Chasing people: Office English episode 3

What happens when you ask someone to do something at work

¿Qué pasa cuando le pides a alguien que haga algo en el trabajo

and they haven't done it?

y no lo ha hecho?

I feel OK about it and I always start really polite.

Me siento bien al respecto y siempre empiezo de manera muy educada.

But, obviously, if someone doesn't reply and then you need it

Pero, obviamente, si alguien no responde, entonces lo necesitas

and you have to chase them again and again.

y tienes que perseguirlo una y otra vez.

So when I have to chase people up at work I don't mind,

Entonces, cuando tengo que perseguir a la gente en el trabajo, no me importa,

because generally it's just something they've forgotten about

porque generalmente es algo que se han olvidado

or they've missed the email.

o se han perdido el correo electrónico.

But, yeah, it can get a bit awkward

Pero sí, puede resultar un poco incómodo

if you have to do it over and over again and you're not sure why.

si tienes que hacerlo una y otra vez y no estás seguro de por qué.

Today on Office English we're talking about how to remind people to do something

Hoy en Office English hablamos de cómo recordarle a la gente que haga algo

in a polite and professional way.

de forma educada y profesional.

Hello. Welcome to Office English from BBC Learning English. I'm Pippa.

Hola. Bienvenido a Office English de BBC Learning English. Soy Pipa.

And I'm Phil.

Y yo soy Phil.

And this is your podcast guide to the language of the world of work.

Y esta es tu guía en podcast sobre el lenguaje del mundo laboral.

Today we're talking about how to remind somebody

Hoy hablaremos de cómo recordarle a alguien que

to do something if they haven't responded to you,

haga algo si no te ha respondido,

or how to 'chase people up' at work.

o de cómo "perseguir a la gente" en el trabajo.

Yep, as we heard at the start of the programme,

Sí, como escuchamos al comienzo del programa,

we spend a lot of time and energy at work reminding other people to do things.

dedicamos mucho tiempo y energía en el trabajo a recordar a otras personas que deben hacer cosas.

So, Pippa, what do we mean, when we say we need to 'chase people up' at work?

Entonces, Pippa, ¿qué queremos decir cuando decimos que tenemos que "perseguir a la gente" en el trabajo?

Yeah, so we don't literally mean to chase people.

Sí, entonces no pretendemos literalmente perseguir a la gente.

We just mean to go back to them on email or speak to them again

Simplemente queremos volver a contactarlos por correo electrónico o hablar con ellos nuevamente

to ask them one more time 'can you please do this thing' or 'can you reply to me?'

para preguntarles una vez más: "¿Puedes hacer esto por favor?" o "¿Puedes responderme?".

or send whatever you've asked them to do.

o envía lo que les hayas pedido que hagan.

So it's basically reminding somebody to do something.

Básicamente se trata de recordarle a alguien que haga algo.

We use the phrase 'chase people up'.

Usamos la frase "perseguir a la gente".

Actually, when you're chasing people up,

En realidad, cuando estás persiguiendo a alguien,

it can be quite important to think about who you're chasing up,

puede ser muy importante pensar en a quién estás persiguiendo,

because we'd probably chase different people in different ways.

porque probablemente perseguiríamos a diferentes personas de diferentes maneras.

Mm, yes, in the UK, where we work,

Mm, sí, en el Reino Unido, donde trabajamos,

people tend to be very polite and friendly when they first chase someone up.

la gente tiende a ser muy educada y amigable cuando persigue a alguien por primera vez.

Of course, you've then got the problem that they might not respond again,

Por supuesto, entonces tienes el problema de que es posible que no vuelvan a responder,

so you might have to send another reminder and then another reminder,

por lo que es posible que tengas que enviar otro recordatorio y luego otro recordatorio,

so you might change your language each time.

por lo que es posible que cambies el idioma cada vez.

And today we're going to talk about

Y hoy vamos a hablar de

each time you have to remind someone about a task

cada vez que tienes que recordarle a alguien una tarea

and how you can change your language to convince them to get the job done.

y cómo puedes cambiar tu idioma para convencerlo de que haga el trabajo.

So we'll start by talking about the first time

Así que empezaremos hablando de la primera vez que

we need to remind someone of something.

necesitamos recordarle algo a alguien. ¿

What phrases can we use, Pippa?

Qué frases podemos usar, Pippa?

