Calls and instant messages: Office English episode 4

Phone calls, video calls, even instant  messages: there are so many ways to  

Telefonate, videochiamate e perfino messaggi istantanei: esistono tanti modi per

communicate at work.  

comunicare al lavoro. Non

I hardly ever use phone calls at work: they're almost always video calls.

utilizzo quasi mai le telefonate al lavoro: sono quasi sempre videochiamate.

Yeah, I can't remember the  last time I made an actual phone call.

Sì, non riesco a ricordare l' ultima volta che ho fatto una vera telefonata.

It's really easy to just message someone  at work or start a call online. I might call  

È davvero semplice inviare un messaggio a qualcuno al lavoro o avviare una chiamata online. Potrei chiamare

somebody on the phone if there's something  urgent, but I don't think I use phone calls  

qualcuno al telefono se c'è qualcosa di urgente, ma non credo di usare le telefonate

at work as often as before.

al lavoro così spesso come prima. I

Instant messages are very useful at work, um, we use them all the time.

messaggi istantanei sono molto utili al lavoro, li usiamo sempre.

In this episode of Office English, we're  looking at the language of calls and text at work.

In questo episodio di Office English, esamineremo la lingua delle chiamate e degli SMS al lavoro.

Welcome to Office English from BBC learning  English: your podcast guide to the language of  

Benvenuto in Office English di BBC Learning English: la tua guida podcast alla lingua del

business. I'm Pippa.  

business. Sono Pippa.

And I'm Phil, and we're here to  talk about the more difficult parts of speaking 

E io sono Phil e siamo qui per parlare degli aspetti più difficili del parlare

English at work. In episode one we were talking  about emails, but there are loads of other ways  

inglese al lavoro. Nel primo episodio parlavamo delle email, ma oggi esistono molti altri modi

that people communicate in the workplace today.  What's your favourite, Pippa?

con cui le persone comunicano sul posto di lavoro. Qual è il tuo preferito, Pippa?

I think my favourite is actually a video call. I think it's so useful now that lots of people work from home some of  

Penso che la mia preferita sia in realtà una videochiamata. Penso che sia molto utile, ora che molte persone lavorano da casa, qualche

the time, to be able to have a video call and  to talk with people, um, and it means that a  

volta, poter fare una videochiamata e parlare con le persone, e questo significa che una

meeting can be quite productive, because you  can prepare what you want to say in advance,  

riunione può essere molto produttiva, perché puoi preparare ciò che vuoi dirlo in anticipo

and you don't have the pressure of being in  the room with people. I find that quite useful  

e non hai la pressione di essere nella stanza con le persone. Lo trovo piuttosto utile, in

actually. What about you, Phil?

realtà. E tu, Phil?

Um, I think I like instant messages because they're kind of immediate,

Penso che mi piacciano i messaggi istantanei perché sono immediati,

they're kind of, you can get a quick answer quite  often, you can chat quite easily, you can look back  

puoi ricevere una risposta rapida abbastanza spesso, puoi chattare abbastanza facilmente, puoi guardare indietro

and see what someone said. I think they're quite  practical and they just, they just feel a lot freer than email.

e vedere cosa ha detto qualcuno. Penso che siano abbastanza pratici e si sentono molto più liberi delle email.

Mm, yeah, but we should talk about instant messages because not everybody has those  

Mm, sì, ma dovremmo parlare di messaggi istantanei perché non tutti ne hanno

at work, so, um, an instant message is what a lot of  offices use now, so that when you are working at  

al lavoro, quindi, uhm, un messaggio istantaneo è quello che usano molti uffici adesso, in modo che quando lavori a

home, working remotely, you can still keep in touch  really easily with the people that you work with,  

casa, lavorando da remoto, puoi ancora rimani in contatto molto facilmente con le persone con cui lavori,

so it will be a messaging platform that might be  part of your email, or a different app at work, and  

quindi sarà una piattaforma di messaggistica che potrebbe far parte della tua posta elettronica o un'app diversa al lavoro e

you can talk to your colleagues like you might do  on your phone, um, you can also have the messages on  

potrai parlare con i tuoi colleghi come faresti sul tuo telefono, ehm, puoi anche avere i messaggi sul

