Work emails: Office English episode 1

Emails. Should they be formal? Friendly? It can be difficult to know.

E-mail. Dovrebbero essere formali? Amichevole? Può essere difficile saperlo.

More formal than informal, although at times you might get a smiley face from me.

Più formale che informale, anche se a volte potresti ricevere una faccina sorridente da me.

If it's someone that I've never spoken to before then it's more formal,

Se si tratta di qualcuno con cui non ho mai parlato prima, allora è più formale,

but I'd still probably say 'Hi' rather than 'Dear'.

ma probabilmente direi comunque "Ciao" anziché "Caro".

You know, those technicalities of when to write 'Kind regards'

Sai, quei dettagli tecnici su quando scrivere "Cordiali saluti"

and when to write 'Best wishes'.

e quando scrivere "I migliori auguri".

Today on Office English, we're learning the best language for emails,

Oggi su Office English impareremo il linguaggio migliore per le e-mail, a

whoever you're sending them to.

chiunque le invii.

Hello and welcome to a brand-new business podcast series, Office English,

Ciao e benvenuto a una nuovissima serie di podcast aziendali, Office English,

from BBC Learning English. I'm Pippa.

di BBC Learning English. Sono Pippa.

And I'm Phil.

E io sono Phil.

And in this series, we will be guiding you

E in questa serie ti guideremo

through the trickier areas of business language

attraverso le aree più complicate del linguaggio commerciale

and discussing some useful words and phrases

e discuteremo alcune parole e frasi utili

for you to use in the office or wherever you work.

da utilizzare in ufficio o ovunque lavori. Il

Business language can be tricky, even for native speakers of English,

linguaggio aziendale può essere complicato, anche per i madrelingua inglesi,

and the workplace is changing all the time

e il posto di lavoro cambia continuamente

with new technology and more people working from home.

con le nuove tecnologie e sempre più persone che lavorano da casa.

So we're here to talk about

Quindi siamo qui per parlare di

some of the techniques and phrases that we use at work.

alcune delle tecniche e delle frasi che usiamo al lavoro. Noi

At BBC Learning English,

di BBC Learning English

we're all fluent English speakers working in a British cultural context,

parliamo tutti un inglese fluente e lavoriamo in un contesto culturale britannico,

so that's the situation we have the most advice for.

quindi questa è la situazione per la quale abbiamo più consigli.

But we'll try to point out where things might be a bit different

Ma proveremo a sottolineare dove le cose potrebbero essere leggermente diverse

in different workplaces around the world.

nei diversi luoghi di lavoro in tutto il mondo.

This first episode is all about emails.

Questo primo episodio riguarda le e-mail.

We've already heard from BBC colleagues

Abbiamo già sentito dai colleghi della BBC

that not everyone agrees on how we should write emails.

che non tutti sono d'accordo su come dovremmo scrivere le email.

But what do you think, Phil? Should an email sound like a letter?

Ma cosa ne pensi, Phil? Un'e-mail dovrebbe sembrare una lettera?

Probably not.

Probabilmente no.

Everything with email depends on the situation,

Tutto con l'e-mail dipende dalla situazione,

depends on who you're writing to and why,

dipende da chi stai scrivendo e perché,

but I think an email is usually a lot less formal than a letter.

ma penso che un'e-mail sia solitamente molto meno formale di una lettera.

Mm, yes, I agree.

Mmm, sì, sono d'accordo.

I would say I'm quite informal in most of my emails.

Direi che sono piuttosto informale nella maggior parte delle mie e-mail.

But, as you say, it depends on who I'm emailing.

Ma, come dici tu, dipende da chi sto inviando l'e-mail.

So, in this episode, we're going to look at how to address emails,

Quindi, in questo episodio, vedremo come indirizzare le email,

some useful email phrases,

alcune frasi utili per le email

and how to sign off depending on who you're sending the email to.

e come firmare a seconda del destinatario dell'email.

OK, so first off, the email greeting.

OK, quindi prima di tutto, l'e-mail di saluto.

What phrases are we looking at here, Pippa?

