Chasing people: Office English episode 3

What happens when you ask someone to do something at work

Que se passe-t-il lorsque vous demandez à quelqu'un de faire quelque chose au travail

and they haven't done it?

et qu'il ne l'a pas fait ?

I feel OK about it and I always start really polite.

Je me sens bien et je commence toujours par être très poli.

But, obviously, if someone doesn't reply and then you need it

Mais, évidemment, si quelqu'un ne répond pas, vous en avez besoin

and you have to chase them again and again.

et vous devez le poursuivre encore et encore.

So when I have to chase people up at work I don't mind,

Alors, quand je dois poursuivre des gens au travail, cela ne me dérange pas,

because generally it's just something they've forgotten about

car en général, c'est juste quelque chose qu'ils ont oublié

or they've missed the email.

ou qu'ils ont manqué l'e-mail.

But, yeah, it can get a bit awkward

Mais oui, cela peut devenir un peu gênant

if you have to do it over and over again and you're not sure why.

si vous devez le faire encore et encore et que vous ne savez pas pourquoi.

Today on Office English we're talking about how to remind people to do something

Aujourd'hui, dans Office English, nous parlons de la façon de rappeler aux gens de faire quelque chose

in a polite and professional way.

de manière polie et professionnelle.

Hello. Welcome to Office English from BBC Learning English. I'm Pippa.

Bonjour. Bienvenue dans Office English de BBC Learning English. Je m'appelle Pippa.

And I'm Phil.

Et je m'appelle Phil.

And this is your podcast guide to the language of the world of work.

Et ceci est votre guide podcast sur le langage du monde du travail.

Today we're talking about how to remind somebody

Aujourd'hui, nous parlons de la manière de rappeler à quelqu'un

to do something if they haven't responded to you,

de faire quelque chose s'il ne vous a pas répondu,

or how to 'chase people up' at work.

ou de la manière de « poursuivre les gens » au travail.

Yep, as we heard at the start of the programme,

Oui, comme nous l'avons entendu au début du programme,

we spend a lot of time and energy at work reminding other people to do things.

nous passons beaucoup de temps et d'énergie au travail à rappeler aux autres de faire des choses.

So, Pippa, what do we mean, when we say we need to 'chase people up' at work?

Alors, Pippa, que voulons- nous dire par « poursuivre les gens » au travail ?

Yeah, so we don't literally mean to chase people.

Ouais, donc nous ne voulons pas littéralement chasser les gens.

We just mean to go back to them on email or speak to them again

Nous voulons simplement leur répondre par e-mail ou leur parler à nouveau

to ask them one more time 'can you please do this thing' or 'can you reply to me?'

pour leur demander une fois de plus « pouvez-vous s'il vous plaît faire cette chose » ou « pouvez-vous me répondre ?

or send whatever you've asked them to do.

ou envoyez tout ce que vous leur avez demandé de faire.

So it's basically reminding somebody to do something.

Il s'agit donc essentiellement de rappeler à quelqu'un de faire quelque chose.

We use the phrase 'chase people up'.

Nous utilisons l'expression « poursuivre les gens ».

Actually, when you're chasing people up,

En fait, lorsque vous poursuivez des gens,

it can be quite important to think about who you're chasing up,

il peut être très important de penser à qui vous poursuivez,

because we'd probably chase different people in different ways.

car nous poursuivrons probablement différentes personnes de différentes manières.

Mm, yes, in the UK, where we work,

Mm, oui, au Royaume-Uni, où nous travaillons,

people tend to be very polite and friendly when they first chase someone up.

les gens ont tendance à être très polis et amicaux lorsqu'ils poursuivent quelqu'un pour la première fois.

Of course, you've then got the problem that they might not respond again,

Bien sûr, vous avez alors le problème qu'ils pourraient ne plus répondre,

so you might have to send another reminder and then another reminder,

vous devrez donc peut-être envoyer un autre rappel, puis un autre rappel,

so you might change your language each time.

afin de pouvoir changer de langue à chaque fois.

And today we're going to talk about

Et aujourd'hui, nous allons parler de

each time you have to remind someone about a task

chaque fois où vous devez rappeler une tâche à quelqu'un

and how you can change your language to convince them to get the job done.

et de la façon dont vous pouvez changer votre langage pour le convaincre de faire le travail.

So we'll start by talking about the first time

Nous allons donc commencer par parler de la première fois où

we need to remind someone of something.

nous devons rappeler quelque chose à quelqu'un.

What phrases can we use, Pippa?

Quelles expressions pouvons-nous utiliser, Pippa ?

