Chasing people: Office English episode 3

What happens when you ask someone to do something at work

Cosa succede quando chiedi a qualcuno di fare qualcosa al lavoro

and they haven't done it?

e lui non l'ha fatto?

I feel OK about it and I always start really polite.

Mi sento bene e inizio sempre in modo molto educato.

But, obviously, if someone doesn't reply and then you need it

Ma, ovviamente, se qualcuno non risponde e allora ne hai bisogno

and you have to chase them again and again.

e devi inseguirlo ancora e ancora.

So when I have to chase people up at work I don't mind,

Quindi, quando devo inseguire le persone al lavoro, non mi dispiace,

because generally it's just something they've forgotten about

perché generalmente si tratta semplicemente di qualcosa di cui si sono dimenticati

or they've missed the email.

o hanno perso l'e-mail.

But, yeah, it can get a bit awkward

Ma sì, può diventare un po' imbarazzante

if you have to do it over and over again and you're not sure why.

se devi farlo ancora e ancora e non sei sicuro del perché.

Today on Office English we're talking about how to remind people to do something

Oggi su Office English parliamo di come ricordare alle persone di fare qualcosa

in a polite and professional way.

in modo educato e professionale.

Hello. Welcome to Office English from BBC Learning English. I'm Pippa.

Ciao. Benvenuto in Office English di BBC Learning English. Sono Pippa.

And I'm Phil.

E io sono Phil.

And this is your podcast guide to the language of the world of work.

E questa è la tua guida podcast al linguaggio del mondo del lavoro.

Today we're talking about how to remind somebody

Oggi parliamo di come ricordare a qualcuno

to do something if they haven't responded to you,

di fare qualcosa se non ti ha risposto,

or how to 'chase people up' at work.

o di come "inseguire le persone" al lavoro.

Yep, as we heard at the start of the programme,

Sì, come abbiamo sentito all'inizio del programma,

we spend a lot of time and energy at work reminding other people to do things.

spendiamo molto tempo ed energie al lavoro ricordando agli altri di fare delle cose.

So, Pippa, what do we mean, when we say we need to 'chase people up' at work?

Allora, Pippa, cosa intendiamo quando diciamo che dobbiamo "inseguire la gente" al lavoro?

Yeah, so we don't literally mean to chase people.

Sì, quindi non intendiamo letteralmente inseguire le persone.

We just mean to go back to them on email or speak to them again

Intendiamo semplicemente rispondergli via e-mail o parlare con loro di nuovo

to ask them one more time 'can you please do this thing' or 'can you reply to me?'

per chiedergli ancora una volta "puoi fare questa cosa, per favore" o "puoi rispondermi?"

or send whatever you've asked them to do.

o inviare qualunque cosa tu abbia chiesto loro di fare.

So it's basically reminding somebody to do something.

Quindi fondamentalmente è ricordare a qualcuno di fare qualcosa.

We use the phrase 'chase people up'.

Usiamo la frase "inseguire le persone".

Actually, when you're chasing people up,

In realtà, quando insegui le persone,

it can be quite important to think about who you're chasing up,

può essere molto importante pensare a chi stai inseguendo,

because we'd probably chase different people in different ways.

perché probabilmente inseguiremmo persone diverse in modi diversi.

Mm, yes, in the UK, where we work,

Mm, sì, nel Regno Unito, dove lavoriamo, le

people tend to be very polite and friendly when they first chase someone up.

persone tendono ad essere molto educate e amichevoli quando inseguono qualcuno per la prima volta.

Of course, you've then got the problem that they might not respond again,

Naturalmente, avrai il problema che potrebbero non rispondere più,

so you might have to send another reminder and then another reminder,

quindi potresti dover inviare un altro promemoria e poi un altro promemoria,

so you might change your language each time.

quindi potresti cambiare lingua ogni volta.

And today we're going to talk about

E oggi parleremo di

each time you have to remind someone about a task

ogni volta che devi ricordare a qualcuno un compito

and how you can change your language to convince them to get the job done.

e di come puoi cambiare la tua lingua per convincerlo a portare a termine il lavoro.

So we'll start by talking about the first time

Quindi inizieremo parlando della prima volta in cui avremo

we need to remind someone of something.

bisogno di ricordare qualcosa a qualcuno.

What phrases can we use, Pippa?

Che frasi possiamo usare, Pippa?

