Chasing people: Office English episode 3

What happens when you ask someone to do something at work

O que acontece quando você pede a alguém para fazer algo no trabalho

and they haven't done it?

e essa pessoa não o faz?

I feel OK about it and I always start really polite.

Eu me sinto bem com isso e sempre começo muito educado.

But, obviously, if someone doesn't reply and then you need it

Mas, obviamente, se alguém não responder e você precisar disso

and you have to chase them again and again.

e terá que persegui-lo repetidas vezes .

So when I have to chase people up at work I don't mind,

Então, quando tenho que ir atrás de pessoas no trabalho, não me importo,

because generally it's just something they've forgotten about

porque geralmente é apenas algo que elas esqueceram

or they've missed the email.

ou perderam o e-mail.

But, yeah, it can get a bit awkward

Mas, sim, pode ficar um pouco estranho

if you have to do it over and over again and you're not sure why.

se você tiver que fazer isso repetidamente e não tiver certeza do porquê.

Today on Office English we're talking about how to remind people to do something

Hoje no Office English estamos falando sobre como lembrar as pessoas de fazerem algo

in a polite and professional way.

de maneira educada e profissional.

Hello. Welcome to Office English from BBC Learning English. I'm Pippa.

Olá. Bem-vindo ao Office English da BBC Learning English. Eu sou Pippa.

And I'm Phil.

E eu sou Phil.

And this is your podcast guide to the language of the world of work.

E este é o seu guia de podcast sobre a linguagem do mundo do trabalho.

Today we're talking about how to remind somebody

Hoje estamos falando sobre como lembrar alguém

to do something if they haven't responded to you,

de fazer algo caso essa pessoa não tenha respondido a você,

or how to 'chase people up' at work.

ou como 'perseguir pessoas' no trabalho.

Yep, as we heard at the start of the programme,

Sim, como ouvimos no início do programa,

we spend a lot of time and energy at work reminding other people to do things.

gastamos muito tempo e energia no trabalho lembrando outras pessoas de fazerem coisas.

So, Pippa, what do we mean, when we say we need to 'chase people up' at work?

Então, Pippa, o que queremos dizer quando dizemos que precisamos 'perseguir as pessoas' no trabalho?

Yeah, so we don't literally mean to chase people.

Sim, então não pretendemos literalmente perseguir pessoas.

We just mean to go back to them on email or speak to them again

Pretendemos apenas retornar a eles por e-mail ou falar com eles novamente

to ask them one more time 'can you please do this thing' or 'can you reply to me?'

para perguntar mais uma vez 'você pode fazer isso' ou 'você pode me responder?'

or send whatever you've asked them to do.

ou envie o que você pediu que eles fizessem.

So it's basically reminding somebody to do something.

Então, basicamente, é lembrar alguém de fazer algo.

We use the phrase 'chase people up'.

Usamos a frase 'perseguir pessoas'.

Actually, when you're chasing people up,

Na verdade, quando você está perseguindo pessoas,

it can be quite important to think about who you're chasing up,

pode ser muito importante pensar em quem você está perseguindo,

because we'd probably chase different people in different ways.

porque provavelmente perseguiríamos pessoas diferentes de maneiras diferentes.

Mm, yes, in the UK, where we work,

Hum, sim, no Reino Unido, onde trabalhamos, as

people tend to be very polite and friendly when they first chase someone up.

pessoas tendem a ser muito educadas e amigáveis quando perseguem alguém pela primeira vez.

Of course, you've then got the problem that they might not respond again,

Claro, você terá o problema de que eles podem não responder novamente,

so you might have to send another reminder and then another reminder,

então talvez seja necessário enviar outro lembrete e depois outro lembrete,

so you might change your language each time.

para que você possa alterar seu idioma a cada vez.

And today we're going to talk about

E hoje vamos falar sobre

each time you have to remind someone about a task

cada vez que você precisa lembrar alguém sobre uma tarefa

and how you can change your language to convince them to get the job done.

e como você pode mudar seu idioma para convencê-lo a realizar o trabalho.

So we'll start by talking about the first time

Então começaremos falando sobre a primeira vez que

we need to remind someone of something.

precisamos lembrar alguém de algo.

What phrases can we use, Pippa?

