Chasing people: Office English episode 3

What happens when you ask someone to do something at work

仕事で誰かに何かをしてほしいと頼んだのに

and they haven't done it?

、それをやっていなかったらどうなるでしょうか?

I feel OK about it and I always start really polite.

私はそれについては大丈夫だと感じており 、いつも本当に丁寧に始めます。

But, obviously, if someone doesn't reply and then you need it

しかし、明らかに、誰かが返信しない場合、それが 必要になり

and you have to chase them again and again.

、何度も追いかけなければなりません 。

So when I have to chase people up at work I don't mind,

そのため、職場で人々を追いかける必要がある場合は、 気にしません。

because generally it's just something they've forgotten about

通常、それは単に 彼らが忘れている

or they've missed the email.

か、メールを見逃しているだけだからです。

But, yeah, it can get a bit awkward

しかし、そうです、

if you have to do it over and over again and you're not sure why.

何度も何度もやらなければならないのに 、その理由がわからない場合は、少し面倒になる可能性があります。

Today on Office English we're talking about how to remind people to do something

今日の Office English では、礼儀正しくプロフェッショナルな方法で 何かをするよう人々に思い出させる方法について話します

in a polite and professional way.

。

Hello. Welcome to Office English from BBC Learning English. I'm Pippa.

こんにちは。 BBC Learning English の Office English へようこそ。 私はピッパです。

And I'm Phil.

そして私はフィルです。

And this is your podcast guide to the language of the world of work.

これは、 仕事の世界の言語についてのポッドキャスト ガイドです。

Today we're talking about how to remind somebody

今日は、相手が

to do something if they haven't responded to you,

あなたに応答しなかった場合に、誰かに何かをするようリマインドする方法、

or how to 'chase people up' at work.

または職場で「人々を追い詰める」方法について話します。

Yep, as we heard at the start of the programme,

そう、 プログラムの冒頭で聞いたように、

we spend a lot of time and energy at work reminding other people to do things.

私たちは仕事で他の人に何かをするよう思い出させるために多くの時間とエネルギーを費やしています 。

So, Pippa, what do we mean, when we say we need to 'chase people up' at work?

それで、ピッパ、 職場で「人々を追い詰める」必要があると言うとき、私たちは何を意味するのでしょうか？

Yeah, so we don't literally mean to chase people.

そうですね、文字通り 人々を追いかけるつもりはありません。

We just mean to go back to them on email or speak to them again

私たちは、電子メールで彼らに返信する か、もう一度彼らに話しかけて、「これを

to ask them one more time 'can you please do this thing' or 'can you reply to me?'

やって もらえますか」または「返信してもらえますか」ともう一度尋ねることを目的としています。

or send whatever you've asked them to do.

または、あなたが彼らに頼んだものを何でも送ってください。

So it's basically reminding somebody to do something.

つまり、基本的には誰かに 何かをするよう思い出させることになります。

We use the phrase 'chase people up'.

私たちは「人を追い詰める」という言葉を使います。

Actually, when you're chasing people up,

実際、人を追いかけるときは、

it can be quite important to think about who you're chasing up,

誰を追いかけているのかを考えることが非常に重要です。

because we'd probably chase different people in different ways.

おそらく、 さまざまな方法でさまざまな人々を追いかけることになるからです。

Mm, yes, in the UK, where we work,

そうですね、私たちが働いているイギリスでは、最初に誰かを追いかけるとき、

people tend to be very polite and friendly when they first chase someone up.

人々はとても礼儀正しくてフレンドリーになる傾向があります 。

Of course, you've then got the problem that they might not respond again,

もちろん、その後、 相手が再び応答しなくなる可能性があるという問題が発生する

so you might have to send another reminder and then another reminder,

ため、別のリマインダーを送信し、 さらに別のリマインダーを送信する必要があり、そのたびに

so you might change your language each time.

言語を変更することになる可能性があります 。

And today we're going to talk about

そして今日は、

each time you have to remind someone about a task

誰かにタスクについて思い出させる必要があるたびに

and how you can change your language to convince them to get the job done.

、 その仕事を終わらせるよう説得するために言葉を変える方法について話します。

So we'll start by talking about the first time

そこで、 初めて

we need to remind someone of something.

誰かに何かを思い出させる必要があるときについて話しましょう。

What phrases can we use, Pippa?