Quali frasi stiamo guardando qui, Pippa?

OK, so the first phrase we could use to start an email

OK, quindi la prima frase che potremmo usare per iniziare un'e-mail

would be to say 'Dear Phil'.

sarebbe "Caro Phil".

What do you think about that?

Cosa ne pensi di questo? A

I do use 'Dear' sometimes.

volte uso "Caro".

It's not the one I use most,

Non è quello che uso di più,

but I do use it and I'll tell you when I use it.

ma lo uso e ti dirò quando lo uso.

I use it when I'm writing an email to someone I've not written to before

Lo uso quando scrivo un'e-mail a qualcuno a cui non ho mai scritto prima

or someone who I'm a little bit scared of,

o a qualcuno di cui ho un po' paura,

or maybe someone who's very important or they're just very serious.

o magari a qualcuno che è molto importante o semplicemente molto serio.

Or if someone wrote to me and they used 'Dear',

Oppure, se qualcuno mi scrivesse e usasse "Caro",

I'd look at what they've said and sort of mirror it, I'd do the same back.

guarderei quello che ha detto e in un certo senso lo rispecchierei, farei lo stesso a mia volta.

So I do use 'Dear', but it's not the one I use most often,

Quindi uso "Caro", ma non è quello che uso più spesso,

because I think, in an email, it sounds a bit formal.

perché penso che, in un'e-mail, sembri un po' formale.

Yes, I agree.

Si, sono d'accordo.

There's nothing wrong with saying 'Dear Phil'.

Non c'è niente di sbagliato nel dire "Caro Phil".

Nobody would think that that was bad English.

Nessuno penserebbe che quello fosse un pessimo inglese.

I use it sometimes if I had to write an email on behalf of a company,

A volte lo uso se devo scrivere un'e-mail per conto di un'azienda,

so, you know, a more formal email that's not from me,

quindi, sai, un'e-mail più formale che non viene da me,

but from the company that I represent.

ma dall'azienda che rappresento.

What I might use for a more personal email to a colleague or something,

Quello che potrei usare per un'e-mail più personale a un collega o qualcosa del genere,

is just to say 'Hi' or 'Hello'.

è semplicemente per dire "Ciao" o "Ciao".

Yeah, and actually this is the one that I use the most.

Sì, e in realtà questo è quello che uso di più.

I think 90% of my emails probably start with 'Hi'.

Penso che il 90% delle mie email probabilmente inizi con "Ciao".

Definitely with someone I know, I would use 'Hi'.

Sicuramente con qualcuno che conosco userei "Ciao".

If I'm not worried about who I'm writing to in any big way then I would use 'Hi'.

Se non fossi particolarmente preoccupato della persona a cui scrivo, allora userei "Ciao".

It's not formal, but in an email, it's not very informal either, I don't think.

Non è formale, ma in un'e-mail non è nemmeno molto informale, non credo.

Mm, yes. And certainly, in the UK, we're more and more informal at work,

Mmm, sì. E certamente, nel Regno Unito, il lavoro è sempre più informale,

so emails sound more and more like text messages.

quindi le e-mail assomigliano sempre più a messaggi di testo.

Not completely, but saying 'Hi' or 'Hello' doesn't feel out of place.

Non del tutto, ma dire "Ciao" o "Ciao" non sembra fuori luogo.

One thing that I like to say sometimes,

Una cosa che mi piace dire a volte,

if I'm not sure whether to be formal or informal,

se non sono sicuro se essere formale o informale,

is to start my email with 'Good morning' or 'Good afternoon'.

è di iniziare la mia email con "Buongiorno" o "Buon pomeriggio".

What do you think about that?

Cosa ne pensi di questo?

I think that's a really nice way to do it,

Penso che sia davvero un bel modo di farlo,

cos it, it can sound kind of friendly, but it can also sound kind of formal.

perché può sembrare amichevole, ma può anche sembrare formale.

You can sort of see it in two different ways.

Puoi vederlo in due modi diversi.

