso es realmente útil,

because when you say 'Dear' at the start of an email,

porque cuando dices "Estimado" al comienzo de un correo electrónico,

you need to put the name of the person.

debes ingresar el nombre de la persona.

You can't just say 'Dear... I'm writing about...'

No puedes simplemente decir 'Querido... Estoy escribiendo sobre...'

That doesn't make sense in English.

Eso no tiene sentido en inglés.

So, yeah, 'Hi' is really useful.

Entonces, sí, "Hola" es realmente útil.

Again, 'Good morning', 'Good afternoon' work as well,

Nuevamente, 'Buenos días' y 'Buenas tardes' también funcionan,

because you don't need the name.

porque no necesitas el nombre.

You can also hide the fact that you don't know the name of the person.

También puedes ocultar el hecho de que no sabes el nombre de la persona.

Sometimes people like you to know and have researched who you're messaging.

A veces, a las personas les gusta que sepas y hayan investigado a quién estás enviando mensajes.

Sometimes that's not possible,

A veces eso no es posible,

so just saying 'Hi' or 'Hi there' could work to be really friendly,

por lo que simplemente decir "Hola" o "Hola" podría funcionar para ser realmente amigable,

but mask the fact that you don't know their name.

pero enmascara el hecho de que no sabes su nombre.

Right, so we've started our email OK.

Bien, entonces comenzamos nuestro correo electrónico OK.

Next, let's look at a couple of popular email phrases and when we might use them.

A continuación, veamos un par de frases de correo electrónico populares y cuándo podríamos usarlas.

OK, yes. So we've got this one here, 'I am writing to enquire about...'.

OK sí. Así que tenemos este aquí: 'Le escribo para preguntar sobre...'. ¿

What do you think of that?

Qué piensa usted de eso?

Well, that's kind of a formal way to state what your email is about.

Bueno, esa es una forma bastante formal de indicar de qué se trata tu correo electrónico.

It's something you might write in a letter.

Es algo que podrías escribir en una carta.

We don't tend to use it in emails as much.

No solemos usarlo tanto en los correos electrónicos.

I might say, if I was trying to be a bit friendlier,

Podría decir, si estuviera tratando de ser un poco más amigable:

'I'm wondering if you can help me with...'

"Me pregunto si puedes ayudarme con..."

Instead of 'I'm writing to enquire about'.

en lugar de "Estoy escribiendo para preguntar".

Yes, no, definitely.

Sí, no, definitivamente.

It's something that sounds very normal in a letter,

Es algo que suena muy normal en una carta,

but a bit strange in most emails, I think.

pero creo que un poco extraño en la mayoría de los correos electrónicos.

OK, we've got another one here,

OK, tenemos otro aquí,

'Please find attached...'

'Por favor, busque adjunto...'

Ah, yes. This is one that you see a lot

Ah, sí. Este es uno que se ve con frecuencia

and we might use 'Please find attached...' in an email

y podríamos usar 'Buscar adjunto...' en un correo electrónico

to say that we're sending a file or a link,

para decir que estamos enviando un archivo o un enlace,

so that's what it means.

así que eso es lo que significa.

A more informal way of saying this

Una forma más informal de decir esto

would just be to say 'Here is the document you asked for',

sería simplemente decir "Aquí está el documento que solicitó",

'Here is the report.'

"Aquí está el informe".

or 'Here's the link to the podcast that you wanted to listen to'.

o "Aquí tienes el enlace al podcast que querías escuchar".

That would be probably a more friendly way to write an email

Probablemente sería una forma más amigable de escribir un correo electrónico

to a colleague or someone at work that you know well,

a un colega o alguien en el trabajo que conoce bien, en

rather than 'Please find attached',

lugar de "Busque el archivo adjunto",

but I think 'Please find attached' has a place in an email occasionally.

pero creo que "Busque el archivo adjunto" ocasionalmente tiene un lugar en un correo electrónico.

Yeah. Again, we were talking about formal ones,

Sí. Nuevamente, estábamos hablando de formales,

maybe if you're representing a company or writing to people that you don't know.

tal vez si representas a una empresa o escribes a personas que no conoces.

A bit of a guide for emails

Una pequeña guía para los correos electrónicos

can be that emails are a lot more like the way we speak to someone,

puede ser que los correos electrónicos se parecen mucho más a la forma en que le hablamos a alguien,

whereas letters are often,

mientras que las

formal letters are often a bit different to the way that you would talk to someone.

cartas suelen ser un poco diferentes a la forma en que hablaría con alguien.

And finally, how should we say goodbye at the end of the email?

Y por último, ¿cómo debemos despedirnos al final del email? ¿

What are the options, Pippa?

Cuáles son las opciones, Pippa?