ピッパ、どんなフレーズを使えばいいでしょうか？

Yes, so if I was sending an email to someone

はい、ですから、もし私が 誰かに

to chase them up or remind them about a task,

追いかけたり 、仕事について思い出させたりするためにメールを送信するとしたら、

I would probably start by saying 'Just wondering if you saw my last email'.

おそらく 「私の最後のメールを見たかどうか気になります」ということから始めるでしょう。

What do you think about that, Phil?

それについてどう思いますか、フィル？

Oh, yeah. This is one that I would definitely use a lot.

そうそう。 これは 間違いなくたくさん使いたい1つです。

We talked about how, in the UK, people aren't always direct

英国では人々が常に直接的ではないことについて話しましたが

and this is perhaps an example of this.

、これはおそらくその一例でしょう。 あなたが

It might be I know you've seen the email, I know I sent the email,

そのメールを見たことは知っている、私が メールを送ったことは知っている

but 'Just wondering if you'd seen my last email',

が、相手が メールを見なかった可能性を許容しているので、「私の最後のメールを見たかどうか疑問に思っているだけ」かもしれません。

cos you're allowing for the possibility that they might not have seen it.

Yeah, it... It's less direct and it's quite friendly.

そうですね…直接的ではなく、 とてもフレンドリーです。

It's quite a nice way just to remind people

これは、人々に何をしてもらいたいのかを明確に思い出させるだけで非常に良い方法です

that is very clear what you want them to do.

。

And then I might continue by saying, 'Have you had a chance to...'

そして、 「...する機会はありましたか？」と続けて、私が

and then talk about the task I've asked them to do.

彼らに依頼したタスクについて話すかもしれません。

So that's asking them quite directly,

つまり、これは非常に直接的に彼らに尋ねていることになります。「レポートを見る

you know, 'Have you had a chance to look at the report?'

機会はありましたか ?」

but I'm asking it politely.

しかし、私は丁寧に尋ねています。

I'm showing I understand that they're busy

彼らが忙しいこと、

and I might not be the most important person in their day.

そして私が 彼らにとって最も重要な人物ではないかもしれないことを理解していることを示しています。

But 'Have you had a chance to...'

ただし、「...する機会はありましたか?」は、あなたが頼んだタスクについて

is a good way to remind somebody about a task that you've asked them to do.

誰かに思い出させる良い方法です 。

And you're accepting the possibility

そして、あなたは、

that it might have been difficult for them to do it or difficult to find time,

相手にとってそれをするのが難しかったかもしれない、あるいは 時間を見つけるのが難しかったかもしれないという可能性を受け入れることになるので、

so yeah, in that way you're, I guess,

そうですね、そうすることで、メールを送っている相手に対して

showing more respect to the person that you're emailing.

もっと敬意を示しているのだと思います 。

Mm, yeah. And a final kind of polite, friendly first reminder thing you can do

うーん、そうだね。 そして、礼儀正しく フレンドリーな最初のリマインドの最後の方法は、「

is you can say something like

'If you are able to send it by next week, that would be great'.

来週までに送っていただければ、 それは素晴らしいことです」のようなことを言うことです。

So there you're giving them a deadline, a clear deadline,

つまり、いつまでにタスクを完了してほしいという 期限、明確な期限を彼らに与えていることになりますが、

of when you would like the task completed by, but it's polite still,

それでも丁寧なので、

so you're still giving that impression that you understand their time

彼らの時間を理解しているという印象を与え

and you're almost asking them, rather than telling them.

、ほとんど尋ねているような印象を与えることになります。 彼らに伝えるのではなく。

Of course, it can be difficult if someone is chasing you up, depending who they are,

もちろん、相手が

if they send something like that which seems quite friendly and quite vague.

そのような 非常にフレンドリーで非常に漠然としたメッセージを送ってきた場合、相手が誰であるかによっては、あなたを追いかけてくるのは困難になる可能性があります。 相手が

If they're an important person, if it's a really important task,

重要な人物で、 それが本当に重要なタスクの場合は、

they might be using 'If you're able to... that would be great',

「もしできれば…それは素晴らしいことですが」という言葉を使うかもしれません

but they actually mean 'Do it by then, or else'.

が、実際には 「それまでにやっておかないと」という意味です。

Yes, that's the problem with this friendly, polite way of working

はい、それが英国のこのフレンドリーで 礼儀正しい仕事のやり方の問題です。それを

that we have in the UK — sometimes it's difficult to know.