Mm, yes. If you sort of said 'Good morning' to someone,

Mmm, sì. Se dicessi "Buongiorno" a qualcuno

when you were speaking, that would sound quite formal.

mentre parli, suonerebbe piuttosto formale.

It makes me think of being at school and you would say, sort of,

Mi fa pensare a quando ero a scuola e dicevi, più o meno,

'Good morning, Miss' or 'Good morning, Sir' to the teacher.

"Buongiorno, signorina" o "Buongiorno, signore" all'insegnante.

What about emails where you don't know the name of the person, Phil?

Che ne dici delle email in cui non conosci il nome della persona, Phil?

What would you do then?

Cosa faresti allora?

Oh, yes. We've got all these formula for using in letters

Oh si. Abbiamo tutte queste formule da utilizzare in lettere

like 'To whom it may concern' or 'Dear Sir or Madam'.

come "A chi può interessare" o "Gentile signore o signora".

But they often sound a bit cold and a bit unfriendly.

Ma spesso suonano un po’ freddi e un po’ ostili.

It does depend on the situation.

Dipende dalla situazione.

It will be different in different countries,

Sarà diverso in paesi diversi,

it might be different in different industries,

potrebbe essere diverso in settori diversi,

if you're a lawyer, it might be different.

se sei un avvocato, potrebbe essere diverso.

But I would probably use...

Ma probabilmente userei...

If... If you use 'Hi',

Se... Se usi 'Ciao', in

you don't actually need to say who you're writing to: you can just say 'Hi'.

realtà non hai bisogno di dire a chi stai scrivendo: puoi semplicemente dire 'Ciao'.

Mm, yeah, that's really useful,

Mm, sì, è davvero utile,

because when you say 'Dear' at the start of an email,

perché quando dici "Caro" all'inizio di un'e-mail,

you need to put the name of the person.

devi inserire il nome della persona.

You can't just say 'Dear... I'm writing about...'

Non puoi semplicemente dire "Caro... sto scrivendo di..."

That doesn't make sense in English.

Questo non ha senso in inglese.

So, yeah, 'Hi' is really useful.

Quindi sì, "Ciao" è davvero utile.

Again, 'Good morning', 'Good afternoon' work as well,

Anche in questo caso, anche "Buongiorno", "Buon pomeriggio" funzionano

because you don't need the name.

perché non è necessario il nome.

You can also hide the fact that you don't know the name of the person.

Puoi anche nascondere il fatto che non conosci il nome della persona.

Sometimes people like you to know and have researched who you're messaging.

A volte le persone come te sanno e hanno studiato a chi stai inviando messaggi.

Sometimes that's not possible,

A volte questo non è possibile,

so just saying 'Hi' or 'Hi there' could work to be really friendly,

quindi dire semplicemente "Ciao" o "Ciao" potrebbe essere efficace per essere davvero amichevole,

but mask the fact that you don't know their name.

ma maschera il fatto che non conosci il loro nome.

Right, so we've started our email OK.

Giusto, quindi abbiamo iniziato la nostra e-mail OK.

Next, let's look at a couple of popular email phrases and when we might use them.

Successivamente, diamo un'occhiata ad un paio di frasi di posta elettronica popolari e quando potremmo utilizzarle.

OK, yes. So we've got this one here, 'I am writing to enquire about...'.

Ok si. Quindi abbiamo questo qui: "Sto scrivendo per chiedere informazioni su...".

What do you think of that?

Cosa ne pensi?

Well, that's kind of a formal way to state what your email is about.

Bene, questo è un modo un po' formale per dichiarare di cosa tratta la tua email.

It's something you might write in a letter.

È qualcosa che potresti scrivere in una lettera.

We don't tend to use it in emails as much.

Non tendiamo a usarlo tanto nelle e-mail.

I might say, if I was trying to be a bit friendlier,

Potrei dire, se cercassi di essere un po' più amichevole,

'I'm wondering if you can help me with...'

"Mi chiedo se puoi aiutarmi con..."

Instead of 'I'm writing to enquire about'.

invece di "Sto scrivendo per chiedere informazioni".

Yes, no, definitely.

Sì, no, sicuramente.