your phone, so it makes it really easy, um, and  yeah, those are really popular now, and we use them

tuo telefono, quindi è davvero facile, ehm, e sì, sono molto popolari adesso e li usiamo

them here at BBC Learning English. But, with all  these different ways to talk to colleagues  

qui a BBC Learning English. Ma, con tutti questi modi diversi di parlare con i colleghi

at work, making sure you say the right thing  is quite stressful, even if you speak English  

al lavoro, essere sicuri di dire la cosa giusta è piuttosto stressante, anche se parli inglese

like a pro. So, we're going to look at some  useful phrases to use whether you're talking  

come un professionista. Esamineremo quindi alcune frasi utili da utilizzare durante

on a video call, using an instant messaging  app, or making a good old-fashioned phone call.

una videochiamata, utilizzando un'app di messaggistica istantanea o facendo una bella telefonata vecchio stile.

Let's start with video calls. We talked about  the difficult language of meetings before on the  

Cominciamo con le videochiamate. Abbiamo già parlato del difficile linguaggio delle riunioni nel

podcast, but having a meeting via video can make  things even more complicated. What phrases can  

podcast, ma tenere una riunione tramite video può rendere le cose ancora più complicate. Quali frasi possono

help us here, Pippa?

aiutarci in questo caso, Pippa?

Well, lots of the phrases around  video calls are usually around technology, so if  

Bene, molte delle frasi relative alle videochiamate riguardano solitamente la tecnologia, quindi se ci

there are problems on the video call, and lots of  people listening will have experienced this, um, so  

sono problemi durante la videochiamata e molte persone in ascolto lo avranno sperimentato, quindi

we need to know phrases like 'Could you mute, please? to tell somebody to turn their microphone off,  

dobbiamo conoscere frasi come "Potresti disattivare l'audio, per favore?". per dire a qualcuno di spegnere il microfono,

or 'You're on mute' to tell someone their microphone  is turned off and they need to turn it on to speak,  

o "Sei disattivato" per dire a qualcuno che il suo microfono è spento e deve accenderlo per parlare,

but it's also useful to be able to say things  like 'My Internet is slow' or 'I'm going to turn off  

ma è anche utile poter dire cose come "La mia connessione Internet è interrotta" lento" o "Disattiverò

my video because my internet is rubbish', which  means, you know, 'I'm going to try and help the  

il video perché la mia connessione Internet fa schifo", il che significa, sai, "Cercherò di aiutare la

call'. And then the other one is 'your video is  freezing', which means 'Your video is not very good  

chiamata". E poi l'altro è "il tuo video si blocca", che significa "Il tuo video non è molto buono

because your internet connection is bad'. There's  a lot of language around the technology of video calls, Phil.

perché la tua connessione Internet è pessima". Si parla molto della tecnologia delle videochiamate, Phil.

Well there's one there I like: 'Oh sorry,  you're breaking up. I, I didn't catch that'.   

Beh, ce n'è uno che mi piace: "Oh scusa, vi state lasciando". Io, non l'ho capito'.

Yeah, which you can also use if you weren't listening, and you need them to repeat.   

Sì, che puoi usare anche se non stavi ascoltando e hai bisogno che si ripetano.

Don't give away the secrets, Pippa!

Non svelare i segreti, Pippa!

But then you also need to be able  to interrupt during a video call. Now this can be  

Ma poi devi anche essere in grado di interrompere durante una videochiamata. Questo può essere

really difficult, because when everyone's talking  on a video call, it's harder to know when someone  

davvero difficile, perché quando tutti parlano durante una videochiamata, è più difficile sapere quando qualcuno

is about to speak. You might have noticed when  you use a video call, people often talk over each  

sta per parlare. Potresti aver notato quando utilizza una videochiamata, le persone spesso parlano tra

other, but so you can use some phrases like  'Could I stop you for just a moment' or 'Sorry would  

loro, ma puoi quindi utilizzare alcune frasi come "Posso fermarti solo un momento" o "Scusa,  ti

you mind if I asked a quick question?' Being polite  at all times when you're trying to interrupt  

dispiace se ti faccio una domanda veloce?" Sii sempre educato quando cerchi di interrompere

because you, you might not get the natural pause  like you do in an in-person meeting.

perché potresti non ottenere la pausa naturale come in una riunione di persona.