Yes, so if I was sending an email to someone

Sì, quindi se stessi inviando un'e-mail a qualcuno

to chase them up or remind them about a task,

per inseguirlo o ricordargli un'attività,

I would probably start by saying 'Just wondering if you saw my last email'.

probabilmente inizierei dicendo "Mi chiedevo solo se hai visto la mia ultima e-mail".

What do you think about that, Phil?

Che ne pensi, Phil?

Oh, yeah. This is one that I would definitely use a lot.

O si. Questo è uno che userei sicuramente molto.

We talked about how, in the UK, people aren't always direct

Abbiamo parlato di come, nel Regno Unito, le persone non siano sempre dirette

and this is perhaps an example of this.

e questo forse ne è un esempio.

It might be I know you've seen the email, I know I sent the email,

Potrebbe darsi che so che hai visto l'e-mail, so che ho inviato l'e-mail,

but 'Just wondering if you'd seen my last email',

ma "Mi chiedevo solo se avessi visto la mia ultima e-mail",

cos you're allowing for the possibility that they might not have seen it.

perché stai ammettendo la possibilità che potrebbero non averla vista.

Yeah, it... It's less direct and it's quite friendly.

Sì, è... è meno diretto ed è piuttosto amichevole.

It's quite a nice way just to remind people

È un modo piuttosto carino per ricordare alle persone

that is very clear what you want them to do.

che è molto chiaro cosa vuoi che facciano.

And then I might continue by saying, 'Have you had a chance to...'

E poi potrei continuare dicendo: "Hai avuto la possibilità di..."

and then talk about the task I've asked them to do.

e poi parlare del compito che ho chiesto loro di svolgere.

So that's asking them quite directly,

Quindi questo è chiedere loro in modo abbastanza diretto,

you know, 'Have you had a chance to look at the report?'

sai: 'Hai avuto la possibilità di dare un'occhiata al rapporto?'

but I'm asking it politely.

ma lo chiedo educatamente.

I'm showing I understand that they're busy

Sto dimostrando di capire che sono occupati

and I might not be the most important person in their day.

e che potrei non essere la persona più importante ai loro tempi.

But 'Have you had a chance to...'

Ma "Hai avuto la possibilità di..."

is a good way to remind somebody about a task that you've asked them to do.

è un buon modo per ricordare a qualcuno un compito che gli hai chiesto di svolgere.

And you're accepting the possibility

E stai accettando la possibilità

that it might have been difficult for them to do it or difficult to find time,

che potrebbe essere stato difficile per loro farlo o difficile trovare tempo,

so yeah, in that way you're, I guess,

quindi sì, in questo modo, immagino, stai

showing more respect to the person that you're emailing.

mostrando più rispetto alla persona a cui stai inviando un'e-mail.

Mm, yeah. And a final kind of polite, friendly first reminder thing you can do

Mmm, sì. E un ultimo tipo di promemoria educato e amichevole che puoi fare

is you can say something like

è dire qualcosa del tipo

'If you are able to send it by next week, that would be great'.

"Se riesci a inviarlo entro la prossima settimana, sarebbe fantastico".

So there you're giving them a deadline, a clear deadline,

Quindi ecco che dai loro una scadenza, una scadenza chiara,

of when you would like the task completed by, but it's polite still,

di quando vorresti che il compito fosse completato, ma è comunque educato,

so you're still giving that impression that you understand their time

quindi dai comunque l'impressione di capire il loro tempo

and you're almost asking them, rather than telling them.

e quasi gli stai chiedendo, piuttosto che dirglielo.

Of course, it can be difficult if someone is chasing you up, depending who they are,

Naturalmente, può essere difficile se qualcuno ti sta inseguendo, a seconda di chi è,

if they send something like that which seems quite friendly and quite vague.

se ti invia qualcosa del genere che sembra abbastanza amichevole e abbastanza vago.

If they're an important person, if it's a really important task,

Se si tratta di una persona importante, se si tratta di un compito davvero importante,

they might be using 'If you're able to... that would be great',

potrebbe usare "Se sei in grado di... sarebbe fantastico",

but they actually mean 'Do it by then, or else'.

ma in realtà significa "Fallo entro allora, altrimenti".

Yes, that's the problem with this friendly, polite way of working

Sì, questo è il problema del modo di lavorare amichevole ed educato

that we have in the UK — sometimes it's difficult to know.

che abbiamo nel Regno Unito: a volte è difficile saperlo.