知るのが難しい場合もあります。

OK, so let's imagine that we've sent that first reminder.

さて、 最初のリマインダーを送信したと想像してみましょう。

We've sent an email off politely reminding somebody to do something,

私たちは誰かに何かをするよう丁寧にメールを送りましたが、

but we still haven't had a response.

まだ返答はありません。

What do we do next, Phil? How could we change our language slightly?

次に何をしましょうか、フィル？ どうすれば言語を少し変えることができるでしょうか?

OK, well, here's one.

さて、これが 1 つです。 「～

You could say 'I wanted to remind you about...'

について思い出したかったのですが」と言って、

and then you'd explain the thing that you're chasing about underneath.

その 下であなたが追い求めていることを説明することができます。

Yeah, I like that. So that's a bit firmer. It's more direct.

はい、それが好きです。 それで、もう少ししっかりしています。 もっと直接的ですよ。

This time we're not asking somebody, you know, 'Have you had a chance to...',

今回は誰かに「...する 機会はありましたか？」と尋ねているのではなく、「

we're saying 'I wanted to remind you about...',

...について思い出させたかったのです。」と言っているので、

so it's a statement rather than a question.

これは 質問ではなくステートメントです。

We're not asking, we're telling somebody to do something this time.

私たちはお願いしているのではなく、 今回は誰かに何かをするように言っているのです。

But it's interesting cos we still have 'wanted'.

しかし、興味深いのは、 私たちがまだ「望んでいること」があるということです。

We've got it in the past there, which kind of makes it a bit more distant.

過去にそれを経験したことがあり、 それが少し遠いものになっています。 そこには

There's still a little bit of politeness there,

まだ少し丁寧さが残っています

but it's a lot firmer than the ones that we looked at before.

が、以前に見たものよりもはるかにしっかりしています 。

Yeah, it's definitely politer than saying, 'Do this or else' as we said.

そうですね、先ほども 言ったように、「こうするか、そうでなければ」と言うよりも、間違いなく丁寧です。

What's the next phrase, Phil?

次のフレーズは何ですか、フィル?

'Please could you finish this by...' the end of tomorrow or whatever time.

「…までにこれを終わらせてもらえませんか？」 明日の終わりまでにでも、いつでもいいです。

Yes, that's nice. So it's still a request.

はい、それはいいですね。 ということで、引き続きリクエストです。

We're still not telling them rudely to do something,

私たちはまだ彼らに失礼に 何かをしなさいとは言いません

but we are being very clear now about the deadline,

が、期限については非常に明確にしています。

'Please could you do this by...' this time tomorrow,

「明日の今頃…までにこれをやってもらえますか？」と言う

then you clearly say that's what needs to happen.

と、あなたはそれが必要なことであると明確に言います 。

Yeah, there's not really any space there

そうですね、何か違うことが起こる余地は実際にはありませんよね

for something different to happen, is there?

？

It's very clear what needs to be done...

何をすべきかは非常に明確です...

— Mm. — ..and when.

— うーん。 — ..そしてそのとき。

And the next one is 'Otherwise...' and, of course, you would use that to introduce

そして次は「さもなければ...」で、 もちろん、何かが起こらなかった場合の結果を紹介するためにこれを使用します

the consequences of something not happening.

。

This is where it starts to get quite serious, I think, at this point, isn't it?

この時点で、かなり深刻な事態が始まると思います。

Mm, yeah.

うーん、そうだね。 彼らがそれをしなかったら何が起こるかを

It might sometimes be right to explain

説明することが正しいこともあるかもしれません

what's going to happen if they don't do the thing.

。

We don't really want to threaten somebody at this point,

現時点で誰かを脅すつもりはありません。応答がないことの

depending on how serious it is that they haven't responded,

深刻さにもよります

but it might be good to explain the urgency.

が、 緊急性を説明するのは良いかもしれません。

So we could say 'Otherwise...' we might lose this client,

したがって、「そうでなければ...」と言うことが でき、このクライアントを失う可能性があるため、私たちが頼んだことを彼らが実行しなかった場合に何が起こるかを

so we are reminding somebody of what might happen

誰かに思い出させています

if they don't do what we've asked them to do.

