The Real Gold of Our Economy Is in Our Hands | Salvatore Cali | TED

Translator: Gia Bảo Nguyễn

Recently, I renewed my daughter's passport.

Tôi vừa mới gia hạn xong hộ chiếu cho cô con gái.

I had to go to the police office three times.

Tôi đã phải đến chỗ đồn cảnh sát tận ba lần.

Wait for hours in long queues.

Xếp hàng chờ đợi suốt mấy tiếng.

Pay cash to the post office

Trả tiền mặt cho bưu điện

and fill out tons of forms of repetitive data.

và phải liên tục điền vào các biểu mẫu khai báo thông tin.

And why?

Sao lại như thế?

Why did I waste so many hours of my life,

Sao tôi phải dành ra cả mấy tiếng đồng hồ như thế,

when just a few years ago, I went to renew my own passport,

chỉ vài năm trước, khi tôi có nhu cầu làm mới hộ chiếu,

but since I need it immediately for business reasons,

do cần làm gấp để phục vụ nhu cầu kinh doanh,

they proposed me the magic solution,

họ đã đề xuất cho tôi một giải pháp,

the fast track.

một giải pháp nhanh gọn hơn.

Once I demonstrated urgency and paid the extra,

Khi tôi thể hiện sự khẩn cấp và chấp nhận trả thêm một khoản phí,

miracle, I got my passport in five minutes.

kì diệu thay, tôi ngay lập tức nhận hộ chiếu chỉ sau năm phút.

Whenever I see a fast track,

Mỗi khi tôi nghe đến một giải pháp nhanh hơn,

I know there is a slow process,

tôi đều ngộ ra là nó vốn xuất phát từ một sự chậm chạp,

and the slow process often means a lot of wasted time.

và sự chậm chạp đó tương ứng với việc bạn phải mất rất nhiều thời gian.

But what is the impact of all this waste?

Cơ mà sự mất thời gian này có ý nghĩa gì?

With simple calculations,

Thử làm phép tính đơn giản như sau,

if every single person would waste one of their 200 working days

Nếu mỗi người đều phải bỏ ra một ngày trong số 200 ngày công của họ

to renew their passport every five years,

để làm mới hộ chiếu mỗi năm năm,

that's 0.1 percent of GDP.

điều này sẽ ảnh hưởng đến 0.1% GDP.

In a country like Italy, this is 2 billion euros of missed GDP,

Chẳng hạn như ở Ý, lượng GDP tổn thất sẽ lên đến 2 tỉ euro,

and that’s only for passports.

chỉ để làm hộ chiếu thôi đấy nhé.

Now imagine the impact of the waste

Nó còn lớn hơn nữa nếu ta tính thêm các tổn thất

from ID and license requests, work permits, tax declarations.

từ việc làm CMND, bằng lái xe, giấy phép làm việc, tờ khai thuế.

That's several points of GDP.

Sẽ là một lượng lớn GDP thất thoát đấy.

Solving this problem of waste

Nếu vấn đề lãng phí này được giải quyết

would have a greater impact [than] what lawmakers achieve

lợi ích mà nó mang lại sẽ còn cao hơn so với

việc các nhà làm luật triển khai các hoạt động tài chính thông thường.

through a typical financial act.

For the last 25 years,

Trong 25 năm qua,

I've analyzed how companies create value for their customers,

tôi đã phân tích về cách mà những công ty tạo ra giá trị cho khách hàng,

and my research shows that, on average,

và nghiên cứu của tôi cho thấy rằng trung bình,

only five percent of labor really creates value.

chỉ có 5% lao động thực sự tạo ra giá trị.

Five percent.

Chỉ năm phần trăm.

Can you imagine? Most of our time is wasted.

Bạn có thể hình dung chứ? Đa số thời gian của ta bị lãng phí

Five minutes to issue a passport is enough.

Năm phút để cấp hộ chiếu là quá đủ.