Yes, so if I was sending an email to someone

Oui, donc si j'envoyais un e-mail à quelqu'un

to chase them up or remind them about a task,

pour le relancer ou lui rappeler une tâche,

I would probably start by saying 'Just wondering if you saw my last email'.

je commencerais probablement par dire « Je me demande simplement si vous avez vu mon dernier e-mail ».

What do you think about that, Phil?

Qu'en penses-tu, Phil ?

Oh, yeah. This is one that I would definitely use a lot.

Oh ouais. C’est celui que j’utiliserais certainement beaucoup.

We talked about how, in the UK, people aren't always direct

Nous avons expliqué qu'au Royaume-Uni, les gens ne sont pas toujours directs

and this is perhaps an example of this.

et ceci en est peut-être un exemple.

It might be I know you've seen the email, I know I sent the email,

Il se peut que je sache que vous avez vu l'e-mail, que je sais que je l'ai envoyé,

but 'Just wondering if you'd seen my last email',

mais "Je me demande simplement si vous aviez vu mon dernier e-mail",

cos you're allowing for the possibility that they might not have seen it.

car vous autorisez la possibilité qu'ils ne l'aient pas vu.

Yeah, it... It's less direct and it's quite friendly.

Ouais, c'est... C'est moins direct et c'est plutôt convivial.

It's quite a nice way just to remind people

C'est une façon plutôt agréable de rappeler aux gens

that is very clear what you want them to do.

que ce que vous voulez qu'ils fassent est très clair.

And then I might continue by saying, 'Have you had a chance to...'

Et puis je pourrais continuer en disant : « Avez-vous eu l'occasion de… »

and then talk about the task I've asked them to do.

et ensuite parler de la tâche que je leur ai demandé de faire.

So that's asking them quite directly,

Cela revient donc à leur demander très directement,

you know, 'Have you had a chance to look at the report?'

vous savez : « Avez-vous eu l'occasion de consulter le rapport ?

but I'm asking it politely.

mais je le demande poliment.

I'm showing I understand that they're busy

Je montre que je comprends qu'ils sont occupés

and I might not be the most important person in their day.

et que je ne suis peut-être pas la personne la plus importante de leur journée.

But 'Have you had a chance to...'

Mais « Avez-vous eu l'occasion de… »

is a good way to remind somebody about a task that you've asked them to do.

est un bon moyen de rappeler à quelqu'un une tâche que vous lui avez demandé d'accomplir.

And you're accepting the possibility

Et vous acceptez la possibilité

that it might have been difficult for them to do it or difficult to find time,

qu'il ait pu être difficile pour eux de le faire ou de trouver du temps,

so yeah, in that way you're, I guess,

alors oui, de cette façon, je suppose, vous

showing more respect to the person that you're emailing.

montrez plus de respect à la personne à qui vous envoyez un e-mail.

Mm, yeah. And a final kind of polite, friendly first reminder thing you can do

Mm, ouais. Et un dernier type de premier rappel poli et amical que vous pouvez faire

is you can say something like

est de dire quelque chose comme

'If you are able to send it by next week, that would be great'.

« Si vous pouvez l'envoyer d'ici la semaine prochaine, ce serait formidable ».

So there you're giving them a deadline, a clear deadline,

Donc là, vous leur donnez une date limite, une date limite claire, à

of when you would like the task completed by, but it's polite still,

laquelle vous souhaitez que la tâche soit terminée, mais c'est quand même poli,

so you're still giving that impression that you understand their time

donc vous donnez toujours l'impression que vous comprenez leur temps

and you're almost asking them, rather than telling them.

et vous leur demandez presque, plutôt que de leur dire.

Of course, it can be difficult if someone is chasing you up, depending who they are,

Bien sûr, cela peut être difficile si quelqu'un vous poursuit, selon qui il est,

if they send something like that which seems quite friendly and quite vague.

s'il envoie quelque chose comme ça qui semble assez amical et assez vague.

If they're an important person, if it's a really important task,

S'il s'agit d'une personne importante, s'il s'agit d'une tâche vraiment importante, il

they might be using 'If you're able to... that would be great',

se peut qu'il dise « Si vous en êtes capable... ce serait génial »,

but they actually mean 'Do it by then, or else'.

mais en réalité, il veut dire « Faites-le d'ici là, sinon ».

Yes, that's the problem with this friendly, polite way of working

Oui, c'est le problème de cette façon de travailler amicale et polie

that we have in the UK — sometimes it's difficult to know.

que nous avons au Royaume-Uni – il est parfois difficile de le savoir.

OK, so let's imagine that we've sent that first reminder.