It's something that sounds very normal in a letter,

È qualcosa che suona molto normale in una lettera,

but a bit strange in most emails, I think.

ma credo che sia un po' strano nella maggior parte delle email.

OK, we've got another one here,

OK, ne abbiamo un altro qui:

'Please find attached...'

"Si prega di trovare in allegato..."

Ah, yes. This is one that you see a lot

Ah, sì. Questo è quello che vedi spesso

and we might use 'Please find attached...' in an email

e potremmo usare "In allegato..." in un'e-mail

to say that we're sending a file or a link,

per dire che stiamo inviando un file o un collegamento,

so that's what it means.

quindi questo è ciò che significa.

A more informal way of saying this

Un modo più informale per dirlo

would just be to say 'Here is the document you asked for',

sarebbe semplicemente dire "Ecco il documento che hai chiesto",

'Here is the report.'

"Ecco il rapporto".

or 'Here's the link to the podcast that you wanted to listen to'.

oppure "Ecco il collegamento al podcast che volevi ascoltare".

That would be probably a more friendly way to write an email

Sarebbe probabilmente un modo più amichevole per scrivere un'e-mail

to a colleague or someone at work that you know well,

a un collega o qualcuno al lavoro che conosci bene,

rather than 'Please find attached',

piuttosto che "Trova in allegato",

but I think 'Please find attached' has a place in an email occasionally.

ma penso che "Trova in allegato" abbia un posto occasionale in un'e-mail.

Yeah. Again, we were talking about formal ones,

Sì. Ancora una volta, stavamo parlando di aspetti formali,

maybe if you're representing a company or writing to people that you don't know.

magari se rappresenti un'azienda o scrivi a persone che non conosci.

A bit of a guide for emails

Un po' di guida per le e-mail

can be that emails are a lot more like the way we speak to someone,

può essere che le e-mail sono molto più simili al modo in cui parliamo con qualcuno,

whereas letters are often,

mentre le lettere sono spesso,

formal letters are often a bit different to the way that you would talk to someone.

le lettere formali sono spesso un po' diverse dal modo in cui parleresti con qualcuno.

And finally, how should we say goodbye at the end of the email?

E infine, come dovremmo salutarci alla fine dell'e-mail?

What are the options, Pippa?

Quali sono le opzioni, Pippa?

OK, so our first option

OK, quindi la nostra prima opzione

would be to say something like 'Yours sincerely' or 'Yours faithfully'.

sarebbe quella di dire qualcosa come "Distinti saluti" o "Distinti saluti".

What do you think of that, Phil?

Che ne pensi, Phil?

Now, this is the thing you always get taught

Ora, questa è la cosa che ti viene sempre insegnato

to put at the end of a formal letter.

a mettere alla fine di una lettera formale.

I remember at school being taught this

Ricordo che a scuola mi veniva insegnato questo

and I think it's probably still true for a formal letter,

e penso che probabilmente sia ancora vero per una lettera formale,

but I think it's a bit unusual on an email,

ma penso che sia un po' insolito su un'e-mail,

even quite a formal email, I think it's unusual to see this.

anche un'e-mail piuttosto formale, penso che sia insolito vedere questo.

Mm, yes, something that people might use instead, even in quite a formal email,

Mm, sì, qualcosa che le persone potrebbero usare invece, anche in un'e-mail piuttosto formale,

is to say something like 'Kind regards'

è dire qualcosa come "Cordiali saluti"

because it's quite formal, but it still sounds polite.

perché è abbastanza formale, ma suona comunque educato.

Yeah, I actually often just use 'Regards' a lot at the end of my email.

Sì, in realtà spesso uso molto semplicemente "Saluti" alla fine delle mie email.

And it's...

Ed è...

It's because it's in that sort of sweet spot of being a bit formal,

È perché è in quella sorta di dolcezza nell'essere un po' formale,

but a bit friendly, and it means I don't have to think too much

ma un po' amichevole, e significa che non devo pensare troppo a

about what I'm putting at the end of an email, cos I'm never sure.

cosa metto alla fine di un'e-mail, perché non ne sono mai sicuro.