Companies must analyze their value streams --

Các công ty cần xem lại luồn giá trị của họ,

which is the sequence of activity to create value for their customers --

thứ vốn là căn nguyên trong công tác vận hành của họ nhằm tạo giá trị cho khách

and dig inside of each tiny activity,

và đào sâu vào từng công tác nhỏ,

questioning its purpose.

tự hỏi xem nó là để giải quyết cái gì.

Which activity really matters and what is just a legacy?

Công tác nào là thực sự cần thiết và công tác nào thì cần phải bỏ đi?

Are you wasting your labor by overcontrolling,

Liệu bạn có đang lãng phí lao động vì sự kiểm soát quá mức,

executing redundant tasks or fixing issues?

thực sự giải quyết vấn đề hay chỉ đơn thuần là làm những việc thừa thãi?

By rethinking the true purpose of each task,

Bằng cách suy nghĩ lại mục đích thực sự của mỗi công đoạn,

you will discover what is waste

bạn sẽ thấy được mình đang lãng phí chỗ nào

and what is the real gold of your company,

và thấy được sứ mệnh thật sự của công ty bạn,

the creation of value.

đó là tạo ra giá trị.

Here is an example.

Đây là một ví dụ.

What is the difference between a bunch of ears of corn,

Sự khác biệt giữa một túi bắp ngô,

200 grams of flour and a pizza?

với 200 gram bột mì và một chiếc bánh pizza là gì?

Organically, not much,

Về mặt hữu cơ, chúng không khác mấy,

but they have different value.

nhưng chúng có giá trị khác nhau.

Labor and know-how can transform 20 cents of corn

Lao động có chuyên môn có thể biến 20 cent bắp ngô

into two euros of flour

thành hai euro bột mì

and then into a 20-euro pizza.

và rồi chế biến thành một chiếc bánh pizza 20 euro.

We act like the economy is this big, complicated thing.

Ta đều nghĩ rằng nền kinh tế vốn rất to lớn và phức tạp.

But income, dividends,

Nhưng thu nhập, cổ tức,

the stock of the private equity who owns the pizzeria,

cổ phiếu của các quỹ đầu tư tư nhân sở hữu tiệm bánh pizza,

their futures, forwards, swaps, long and short options,

tương lai, tầm nhìn, giao dịch, lựa chọn dài hạn hay ngắn hạn,

their cost of capital,

chi phí sử dụng vốn,

even the interest rate of the central banks,

thậm chí cả lãi suất của các ngân hàng trung ương,

they are all derivatives of the real gold,

tất cả đều là các sản phẩm phái sinh của sức lao động thật,

which is the human labor which transformed cheaper corn

chinh sức lao động của con người đã biến những hạt bắp ngô rẻ tiền

into expensive pizza.

thành chiếc bánh pizza đắt đỏ.

Without that human labor, none of it exists.

Nếu không có sức lao động của con người, chẳng gì có thể tồn tại cả.

And when you add up all the value created by the people in a country,

Và khi bạn cộng tất cả giá trị được tạo ra bởi người dân trong một quốc gia lại,

that's the GDP.

sẽ ra GDP.

Unproductive labor has no real impact on GDP.

Lao động kém năng suất sẽ chẳng thể tác động đến GDP được.

So here is the exciting part.

Và điểm thú vị nằm ở đây.

If five percent of the labor generates today the entire GDP,

Nếu chỉ có 5% lao động hiện nay tạo ra toàn bộ GDP,

imagine if we could increase it just to 10 percent.

sẽ ra sao nếu ta gia tăng được con số ấy lên 10%.

10 percent of your workday is what?

10% ngày công của bạn là bao nhiêu?

Forty-five minutes?

Phải 45 phút không?

With these 45 minutes we could double the GDP.

Với 45 phút này, chúng ta có thể tăng gấp đôi GDP.

The challenge is first to discover this real gold

Khó khăn đầu tiên mà ta cần giải quyết đó là tìm ra sức lao động thật

because it is hidden in an ocean of wasted labor.

vì nó vốn dĩ đang bị che lắp trong cả một rừng lao động lãng phí.

Where do we look first?

Chúng ta bắt đầu từ đâu đây?