Yes, so if I was sending an email to someone

Sí, entonces, si estuviera enviando un correo electrónico a alguien

to chase them up or remind them about a task,

para perseguirlo o recordarle una tarea,

I would probably start by saying 'Just wondering if you saw my last email'.

probablemente comenzaría diciendo "Me preguntaba si viste mi último correo electrónico". ¿

What do you think about that, Phil?

Qué opinas de eso, Phil?

Oh, yeah. This is one that I would definitely use a lot.

Oh sí. Éste es uno que definitivamente usaría mucho.

We talked about how, in the UK, people aren't always direct

Hablamos de cómo, en el Reino Unido, la gente no siempre es directa

and this is perhaps an example of this.

y este es quizás un ejemplo de ello.

It might be I know you've seen the email, I know I sent the email,

Podría ser que sé que has visto el correo electrónico, sé que lo envié,

but 'Just wondering if you'd seen my last email',

pero "Me preguntaba si habías visto mi último correo electrónico",

cos you're allowing for the possibility that they might not have seen it.

porque estás permitiendo la posibilidad de que no lo hayan visto.

Yeah, it... It's less direct and it's quite friendly.

Sí, es... Es menos directo y bastante amigable.

It's quite a nice way just to remind people

Es una manera bastante agradable de recordarle a la gente

that is very clear what you want them to do.

que está muy claro lo que quieres que hagan.

And then I might continue by saying, 'Have you had a chance to...'

Y luego podría continuar diciendo: "¿Ha tenido la oportunidad de..."

and then talk about the task I've asked them to do.

y luego hablar sobre la tarea que les pedí que hicieran?

So that's asking them quite directly,

Entonces eso es preguntarles de manera muy directa,

you know, 'Have you had a chance to look at the report?'

ya sabes: '¿Han tenido la oportunidad de ver el informe?'

but I'm asking it politely.

pero lo pregunto cortésmente.

I'm showing I understand that they're busy

Estoy demostrando que entiendo que están ocupados

and I might not be the most important person in their day.

y que tal vez yo no sea la persona más importante en su día.

But 'Have you had a chance to...'

Pero "¿Has tenido la oportunidad de..."

is a good way to remind somebody about a task that you've asked them to do.

es una buena forma de recordarle a alguien una tarea que le has pedido que haga.

And you're accepting the possibility

Y estás aceptando la posibilidad

that it might have been difficult for them to do it or difficult to find time,

de que haya sido difícil para ellos hacerlo o difícil encontrar tiempo,

so yeah, in that way you're, I guess,

así que sí, de esa manera, supongo, estás

showing more respect to the person that you're emailing.

mostrando más respeto a la persona a la que estás enviando el correo electrónico.

Mm, yeah. And a final kind of polite, friendly first reminder thing you can do

Mmm, sí. Y un último tipo de primer recordatorio cortés y amigable que puedes hacer

is you can say something like

es decir algo como

'If you are able to send it by next week, that would be great'.

"Si puedes enviarlo la próxima semana, sería genial".

So there you're giving them a deadline, a clear deadline,

Entonces les estás dando una fecha límite, una fecha límite clara,

of when you would like the task completed by, but it's polite still,

de cuándo te gustaría que se complete la tarea , pero aún así es cortés,

so you're still giving that impression that you understand their time

así que todavía estás dando la impresión de que entiendes su tiempo

and you're almost asking them, rather than telling them.

y casi les estás preguntando, en lugar de decírselo.

Of course, it can be difficult if someone is chasing you up, depending who they are,

Por supuesto, puede ser difícil si alguien te está persiguiendo, dependiendo de quién sea,

if they send something like that which seems quite friendly and quite vague.

si te envía algo así que parece bastante amigable y bastante vago.

If they're an important person, if it's a really important task,

Si es una persona importante, si es una tarea realmente importante, es

they might be using 'If you're able to... that would be great',

posible que esté usando "Si puedes... eso sería genial",

but they actually mean 'Do it by then, or else'.

pero en realidad quiere decir "Hazlo para entonces, o si no".

Yes, that's the problem with this friendly, polite way of working

Sí, ese es el problema con esta manera amigable y educada de trabajar

that we have in the UK — sometimes it's difficult to know.

que tenemos en el Reino Unido; a veces es difícil saberlo.

OK, so let's imagine that we've sent that first reminder.