OK, so let's imagine that we've sent that first reminder.

OK, quindi immaginiamo di aver inviato il primo promemoria.

We've sent an email off politely reminding somebody to do something,

Abbiamo inviato un'e-mail ricordando educatamente a qualcuno di fare qualcosa,

but we still haven't had a response.

ma non abbiamo ancora ricevuto risposta.

What do we do next, Phil? How could we change our language slightly?

Cosa facciamo dopo, Phil? Come potremmo cambiare leggermente la nostra lingua?

OK, well, here's one.

OK, bene, eccone uno.

You could say 'I wanted to remind you about...'

Potresti dire "Volevo ricordarti di..."

and then you'd explain the thing that you're chasing about underneath.

e poi spiegare la cosa che stai rincorrendo sotto.

Yeah, I like that. So that's a bit firmer. It's more direct.

Sì, mi piace. Quindi è un po' più solido. E' più diretto.

This time we're not asking somebody, you know, 'Have you had a chance to...',

Questa volta non stiamo chiedendo a qualcuno, sai, 'Hai avuto la possibilità di...',

we're saying 'I wanted to remind you about...',

stiamo dicendo 'Volevo ricordarti di...',

so it's a statement rather than a question.

quindi è un'affermazione piuttosto che una domanda.

We're not asking, we're telling somebody to do something this time.

Non stiamo chiedendo, stiamo dicendo a qualcuno di fare qualcosa questa volta.

But it's interesting cos we still have 'wanted'.

Ma è interessante perché abbiamo ancora "voluto". L'

We've got it in the past there, which kind of makes it a bit more distant.

abbiamo nel passato, il che lo rende un po' più distante.

There's still a little bit of politeness there,

C'è ancora un po' di gentilezza lì,

but it's a lot firmer than the ones that we looked at before.

ma è molto più solida di quelle che abbiamo visto prima.

Yeah, it's definitely politer than saying, 'Do this or else' as we said.

Sì, è decisamente più educato che dire: "Fai questo oppure altrimenti", come abbiamo detto.

What's the next phrase, Phil?

Qual è la prossima frase, Phil?

'Please could you finish this by...' the end of tomorrow or whatever time.

"Per favore, potresti finirlo entro..." la fine di domani o a qualunque ora.

Yes, that's nice. So it's still a request.

Sì, è carino. Quindi è ancora una richiesta.

We're still not telling them rudely to do something,

Non stiamo ancora dicendo loro sgarbatamente di fare qualcosa,

but we are being very clear now about the deadline,

ma siamo stati molto chiari ora sulla scadenza,

'Please could you do this by...' this time tomorrow,

"Per favore, potreste farlo entro..." domani a quest'ora,

then you clearly say that's what needs to happen.

poi dite chiaramente che è ciò che deve accadere.

Yeah, there's not really any space there

Sì, non c'è davvero spazio

for something different to happen, is there?

perché succeda qualcosa di diverso, vero?

It's very clear what needs to be done...

È molto chiaro cosa bisogna fare...

— Mm. — ..and when.

— Mm. - ..e quando.

And the next one is 'Otherwise...' and, of course, you would use that to introduce

E il successivo è "Altrimenti..." e, ovviamente, lo useresti per introdurre

the consequences of something not happening.

le conseguenze di qualcosa che non accade.

This is where it starts to get quite serious, I think, at this point, isn't it?

È qui che la cosa comincia a diventare piuttosto seria, credo, a questo punto, non è vero?

Mm, yeah.

Mmm, sì. A

It might sometimes be right to explain

volte potrebbe essere giusto spiegare

what's going to happen if they don't do the thing.

cosa succederà se non fanno quella cosa.

We don't really want to threaten somebody at this point,

Non vogliamo davvero minacciare qualcuno a questo punto,

depending on how serious it is that they haven't responded,

a seconda di quanto sia grave il fatto che non abbia risposto,

but it might be good to explain the urgency.

ma potrebbe essere utile spiegare l'urgenza.

So we could say 'Otherwise...' we might lose this client,

Quindi potremmo dire "Altrimenti..." potremmo perdere questo cliente,

so we are reminding somebody of what might happen

quindi ricordiamo a qualcuno cosa potrebbe accadere

if they don't do what we've asked them to do.

se non fa ciò che gli abbiamo chiesto di fare.