Yeah, and there's sometimes on the different platforms that people use there are things where you can put your  

Sì, e a volte sulle diverse piattaforme utilizzate dalle persone ci sono cose in cui puoi

hand up or show a little picture or something to  say that you want to say something.

alzare la mano o mostrare una piccola immagine o qualcosa per dire che vuoi dire qualcosa.

Yeah, and that can be a good way if you're chairing a meeting to keep on top of when people want to speak.

Sì, e può essere un buon modo se stai presiedendo una riunione per sapere quando le persone vogliono parlare.

So there's lots of technical language for video  calls, but what about sending text messages or  

Quindi c'è molto linguaggio tecnico per le videochiamate, ma per quanto riguarda l'invio di messaggi di testo o

instant messages at work: how do these work, Phil?  

messaggi istantanei al lavoro: come funzionano, Phil?

Yeah, so the great thing about instant messages is 

Sì, quindi il bello dei messaggi istantanei è che

they're very quick and they can be very immediate,  but of course that also causes a problem sometimes,  

sono molto rapidi e possono essere molto immediati, ma ovviamente questo a volte causa anche un problema,

because maybe we expect an immediate response,  or maybe when someone sends it to us we think  

perché forse ci aspettiamo una risposta immediata, o forse quando qualcuno ce lo invia pensiamo

they expect an immediate response. We feel under  pressure and we want to need to stop doing what  

si aspettano una risposta immediata. Ci sentiamo sotto pressione e vorremmo smettere di fare quello che

we're doing or we're in a meeting somewhere else.  So it's quite good to use phrases when you're  

stiamo facendo o siamo in riunione da qualche altra parte. Quindi è abbastanza utile usare frasi quando

sending it saying, um, 'When you have a moment' or  'Sorry to bother you', um, actually and also if when  

lo invii dicendo, um, 'Quando hai un momento' o 'Scusa se ti disturbo', um, in realtà e anche se quando

you do get a message you're quite busy and you  can't respond, are there any good phrases you could  

ricevi un messaggio sei piuttosto occupato e non puoi rispondere, ci sono delle belle frasi che potresti

use for that, Pippa?

usare a questo proposito, Pippa?

Yeah, you could just say 'I'm in a  meeting right now, I'll get back to you later' or, um,  

Sì, potresti semplicemente dire "Sono in riunione proprio adesso, ti richiamerò più tardi" oppure, ehm,

'I'm really sorry, I don't have time, maybe ask Phil', um, yeah, and also I think when you want to send a  

"Mi dispiace davvero, non ho tempo, magari chiedi a Phil", ehm, sì, e penso anche che quando vuoi inviare un

an instant message to somebody, you should think  about what you're messaging them, so what the topic is.  

messaggio istantaneo a qualcuno, dovresti pensare a cosa gli stai inviando, quindi qual è l'argomento.

So, is instant message the best place for your  conversation? Because things get lost so easily  

Quindi, la messaggistica istantanea è il posto migliore per la tua conversazione? Perché le cose si perdono facilmente

if they're in an instant message, because the chat  carries on and it's hard to search for something.  

se sono in un messaggio istantaneo, perché la chat va avanti ed è difficile cercare qualcosa.

So if it's an important thing, or a document, or  something that somebody might need to find again,  

Quindi, se si tratta di una cosa importante, di un documento o di qualcosa che qualcuno potrebbe aver bisogno di ritrovare,

an email might be better, but if it's more like, 'Oh  it's just going to be much quicker if we quickly  

un'email potrebbe essere migliore, ma se è più del tipo: "Oh, sarà molto più veloce se ne parliamo velocemente

chat about it', a bit like you might do if you  thought 'I'm going to phone somebody', then that's  

", un po' come potresti fare se pensassi "telefonerò a qualcuno",

when you use an instant message.

quando usi un messaggio istantaneo.

Now there is one thing that I think is a little bit complicated  

Ora, c'è una cosa che penso sia un po' complicata

about instant messages, and that is in a way we  don't have many rules yet on how to use them.  

riguardo ai messaggi istantanei, e cioè che non abbiamo ancora molte regole su come usarli.