。

That's just another way to kind of make it seem more serious and more direct

これは、

rather than our language we had in our first email that was very friendly,

最初のメールでの非常にフレンドリーな言葉遣いよりも、より真剣で直接的なものであるように見せるための別の方法です。

really just asking 'Oh, would you mind if you...',

実際には、単に 「ああ、もしよろしければ…」「

'If you have the time, please could you help me with this important thing?'

もしよろしければ…」と尋ねただけでした。 時間ですが、 この重要なことについて手伝ってもらえませんか？』

Right, Pippa, we've tried all those options and we still haven't heard back.

そうです、ピッパ、私たちはこれらすべてのオプションを試しましたが、 まだ返事がありません。

Are there any other phrases we could try?

他に試せるフレーズはありますか?

Well, this is where it starts to get difficult.

さて、ここからが 難しくなります。

So we could just try a different way of communicating with them.

したがって、彼らとコミュニケーションをとる別の方法を試してみることもできます 。

So we could pick up the phone.

それで私たちは電話に出ることができました。

We don't do that very often these days at work,

最近は仕事でそんなことはあまりしません

or we certainly don't do that much in our day-to-day work.

し、もちろん 日常の仕事でもあまりしません。

But phoning someone or mentioning it at a meeting, going to their desk in the office

しかし、誰かに電話したり、会議でそのことについて言及したり 、オフィスの相手のデスクに行って

to say 'I don't know if you've seen my emails,

「私 のメールを見たかどうかは知りません

'but I would really like your report by tomorrow'.

が、 明日までにレポートをお願いします」と言うのはどうでしょうか。

You can then 'follow up' with them on an email.

その後、電子メールで「フォローアップ」することができます 。

That means just send an email to say I just spoke to you about this.

つまり、 この件について話したばかりであることを伝えるメールを送信するだけです。

And then another thing we could do is we could consider 'escalating' the problem.

そして、私たちができるもう一つのことは、 問題を「エスカレーション」することを検討することです。

Now, 'escalating' is sort of a business term we use

さて、「エスカレーション」は、より上級の誰かを

to say we are going to involve someone more senior,

関与させることを示すために使用されるビジネス用語のようなものなので 、マネージャーへの電子メールに

so you might 'copy in' on an email a manager.

「コピーイン」する可能性があります 。

That means you send the email also to your manager or their manager.

つまり、 自分の上司またはその上司にもメールを送信することになります。

That will really depend on your workplace, what the request is,

それは実際のところ、あなたの職場、 要求が何であるか、それを

what the consequences are of them not having done the thing.

実行しなかった場合にどのような結果が生じるかによって異なります。

But it could be useful.

しかし、それは役立つかもしれません。

If they're not responding to you, maybe they'll respond to your boss.

もし彼らがあなたに返事をしてくれなくても、 もしかしたら上司に返事をしてくれるかもしれません。

Yeah, it very much depends on the culture of the place you're working, doesn't it?

そうですね、それは あなたが働いている場所の文化に大きく依存しますよね。

And also how it's done.

そしてそれがどのように行われるかについても。

It might be done in a helpful way

これは、問題が見落とされないようにするために役立つ方法で行われる場合

to make sure that a problem doesn't get overlooked

or sometimes you see people doing it in very cynical ways

もあれば、

of just adding lots of names into an email which is perhaps slightly different.

電子メールに多数の名前を追加するだけの非常に皮肉な方法で行う人も時々見かけますが、これは おそらく少し異なるものです。

And then the final thing we can do is be clear about when our final email is.

そして最後に私たちにできることは、 最終メールがいつになるかを明確にすることです。 わかり

OK? When our final reminder is.

ました？ 最後のリマインダーは次のとおりです。

So I might send an email saying something like 'This is a final reminder about...'

そのため、「 これは...についての最後のリマインダーです」のような内容のメールを送信したり、

or I might use the phrase 'This is your last chance...'

「これが最後のチャンスです...」というフレーズを使用して

to contribute to the report.

レポートに貢献したりするかもしれません。

What do you think about that, Phil?

それについてどう思いますか、フィル？

Yeah. Again, it's very good, cos it's very clear.

うん。 繰り返しますが、 それは非常に明確なので、非常に良いです。

So it's, it's just a way to make sure everyone knows,

つまり、これは、 誰もが

they know the urgency of the situation, they perhaps know possible consequences.