OK, imaginons que nous ayons envoyé ce premier rappel.

We've sent an email off politely reminding somebody to do something,

Nous avons envoyé un e-mail rappelant poliment à quelqu'un de faire quelque chose,

but we still haven't had a response.

mais nous n'avons toujours pas reçu de réponse.

What do we do next, Phil? How could we change our language slightly?

Qu'est-ce qu'on fait ensuite, Phil ? Comment pourrions-nous changer légèrement notre langage ?

OK, well, here's one.

OK, eh bien, en voici un.

You could say 'I wanted to remind you about...'

Vous pourriez dire « Je voulais vous rappeler… »

and then you'd explain the thing that you're chasing about underneath.

et ensuite vous expliqueriez la chose que vous poursuivez en dessous.

Yeah, I like that. So that's a bit firmer. It's more direct.

Ouais, j'aime ça. C'est donc un peu plus ferme. C'est plus direct.

This time we're not asking somebody, you know, 'Have you had a chance to...',

Cette fois, nous ne demandons pas à quelqu'un, vous savez : « Avez-vous eu l'occasion de… »,

we're saying 'I wanted to remind you about...',

nous disons « Je voulais vous rappeler… »,

so it's a statement rather than a question.

c'est donc une déclaration plutôt qu'une question.

We're not asking, we're telling somebody to do something this time.

Nous ne demandons pas, nous disons à quelqu'un de faire quelque chose cette fois.

But it's interesting cos we still have 'wanted'.

Mais c'est intéressant parce que nous avons toujours « voulu ».

We've got it in the past there, which kind of makes it a bit more distant.

Nous l'avons eu dans le passé, ce qui le rend un peu plus lointain.

There's still a little bit of politeness there,

Il y a quand même un peu de politesse,

but it's a lot firmer than the ones that we looked at before.

mais c'est beaucoup plus ferme que ceux que nous avons vus auparavant.

Yeah, it's definitely politer than saying, 'Do this or else' as we said.

Ouais, c'est définitivement plus poli que de dire « Fais ceci ou bien » comme nous l'avons dit.

What's the next phrase, Phil?

Quelle est la prochaine phrase, Phil ?

'Please could you finish this by...' the end of tomorrow or whatever time.

"S'il vous plaît, pourriez-vous terminer ça d'ici..." fin de demain ou à n'importe quelle heure.

Yes, that's nice. So it's still a request.

Oui, c'est sympa. C'est donc toujours une demande.

We're still not telling them rudely to do something,

Nous ne leur disons toujours pas grossièrement de faire quelque chose,

but we are being very clear now about the deadline,

mais nous sommes très clairs maintenant sur la date limite :

'Please could you do this by...' this time tomorrow,

« S'il vous plaît, pourriez-vous faire cela d'ici... » à cette heure demain,

then you clearly say that's what needs to happen.

alors vous dites clairement que c'est ce qui doit arriver.

Yeah, there's not really any space there

Ouais, il n’y a pas vraiment d’espace là-bas

for something different to happen, is there?

pour que quelque chose de différent se produise, n’est-ce pas ?

It's very clear what needs to be done...

Ce qu'il faut faire est très clair...

— Mm. — ..and when.

— Mm. - ..et quand.

And the next one is 'Otherwise...' and, of course, you would use that to introduce

Et le suivant est « Sinon » et, bien sûr, vous utiliseriez cela pour introduire

the consequences of something not happening.

les conséquences de quelque chose qui ne se produirait pas. C'est

This is where it starts to get quite serious, I think, at this point, isn't it?

là que ça commence à devenir assez sérieux, je pense, à ce stade, n'est-ce pas ?

Mm, yeah.

Mm, ouais.

It might sometimes be right to explain

Il peut parfois être juste d'expliquer

what's going to happen if they don't do the thing.

ce qui va se passer s'ils ne font pas la chose.

We don't really want to threaten somebody at this point,

Nous ne voulons pas vraiment menacer quelqu'un à ce stade,

depending on how serious it is that they haven't responded,

selon la gravité de son absence de réponse,

but it might be good to explain the urgency.

mais il serait peut-être bon d'expliquer l'urgence.

So we could say 'Otherwise...' we might lose this client,

Nous pourrions donc dire « Sinon » nous risquons de perdre ce client,

so we are reminding somebody of what might happen

nous rappelons donc à quelqu'un ce qui pourrait arriver

if they don't do what we've asked them to do.

s'il ne fait pas ce que nous lui avons demandé de faire.