OK, so our first option

Bien, entonces nuestra primera opción

would be to say something like 'Yours sincerely' or 'Yours faithfully'.

sería decir algo como "Atentamente" o "Atentamente". ¿

What do you think of that, Phil?

Qué opinas de eso, Phil?

Now, this is the thing you always get taught

Esto es lo que siempre te enseñan

to put at the end of a formal letter.

a poner al final de una carta formal.

I remember at school being taught this

Recuerdo que en la escuela me enseñaron esto

and I think it's probably still true for a formal letter,

y creo que probablemente sigue siendo cierto para una carta formal,

but I think it's a bit unusual on an email,

pero creo que es un poco inusual en un correo electrónico,

even quite a formal email, I think it's unusual to see this.

incluso en un correo electrónico bastante formal, creo que es inusual ver esto.

Mm, yes, something that people might use instead, even in quite a formal email,

Mm, sí, algo que la gente podría usar en su lugar, incluso en un correo electrónico bastante formal,

is to say something like 'Kind regards'

es decir algo como "Saludos cordiales"

because it's quite formal, but it still sounds polite.

porque es bastante formal, pero aun así suena educado.

Yeah, I actually often just use 'Regards' a lot at the end of my email.

Sí, de hecho suelo utilizar mucho "Saludos" al final de mi correo electrónico.

And it's...

Y es...

It's because it's in that sort of sweet spot of being a bit formal,

Es porque está en ese punto óptimo de ser un poco formal,

but a bit friendly, and it means I don't have to think too much

pero un poco amigable, y significa que no tengo que pensar demasiado

about what I'm putting at the end of an email, cos I'm never sure.

en lo que pongo al final de un correo electrónico. porque nunca estoy seguro.

Mm, I usually will say 'All the best' or 'Best wishes',

Mm, normalmente digo 'Todo lo mejor' o 'Mis mejores deseos',

particularly if it's to somebody I don't know well,

especialmente si es a alguien que no conozco bien,

or it's the first time I’ve emailed someone, because it's quite formal,

o es la primera vez que le envío un correo electrónico a alguien, porque es bastante formal,

but it's good to switch up the options,

pero es bueno cambiar. Amplia las opciones,

especially if you're emailing back and forth a lot with somebody.

especialmente si envías muchos correos electrónicos con alguien.

You don't want to keep writing the same thing.

No querrás seguir escribiendo lo mismo.

I just find that feels a bit strange to keep saying all the best,

Simplemente encuentro que se siente un poco extraño seguir diciendo todo lo mejor,

especially when they reply quickly and then you reply.

especialmente cuando responden rápidamente y luego tú respondes.

It's just like, seems like, it has no meaning by that point.

Es como si, en ese momento, no tuviera significado.

Now, this might be a very English thing,

Ahora, esto puede ser algo muy inglés,

cos we do this a lot and often look for opportunities to do it,

porque lo hacemos mucho y a menudo buscamos oportunidades para hacerlo,

but if it makes sense to say 'Thanks' or 'Many thanks' at the end of the email,

pero si tiene sentido decir "Gracias" o "Muchas gracias" al final del correo electrónico, a

I will often do that.

menudo lo haré. Haz eso.

Mm, yes. Or you could say 'Thank you in advance'

Mmm, sí. O podrías decir "Gracias de antemano"

if you've asked for a favour in the email.

si solicitaste un favor en el correo electrónico.

You can end by saying 'Thanks in advance'

Puedes terminar diciendo "Gracias de antemano"

just to remind them that you are asking for something.

solo para recordarles que estás pidiendo algo.

Or if you're just sending a note round to remind someone of something,

O si simplemente estás enviando una nota para recordarle algo a alguien,

'Thanks' can be useful as well, sort of thanks for reading.

"Gracias" también puede ser útil, algo así como gracias por leer.

And I guess something similar is this phrase here,

Y supongo que algo similar es esta frase aquí:

'Looking forward to hearing from you'. And it's...

"Esperamos tener noticias suyas". Y es...

You're kind of suggesting that something is going to happen in the future,

Estás sugiriendo que algo va a suceder en el futuro,

but it's not... It's not an impolite way of doing it.

pero no es... No es una forma descortés de hacerlo.

It's kind of a friendly way of saying you're expecting someone's reply

Es una forma amigable de decir que estás esperando la respuesta de alguien

and that you genuinely would like to hear from them.

y que realmente te gustaría saber de esa persona. Si

Yes, I love that. It's one of my favourites, actually,

me gusta eso. De hecho, es uno de mis favoritos:

'Looking forward to hearing from you'

"Espero tener noticias tuyas"

and I will say that often when I've sent an email to somebody to ask for something,

y diré que a menudo, cuando envié un correo electrónico a alguien para pedirle algo,

I've not emailed them before and I would like them to reply,

no le he enviado un correo electrónico antes y me gustaría que me respondiera. ,

but I'm not sure that they will reply.

pero no estoy seguro de que respondan.