So I think we can sometimes be incredibly informal in instant messages: much more so than you'd ever be  

Quindi penso che a volte possiamo essere incredibilmente informali nei messaggi istantanei: molto più di quanto lo saresti mai

on an email, but then on the other hand sometimes  you do have to instant message someone who you  

in un'e-mail, ma d'altra parte a volte devi inviare messaggi istantanei a qualcuno che

don't know so well, or they're very important, or  you have to to get through to them, and we might  

non conosci così bene, o sono molto importanti o è necessario contattarli e potremmo

change the way that we send our messages. We might suddenly become much more formal and it look a  

cambiare il modo in cui inviamo i nostri messaggi. Potremmo improvvisamente diventare molto più formali e assomigliare un po'

little bit like an email, the things that we're  sending, or lines from an email.

a un'e-mail, alle cose che stiamo inviando o alle righe di un'e-mail.

Mm, yes.

Mmm, sì.

What do you think about emojis and gifs in messages?  

Cosa ne pensi degli emoji e delle GIF nei messaggi?

Ah, well, we like emojis. I think that's a place for an emoji.

Ah, beh, ci piacciono gli emoji. Penso che sia un posto per un emoji.

If it feels like that's the the way other people  at your work are using it, then definitely go for it.

Se ritieni che questo sia il modo in cui lo utilizzano le altre persone nel tuo lavoro, allora provalo decisamente.

The reason that these platforms exist is to try  and create a sense of being in the office, but when  

Il motivo per cui esistono queste piattaforme è cercare di creare la sensazione di essere in ufficio, ma quando

you're not, so they are supposed to be more chatty,  they are supposed to be friendlier, but yeah, just  

non lo sei, quindi dovrebbero essere più loquaci, dovrebbero essere più amichevoli, ma sì,

keep an eye on what other people are doing, so try  and look at other messages people send to you, and  

tieni d'occhio cosa stanno facendo gli altri, quindi prova a guardare gli altri messaggi che le persone ti inviano e

respond in a similar way.  

rispondi in modo simile.

Right, so we've covered video calls and instant messages to new 

Esatto, abbiamo parlato di videochiamate e messaggi istantanei e di nuovi

ways to talk to people at work, but sometimes you  just need to pick up the phone and call somebody.  

modi di parlare con le persone al lavoro, ma a volte basta solo prendere il telefono e chiamare qualcuno.

Now, are there any phrases that can help us with  that, Pippa?

Ora, ci sono delle frasi che possono aiutarci in questo, Pippa?

Yes, so when you're calling someone on  

Sì, quindi quando chiami qualcuno

the phone - and you might already be familiar with  this - you want to introduce yourself and check that  

al telefono - e potresti già avere familiarità con questo argomento - vuoi presentarti e verificare di

you have got the right person, so you might say, 'Hi,  this is Pippa from BBC learning English. Is that  

aver scelto la persona giusta, quindi potresti dire: "Ciao, sono Pippa della BBC". imparare l'inglese. È

Phil speaking?' And that's when you're calling  somebody from outside your, um, organisation, or  

Phil che parla?" Ed è allora che chiami qualcuno esterno alla tua organizzazione o

somebody that you don't know. But, um, because we  don't use phones as often, definitely in the UK  

qualcuno che non conosci. Ma, ehm, poiché non usiamo i telefoni così spesso, sicuramente nel Regno Unito,

now at work in the office, it might be useful  to check the person's free, um, to speak to you,  

ora al lavoro in ufficio, potrebbe essere utile verificare che la persona sia libera, ehm, per parlare con te,

so, especially if you're calling them out of the  blue, so that means you're calling them and they  

quindi, soprattutto se stai chiamando all'improvviso, quindi significa che li stai chiamando e loro

didn't expect a call from you, you say, 'Is now a  good time to talk?' or 'Do you have a few minutes  

non si aspettavano una tua chiamata, tu dici: "È il momento giusto per parlare?" oppure "Hai qualche minuto

to talk about this?' Um, just [a] polite way of checking that they have the time to speak to you, because  

per parlarne?" Ehm, solo [un] modo educato per verificare che abbiano il tempo di parlarti, perché

people get annoyed if you call them out of the  blue.  

le persone si arrabbiano se le chiami all'improvviso.