That's just another way to kind of make it seem more serious and more direct

C'est juste une autre façon de rendre les choses plus sérieuses et plus directes

rather than our language we had in our first email that was very friendly,

plutôt que le langage que nous avions dans notre premier e-mail qui était très amical,

really just asking 'Oh, would you mind if you...',

demandant simplement "Oh, cela vous dérangerait si vous...",

'If you have the time, please could you help me with this important thing?'

"Si vous avez le moment venu, s'il vous plaît, pourriez-vous m'aider avec cette chose importante ? »

Right, Pippa, we've tried all those options and we still haven't heard back.

C'est vrai, Pippa, nous avons essayé toutes ces options et nous n'avons toujours pas eu de réponse. Y

Are there any other phrases we could try?

a-t-il d'autres phrases que nous pourrions essayer ?

Well, this is where it starts to get difficult.

Eh bien, c'est là que ça commence à devenir difficile.

So we could just try a different way of communicating with them.

Nous pourrions donc simplement essayer une manière différente de communiquer avec eux.

So we could pick up the phone.

Pour que nous puissions décrocher le téléphone.

We don't do that very often these days at work,

Nous ne le faisons pas très souvent ces jours-ci au travail,

or we certainly don't do that much in our day-to-day work.

et nous ne le faisons certainement pas beaucoup dans notre travail quotidien.

But phoning someone or mentioning it at a meeting, going to their desk in the office

Mais téléphoner à quelqu'un ou en parler lors d'une réunion, aller à son bureau

to say 'I don't know if you've seen my emails,

pour lui dire "Je ne sais pas si vous avez vu mes emails

'but I would really like your report by tomorrow'.

", mais j'aimerais vraiment avoir votre rapport d'ici demain".

You can then 'follow up' with them on an email.

Vous pouvez ensuite « faire un suivi » avec eux par e-mail.

That means just send an email to say I just spoke to you about this.

Cela signifie simplement envoyer un e-mail pour dire que je viens de vous en parler.

And then another thing we could do is we could consider 'escalating' the problem.

Et puis une autre chose que nous pourrions faire est d’ envisager « d’aggraver » le problème.

Now, 'escalating' is sort of a business term we use

Maintenant, « escalade » est une sorte de terme commercial que nous utilisons

to say we are going to involve someone more senior,

pour dire que nous allons impliquer une personne plus expérimentée,

so you might 'copy in' on an email a manager.

vous pouvez donc « copier » un e-mail à un responsable.

That means you send the email also to your manager or their manager.

Cela signifie que vous envoyez également l'e-mail à votre manager ou à son manager.

That will really depend on your workplace, what the request is,

Cela dépendra vraiment de votre lieu de travail, de la nature de la demande et

what the consequences are of them not having done the thing.

des conséquences s'ils ne l'ont pas fait.

But it could be useful.

Mais cela pourrait être utile.

If they're not responding to you, maybe they'll respond to your boss.

S'ils ne vous répondent pas, ils répondront peut-être à votre patron.

Yeah, it very much depends on the culture of the place you're working, doesn't it?

Ouais, cela dépend beaucoup de la culture de l'endroit où vous travaillez, n'est-ce pas ?

And also how it's done.

Et aussi comment c'est fait.

It might be done in a helpful way

Cela peut être fait de manière utile

to make sure that a problem doesn't get overlooked

pour s'assurer qu'un problème ne soit pas négligé

or sometimes you see people doing it in very cynical ways

ou parfois, vous voyez des gens le faire de manière très cynique en

of just adding lots of names into an email which is perhaps slightly different.

ajoutant simplement de nombreux noms dans un e-mail, ce qui est peut-être légèrement différent.

And then the final thing we can do is be clear about when our final email is.

Et puis la dernière chose que nous pouvons faire est de savoir clairement quand arrivera notre dernier e-mail. D'ACCORD

OK? When our final reminder is.

? Quand notre dernier rappel aura lieu.

So I might send an email saying something like 'This is a final reminder about...'

Je pourrais donc envoyer un e-mail disant quelque chose comme « Ceci est un dernier rappel concernant... »

or I might use the phrase 'This is your last chance...'

ou je pourrais utiliser la phrase « C'est votre dernière chance... »

to contribute to the report.

pour contribuer au rapport.

What do you think about that, Phil?

Qu'en penses-tu, Phil ?

Yeah. Again, it's very good, cos it's very clear.

Ouais. Encore une fois, c'est très bien, parce que c'est très clair.

So it's, it's just a way to make sure everyone knows,

C'est donc juste un moyen de s'assurer que tout le monde sait, qu'il

they know the urgency of the situation, they perhaps know possible consequences.

connaît l'urgence de la situation, qu'il connaît peut-être les conséquences possibles.