So saying 'Looking forward to hearing from you'

Entonces, decir "Esperamos tener noticias suyas"

is a really friendly way to kind of encourage them to reply

es una forma realmente amigable de alentarlos a responder

and it just kind of creates a strange expectation

y simplemente crea una expectativa extraña

that they are going to come back to you on, on what you've asked for.

de que volverán a responderle sobre lo que usted ha pedido.

So, deciding how formal to be in an email is tricky.

Por lo tanto, decidir qué tan formal debe ser en un correo electrónico es complicado.

Let's listen again to what people at BBC Learning English had to say.

Escuchemos nuevamente lo que la gente de BBC Learning English tiene que decir.

If it's someone that I've never spoken to before then it's more formal,

Si es alguien con quien nunca he hablado antes, entonces es más formal,

but I'd still probably say 'Hi' rather than 'Dear'.

pero aún así probablemente diría "Hola" en lugar de "Querido".

More formal than informal, although at times you might get a smiley face from me.

Más formal que informal, aunque a veces puede que te saque una carita sonriente.

Smiley faces in emails — what do you think, Phil?

Caras sonrientes en los correos electrónicos: ¿ qué opinas, Phil?

If I'm not scared of the other person, I'll often use a smiley face,

Si no tengo miedo de la otra persona, a menudo uso una cara sonriente,

cos it's friendly and you can communicate a lot with them.

porque es amigable y puedes comunicarte mucho con ellos.

But if it's a situation where you need to be a bit serious

Pero si se trata de una situación en la que necesitas ser un poco serio

or you need to show a lot of respect to the other person,

o mostrar mucho respeto a la otra persona,

then it's probably not appropriate.

entonces probablemente no sea apropiado.

Mm, yes, definitely.

Mmm, sí, definitivamente.

I think smiley faces could be useful if lots of people in your office use them,

Creo que las caras sonrientes podrían ser útiles si muchas personas en tu oficina las usan,

because sometimes when you just write something down,

porque a veces, cuando simplemente escribes algo,

people don't quite understand the tone of what you're saying.

la gente no entiende del todo el tono de lo que estás diciendo.

So they don't know if you're being friendly, or serious,

Entonces no saben si estás siendo amigable, serio

or you're really annoyed,

o realmente molesto,

so a smiley face can sometimes help with that.

por lo que una cara sonriente a veces puede ayudar con eso.

But I would not use it frequently with, or at all, with people I don't know,

Pero no lo usaría con frecuencia, ni lo usaría en absoluto, con personas que no conozco,

with people who are senior in a company.

con personas que ocupan altos cargos en una empresa.

Usually, it's kind of about what the other person does.

Por lo general, se trata de lo que hace la otra persona.

So a good rule is, when you're replying to somebody,

Entonces, una buena regla es, cuando respondes a alguien,

to try and match the way that they've written their email.

intentar coincidir con la forma en que escribió su correo electrónico.

So if they're sending lots of smiley faces,

Entonces, si envían muchas caritas sonrientes,

you're probably safe to send them back,

probablemente sea seguro devolverlas,

but if they're being really formal, saying 'Dear' and 'Kind regards',

pero si son muy formales y dicen "Querido" y "Saludos cordiales",

it's useful to kind of match that in your reply.

es útil hacer coincidir eso en su respuesta. .

Yeah, so do look out for those things,

Sí, así que esté atento a esas cosas,

look at how other people start their emails,

observe cómo otras personas inician sus correos electrónicos,

look at whether they use smiley faces or not.

observe si usan caras sonrientes o no.

Also think does it sound like someone talking?

Piensa también: ¿suena como si alguien estuviera hablando?

If it does, it's probably quite informal

Si es así, probablemente sea bastante informal

and you're not going to have any problems doing the same thing back.

y no tendrás ningún problema para volver a hacer lo mismo.

Yep, unless their email's really rude,

Sí, a menos que su correo electrónico sea realmente grosero, ¡es

then you might not want to be rude back to them!

posible que no quieras ser grosero con ellos!

That's all we've got time for on this episode of Office English.

Eso es todo para lo que tenemos tiempo en este episodio de Office English.

Remember, you can find courses and activities

Recuerde, puede encontrar cursos y actividades

to help with your English at work at BBC Learning English dot com.

que le ayudarán con su inglés en el trabajo en BBC Learning English punto com. La

Next time, we'll be talking about meetings and how to get your ideas heard at work.

próxima vez hablaremos sobre reuniones y cómo hacer que se escuchen sus ideas en el trabajo.

Bye for now. Or should I say 'All the best'?

Adiós por ahora. ¿ O debería decir "Todo lo mejor"? ¡

Kind regards!

Atentamente! ¡

Bye!

Adiós!