Que frases podemos usar, Pippa?

Yes, so if I was sending an email to someone

Sim, então se eu estivesse enviando um e-mail para alguém

to chase them up or remind them about a task,

para persegui-lo ou lembrá-lo de uma tarefa,

I would probably start by saying 'Just wondering if you saw my last email'.

provavelmente começaria dizendo 'Gostaria de saber se você viu meu último e-mail'.

What do you think about that, Phil?

O que você acha disso, Phil?

Oh, yeah. This is one that I would definitely use a lot.

Oh sim. Este é um que eu definitivamente usaria muito.

We talked about how, in the UK, people aren't always direct

Falámos sobre como, no Reino Unido, as pessoas nem sempre são diretas

and this is perhaps an example of this.

e este é talvez um exemplo disso.

It might be I know you've seen the email, I know I sent the email,

Pode ser que eu saiba que você viu o e-mail, sei que enviei o e-mail,

but 'Just wondering if you'd seen my last email',

mas 'Só queria saber se você viu meu último e-mail',

cos you're allowing for the possibility that they might not have seen it.

porque você está permitindo a possibilidade de que eles não o tenham visto.

Yeah, it... It's less direct and it's quite friendly.

Sim, é... É menos direto e bastante amigável.

It's quite a nice way just to remind people

É uma ótima maneira de lembrar às pessoas

that is very clear what you want them to do.

que está muito claro o que você deseja que elas façam.

And then I might continue by saying, 'Have you had a chance to...'

E então eu poderia continuar dizendo: 'Vocês tiveram a chance de...'

and then talk about the task I've asked them to do.

e então falar sobre a tarefa que pedi a eles para fazerem.

So that's asking them quite directly,

Então isso é perguntar a eles diretamente,

you know, 'Have you had a chance to look at the report?'

você sabe, 'Vocês tiveram a chance de ler o relatório?'

but I'm asking it politely.

mas estou perguntando educadamente.

I'm showing I understand that they're busy

Estou mostrando que entendo que eles estão ocupados

and I might not be the most important person in their day.

e que posso não ser a pessoa mais importante do dia deles.

But 'Have you had a chance to...'

Mas 'Você já teve a chance de...'

is a good way to remind somebody about a task that you've asked them to do.

é uma boa maneira de lembrar alguém sobre uma tarefa que você pediu que ele fizesse.

And you're accepting the possibility

E você está aceitando a possibilidade

that it might have been difficult for them to do it or difficult to find time,

de que pode ter sido difícil para eles fazer isso ou encontrar tempo,

so yeah, in that way you're, I guess,

então sim, dessa forma você está, eu acho,

showing more respect to the person that you're emailing.

mostrando mais respeito pela pessoa para quem está enviando o e-mail.

Mm, yeah. And a final kind of polite, friendly first reminder thing you can do

Hum, sim. E um último tipo de primeiro lembrete educado e amigável que você pode fazer

is you can say something like

é dizer algo como

'If you are able to send it by next week, that would be great'.

'Se você puder enviá-lo na próxima semana, seria ótimo'.

So there you're giving them a deadline, a clear deadline,

Então aí você está dando a eles um prazo, um prazo claro,

of when you would like the task completed by, but it's polite still,

de quando você gostaria que a tarefa fosse concluída, mas ainda assim é educado,

so you're still giving that impression that you understand their time

então você ainda está dando aquela impressão de que entende o tempo deles

and you're almost asking them, rather than telling them.

e está quase perguntando a eles, em vez de contar a eles.

Of course, it can be difficult if someone is chasing you up, depending who they are,

Claro, pode ser difícil se alguém estiver te perseguindo, dependendo de quem for,

if they send something like that which seems quite friendly and quite vague.

se enviar algo assim que parece bastante amigável e vago.

If they're an important person, if it's a really important task,

Se eles são uma pessoa importante, se for uma tarefa realmente importante,

they might be using 'If you're able to... that would be great',

eles podem estar usando 'Se você for capaz... isso seria ótimo',

but they actually mean 'Do it by then, or else'.

mas na verdade eles querem dizer 'Faça até lá, ou então'.

Yes, that's the problem with this friendly, polite way of working

Sim, esse é o problema desta forma amigável e educada de trabalhar

that we have in the UK — sometimes it's difficult to know.

que temos no Reino Unido – às vezes é difícil saber.

