How to write formal emails

Hi everyone, I’m George, and today we’re going to

Xin chào mọi người, tôi là George, và hôm nay chúng ta sẽ

learn how to write a formal email.

học cách viết một email trang trọng.

I’m applying for a job.

Tôi đang xin việc.

I filled out my application, attached my CV, and I’ve just

Tôi đã điền đơn đăng ký, đính kèm CV của mình và tôi vừa

finished writing my cover letter, but

viết xong thư xin việc, nhưng

why is my potential employer so shocked?

tại sao nhà tuyển dụng tiềm năng của tôi lại bị sốc như vậy?

Look at my email and see if you can notice what’s

Hãy xem email của tôi và xem liệu bạn có nhận thấy điều gì

wrong with my cover letter.

không ổn trong thư xin việc của tôi không.

Hiya, just sending a message about the role of English language teacher,

Hiya, vừa gửi một tin nhắn về vai trò của giáo viên dạy tiếng Anh,

as advertised on your website.

như được quảng cáo trên trang web của bạn.

After having a look at the job description,

Sau khi xem qua mô tả công việc,

it’s clear you’re looking for an enthusiastic applicant

rõ ràng là bạn đang tìm kiếm một ứng viên nhiệt tình

with loads of experience.

với nhiều kinh nghiệm.

I reckon I’d be so good for the role.

Tôi nghĩ tôi sẽ rất phù hợp với vai diễn này.

Check out my application and CV attached to this email.

Kiểm tra ứng dụng của tôi và CV đính kèm với email này.

Drop me a message. Cheers, George.

Gửi cho tôi một tin nhắn. Chúc mừng, George.

You might have noticed that the opening word,

Bạn có thể nhận thấy rằng từ mở đầu,

hiya, is too informal for a job application.

hiya, quá trang trọng đối với một đơn xin việc.

When writing to someone you don’t know at all, it’s common to start with,

Khi viết thư cho một người mà bạn hoàn toàn không quen biết, thông thường bạn sẽ bắt đầu bằng,

dear sir or madam, or to whom it may concern.

thưa ông hoặc bà, hoặc người mà nó có thể quan tâm.

The next part of this email is also too informal.

Phần tiếp theo của email này cũng quá thân mật.

Just sending a message about, as it includes ellipsis,

Chỉ cần gửi một tin nhắn về, vì nó bao gồm dấu chấm lửng,

which is when we miss out words in a sentence.

đó là khi chúng ta bỏ lỡ các từ trong câu.

You can find out more about ellipsis in Maria’s video,

Bạn có thể tìm hiểu thêm về dấu chấm lửng trong video của Maria,

linked in the description below.

được liên kết trong phần mô tả bên dưới.

When writing a formal email to someone you don’t know at all,

Khi viết một email trang trọng cho một người mà bạn hoàn toàn không biết,

you might want to state the reason why you are writing to them.

bạn có thể muốn nêu lý do tại sao bạn viết thư cho họ.

For example, I’m writing to apply for the role of English language teacher.

Ví dụ: tôi đang viết thư để ứng tuyển vào vị trí giáo viên dạy tiếng Anh.

The beginning of the next sentence, after having a look at

Đầu câu tiếp theo sau khi xem qua

the job description, has an idiom, have a look at,

mô tả công việc có thành ngữ have a look at,

which can be replaced with, review.

có thể thay bằng, review.

So, instead, we can say, after reviewing the job description.

Vì vậy, thay vào đó, chúng ta có thể nói, sau khi xem xét bản mô tả công việc.

You might have noticed in my email that I’ve included a lot of contractions.

Bạn có thể nhận thấy trong email của tôi rằng tôi đã bao gồm rất nhiều từ viết tắt.

A contraction is when we shorten a word or phrase.

Rút gọn là khi chúng ta rút ngắn một từ hoặc cụm từ.

For example, it is clear you are looking for, becomes,

Ví dụ, rõ ràng là bạn đang tìm kiếm, trở thành,

it’s clear you’re looking for.

rõ ràng là bạn đang tìm kiếm.

Contractions are great to use when speaking,

Các dạng rút gọn rất hữu ích khi sử dụng khi nói,

but it’s best to remove these when writing a formal email.

nhưng tốt nhất bạn nên loại bỏ chúng khi viết một email trang trọng.

So, instead I’ll write, it is clear you are looking for.

Vì vậy, thay vào đó tôi sẽ viết, rõ ràng là bạn đang tìm kiếm.

I have also used the informal word, loads,

Tôi cũng đã sử dụng từ không trang trọng, tải,

in my email.

trong email của mình.

I’m an enthusiastic applicant with loads of experience.

Tôi là một ứng viên nhiệt tình với vô số kinh nghiệm.

An alternative to this word is, plenty.

Một thay thế cho từ này là, rất nhiều.

So, instead I can say, I’m an enthusiastic

Vì vậy, thay vào đó tôi có thể nói, tôi là một

applicant with plenty of experience.

ứng viên nhiệt tình với nhiều kinh nghiệm.

The next sentence we need to look at is, I reckon I’d be so good for the role.