Mm, yeah. And we should say that, in some workplace cultures,

Mm, ouais. Et nous devrions dire que, dans certaines cultures de travail,

you would probably be that direct in your first reminder.

vous seriez probablement aussi direct lors de votre premier rappel.

So some places don't have this strange situation

Ainsi, certains endroits n'ont pas cette situation étrange

where we have to pretend that we didn't send an email

où nous devons prétendre que nous n'avons pas envoyé d'e-mail

and remind someone 'Did you see my email?' and all these questions.

et rappeler à quelqu'un « Avez-vous vu mon e-mail ? et toutes ces questions.

But generally, in the UK and probably also in the US,

Mais en général, au Royaume-Uni et probablement aussi aux États-Unis,

there is this kind of culture of politeness and informality

il existe ce genre de culture de politesse et d'informalité

that means we don't send someone a final reminder straight away

qui fait que nous n'envoyons pas immédiatement un dernier rappel à quelqu'un

if they haven't done something.

s'il n'a pas fait quelque chose.

So we've learned some phrases

Nous avons donc appris quelques phrases

to try and persuade people to reply and get the job done.

pour essayer de persuader les gens de répondre et de faire le travail.

So let's hear again from our BBC Learning English colleagues.

Alors écoutons à nouveau nos collègues de BBC Learning English.

OK, so when I have to chase people up at work, I don't mind,

OK, donc quand je dois poursuivre des gens au travail, cela ne me dérange pas,

because generally it's just something they've forgotten about

car généralement c'est juste quelque chose qu'ils ont oublié

or they've missed the email.

ou qu'ils ont manqué l'e-mail.

But, yeah, it can get a bit awkward

Mais oui, cela peut devenir un peu gênant

if you have to do it over and over again and you're not sure why.

si vous devez le faire encore et encore et que vous ne savez pas pourquoi.

Sometimes it's more difficult to chase somebody up

Il est parfois plus difficile de retrouver quelqu'un

that you work with on a regular basis.

avec qui vous travaillez régulièrement.

It's a bit difficult with that difference between being friendly

C'est un peu difficile avec cette différence entre être amical

and being businessy cos you actually need something.

et être professionnel parce que vous avez réellement besoin de quelque chose.

So, Phil, Beth was talking there

Donc, Phil, Beth parlait là

about the balance between being friendly and being businessy, or professional.

de l'équilibre entre être amical et être professionnel ou professionnel.

What do you think about that when it comes to chasing people up?

Qu’en pensez-vous lorsqu’il s’agit de poursuivre les gens ?

It does make it harder, doesn't it? It means you can't...

Cela rend les choses plus difficiles, n'est-ce pas ? Cela signifie que vous ne pouvez pas...

It's a lot harder to break out the final reminder language, or to use that.

Il est beaucoup plus difficile de définir le langage de rappel final, ou de l'utiliser.

But, yeah, that's why I think, in general, we've talked a lot in this series

Mais oui, c'est pourquoi je pense qu'en général, nous avons beaucoup parlé dans cette série

about having the balance between being friendly and polite and professional.

de l'équilibre entre être amical, poli et professionnel.

So you always want to be friendly and polite,

Vous voulez donc toujours être amical et poli,

but you also want to stay professional at work.

mais vous voulez aussi rester professionnel au travail.

It's certainly very frustrating when people don't get back to you,

C'est certainement très frustrant lorsque les gens ne vous répondent pas,

especially when you need their response to get on with your work.

surtout lorsque vous avez besoin de leur réponse pour continuer votre travail.

But hopefully the phrases we've discussed today

Mais j'espère que les phrases dont nous avons discuté aujourd'hui

will help you remain professional when you chase your colleagues or clients.

vous aideront à rester professionnel lorsque vous poursuivez vos collègues ou vos clients.

That's it for this episode of Office English.

C'est tout pour cet épisode d'Office English.

Remember, you can find courses and activities

N'oubliez pas que vous pouvez trouver des cours et des activités

to help with your English at work on our website, BBC Learning English dot com.

pour vous aider avec votre anglais au travail sur notre site Web, BBC Learning English point com.

Next time, we're talking about phone calls, instant messages and video calls,

La prochaine fois, nous parlerons d' appels téléphoniques, de messages instantanés et d'appels vidéo,

and the language we need to communicate well at work.

ainsi que de la langue dont nous avons besoin pour bien communiquer au travail.

Until then, bye!

En attendant, au revoir !

Bye!

Au revoir!