OK, so let's imagine that we've sent that first reminder.

OK, vamos imaginar que enviamos o primeiro lembrete.

We've sent an email off politely reminding somebody to do something,

Enviamos um e-mail educadamente lembrando alguém de fazer algo,

but we still haven't had a response.

mas ainda não obtivemos resposta.

What do we do next, Phil? How could we change our language slightly?

O que faremos a seguir, Phil? Como poderíamos mudar um pouco nossa linguagem?

OK, well, here's one.

OK, bem, aqui está um.

You could say 'I wanted to remind you about...'

Você poderia dizer 'Eu queria lembrá-lo de...'

and then you'd explain the thing that you're chasing about underneath.

e então explicaria o que está procurando por baixo.

Yeah, I like that. So that's a bit firmer. It's more direct.

Sim, eu gosto disso. Então isso é um pouco mais firme. É mais direto.

This time we're not asking somebody, you know, 'Have you had a chance to...',

Desta vez não estamos perguntando a alguém, 'Você já teve a chance de...',

we're saying 'I wanted to remind you about...',

estamos dizendo 'Eu queria lembrá-lo sobre...',

so it's a statement rather than a question.

então é uma afirmação e não uma pergunta.

We're not asking, we're telling somebody to do something this time.

Não estamos pedindo, estamos dizendo a alguém para fazer algo desta vez.

But it's interesting cos we still have 'wanted'.

Mas é interessante porque ainda temos o “querido”.

We've got it in the past there, which kind of makes it a bit more distant.

Nós temos isso lá no passado, o que o torna um pouco mais distante.

There's still a little bit of politeness there,

Ainda há um pouco de educação aí,

but it's a lot firmer than the ones that we looked at before.

mas é muito mais firme do que as que vimos antes.

Yeah, it's definitely politer than saying, 'Do this or else' as we said.

Sim, é definitivamente mais educado do que dizer 'Faça isso ou então', como dissemos.

What's the next phrase, Phil?

Qual é a próxima frase, Phil?

'Please could you finish this by...' the end of tomorrow or whatever time.

'Por favor, você poderia terminar isso até...' no final de amanhã ou em qualquer hora.

Yes, that's nice. So it's still a request.

Sim, isso é legal. Então ainda é um pedido.

We're still not telling them rudely to do something,

Ainda não estamos dizendo a eles rudemente para fazerem algo,

but we are being very clear now about the deadline,

mas estamos sendo muito claros agora sobre o prazo:

'Please could you do this by...' this time tomorrow,

'Por favor, você poderia fazer isso até...' amanhã a esta hora,

then you clearly say that's what needs to happen.

então você diz claramente que é isso que precisa acontecer.

Yeah, there's not really any space there

Sim, não há realmente nenhum espaço aí

for something different to happen, is there?

para que algo diferente aconteça, não é?

It's very clear what needs to be done...

Está muito claro o que precisa ser feito...

— Mm. — ..and when.

— Hum. - ..e quando.

And the next one is 'Otherwise...' and, of course, you would use that to introduce

E o próximo é 'Caso contrário...' e, claro, você usaria isso para introduzir

the consequences of something not happening.

as consequências de algo não acontecer. É

This is where it starts to get quite serious, I think, at this point, isn't it?

aí que a coisa começa a ficar bem séria, eu acho, neste momento, não é?

Mm, yeah.

Hum, sim.

It might sometimes be right to explain

Às vezes, pode ser correto explicar

what's going to happen if they don't do the thing.

o que acontecerá se eles não fizerem a coisa certa. Não

We don't really want to threaten somebody at this point,

queremos realmente ameaçar alguém neste momento,

depending on how serious it is that they haven't responded,

dependendo da gravidade da falta de resposta,

but it might be good to explain the urgency.

mas pode ser bom explicar a urgência.

So we could say 'Otherwise...' we might lose this client,

Então poderíamos dizer 'Caso contrário...' poderemos perder este cliente,

so we are reminding somebody of what might happen

então estamos lembrando alguém do que pode acontecer

if they don't do what we've asked them to do.

se ele não fizer o que pedimos.