Bien, imaginemos que hemos enviado ese primer recordatorio.

We've sent an email off politely reminding somebody to do something,

Enviamos un correo electrónico recordándole cortésmente a alguien que hiciera algo,

but we still haven't had a response.

pero todavía no hemos recibido respuesta. ¿

What do we do next, Phil? How could we change our language slightly?

Qué hacemos ahora, Phil? ¿ Cómo podríamos cambiar ligeramente nuestro idioma?

OK, well, here's one.

Vale, bueno, aquí tienes uno.

You could say 'I wanted to remind you about...'

Podrías decir 'Quería recordarte sobre...'

and then you'd explain the thing that you're chasing about underneath.

y luego explicarías lo que estás persiguiendo en el fondo.

Yeah, I like that. So that's a bit firmer. It's more direct.

Sí, me gusta eso. Entonces eso es un poco más firme. Es más directo.

This time we're not asking somebody, you know, 'Have you had a chance to...',

Esta vez no le preguntamos a nadie, ya sabes, '¿Has tenido la oportunidad de...?',

we're saying 'I wanted to remind you about...',

estamos diciendo 'Quería recordarte sobre...',

so it's a statement rather than a question.

así que es una declaración más que una pregunta.

We're not asking, we're telling somebody to do something this time.

No estamos pidiendo, le estamos diciendo a alguien que haga algo esta vez.

But it's interesting cos we still have 'wanted'.

Pero es interesante porque todavía tenemos "queridos".

We've got it in the past there, which kind of makes it a bit more distant.

Lo tenemos en el pasado allí, lo que lo hace un poco más distante.

There's still a little bit of politeness there,

Todavía hay un poco de cortesía ahí,

but it's a lot firmer than the ones that we looked at before.

pero es mucho más firme que los que vimos antes.

Yeah, it's definitely politer than saying, 'Do this or else' as we said.

Sí, definitivamente es más educado que decir: "Haz esto o lo contrario" como dijimos. ¿

What's the next phrase, Phil?

Cuál es la siguiente frase, Phil?

'Please could you finish this by...' the end of tomorrow or whatever time.

'Por favor, ¿podrías terminar esto para...' a finales de mañana o a cualquier hora?

Yes, that's nice. So it's still a request.

Sí, eso es bueno. Entonces sigue siendo una solicitud.

We're still not telling them rudely to do something,

Todavía no les estamos diciendo de manera grosera que hagan algo,

but we are being very clear now about the deadline,

pero ahora estamos siendo muy claros acerca de la fecha límite:

'Please could you do this by...' this time tomorrow,

'Por favor, ¿podrían hacer esto antes de...' mañana a esta hora,

then you clearly say that's what needs to happen.

entonces dirán claramente que eso es lo que tiene que suceder.

Yeah, there's not really any space there

Sí, realmente no hay espacio

for something different to happen, is there?

para que suceda algo diferente, ¿verdad?

It's very clear what needs to be done...

Está muy claro lo que hay que hacer...

— Mm. — ..and when.

— Mm. - ..y cuando.

And the next one is 'Otherwise...' and, of course, you would use that to introduce

Y el siguiente es 'De lo contrario...' y, por supuesto, lo usarías para introducir

the consequences of something not happening.

las consecuencias de que algo no suceda. Creo que

This is where it starts to get quite serious, I think, at this point, isn't it?

aquí es donde la cosa empieza a ponerse bastante seria, ¿no es así?

Mm, yeah.

Mmm, sí. A

It might sometimes be right to explain

veces puede ser correcto explicar

what's going to happen if they don't do the thing.

lo que sucederá si no lo hacen.

We don't really want to threaten somebody at this point,

Realmente no queremos amenazar a nadie en este momento,

depending on how serious it is that they haven't responded,

dependiendo de qué tan grave sea el hecho de que no hayan respondido,

but it might be good to explain the urgency.

pero podría ser bueno explicar la urgencia.

So we could say 'Otherwise...' we might lose this client,

Entonces podríamos decir 'De lo contrario...' podríamos perder a este cliente,

so we are reminding somebody of what might happen

por lo que le estamos recordando a alguien lo que podría pasar

if they don't do what we've asked them to do.

si no hace lo que le hemos pedido que haga.