Mm, I usually will say 'All the best' or 'Best wishes',

Mm, di solito dico "Ti auguro il meglio" o "I migliori auguri",

particularly if it's to somebody I don't know well,

soprattutto se si tratta di qualcuno che non conosco bene,

or it's the first time I’ve emailed someone, because it's quite formal,

o se è la prima volta che mando un'e-mail a qualcuno, perché è abbastanza formale,

but it's good to switch up the options,

ma è bello cambiare le opzioni,

especially if you're emailing back and forth a lot with somebody.

soprattutto se invii molte email avanti e indietro con qualcuno. Non

You don't want to keep writing the same thing.

vuoi continuare a scrivere la stessa cosa.

I just find that feels a bit strange to keep saying all the best,

Trovo solo che sia un po' strano continuare a dire il meglio,

especially when they reply quickly and then you reply.

soprattutto quando rispondono velocemente e poi rispondi tu.

It's just like, seems like, it has no meaning by that point.

È proprio come se, a quel punto, non avesse alcun significato.

Now, this might be a very English thing,

Ora, questa potrebbe essere una cosa molto inglese,

cos we do this a lot and often look for opportunities to do it,

perché lo facciamo spesso e spesso cerchiamo opportunità per farlo,

but if it makes sense to say 'Thanks' or 'Many thanks' at the end of the email,

ma se ha senso dire "Grazie" o "Molte grazie" alla fine dell'e-mail, lo

I will often do that.

farò spesso Fai quello.

Mm, yes. Or you could say 'Thank you in advance'

Mmm, sì. Oppure potresti dire "Grazie in anticipo"

if you've asked for a favour in the email.

se hai chiesto un favore via email.

You can end by saying 'Thanks in advance'

Puoi concludere dicendo "Grazie in anticipo"

just to remind them that you are asking for something.

solo per ricordare loro che stai chiedendo qualcosa.

Or if you're just sending a note round to remind someone of something,

Oppure, se stai semplicemente inviando un biglietto per ricordare qualcosa a qualcuno,

'Thanks' can be useful as well, sort of thanks for reading.

anche "Grazie" può essere utile, una sorta di ringraziamento per aver letto.

And I guess something similar is this phrase here,

E immagino che qualcosa di simile sia questa frase qui,

'Looking forward to hearing from you'. And it's...

"Non vedo l'ora di sentirti". Ed è...

You're kind of suggesting that something is going to happen in the future,

stai in un certo senso suggerendo che qualcosa accadrà in futuro,

but it's not... It's not an impolite way of doing it.

ma non è... non è un modo scortese di farlo.

It's kind of a friendly way of saying you're expecting someone's reply

È un modo amichevole per dire che stai aspettando la risposta di qualcuno

and that you genuinely would like to hear from them.

e che ti piacerebbe davvero avere sue notizie.

Yes, I love that. It's one of my favourites, actually,

Sì, lo adoro. In realtà è uno dei miei preferiti,

'Looking forward to hearing from you'

"Non vedo l'ora di sentirti"

and I will say that often when I've sent an email to somebody to ask for something,

e dirò che spesso, quando invio un'e-mail a qualcuno per chiedere qualcosa,

I've not emailed them before and I would like them to reply,

non gli ho mai inviato un'e-mail prima e vorrei che rispondesse ,

but I'm not sure that they will reply.

ma non sono sicuro che risponderanno.

So saying 'Looking forward to hearing from you'

Quindi dire "Non vedo l'ora di sentire la tua opinione"

is a really friendly way to kind of encourage them to reply

è un modo davvero amichevole per incoraggiarli a rispondere

and it just kind of creates a strange expectation

e crea semplicemente una strana aspettativa

that they are going to come back to you on, on what you've asked for.

che torneranno da te su ciò che hai chiesto.

So, deciding how formal to be in an email is tricky.

Quindi, decidere quanto formale deve essere in un'e-mail è complicato.

Let's listen again to what people at BBC Learning English had to say.

Ascoltiamo di nuovo cosa hanno da dire quelli di BBC Learning English.

