How to write formal emails

Hi everyone, I’m George, and today we’re going to

みなさん、こんにちは、ジョージ です。今日は

learn how to write a formal email.

正式なメールの書き方を学びます。

I’m applying for a job.

仕事を募集しています。

I filled out my application, attached my CV, and I’ve just

申請書に必要事項を記入し 、履歴書を添付し

finished writing my cover letter, but

、カバー レターを書き終えた

why is my potential employer so shocked?

ところですが、なぜ私の潜在的な 雇用主はそれほどショックを受けるのでしょうか?

Look at my email and see if you can notice what’s

私のメールを見て、私のカバー レターの何が問題なのかわかるかどうか見てください

wrong with my cover letter.

。

Hiya, just sending a message about the role of English language teacher,

こんにちは、

as advertised on your website.

あなたのウェブサイトで宣伝されているように、英語教師の役割についてメッセージを送信しています.

After having a look at the job description,

求人内容を

it’s clear you’re looking for an enthusiastic applicant

見れば 、

with loads of experience.

豊富な経験を持つ熱心な応募者を探していることが明らかです。

I reckon I’d be so good for the role.

私はその役割にとても適していると思います。

Check out my application and CV attached to this email.

このメールに添付されている応募書類と履歴書をご覧ください。

Drop me a message. Cheers, George.

メッセージをください。 乾杯、ジョージ。

You might have noticed that the opening word,

お気付きかもしれません が、冒頭の単語

hiya, is too informal for a job application.

hiya は、求人応募にはあまりにも非公式 です。

When writing to someone you don’t know at all, it’s common to start with,

まったく知らない人に手紙を書くとき は、

dear sir or madam, or to whom it may concern.

親愛なるサーやマダム、 または関係者から始めるのが一般的です.

The next part of this email is also too informal.

このメールの次の部分 もあまりにも非公式です。

Just sending a message about, as it includes ellipsis,

省略記号が含まれているため、メッセージを送信するだけ

which is when we miss out words in a sentence.

です。これは、文で単語を見逃している場合です。 以下の説明

You can find out more about ellipsis in Maria’s video,

にリンクされている Maria のビデオで、省略記号の詳細を確認できます

linked in the description below.

。

When writing a formal email to someone you don’t know at all,

まったく知らない人に正式なメールを書くとき

you might want to state the reason why you are writing to them.

は、その人に手紙を書いている理由を述べたいと思うかもしれません。

For example, I’m writing to apply for the role of English language teacher.

たとえば、私は英語教師の役割に応募するために書いています 。

The beginning of the next sentence, after having a look at

次の文の冒頭には

the job description, has an idiom, have a look at,

、仕事の説明を 見てから、イディオム

which can be replaced with, review.

があり、review に置き換えることができます。

So, instead, we can say, after reviewing the job description.

そのため、代わりに、 職務内容を確認した後に言えます。

You might have noticed in my email that I’ve included a lot of contractions.

私のメールにたくさんの収縮が含まれていることに気付いたかもしれません .

A contraction is when we shorten a word or phrase.

短縮とは、単語やフレーズを短くすることです。

For example, it is clear you are looking for, becomes,

たとえば、あなたが探しているのは明らか です、あなたが探して

it’s clear you’re looking for.

いるのは明らかです。

Contractions are great to use when speaking,

短縮形は 話すときに使うと便利です

but it’s best to remove these when writing a formal email.

が 、正式なメールを書くときは省略したほうがよいでしょう。

So, instead I’ll write, it is clear you are looking for.

ですから、代わりに書きますが、 あなたが探しているのは明らかです。

I have also used the informal word, loads,

私はまた 、私の電子メールで「負荷」という非公式の言葉を使用しました

in my email.

。

I’m an enthusiastic applicant with loads of experience.

私は経験豊富な熱心な応募者です 。

An alternative to this word is, plenty.

この言葉に代わる言葉は、たっぷりです。

So, instead I can say, I’m an enthusiastic

ですから、私は

applicant with plenty of experience.