Well, one of the best places to find waste is in company's processes,

Một trong những nơi tốt nhất để tìm ra sụ lãng phí của công ty đó là quy trình,

because they usually reflect your company's past

bởi vì chúng thường phản ánh quá khứ của công ty bạn

more than its present or future.

hơn là hiện tại và tương lai.

These legacies are massive waste generators.

Những quy trình có tính kế thừa này là cội nguồn của sự lãng phí.

[An] accountant matching purchase orders with the invoices

Việc một kế toán phải đối chiếu một lệnh đặt hàng với hóa đơn

is a legacy of offline transactions.

vốn bắt nguồn từ loại hình giao dịch offline trước kia.

Submitting your time sheet online

Việc nộp bảng chấm công online

is a legacy of punching into work with a physical stamp.

vốn bắt nguồn từ việc chấm công bằng cách đóng mộc.

My bank keeps sending me account balances as a PDF,

Ngân hàng liên tục gửi tôi số dư tài khoản dưới dạng PDF,

so not only I waste my time by logging in, downloading, opening the PDF,

điều đó không chỉ khiến tôi tốn thời gian đăng nhập, tải về, mở file PDF,

but searching a specific transaction

mà còn khiến việc tìm giao dịch

is as difficult as it was 40 years ago, on paper.

trở nên khó khăn không khác gì cách đây 40 năm trước.

Instead of carrying these legacies into the future,

Thay vì triển khai những quy trình cũ kĩ này vào tương lai,

we should take a step back.

chúng ta nên lùi lại một bước.

When a company analyzes each and every activity of their value streams,

Khi một công ty tiến hành phân tích các hoạt động tạo giá trị của họ,

they should ask,

họ nên tự hỏi,

"Why am I doing this?

“Tại sao tôi lại làm điều này?

Is it still necessary?

Liệu nó có còn cần thiết?

Can I use today's technology to make it more efficiently?"

Tôi có thể dùng công nghệ hiện đại để khiến nó hiệu quả hơn không?”

Another consequence of this legacy

Hệ quả từ những quy trình lạc hậu này

is that we spend a large portion of our life

đó là khiến ta phải bỏ ra rất nhiều thời gian

filling out the same useless data over and over again.

chỉ để điền vào những tờ khai thông tin vô dụng

hết lần này đến lần khác.

To buy a plane ticket online,

Để mua vé máy bay trực tuyến,

some airline companies require name, family name,

vài hãng bay còn bắt ta phải khai báo tên, họ,

date of birth, ID number, expiration date,

ngày sinh, số ID, ngày hết hạn,

country, gender,

quốc gia, giới tính,

with the distinction “Miss” and “Mrs.”

thậm chí còn đòi phụ nữ ghi rõ là đã có chồng chưa.

For what?

Làm vậy để chi?

So someone with my same name cannot use my ticket?

Làm vậy để khiến ai đó trùng tên với tôi không dùng được vé của tôi ư?

So my wife can't give her boarding pass

Để vợ tôi không thể đưa thẻ lên máy bay

to another lady with her same name,

cho người phụ nữ khác trùng tên,

born on her same date, but still unmarried,

sinh cùng ngày, nhưng chưa kết hôn ư?

so “Miss” and not “Mrs.“?

vì thông tin trên tờ khai đã ghi thế mà.

And today you shouldn't need the gender in the passport or a ticket.

Tôi thấy việc điền giới tính vào hộ chiếu hay vé là không cần thiết.

This is a legacy of a time

Nó vốn là hệ quả từ một quy trình

where men and women didn't have the same rights.

của một thời đại trọng nam khinh nữ.

So take a closer look at the data you collect.

Nên là hãy xem xét kĩ về những thông tin mà bạn thu thập.

For each piece of information, consider

Đối với mỗi thông tin,

hãy xem xét

is it really necessary?

liệu nó có cần thiết không?

And do we already have it?

Và ta đã có thông tin ấy chưa?

I remember one company's database showing

Có lần tôi có xem qua dữ liệu của một công ty

that 30 percent of their customers were Afghan accountants.

cho thấy 30% khách hàng của họ là kế toán người Afghanistan.