That's just another way to kind of make it seem more serious and more direct

Essa é apenas outra maneira de fazer com que tudo pareça mais sério e direto,

rather than our language we had in our first email that was very friendly,

em vez da linguagem que usamos em nosso primeiro e-mail, que foi muito amigável,

really just asking 'Oh, would you mind if you...',

na verdade apenas perguntando 'Oh, você se importaria se você...',

'If you have the time, please could you help me with this important thing?'

'Se você tiver na hora, por favor, você poderia me ajudar com essa coisa importante?'

Right, Pippa, we've tried all those options and we still haven't heard back.

Certo, Pippa, tentamos todas essas opções e ainda não recebemos resposta.

Are there any other phrases we could try?

Existem outras frases que poderíamos tentar?

Well, this is where it starts to get difficult.

Bem, é aqui que começa a ficar difícil.

So we could just try a different way of communicating with them.

Portanto, poderíamos tentar uma maneira diferente de nos comunicar com eles.

So we could pick up the phone.

Para que pudéssemos atender o telefone.

We don't do that very often these days at work,

Não fazemos isso com muita frequência hoje em dia no trabalho,

or we certainly don't do that much in our day-to-day work.

ou certamente não fazemos muito no nosso trabalho diário.

But phoning someone or mentioning it at a meeting, going to their desk in the office

Mas telefonar para alguém ou mencionar isso em uma reunião, ir até a mesa dele no escritório e

to say 'I don't know if you've seen my emails,

dizer 'não sei se você viu meus e-mails

'but I would really like your report by tomorrow'.

', mas eu realmente gostaria do seu relatório até amanhã'.

You can then 'follow up' with them on an email.

Você pode então 'acompanhá-los' por e-mail.

That means just send an email to say I just spoke to you about this.

Isso significa apenas enviar um e-mail para dizer que acabei de falar com você sobre isso.

And then another thing we could do is we could consider 'escalating' the problem.

E então outra coisa que poderíamos fazer é considerar a possibilidade de “aumentar” o problema.

Now, 'escalating' is sort of a business term we use

Agora, 'escalar' é uma espécie de termo comercial que usamos

to say we are going to involve someone more senior,

para dizer que vamos envolver alguém mais experiente,

so you might 'copy in' on an email a manager.

então você pode 'copiar' em um e-mail para um gerente.

That means you send the email also to your manager or their manager.

Isso significa que você envia o e-mail também para o seu gerente ou o gerente dele.

That will really depend on your workplace, what the request is,

Isso vai depender muito do seu local de trabalho, de qual é o pedido,

what the consequences are of them not having done the thing.

quais são as consequências de eles não terem feito a coisa.

But it could be useful.

Mas poderia ser útil.

If they're not responding to you, maybe they'll respond to your boss.

Se eles não responderem a você, talvez respondam ao seu chefe.

Yeah, it very much depends on the culture of the place you're working, doesn't it?

Pois é, depende muito da cultura do local onde você está trabalhando, não é?

And also how it's done.

E também como isso é feito.

It might be done in a helpful way

Isso pode ser feito de uma forma útil

to make sure that a problem doesn't get overlooked

para garantir que um problema não seja esquecido

or sometimes you see people doing it in very cynical ways

ou, às vezes, você vê pessoas fazendo isso de maneiras muito cínicas,

of just adding lots of names into an email which is perhaps slightly different.

apenas adicionando muitos nomes a um e-mail, o que talvez seja um pouco diferente.

And then the final thing we can do is be clear about when our final email is.

E então a última coisa que podemos fazer é deixar claro quando será nosso e-mail final.

OK? When our final reminder is.

OK? Quando nosso lembrete final for.

So I might send an email saying something like 'This is a final reminder about...'

Então, eu poderia enviar um e-mail dizendo algo como 'Este é um último lembrete sobre...'

or I might use the phrase 'This is your last chance...'

ou posso usar a frase 'Esta é sua última chance...'

to contribute to the report.

para contribuir com o relatório.

What do you think about that, Phil?

O que você acha disso, Phil? Sim

Yeah. Again, it's very good, cos it's very clear.

. Novamente, é muito bom, porque é muito claro.

So it's, it's just a way to make sure everyone knows,

Então é apenas uma forma de garantir que todos saibam,

they know the urgency of the situation, they perhaps know possible consequences.

conheçam a urgência da situação, talvez conheçam as possíveis consequências.