That's just another way to kind of make it seem more serious and more direct

Esa es solo otra forma de hacer que parezca más serio y más directo

rather than our language we had in our first email that was very friendly,

en lugar del lenguaje que teníamos en nuestro primer correo electrónico, que era muy amigable, en

really just asking 'Oh, would you mind if you...',

realidad simplemente preguntaba 'Oh, ¿te importaría si...',

'If you have the time, please could you help me with this important thing?'

'Si tienes llegado el momento, ¿podrías ayudarme con esto importante?'

Right, Pippa, we've tried all those options and we still haven't heard back.

Bien, Pippa, hemos probado todas esas opciones y todavía no hemos recibido respuesta. ¿

Are there any other phrases we could try?

Hay otras frases que podamos probar?

Well, this is where it starts to get difficult.

Bueno, aquí es donde empieza a ponerse difícil.

So we could just try a different way of communicating with them.

Entonces podríamos probar una forma diferente de comunicarnos con ellos.

So we could pick up the phone.

Para que podamos levantar el teléfono. No

We don't do that very often these days at work,

hacemos eso muy a menudo hoy en día en el trabajo,

or we certainly don't do that much in our day-to-day work.

o ciertamente no hacemos mucho en nuestro trabajo diario.

But phoning someone or mentioning it at a meeting, going to their desk in the office

Pero llamar a alguien o mencionarlo en una reunión, ir a su escritorio en la oficina

to say 'I don't know if you've seen my emails,

y decirle: "No sé si has visto mis correos electrónicos,

'but I would really like your report by tomorrow'.

pero me gustaría mucho recibir tu informe mañana".

You can then 'follow up' with them on an email.

Luego puede "hacer un seguimiento" de ellos mediante un correo electrónico.

That means just send an email to say I just spoke to you about this.

Eso significa simplemente enviar un correo electrónico para decir que acabo de hablar contigo sobre esto.

And then another thing we could do is we could consider 'escalating' the problem.

Y luego, otra cosa que podríamos hacer es considerar "intensificar" el problema.

Now, 'escalating' is sort of a business term we use

Ahora, "escalar" es una especie de término comercial que usamos

to say we are going to involve someone more senior,

para decir que vamos a involucrar a alguien de mayor rango,

so you might 'copy in' on an email a manager.

por lo que puede "copiar" un correo electrónico a un gerente.

That means you send the email also to your manager or their manager.

Eso significa que también envía el correo electrónico a su gerente o a su gerente.

That will really depend on your workplace, what the request is,

Eso realmente dependerá de su lugar de trabajo, cuál sea la solicitud,

what the consequences are of them not having done the thing.

cuáles serán las consecuencias de no haberlo hecho.

But it could be useful.

Pero podría resultar útil.

If they're not responding to you, maybe they'll respond to your boss.

Si no te responden, tal vez le respondan a tu jefe.

Yeah, it very much depends on the culture of the place you're working, doesn't it?

Sí, depende mucho de la cultura del lugar donde trabajas, ¿no?

And also how it's done.

Y también cómo se hace. Se

It might be done in a helpful way

puede hacer de una manera útil

to make sure that a problem doesn't get overlooked

para asegurarse de que un problema no se pase por alto

or sometimes you see people doing it in very cynical ways

o, a veces, se ve a personas haciéndolo de manera muy cínica,

of just adding lots of names into an email which is perhaps slightly different.

simplemente agregando muchos nombres a un correo electrónico, lo cual quizás sea ligeramente diferente.

And then the final thing we can do is be clear about when our final email is.

Y luego lo último que podemos hacer es tener claro cuándo será nuestro correo electrónico final. ¿DE

OK? When our final reminder is.

ACUERDO? Cuando sea nuestro último recordatorio.

So I might send an email saying something like 'This is a final reminder about...'

Por lo tanto, podría enviar un correo electrónico diciendo algo como "Este es un recordatorio final sobre..."

or I might use the phrase 'This is your last chance...'

o podría usar la frase "Esta es su última oportunidad..."

to contribute to the report.

para contribuir al informe. ¿

What do you think about that, Phil?

Qué opinas de eso, Phil?

Yeah. Again, it's very good, cos it's very clear.

Sí. De nuevo, es muy bueno, porque está muy claro.

So it's, it's just a way to make sure everyone knows,

Entonces es solo una manera de asegurarse de que todos

they know the urgency of the situation, they perhaps know possible consequences.

sepan la urgencia de la situación y tal vez sepan las posibles consecuencias.