十分な経験を持つ熱心な志願者だと言えます。

The next sentence we need to look at is, I reckon I’d be so good for the role.

次に見なければならない文は、「 私はその役割にとても適していると思います」です。

I reckon, is an informal form of, I think, but we can use an even more

は非公式な形 だと思いますが、もっと

formal form of, I think, which is,

正式な形を使うことができると

I believe.

思います。

We also need to remove the contraction in

また、この文の短縮形を削除する必要があり

this sentence, to make, I would, and change the intensifier, so,

as this also sounds too informal for a cover letter.

ます。これは、カバー レターとしてはあまりにも非公式に聞こえるため、強調語を変更する必要があります。

We could use very, or if we really want to

very を使用することもできますし、自分たちが

emphasise how good we are, we can use extremely.

どれほど優れているかを本当に強調したい場合は、 extreme を使用することもできます。

Good is a neutral word, but if I wanted to make

良いというのは中立的な言葉ですが、

my writing sound more formal, an alternative could be, well suited,

自分の文章をよりフォーマルに聞こえるようにしたい場合は、自分がその仕事に最適な人物であることについて話している ので、代わりの言葉が適している可能性があります

as I’m talking about how I’m the perfect person for the job.

。

Check out my application and CV attached to this email.

このメールに添付されている応募書類と履歴書をご覧ください。

In this sentence, check out is an informal phrasal verb,

この文では、check out は非公式の句動詞で

and isn’t appropriate for this email.

あり、このメールには適していません。

Instead we can say, please find my application

代わりに、このメールに添付され ている私の応募書類と履歴書を見つけてください

and CV attached to this email.

。

Drop me a message is also a very informal

Drop me a message も非常にカジュアルな

way of saying, send me a message,

言い方です

but this also sounds a bit too direct for a formal email.

が 、正式なメールとしては少し直接的すぎるように聞こえます。

Instead, it’s better to say, I look forward to hearing from you.

むしろ、 あなたからのご連絡をお待ちしております。

Some British people finish their messages with, cheers,

一部の英国人

even though they aren’t actually thanking the person for anything.

は、実際 には何も感謝していないにもかかわらず、乾杯でメッセージを締めくくります。

This is a really informal way to end a message.

これは、メッセージを終了する非常に非公式な 方法です。

Another way is to say, from, or love from,

もう 1 つの言い方は、saw、from、または love from です

but this is only used for family or friends.

が、これは 家族や友人に対してのみ使用されます。

When writing a formal email, it’s best to finish with,

正式なメールを書くとき

kind regards or yours sincerely if you don’t

は 、相手を知らない場合は、よろしくお願いします

know the person.

。

Now that we’ve replaced all the informal words and phrases

非公式の単語やフレーズ

with more formal alternatives, let’s have a look at the email again.

をすべてより正式な代替語に置き換え たので、もう一度メールを見てみましょう.

To whom it may concern.

ご担当者様。 あなたのウェブサイトで宣伝されている

I am writing to apply for the role of English language teacher,

ように、私は英語教師の役割に応募するために手紙を書いています

as advertised on your website.

.

After reviewing the job description it is clear

職務 内容を確認すると

you are looking for an enthusiastic applicant with plenty of experience.

、豊富な経験を持つ熱心な応募者を探していることが明らかです。

I believe I would be extremely well suited to the role.

私は その役割に非常に適していると信じています。 このメールに添付され

Please find my application and CV attached to this email.

ている私の応募書類と履歴書を見つけてください 。

I look forward to hearing from you. Kind regards, George.

あなたからの便りを楽しみにしています。 敬具、ジョージ。

Give this man a job.

この男に仕事を与えてください。

Wait, I’m the boss, so I will give this man a job.

待って、私は上司だから、 この男に仕事を与える。

I hope this lesson was useful for anybody struggling to write

このレッスンが、正式なメール を書くのに苦労しているすべての人に役立つことを願ってい

a formal email.

ます.

What other formal words and expressions could I have used?

他にどのような正式な言葉や 表現を使用できたでしょうか?

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。

Bye-bye.

さようなら。