That's just another way to kind of make it seem more serious and more direct

Questo è solo un altro modo per far sembrare il tutto più serio e più diretto

rather than our language we had in our first email that was very friendly,

rispetto al linguaggio che abbiamo usato nella nostra prima email che era molto amichevole,

really just asking 'Oh, would you mind if you...',

in realtà chiedevamo semplicemente "Oh, ti dispiacerebbe se...",

'If you have the time, please could you help me with this important thing?'

"Se hai tempo, per favore potresti aiutarmi con questa cosa importante?'

Right, Pippa, we've tried all those options and we still haven't heard back.

Giusto, Pippa, abbiamo provato tutte queste opzioni e non abbiamo ancora ricevuto risposta. Ci sono

Are there any other phrases we could try?

altre frasi che potremmo provare?

Well, this is where it starts to get difficult.

Bene, è qui che inizia a diventare difficile.

So we could just try a different way of communicating with them.

Quindi potremmo semplicemente provare un modo diverso di comunicare con loro.

So we could pick up the phone.

Quindi potremmo prendere il telefono.

We don't do that very often these days at work,

Non lo facciamo molto spesso al giorno d'oggi al lavoro,

or we certainly don't do that much in our day-to-day work.

o certamente non lo facciamo molto nel nostro lavoro quotidiano.

But phoning someone or mentioning it at a meeting, going to their desk in the office

Ma telefonare a qualcuno o menzionarlo in una riunione, andare alla sua scrivania in ufficio

to say 'I don't know if you've seen my emails,

per dire "non so se hai visto le mie e-mail

'but I would really like your report by tomorrow'.

", ma vorrei davvero il tuo rapporto entro domani.

You can then 'follow up' with them on an email.

Puoi quindi "seguirli" tramite e-mail.

That means just send an email to say I just spoke to you about this.

Ciò significa semplicemente inviare un'e-mail per dire che te ne ho appena parlato.

And then another thing we could do is we could consider 'escalating' the problem.

E poi un'altra cosa che potremmo fare è considerare di "intensificare" il problema.

Now, 'escalating' is sort of a business term we use

Ora, "escalation" è una sorta di termine commerciale che usiamo

to say we are going to involve someone more senior,

per dire che coinvolgeremo qualcuno più senior,

so you might 'copy in' on an email a manager.

quindi potresti "copiarlo" in un'e-mail a un manager.

That means you send the email also to your manager or their manager.

Ciò significa che invii l'email anche al tuo manager o al suo manager.

That will really depend on your workplace, what the request is,

Dipenderà davvero dal tuo posto di lavoro, dal tipo di richiesta e

what the consequences are of them not having done the thing.

dalle conseguenze del mancato adempimento.

But it could be useful.

Ma potrebbe essere utile.

If they're not responding to you, maybe they'll respond to your boss.

Se non ti rispondono, forse risponderanno al tuo capo.

Yeah, it very much depends on the culture of the place you're working, doesn't it?

Sì, dipende molto dalla cultura del posto in cui lavori, no?

And also how it's done.

E anche come è fatto.

It might be done in a helpful way

Potrebbe essere fatto in modo utile

to make sure that a problem doesn't get overlooked

per assicurarsi che un problema non venga trascurato

or sometimes you see people doing it in very cynical ways

o talvolta si vedono persone che lo fanno in modi molto cinici

of just adding lots of names into an email which is perhaps slightly different.

aggiungendo semplicemente molti nomi in un'e-mail, il che forse è leggermente diverso.

And then the final thing we can do is be clear about when our final email is.

E poi l'ultima cosa che possiamo fare è essere chiari su quando sarà la nostra email finale.

OK? When our final reminder is.

OK? Quando il nostro ultimo promemoria è.

So I might send an email saying something like 'This is a final reminder about...'

Quindi potrei inviare un'e-mail dicendo qualcosa del tipo "Questo è un ultimo promemoria su..."

or I might use the phrase 'This is your last chance...'

oppure potrei usare la frase "Questa è la tua ultima possibilità..."

to contribute to the report.

per contribuire al rapporto.

What do you think about that, Phil?

Che ne pensi, Phil?

Yeah. Again, it's very good, cos it's very clear.

Sì. Ancora una volta, è molto buono, perché è molto chiaro.

So it's, it's just a way to make sure everyone knows,

Quindi è solo un modo per assicurarsi che tutti sappiano,

they know the urgency of the situation, they perhaps know possible consequences.

conoscano l'urgenza della situazione, forse conoscano le possibili conseguenze.