Mm, yeah. And we should say that, in some workplace cultures,

Hum, sim. E deveríamos dizer que, em algumas culturas de local de trabalho,

you would probably be that direct in your first reminder.

você provavelmente seria tão direto no seu primeiro lembrete.

So some places don't have this strange situation

Portanto, alguns lugares não têm essa situação estranha

where we have to pretend that we didn't send an email

em que temos que fingir que não enviamos um e-mail

and remind someone 'Did you see my email?' and all these questions.

e lembrar alguém 'Você viu meu e-mail?' e todas essas perguntas.

But generally, in the UK and probably also in the US,

Mas geralmente, no Reino Unido e provavelmente também nos EUA,

there is this kind of culture of politeness and informality

existe este tipo de cultura de polidez e informalidade

that means we don't send someone a final reminder straight away

que significa que não enviamos imediatamente a alguém um lembrete final

if they haven't done something.

se não tiver feito algo.

So we've learned some phrases

Então aprendemos algumas frases

to try and persuade people to reply and get the job done.

para tentar persuadir as pessoas a responder e realizar o trabalho.

So let's hear again from our BBC Learning English colleagues.

Então, vamos ouvir novamente nossos colegas da BBC Learning English.

OK, so when I have to chase people up at work, I don't mind,

OK, então quando tenho que perseguir pessoas no trabalho, não me importo,

because generally it's just something they've forgotten about

porque geralmente é apenas algo que elas esqueceram

or they've missed the email.

ou perderam o e-mail.

But, yeah, it can get a bit awkward

Mas, sim, pode ficar um pouco estranho

if you have to do it over and over again and you're not sure why.

se você tiver que fazer isso repetidamente e não tiver certeza do porquê.

Sometimes it's more difficult to chase somebody up

Às vezes é mais difícil perseguir alguém com

that you work with on a regular basis.

quem você trabalha regularmente.

It's a bit difficult with that difference between being friendly

É um pouco difícil com a diferença entre ser amigável

and being businessy cos you actually need something.

e ser profissional, porque você realmente precisa de alguma coisa.

So, Phil, Beth was talking there

Então, Phil, Beth estava falando

about the balance between being friendly and being businessy, or professional.

sobre o equilíbrio entre ser amigável e ser profissional ou profissional.

What do you think about that when it comes to chasing people up?

O que você pensa sobre isso quando se trata de perseguir pessoas?

It does make it harder, doesn't it? It means you can't...

Isso torna tudo mais difícil, não é? Isso significa que você não pode...

It's a lot harder to break out the final reminder language, or to use that.

É muito mais difícil definir a linguagem do lembrete final ou usá-la.

But, yeah, that's why I think, in general, we've talked a lot in this series

Mas sim, é por isso que acho que, em geral, falamos muito nesta série

about having the balance between being friendly and polite and professional.

sobre ter o equilíbrio entre ser amigável, educado e profissional.

So you always want to be friendly and polite,

Então você sempre quer ser amigável e educado,

but you also want to stay professional at work.

mas também quer permanecer profissional no trabalho.

It's certainly very frustrating when people don't get back to you,

Certamente é muito frustrante quando as pessoas não respondem a você,

especially when you need their response to get on with your work.

especialmente quando você precisa da resposta delas para continuar seu trabalho.

But hopefully the phrases we've discussed today

Mas esperamos que as frases que discutimos hoje

will help you remain professional when you chase your colleagues or clients.

ajudem você a permanecer profissional ao perseguir seus colegas ou clientes.

That's it for this episode of Office English.

É isso neste episódio do Office English.

Remember, you can find courses and activities

Lembre-se, você pode encontrar cursos e atividades

to help with your English at work on our website, BBC Learning English dot com.

para ajudá-lo com seu inglês no trabalho em nosso site, BBC Learning English ponto com.

Next time, we're talking about phone calls, instant messages and video calls,

Da próxima vez, falaremos sobre ligações, mensagens instantâneas e videochamadas,

and the language we need to communicate well at work.

e a linguagem que precisamos para nos comunicarmos bem no trabalho.

Until then, bye!

Até então, tchau!

Bye!

Tchau!