Yes, and another thing that I sometimes do when I'm calling, often when I call someone is  because I got a problem and I need to get it  

Sì, e un'altra cosa che a volte faccio quando chiamo, spesso quando chiamo qualcuno è perché ho un problema e devo

sorted out, so I'm calling other departments and  I don't know whether they can help me or not.  

risolverlo, quindi chiamo altri reparti e non so se loro può aiutarmi oppure no.

I might just say, 'I don't know if you can help me,  but...', 'I don't know if this is the right place, but...'  

Potrei semplicemente dire: "Non so se puoi aiutarmi, ma...", "Non so se questo è il posto giusto, ma..."

That's something I say quite a lot, um, and it often  isn't the right place, um, sometimes they can point  

È una cosa che dico spesso, ehm e spesso non è il posto giusto, ehm, a volte possono indicarti

you to the right place to call.

il posto giusto da chiamare. È

They're much more likely to be helpful if you start the call in  

molto più probabile che ti siano d'aiuto se inizi la chiamata in

a friendly way, rather than demanding something from, for instance, the IT department, as soon as you call them.

modo amichevole, piuttosto che chiedere qualcosa, ad esempio, al reparto IT non appena li chiami.

Just like when you are writing an  email, taking the time to study how other  

Proprio come quando scrivi un'email, prendersi il tempo per studiare come le altre

people at your workplace use messages, video  calls, and phone calls to communicate can be  

persone sul posto di lavoro utilizzano messaggi, videochiamate e telefonate per comunicare può essere

really useful, to make sure you get the tone of  your language right, and that you're using the  

davvero utile, per essere sicuro di capire il tono giusto della tua lingua e che stai utilizzando la

right platform for the right message. 

piattaforma giusta per il messaggio giusto.

Let's hear again from our BBC learning English colleagues. 

Sentiamo ancora i nostri colleghi della BBC che imparano l'inglese.

I might call somebody on the phone if there's  something urgent, but I don't think I use phone  

Potrei chiamare qualcuno al telefono se c'è qualcosa di urgente, ma non credo di utilizzare le

calls at work as often as before.

telefonate al lavoro così spesso come prima. Non

I hardly ever use phone calls at work. They're almost always video calls.

uso quasi mai le telefonate al lavoro. Sono quasi sempre videochiamate.

Yeah, I can't remember the last  time I made an actual phone call.   

Sì, non riesco a ricordare l'ultima volta che ho fatto una vera telefonata.

It sounds like as the workplace changes, as more of us work from home, and as we have more access to the internet  

Sembra che man mano che il posto di lavoro cambia, che molti di noi lavorano da casa e che abbiamo più accesso a Internet, le

people use phones a lot less, and video calls and  messages more. What do you think, Phil?  

persone usano molto meno i telefoni e videochiamate e messaggi di più. Cosa ne pensi, Phil?

I think it might depend what industry you work in. I think some people might be very keen on making lots  

Penso che potrebbe dipendere dal settore in cui lavori. Penso che alcune persone potrebbero essere molto interessate a fare molte

of phone calls, whereas in others it's much more  based on email, so it does depend a little bit on  

telefonate, mentre in altri è molto più basato sulla posta elettronica, quindi dipende un po' dalla

the culture of the company you work in, and maybe  the type of company that you're working for as well.

cultura dell'azienda in cui lavori. in cui lavori e forse anche il tipo di azienda per cui lavori.

That's it for this episode of  Office English. Remember there's loads  

Questo è tutto per questo episodio di Office English. Ricorda che ci sono moltissimi

more courses and activities to help you with  your English at work at BBC Learning English dot com.  

altri corsi e attività per aiutarti con il tuo inglese al lavoro su BBC Learning English dot com.

Next time, we'll be talking about mistakes,  and the language we can use when things go  

La prossima volta parleremo degli errori e del linguaggio che possiamo utilizzare quando le cose vanno

wrong at work.

male sul lavoro.

Oh, I think I might need  that one! See you then. Bye.

Oh, penso che potrei averne bisogno ! Ci vediamo. Ciao.

Bye.

Ciao.