状況の緊急性を認識し、 おそらく起こり得る結果を認識していることを確認するための単なる方法です。

Mm, yeah. And we should say that, in some workplace cultures,

うーん、そうだね。 そして、 一部の職場文化では、

you would probably be that direct in your first reminder.

おそらく 最初のリマインドでそのように率直になるだろうと言わなければなりません。

So some places don't have this strange situation

そのため、

where we have to pretend that we didn't send an email

メールを送信しなかったふりをして

and remind someone 'Did you see my email?' and all these questions.

誰かに「私のメールを見ましたか？」と念を押さなければならないような奇妙な状況に陥ることがない場所もあります。 そしてこれらすべての質問。

But generally, in the UK and probably also in the US,

しかし、一般的に英国、 そしておそらく米国でも、

there is this kind of culture of politeness and informality

この種の 礼儀正しく非公式の文化があり、

that means we don't send someone a final reminder straight away

誰かが

if they haven't done something.

何かをしていない場合、すぐに最終的な通知を送信しないことを意味します。

So we've learned some phrases

そこで私たちは、

to try and persuade people to reply and get the job done.

人々に 返信して仕事を終わらせるよう説得するためのフレーズをいくつか学びました。

So let's hear again from our BBC Learning English colleagues.

それでは、 BBC Learning English の同僚からもう一度話を聞いてみましょう。 仕事で

OK, so when I have to chase people up at work, I don't mind,

人々を追いかけなければならないときは 、私は気にしません。

because generally it's just something they've forgotten about

通常、それは単に 彼らが忘れている

or they've missed the email.

か、メールを見逃しているだけだからです。

But, yeah, it can get a bit awkward

しかし、そうです、

if you have to do it over and over again and you're not sure why.

何度も何度もやらなければならないのに 、その理由がわからない場合は、少し面倒になる可能性があります。

Sometimes it's more difficult to chase somebody up

that you work with on a regular basis.

定期的に一緒に仕事をしている人を追いかけるのが難しい場合があります。 実際に何かが必要な場合、

It's a bit difficult with that difference between being friendly

フレンドリーであること

and being businessy cos you actually need something.

とビジネス的であることの違いは少し難しいです 。

So, Phil, Beth was talking there

それで、フィルとベスはそこで

about the balance between being friendly and being businessy, or professional.

フレンドリーであること とビジネス的であること、つまりプロフェッショナルであることの間のバランスについて話していました。

What do you think about that when it comes to chasing people up?

人を追い詰めるということに関してはどう思いますか？ それは

It does make it harder, doesn't it? It means you can't...

難しくなりますね。 つまり、 できないということです...

It's a lot harder to break out the final reminder language, or to use that.

最終的な リマインダーの文言を打ち出すこと、またはそれを使用することははるかに困難です。

But, yeah, that's why I think, in general, we've talked a lot in this series

しかし、ええ、だからこそ、 私たちはこのシリーズで、

about having the balance between being friendly and polite and professional.

フレンドリーさと礼儀正しさ、プロフェッショナルさの間のバランスについてよく話してきたと思います。

So you always want to be friendly and polite,

そのため、常にフレンドリーで 礼儀正しくありたいと考えています

but you also want to stay professional at work.

が、 仕事ではプロフェッショナルであり続けたいとも考えています。

It's certainly very frustrating when people don't get back to you,

人々があなたに返事をしないとき、

especially when you need their response to get on with your work.

特に仕事を続けるために彼らの返事が必要なとき、それは確かに非常にイライラします。

But hopefully the phrases we've discussed today

しかし、 今日説明したフレーズが、

will help you remain professional when you chase your colleagues or clients.

同僚や顧客を追いかけるときにプロフェッショナルであり続けるのに役立つことを願っています。

That's it for this episode of Office English.

Office English の今回のエピソードは以上です。

Remember, you can find courses and activities

to help with your English at work on our website, BBC Learning English dot com.

私たちの Web サイトである BBC Learning English dot com で、職場での英語に役立つコースやアクティビティを見つけることができることを忘れないでください。

Next time, we're talking about phone calls, instant messages and video calls,

次回は、 電話、インスタント メッセージ、ビデオ通話、

and the language we need to communicate well at work.

そして 職場でうまくコミュニケーションするために必要な言語について話します。

Until then, bye!

それまでは、さようなら！

Bye!

さよなら！