If it's someone that I've never spoken to before then it's more formal,

Se si tratta di qualcuno con cui non ho mai parlato prima, allora è più formale,

but I'd still probably say 'Hi' rather than 'Dear'.

ma probabilmente direi comunque "Ciao" anziché "Caro".

More formal than informal, although at times you might get a smiley face from me.

Più formale che informale, anche se a volte potresti ricevere una faccina sorridente da me.

Smiley faces in emails — what do you think, Phil?

Faccine sorridenti nelle e-mail: cosa ne pensi, Phil?

If I'm not scared of the other person, I'll often use a smiley face,

Se non ho paura dell'altra persona, uso spesso una faccina sorridente,

cos it's friendly and you can communicate a lot with them.

perché è amichevole e puoi comunicare molto con lei.

But if it's a situation where you need to be a bit serious

Ma se si tratta di una situazione in cui devi essere un po' serio

or you need to show a lot of respect to the other person,

o mostrare molto rispetto verso l'altra persona,

then it's probably not appropriate.

probabilmente non è appropriato.

Mm, yes, definitely.

Mmm, sì, sicuramente.

I think smiley faces could be useful if lots of people in your office use them,

Penso che le faccine sorridenti potrebbero essere utili se molte persone nel tuo ufficio le usano,

because sometimes when you just write something down,

perché a volte quando scrivi semplicemente qualcosa,

people don't quite understand the tone of what you're saying.

le persone non capiscono bene il tono di quello che stai dicendo.

So they don't know if you're being friendly, or serious,

Quindi non sanno se sei amichevole, serio

or you're really annoyed,

o davvero seccato,

so a smiley face can sometimes help with that.

quindi una faccina sorridente a volte può aiutare in questo.

But I would not use it frequently with, or at all, with people I don't know,

Ma non lo userei frequentemente, o non lo userei affatto, con persone che non conosco,

with people who are senior in a company.

con persone che sono senior in un'azienda.

Usually, it's kind of about what the other person does.

Di solito, si tratta di ciò che fa l'altra persona.

So a good rule is, when you're replying to somebody,

Quindi una buona regola è, quando rispondi a qualcuno,

to try and match the way that they've written their email.

cercare di riprodurre il modo in cui ha scritto la sua email.

So if they're sending lots of smiley faces,

Quindi, se inviano molte faccine sorridenti,

you're probably safe to send them back,

probabilmente puoi tranquillamente rispedirle,

but if they're being really formal, saying 'Dear' and 'Kind regards',

ma se sono molto formali, dicendo "Caro" e "Cordiali saluti",

it's useful to kind of match that in your reply.

è utile corrispondere a questo nella tua risposta .

Yeah, so do look out for those things,

Sì, quindi fai attenzione a queste cose,

look at how other people start their emails,

guarda come le altre persone iniziano le loro e-mail,

look at whether they use smiley faces or not.

guarda se usano faccine sorridenti o meno.

Also think does it sound like someone talking?

Pensi anche che sembri che qualcuno parli?

If it does, it's probably quite informal

Se lo fa, probabilmente è abbastanza informale

and you're not going to have any problems doing the same thing back.

e non avrai problemi a fare la stessa cosa.

Yep, unless their email's really rude,

Sì, a meno che la loro email non sia davvero scortese,

then you might not want to be rude back to them!

allora potresti non voler essere scortese con loro!

That's all we've got time for on this episode of Office English.

Questo è tutto ciò per cui abbiamo tempo in questo episodio di Office English.

Remember, you can find courses and activities

Ricorda, puoi trovare corsi e attività

to help with your English at work at BBC Learning English dot com.

per aiutarti con il tuo inglese al lavoro su BBC Learning English dot com. La

Next time, we'll be talking about meetings and how to get your ideas heard at work.

prossima volta parleremo di riunioni e di come far sentire le vostre idee al lavoro. Arrivederci.

Bye for now. Or should I say 'All the best'?

O dovrei dire "ti auguro il meglio"?

Kind regards!

Cordiali saluti!

Bye!

Ciao!