Mm, yeah. And we should say that, in some workplace cultures,

Mmm, sì. E dovremmo dire che, in alcune culture lavorative,

you would probably be that direct in your first reminder.

probabilmente saresti così diretto nel tuo primo promemoria.

So some places don't have this strange situation

Quindi in alcuni posti non abbiamo questa strana situazione

where we have to pretend that we didn't send an email

in cui dobbiamo fingere di non aver inviato un'e-mail

and remind someone 'Did you see my email?' and all these questions.

e ricordare a qualcuno "Hai visto la mia e-mail?" e tutte queste domande.

But generally, in the UK and probably also in the US,

Ma generalmente, nel Regno Unito e probabilmente anche negli Stati Uniti,

there is this kind of culture of politeness and informality

c'è questo tipo di cultura della cortesia e dell'informalità

that means we don't send someone a final reminder straight away

che significa che non inviamo subito un ultimo promemoria a qualcuno

if they haven't done something.

se non ha fatto qualcosa.

So we've learned some phrases

Quindi abbiamo imparato alcune frasi

to try and persuade people to reply and get the job done.

per cercare di convincere le persone a rispondere e portare a termine il lavoro.

So let's hear again from our BBC Learning English colleagues.

Quindi sentiamo ancora i nostri colleghi di BBC Learning English.

OK, so when I have to chase people up at work, I don't mind,

OK, quindi quando devo inseguire le persone al lavoro, non mi dispiace,

because generally it's just something they've forgotten about

perché generalmente è semplicemente qualcosa di cui si sono dimenticati

or they've missed the email.

o hanno perso l'e-mail.

But, yeah, it can get a bit awkward

Ma sì, può diventare un po' imbarazzante

if you have to do it over and over again and you're not sure why.

se devi farlo ancora e ancora e non sei sicuro del perché.

Sometimes it's more difficult to chase somebody up

A volte è più difficile rintracciare qualcuno con

that you work with on a regular basis.

cui lavori regolarmente.

It's a bit difficult with that difference between being friendly

È un po' difficile con la differenza tra essere amichevoli

and being businessy cos you actually need something.

ed essere professionali perché hai davvero bisogno di qualcosa.

So, Phil, Beth was talking there

Allora, Phil, Beth stava parlando

about the balance between being friendly and being businessy, or professional.

dell'equilibrio tra l'essere amichevoli e l'essere affaristi o professionali.

What do you think about that when it comes to chasing people up?

Cosa ne pensi quando si tratta di inseguire le persone?

It does make it harder, doesn't it? It means you can't...

Rende tutto più difficile, vero? Vuol dire che non puoi...

It's a lot harder to break out the final reminder language, or to use that.

È molto più difficile imparare il linguaggio del promemoria finale, o usarlo.

But, yeah, that's why I think, in general, we've talked a lot in this series

Ma sì, è per questo che penso che, in generale, abbiamo parlato molto in questa serie

about having the balance between being friendly and polite and professional.

dell'equilibrio tra l'essere amichevoli, educati e professionali.

So you always want to be friendly and polite,

Quindi vuoi sempre essere amichevole ed educato,

but you also want to stay professional at work.

ma vuoi anche rimanere professionale al lavoro.

It's certainly very frustrating when people don't get back to you,

È certamente molto frustrante quando le persone non ti rispondono,

especially when you need their response to get on with your work.

soprattutto quando hai bisogno della loro risposta per andare avanti con il tuo lavoro.

But hopefully the phrases we've discussed today

Ma speriamo che le frasi di cui abbiamo discusso oggi

will help you remain professional when you chase your colleagues or clients.

ti aiutino a rimanere professionale quando insegui i tuoi colleghi o clienti.

That's it for this episode of Office English.

Questo è tutto per questo episodio di Office English.

Remember, you can find courses and activities

Ricorda, puoi trovare corsi e attività

to help with your English at work on our website, BBC Learning English dot com.

per aiutarti con il tuo inglese al lavoro sul nostro sito web, BBC Learning English punto com.

Next time, we're talking about phone calls, instant messages and video calls,

La prossima volta parleremo di telefonate, messaggi istantanei e videochiamate,

and the language we need to communicate well at work.

e del linguaggio di cui abbiamo bisogno per comunicare bene al lavoro. Fino ad

Until then, bye!

allora, ciao!

Bye!

Ciao!