What are the odds of that?

Rồi dữ liệu này để làm gì?

Why so many accountants from Afghanistan?

Sao lại có nhiều kế toán người Afghanistan đến thế?

Obviously the first job listed alphabetically in the drop-down menu

Đó là vì khi kéo từ trên xuống thì nghề nghiệp đầu tiên hiển thị

was accountant

là kế toán (accountant)

and the first country was Afghanistan.

và quốc gia đầu tiên là Afghanistan.

But what this tells me is that the company didn't need this information,

Nhưng ý tôi muốn nói ở đây là công ty vốn không cần thông tin này,

and the customer didn't want to spend the time filling it.

và khách hàng thì cũng không muốn tốn thời gian để điền thông tin đó.

Another likely source of waste is overcontrollership.

Ngoài ra, sự lãng phí còn có thể bắt nguồn từ sự kiểm soát quá mức.

I worked with a company whose procurement process

Tôi từng làm việc với một công ty có quy trình mua hàng

required 23 control checkpoints.

phải trải qua đến 23 trạm kiểm soát.

Now, how many of these 23 people were looking closely, do you think?

Bạn nghĩ thử xem là trong số 23 trạm ấy, có bao nhiêu trạm thực sự kiểm tra?

And is it more likely that none of them were paying careful attention,

Nhiều khả năng là không có trạm nào kiểm tra cả,

assuming that at least one of the other 22 were?

vậy lỡ có ít nhất 1 trong số 22 trạm còn lại kiểm tra thì sao?

Too often overcontrollership kills controllership

Sự kiểm soát quá mức cũng sẽ hóa thành sự tắt trách

because it kills accountability.

vì nó giết chết tính trách nhiệm.

I was listening to a legal department complain

Tôi từng nghe bộ phận pháp lý phàn nàn là

that in addition to checking every contractor for compliance,

ngoài việc phải kiểm tra từng người trong hợp đồng để đảm bảo tính minh bạch

they were fixing grammar and spelling

họ còn phải sửa cả lỗi ngữ pháp và chính tả

because people drafting the contract knew that the lawyer would fix it.

vì những người làm hợp đồng đều ỷ y là luật sư sẽ sửa hộ họ.

But come on, a lawyer to check spelling?

Nhưng thôi nào, định để luật sư check chính tả luôn à?

That's expensive, isn't it?

Rồi có trả thêm tiền cho người ta không?

Instead, we should ask ourselves,

Thay vào đó, chúng ta nên tự hỏi mình,

is that control check really necessary?

sự kiểm tra quá mức ấy liệu có cần thiết?

The answer is quite simple, just math.

Câu trả lời đơn giản thôi, tính cái là ra.

Does it cost more to do the check or to fix the mistake if it occurs?

Liệu chi phí để kiểm tra có cao hơn chi phí khắc phục lỗi do không kiểm tra?

This gets tricky with very low probability,

Các sai phạm thường có xác suất xảy ra thấp,

very high cost of failure event.

nhưng cái giá phải trả thì rất đắt.

People tend to overmitigate.

Người ta thường có xu hướng xem nhẹ quá mức.

And in many cases this creates even more problems.

Và trong nhiều trường hợp, điều này tạo ra nhiều vấn đề.

In the UK, all commercial fire alarm systems must be tested weekly,

Ở Anh, tất cả các hệ thống báo cháy thương mại phải được kiểm tra hàng tuần

and you often see inside the building signs like,

và bạn thường thấy bên trong tòa nhà các biển báo như,

“Fire test every Tuesday at 3pm.”

“Kiểm tra cháy vào mỗi 3 giờ chiều thứ ba.”

Now, if you were a criminal,

Nếu bạn là một tên tội phạm,

at what time and which day would you commit your crime

bạn có biết được là giờ nào, ngày nào là tốt nhất để phạm tội

without worrying too much about alarms?

mà chẳng cần phải lo bị phát hiện không?

Overmitigation creates also a lot of waste.