Câu tiếp theo chúng ta cần xem xét là, tôi nghĩ tôi sẽ rất phù hợp với vai diễn này.

I reckon, is an informal form of, I think, but we can use an even more

Tôi nghĩ, là một hình thức không chính thức, tôi nghĩ, nhưng chúng ta có thể sử dụng một hình thức thậm chí còn trang

formal form of, I think, which is,

trọng hơn, tôi nghĩ, đó là,

I believe.

tôi tin.

We also need to remove the contraction in

Chúng ta cũng cần loại bỏ dạng rút gọn trong

this sentence, to make, I would, and change the intensifier, so,

câu này, to make, I would, và thay đổi dạng tăng cường, so,

as this also sounds too informal for a cover letter.

vì điều này cũng nghe có vẻ quá trang trọng đối với một bức thư xin việc.

We could use very, or if we really want to

Chúng ta có thể sử dụng very, hoặc nếu chúng ta thực sự muốn

emphasise how good we are, we can use extremely.

nhấn mạnh chúng ta giỏi như thế nào, chúng ta có thể sử dụng cực kỳ.

Good is a neutral word, but if I wanted to make

Tốt là một từ trung lập, nhưng nếu tôi muốn làm cho

my writing sound more formal, an alternative could be, well suited,

bài viết của mình nghe trang trọng hơn, một từ thay thế có thể là, rất phù hợp,

as I’m talking about how I’m the perfect person for the job.

vì tôi đang nói về việc tôi là người hoàn hảo cho công việc như thế nào.

Check out my application and CV attached to this email.

Kiểm tra ứng dụng của tôi và CV đính kèm với email này.

In this sentence, check out is an informal phrasal verb,

Trong câu này, check out là một cụm động từ trang trọng

and isn’t appropriate for this email.

và không phù hợp với email này.

Instead we can say, please find my application

Thay vào đó, chúng ta có thể nói, vui lòng tìm đơn đăng ký và CV của tôi được

and CV attached to this email.

đính kèm trong email này.

Drop me a message is also a very informal

Gửi cho tôi một tin nhắn cũng là một cách nói rất thân mật

way of saying, send me a message,

, gửi cho tôi một tin nhắn,

but this also sounds a bit too direct for a formal email.

nhưng điều này nghe có vẻ hơi quá trực tiếp đối với một email trang trọng.

Instead, it’s better to say, I look forward to hearing from you.

Thay vào đó, tốt hơn là nói, tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.

Some British people finish their messages with, cheers,

Một số người Anh kết thúc tin nhắn của họ bằng sự cổ vũ,

even though they aren’t actually thanking the person for anything.

mặc dù họ không thực sự cảm ơn người đó về bất cứ điều gì.

This is a really informal way to end a message.

Đây là một cách thực sự thân mật để kết thúc một tin nhắn.

Another way is to say, from, or love from,

Một cách khác là nói từ, hoặc yêu từ,

but this is only used for family or friends.

nhưng cách này chỉ được dùng cho gia đình hoặc bạn bè.

When writing a formal email, it’s best to finish with,

Khi viết một email trang trọng , tốt nhất bạn nên kết thúc bằng lời chào

kind regards or yours sincerely if you don’t

trân trọng hoặc lời chào chân thành nếu bạn không

know the person.

biết người đó.

Now that we’ve replaced all the informal words and phrases

Bây giờ chúng ta đã thay thế tất cả các từ và cụm từ trang trọng bằng các từ và cụm từ trang

with more formal alternatives, let’s have a look at the email again.

trọng hơn, hãy xem lại email.

To whom it may concern.

Mà nó có thể quan tâm.

I am writing to apply for the role of English language teacher,

Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí giáo viên dạy tiếng Anh,

as advertised on your website.

như được quảng cáo trên trang web của bạn.

After reviewing the job description it is clear

Sau khi xem xét bản mô tả công việc, rõ ràng là

you are looking for an enthusiastic applicant with plenty of experience.

bạn đang tìm kiếm một ứng viên nhiệt tình với nhiều kinh nghiệm.

I believe I would be extremely well suited to the role.

Tôi tin rằng tôi sẽ cực kỳ phù hợp với vai diễn này.

Please find my application and CV attached to this email.

Vui lòng tìm đơn đăng ký và CV của tôi được đính kèm trong email này.

I look forward to hearing from you. Kind regards, George.

Tôi mong muốn được nghe từ bạn. Trân trọng, George.

Give this man a job.

Hãy cho người đàn ông này một công việc.

Wait, I’m the boss, so I will give this man a job.

Đợi đã, tôi là ông chủ, vì vậy tôi sẽ cho người đàn ông này một công việc.

I hope this lesson was useful for anybody struggling to write

Tôi hy vọng bài học này hữu ích cho bất kỳ ai đang gặp khó khăn trong việc viết

a formal email.

một email trang trọng.

What other formal words and expressions could I have used?

Tôi có thể sử dụng những từ và cách diễn đạt trang trọng nào khác?

Let me know in the comments section, and don’t forget to like the video and to

Hãy cho tôi biết trong phần bình luận và đừng quên thích video và

subscribe to the channel.

đăng ký kênh.

Bye-bye.

Tạm biệt.