Mm, yeah. And we should say that, in some workplace cultures,

Mmm, sí. Y deberíamos decir que, en algunas culturas laborales,

you would probably be that direct in your first reminder.

probablemente serías así de directo en tu primer recordatorio.

So some places don't have this strange situation

Entonces, en algunos lugares no existe esta extraña situación

where we have to pretend that we didn't send an email

en la que tenemos que fingir que no enviamos un correo electrónico

and remind someone 'Did you see my email?' and all these questions.

y recordarle a alguien: "¿Viste mi correo electrónico?". y todas estas preguntas.

But generally, in the UK and probably also in the US,

Pero en general, en el Reino Unido y probablemente también en Estados Unidos,

there is this kind of culture of politeness and informality

existe este tipo de cultura de cortesía e informalidad

that means we don't send someone a final reminder straight away

que significa que no enviamos a alguien un último recordatorio de inmediato

if they haven't done something.

si no ha hecho algo.

So we've learned some phrases

Así que hemos aprendido algunas frases

to try and persuade people to reply and get the job done.

para intentar persuadir a las personas a responder y hacer el trabajo.

So let's hear again from our BBC Learning English colleagues.

Así que escuchemos nuevamente a nuestros colegas de BBC Learning English.

OK, so when I have to chase people up at work, I don't mind,

Bien, entonces cuando tengo que perseguir a la gente en el trabajo, no me importa,

because generally it's just something they've forgotten about

porque generalmente es algo que se han olvidado

or they've missed the email.

o se han perdido el correo electrónico.

But, yeah, it can get a bit awkward

Pero sí, puede resultar un poco incómodo

if you have to do it over and over again and you're not sure why.

si tienes que hacerlo una y otra vez y no estás seguro de por qué.

Sometimes it's more difficult to chase somebody up

A veces es más difícil perseguir a alguien con

that you work with on a regular basis.

quien trabajas habitualmente.

It's a bit difficult with that difference between being friendly

Es un poco difícil con esa diferencia entre ser amigable

and being businessy cos you actually need something.

y ser empresarial porque en realidad necesitas algo.

So, Phil, Beth was talking there

Entonces, Phil, Beth estaba hablando allí

about the balance between being friendly and being businessy, or professional.

sobre el equilibrio entre ser amigable y ser empresarial o profesional. ¿

What do you think about that when it comes to chasing people up?

Qué opinas sobre eso cuando se trata de perseguir a la gente?

It does make it harder, doesn't it? It means you can't...

Lo hace más difícil, ¿no? Significa que no puedes...

It's a lot harder to break out the final reminder language, or to use that.

Es mucho más difícil desglosar el lenguaje del recordatorio final, o usarlo.

But, yeah, that's why I think, in general, we've talked a lot in this series

Pero sí, es por eso que creo que, en general, hemos hablado mucho en esta serie

about having the balance between being friendly and polite and professional.

sobre tener el equilibrio entre ser amigable, educado y profesional. Por

So you always want to be friendly and polite,

eso siempre quieres ser amable y educado,

but you also want to stay professional at work.

pero también quieres seguir siendo profesional en el trabajo.

It's certainly very frustrating when people don't get back to you,

Sin duda, es muy frustrante que la gente no te responda,

especially when you need their response to get on with your work.

especialmente cuando necesitas su respuesta para continuar con tu trabajo.

But hopefully the phrases we've discussed today

Pero es de esperar que las frases que hemos analizado hoy le

will help you remain professional when you chase your colleagues or clients.

ayuden a seguir siendo profesional cuando persiga a sus colegas o clientes.

That's it for this episode of Office English.

Eso es todo por este episodio de Office English.

Remember, you can find courses and activities

Recuerde, puede encontrar cursos y actividades

to help with your English at work on our website, BBC Learning English dot com.

que le ayudarán con su inglés en el trabajo en nuestro sitio web, BBC Learning English punto com. La

Next time, we're talking about phone calls, instant messages and video calls,

próxima vez hablaremos de llamadas telefónicas, mensajes instantáneos y videollamadas,

and the language we need to communicate well at work.

y del idioma que necesitamos para comunicarnos bien en el trabajo. ¡

Until then, bye!

Hasta entonces, adiós! ¡

Bye!

Adiós!