Việc xem nhẹ quá mức cũng có thể tạo ra sự lãng phí.

First, because of false positives,

Đầu tiên, đó là sự suôn sẻ ngụy tạo,

like a credit check continuously blocking orders

như việc kiểm tra tín dụng liên tục chặn các đơn hàng

with no real risk on payment.

mà không có rủi ro thực nào về thanh toán.

Second, because of pure overprocessing.

Thứ hai, vì quy trình xử lý quá mức thuần túy.

My cinema app requires I change my password every three months.

Một app chiếu phim mà tôi cài bắt tôi phải đổi mật mã mỗi ba tháng.

Six to eight letters, uppercase, lowercase,

Mật mã cần có sáu đến tám chữ, chữ hoa, chữ thường, ký tự đặc biệt,

special signs, numbers.

ký hiệu, con số.

Whenever I need to use it,

Bất cứ khi nào tôi vào,

I spend ten minutes to log in.

tôi đều phải dành mười phút để đăng nhập.

But this is to avoid what?

Nhưng mấy cái này là để phòng tránh điều gì vậy?

That a hacker goes to the cinema [in] my place?

Họ sợ hacker sẽ chiếm mất chỗ xem phim của tôi ở rạp ư?

If they go, I hope they enjoy the movie,

nếu vậy, tôi mong họ sẽ có một buổi xem phim tuyệt vời,

because the real risk to the cinema company

vì cái rủi ro thật sự mà công ty chiếu phim đó đối diện

is that I buy fewer tickets.

là tôi sẽ ít mua vé của họ hơn.

Logging in was so inconvenient that I stopped using the app.

Việc đăng nhặp bất tiện tới mức tôi dừng luôn việc dùng cái app đó.

Companies should not sacrifice their customer journey

Các công ty không nên đánh mất trải nghiệm của khách hàng như vậy

for the sake of over-risk mitigation.

chỉ để giảm thiểu những rủi ro quá xa vời.

And by the way, making something difficult for your customers,

Và tôi nói luôn, việc làm khó khách hàng của bạn như vậy,

it does not mean it'll be difficult for a professional hacker.

không có nghĩa là bạn sẽ làm khó được mấy gã hacker chuyên nghiệp đâu.

More likely, it'll mean less sales and less value created.

Cái dễ thấy nhất, đó là công ty mất doanh số và tạo ít giá trị hơn.

Altogether, these small changes to your company's processes

Nhìn chung, những thay đổi nhỏ này trong quy trình của công ty bạn

can have a profound effect.

có thể gây nên những tác động đáng kể đấy.

Entrepreneurs and managers

Các doanh nhân và nhà quản lý

should refocus their priority into the real gold.

nên tập trung ưu tiên của họ vào nguồn năng suất thật.

Attract talent.

Như thu hút tài năng.

Help them grow, channel their energy

Giúp họ phát triển, sau đó thúc đẩy họ tạo ra giá trị thực sự.

into the real value creation.

But there is another reason, arguably more important.

Nhưng còn một lí do khác, nếu không muốn nói là cũng rất quan trọng.

A world with less waste and more time dedicated to true value creation

Một thế giới ít lãng phí và giàu sự tận tụy hơn để tạo ra giá trị thật

is a more sustainable world,

là một thế giới bền vững hơn,

where people can enjoy their work more.

đó là nơi mà mọi người có thể tận hưởng công việc của họ.

Free from time-wasting frustration and distraction,

Một thế giới không có sự lãng phí thời gian và sự xao nhãng,

they would have more time with their family and friends.

người ta sẽ có nhiều thời gian hơn với gia đình và bạn bè.

They would enjoy more art, more entertainment.

Người ta sẽ có thể tận hưởng nghệ thuật và thoải mái giải trí hơn.

The real gold of our economy is in your hands.

Hiệu suất thật sự của cả nền kinh tế đang nằm gọn trong tay các bạn.

Please, for a better world, strive to create more value.

Hãy vì một thế giới tươi đẹp hơn mà cố gắng tạo ra thật nhiều giá trị.

Thank you.

Cảm ơn các bạn.